Remanent w Aptece Omówienie mechanizmu - e

Remanent w Aptece
Spis treści
1 Omówienie mechanizmu
2 Dokument BO jako remanent
2.1 Dodawanie dokumentu
2.2 Generowanie pozycji remanentu
2.3 Generowanie stanów zerowych
2.4 Raporty remanentowe
3 Raport "Stan na dzień..." jako remanent
3.1 Omówienie
3.2 Generowanie wydruku
3.3 Różnice remanentowe
Omówienie mechanizmu
Dokument BO (skrót od "Bilans Otwarcia"), jest dokumentem który dodaje się dla jednostek prowadzących magazyn (to, czy
jednostka prowadzi magazyn można określić na ekranie edycji jednostki organizacyjnej). Jeśli dodajemy nową jednostkę do
systemu i jednostka ta prowadzi magazyn, to dokument taki należy bezwzględnie dodać ­ w przeciwnym wypadku nie będzie
można prowadzić obrotu lekami do / z tej jednostki. Bilans otwarcia jest pierwszym dokumentem aptecznym w danej
jednostce i jest dodawany do zainicjowania początkowego stanu magazynowego
Dokument ten służy również do przeprowadzenia remanentu w danym magazynie. Dla każdej jednostki można przeprowadzić
remanent niezależnie i w dowolnym czasie. Dokument taki odzwierciedla stan magazynu w danym dniu i służy za odnośnik
dla dokumentów aptecznych wystawionych po tym dokumencie. Przykładowa sytuacja: załóżmy, że według systemu w
magazynie aptecznym powinny znaleźć się następujące leki:
Lek X ­ 80 opakowań
Lek Y ­ 50 opakowań
Lek Z ­ 100 opakowań
Dla tego magazynu dodajemy dokument "BO ­ remanent", który definiuje faktyczny, fizyczny stan magazynu:
Lek X ­ 82 opakowania
Lek Y ­ 62 opakowania
W takiej sytuacji system przyjmuje podane ilości za obowiązujące. Proszę zwrócić uwagę, że na dokumencie BO nie ma
informacji o leku Z ­ w takiej sytuacji system przyjmuje, że leku tego w ogóle nie ma na stanie apteki.
Użycie dokumentu BO do przeprowadzenia remanentu w aptece omówiono poniżej.
UWAGA: aby móc wypełnić dokument pozycjami użytkownik powinien być przypisany do jednostki, dla której został
dodany dokument. Należy też zwrócić uwagę, czy ustawienia receptariusza nie blokują możliwości wyboru leków
spoza niego (parametr TYLKO_RECEPTARIUSZ).
Dokument BO jako remanent
Dokument BO może posłużyć do przeprowadzania remanentu w magazynach. UWAGA: należy pamiętać, że pozycje
wygenerowanego dokumentu BO nie zawierają niektórych informacji obecnych w dokumentach pierwotnych. Po
utworzeniu dokumentu nie zostaną zachowane:
informacja o dokumencie, z którego pochodzi dana pozycja (faktura, korekta)
wprowadzonych do systemu informacji o numerze serii i dacie ważności
Aby zachować te dane należy wykonać remanent przy pomocy raportu Stan na dzień ­ ten sposób omówiono w następnym
rozdziale tego podręcznika.
Przeprowadzenie remanentu sprowadza się w skrócie do dodania dokumentu BO dla magazynu, wypełnienia go pozycjami, a
następnie skonfrontowania wartości tego raportu ze stanem spisanym z natury (faktycznego stanu półek w magazynie) i
naniesienia ewentualnych poprawek. Poniżej opisano sposób postępowania.
Dodawanie dokumentu
Aby dodać dokument BO, wykonujemy następujące kroki:
1. Wchodzimy na zakładkę główną apteki (zależnie od konfiguracji może ona nazywać się Apteka, Apteka główna,
Apteczka lub podobnie).
2. Na zakładce klikamy na link Dodaj dokument, widoczny ponad listą dokumentów aptecznych. Zostaniemy przeniesieni
na ekran edycji nowego dokumentu ­ w polu Typ wybieramy wartość BO ­ Remanent, co spowoduje, że ekran będzie
wyglądać mniej więcej tak jak na poniższej ilustracji:
3. Na tym ekranie określamy datę, dla której chcemy dodać dokument (nie musi to być data dzisiejsza ­ ważne jest tylko
żeby pamiętać, że od tej daty w magazynie będą obowiązywać wartości podane w tym dokumencie), a w polu
Jednostka wybieramy z listy jednostkę, dla której chcemy dodać dokument. Na tej liście widoczne są wszystkie
jednostki, dla których na ekranie edycji zaznaczono pole Jednostka prowadzi magazyn.
4. Formularz zatwierdzamy przyciskiem OK.
Dokument został utworzony. Po jego stworzeniu zostajemy automatycznie przeniesieni na ekran pozycji tego dokumentu ­
lista pozycji jest oczywiście pusta. Możemy teraz dodać ręcznie po kolei wszystkie leki, jakie są na stanie magazynu, jednak
nie zalecamy wykonywania tego w ten sposób. W systemie istnieje szereg mechanizmów, które przyspieszają i ułatwiają
proces wypełniania tego dokumentów BO. Szerzej omówiono je w następnych rozdziałach. Aby z nich skorzystać konieczny
będzie jednak powrót do listy dokumentów aptecznych. Kliknijmy zatem na link dokument widoczny ponad pustą listą pozycji
i niech rozpocznie się nasza przygoda.
Generowanie pozycji remanentu
Pierwszą opcją ­ zalecaną ­ jest wygenerowanie pozycji remanentu w oparciu o aktualne stany magazynowe. Link do tego
służący znajduje się przy naszym nowoutworzonym (pustym) dokumencie BO:
Po kliknięciu na ten link zostaniemy przeniesieni na ekran generacji pozycji, na którym możemy określić, czy system ma
analizować wszystkie dokumenty apteczne, czy tylko te zatwierdzone, a także wykonać próbną generację ­ system nie wypełni
dokumentu pozycjami dopóki nie zaznaczymy pola Wykonaj.
Po zatwierdzeniu formularza przyciskiem Drukuj system przeanalizuje wszystkie przychody i rozchody towarów (od czasu
ostatniego dokumentu) i wypełni dokument BO pozycjami zgodnie z wyliczonymi w ten sposób wartościami. Następnie
można wygenerować raport stan na dzień z zaznaczoną opcją "Stan z natury" ­ z wydrukowanym dokumentem można
zweryfikować czy stany fizycznie się zgadzają. Ewentualne różnice w ilościach należy nanieść w pozycjach dokumentu BO.
Po uzupełnieniu pozycji należy kliknąć na link edycja przy dokumencie BO i na ekranie edycji zatwierdzić ten dokument.
Generowanie stanów zerowych
Drugi ze sposobów to wygenerowanie zerowych pozycji remanentu ­ oznacza to, że dokument zostanie wypełniony takimi
samymi pozycjami jak w poprzednim przykładzie, jednak każda z tych pozycji będzie miała ilość równą zero. Służy do tego
link Gen. zerowe pozycje remanentu widoczny przy pustym dokumencie BO.
Link zaznaczony powyżej przenosi nas na ekran generacji pozycji, na którym możemy określić, czy system ma analizować
wszystkie dokumenty apteczne, czy tylko te zatwierdzone, rozbić towary na oddzielne pozycje według daty ważności i
numeru serii, a także wykonać próbną generację ­ system nie wypełni dokumentu pozycjami dopóki nie zaznaczymy pola
Wykonaj.
Po zatwierdzeniu formularza dokument BO wypełni się pozycjami, jednak ilości na stanie będą wskazywać zero ­ oznacza to,
że po dodaniu takiego dokumentu stany magazynowe będą zerowe, a co za tym idzie nie będzie można wydawać leków z
tego magazynu. Z tego względu zalecamy jak najszybsze uzupełnienie ilości w dokumencie w oparciu o faktyczne stany
magazynowe (analogicznie do poprzedniego sposobu ­ tu również należy posłużyć się raportem stan na dzień z zaznaczoną
opcją "Stan z natury".
Po uzupełnieniu pozycji należy kliknąć na link edycja przy dokumencie BO i na ekranie edycji zatwierdzić ten dokument.
Raporty remanentowe
Różnice pomiędzy stanem sprzed remanentu i po nim można wyświetlić raportem "Rozliczenie remanentu". Dodatkowo
istnieje możliwość wygenerowania raportu "Stan na dzień" z zaznaczoną opcją Inwentaryzacja. Obydwa raporty można
znaleźć na zakładce Raporty magazynowe.
Raport "Stan na dzień..." jako remanent
Omówienie
Alternatywą dla dokumentu BO jest przeprowadzenie inwentaryzacji przy użyciu raportu Stan na dzień. Sposób ten pozwoli
nam zachować dane, które nie przenoszą się do automatycznie tworzonego dokumentu BO ­ czyli dane o fakturach
przetargowych i korektach, a także numery serii i daty ważności.
Generowanie wydruku
Aby wygenerować wydruk przechodzimy na zakładkę raportów magazynowych, odszukujemy ten raport i klikamy na jego
nazwę. Przeniesie nas to na ekran generowania raportu.
Należy tu zaznaczyć opcje:
stan dnia ­ wybieramy tu dzień przeprowadzenia remanentu
w sekcji Opcje zaznaczamy pola:
Wyświetlać jednostki miary, data ważności, seria
Wyświetlać stany zerowe
Rodzaj ceny ­ wybieramy wartość "wszystkie"
Dokumenty zatwierdzone ­ zaznaczamy, jeśli mamy włączony parametr MAG_OBROT_ZATW.
Jednostka ­ tu wybieramy jednostkę, dla magazynu której przeprowadzimy remanent.
Grupy towarowe ­ zaznaczamy opcję wszystkie
Miejsce składowania ­ zaznaczamy opcję wszystkie
Stan z natury ­ zaznaczamy tę opcję
Inwentaryzacja ­ zaznaczamy, że wygenerowany dokument ma być inwentaryzacją i wybieramy jej rodzaj.
Formularz zatwierdzamy przyciskiem Drukuj.
Różnice remanentowe
Z tak wygenerowanym dokumentem możemy przeprowadzić remanent. Weryfikujemy stan faktyczny na półkach
magazynowych i zgodnie z nim uzupełniamy rubrykę "Spis z natury".
Następnie, aby uzupełnić różnice na minus w stanach magazynowych należy dodać dla danego magazynu dokument straty. W
tym celu przechodzimy na zakładkę dokumentów aptecznych, klikamy na link Dodaj dokument, a następnie wybieramy typ:
SN ­ strata nadzwyczajna. Ekran będzie wyglądał tak jak poniżej:
Na tym formularzu wybieramy:
numer dokumentu
datę (taką jak data remanentu)
jednostkę, dla której przeprowadzamy remanent
powód straty
Formularz zatwierdzamy przyciskiem OK.
Następnie dokument ten należy wypełnić pozycjami, dla których wystąpiły różnice remanentowe. Dla każdej z tej pozycji w
polu Ilość wskazujemy ilość, na którą wystąpiła różnica na minus. Przykładowo ­ jeśli z wydruku Stan na dzień wynika, że
mamy 40 opakowań danego leku A, a na półkach jest ich tylko 38, to do dokumentu należy dodać lek A w ilości 2 opakowań.
Po wypełnieniu dokumentu pozycjami wchodzimy ponownie na ekran jego edycji i zaznaczamy pole Dokument
zatwierdzony.