podręcznik organizacyjny jednostki realizującej projekt

Załącznik nr 1 do Zarządzenia B.0050.103.2016
PODRĘCZNIK ORGANIZACYJNY
JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT
pn. Rozbudowa systemu kanalizacji sanitarnej i
wodociągowej w Gminie Ożarów Mazowiecki – etap II
PEŁNOMOCNIK DS. PROJEKTU
Cel działalności:
Zapewnienie prawidłowej realizacji i rozliczenia Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu.
Zadania:
1. Odpowiedzialność za ostateczne brzmienie wszystkich załączników do Umowy o dofinansowanie, które
zatwierdza swoim podpisem. Dotyczy to także aktualizacji załączników.
2. Zatwierdzanie i podpisywanie lub poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie
zakresu rzeczowego części lub całości Projektu: protokoły częściowego odbioru wykonanych robót,
świadectwa przyjęcia, świadectwa wykonania lub protokoły końcowego odbioru i przekazania do eksploatacji,
przejściowe świadectwa płatności, protokoły konieczności łącznie z protokołami negocjacji, dokumenty
potwierdzające osiągnięcie zakładanych efektów ekologicznych, raport końcowy itp.
3. Odpowiedzialność przed Beneficjentem za prawidłowe zrealizowanie i rozliczenie Projektu zgodnie z Umową
o dofinansowanie oraz decyzjami Instytucji Wdrażającej.
4. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielanie zamówień publicznych,
zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, a przede wszystkim za przygotowanie i publikację ogłoszeń,
przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), w tym kryteriów oceny ofert.
5. Odpowiedzialność za poprawność i kompletność umów z wykonawcą, które opatruje swoją parafą.
6. Odpowiedzialność za wymagane przepisami warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji
związanej z realizacją Projektu zgodnie z zasadami określonymi w Umowie o dofinansowanie.
7. Monitoring rzeczowego i finansowego postępu w realizacji Projektu oraz zgodność realizacji projektu z
przepisami prawa krajowego i wspólnotowego,
8. Co najmniej raz na trzy miesiące sporządzanie, zatwierdzanie, podpisanie i przekazanie do Instytucji
Wdrażającej wniosku o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, zgodnie z harmonogramem
rzeczowo-finansowym dołączonym do zatwierdzonej Umowy o dofinansowaniu, biorąc pod uwagę datę
podpisania Umowy.
9. Odpowiedzialność za wyniki kontroli dotyczącej realizacji Umowy o dofinansowanie zawartej z Instytucją
Wdrażającą.
10. Reprezentacja Beneficjenta przed organami kontrolującymi wykonywanie Projektu, w tym również
odpowiada za kontrolę Umowy o dofinansowanie zawartej z Instytucja Wdrażającą.
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Pełnomocnik ds. Projektu jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnianie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP w Urzędzie Miejskim w
Ożarowie Mazowieckim oraz gminnej jednostce organizacyjnej „Energetyka Ożarów Mazowiecki” –
operatorowi infrastruktury wodociągowej i kanalizacyjnej.
Pełnomocnik ds. Projektu jest uprawniony do:
 podpisywania korespondencji i dokumentów przygotowywanych w JRP,
2
 Zatwierdzanie i podpisywanie, poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie
zakresu rzeczowego części lub całości projektu
KIEROWNIK JEDNOSTKI REALIZAUJĄCEJ PROJEKT
Cel działalności:
Zapewnienie prawidłowej pracy i funkcjonowania Jednostki Realizującej Projekt. Nadzór i kontrola nad
pracownikami JRP, koordynacja realizacji projektu opracowywanie i wdrażanie procedur. Monitorowanie postępu
prac zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym. Identyfikacja zagrożeń w realizacji projektu i
informowanie Pełnomocnika ds. Projektu o nieprawidłowościach. Zapewnienie nadzoru nad działaniami
informacyjnymi i promocyjnymi.
Zadania:
1. Przestrzeganie instrukcji i procedur wdrażania projektu zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i przepisami.
2. Organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór nad pracami JRP.
3. Bezpośredni nadzór nad prawidłową realizacja zadań zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu zawartą z
Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
4. Nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzanie sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji projektu.
5. Nadzór nad przygotowaniem niezbędnych materiałów i analiz.
6. Nadzór nad przygotowaniem Harmonogramów Realizacji Projektu, Planów Płatności Harmonogramów
Rzeczowo – Finansowych.
7. Nadzór nad sporządzaniem, weryfikacja i zatwierdzanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla
wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ogłaszanych w ramach projektu.
8. Udział w pracach komisji przetargowych.
9. Przygotowanie i nadzór nad wdrożeniem wewnętrznych regulacji określających organizację, skład, tryb pracy
oraz zakres obowiązków komisji przetargowych.
10. Niezwłoczne informowanie Pełnomocnika ds. Projektu o istniejących bądź przewidywanych zagrożeniach
mających wpływ na właściwe wykonanie Projektu oraz przedkładanie propozycji rozwiązań.
11. Zapewnienie właściwej komunikacji w ramach realizowanego projektu.
12. Zapewnienie działań na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania i
realizacji Projektu.
13. Zapewnienie wglądu do dokumentacji upoważnionym instytucjom.
14. Nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzaniem Raportów Monitorujących Projekt.
15. Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Pełnomocnika ds. Projektu.
3
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Kierownik JRP jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnianie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP w Urzędzie Miejskim w
Ożarowie Mazowieckim oraz gminnej jednostce organizacyjnej „Energetyka Ożarów Mazowiecki” –
operatorowi infrastruktury wodociągowej i kanalizacyjnej.
Kierownik JRP jest uprawniony do:
 podpisywania korespondencji i dokumentów przygotowywanych w JRP,
 występowania z wnioskami organizacyjnymi i personalnymi dotyczącymi pracowników JRP.
4
KIEROWNIK DZIAŁU ORGANIZACYJNO – PRAWNEGO
Cel działalności:
Zapewnienie prawidłowej pracy i funkcjonowania Jednostki Realizującej Projekt pod względem organizacyjno –
prawnym.
Zadania:
1. Obsługa prawna i organizacyjna w zakresie realizowanego Projektu.
2. Przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń oraz wszelkich innych dokumentów niezbędnych do realizacji
Projektu i pełny nadzór nad ich realizacją.
3. Opracowanie Podręcznika Procedur Jednostki Realizującej Projekt.
4. Nadzór nad przygotowaniem dokumentów w celu uzyskania decyzji środowiskowych, pozwoleń na budowę,
decyzji na użytkowanie.
5. Nadzór nad przygotowaniem dokumentacji przetargowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym
projekty umów dotyczących realizacji poszczególnych zadań inwestycyjnych w ramach Projektu.
6. Udział w pracach Komisji Przetargowych w postępowaniach przetargowych dotyczących Projektu.
7. Współpraca z Instytucjami Pośredniczącymi, komisjami zewnętrznymi (eksperckimi) i innymi instytucjami
związanymi z realizacją Projektu.
8. Prowadzenie pełnej sprawozdawczości Projektu (we współpracy z pozostałymi Działami i Zespołami JRP).
9. Nadzór nad terminowym przekazywaniem wymaganych dokumentów do właściwych Instytucji.
10. Nadzór nad działaniami związanymi z popularyzacją i informacją dotyczącą Projektu zgodnie z „Wytycznymi
do prowadzenia działań informacyjnych i promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności”
11. Nadzór nad zachowaniem zgodności dokumentacji Projektu z przepisami i procedurami Unii Europejskiej
oraz polskim prawem.
12. Gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji Projektu.
13. Nadzór nad obsługą organizacyjną biura Jednostki Realizującej Projekt.
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Kierownik Działu Organizacyjno – Prawnego JRP jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnianie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP w Urzędzie Miejskim w
Ożarowie Mazowieckim oraz gminnej jednostce organizacyjnej „Energetyka Ożarów Mazowiecki” –
operatorowi infrastruktury wodociągowej i kanalizacyjnej.
Kierownik Działu Organizacyjno – Prawnego jest uprawniony do podpisywania korespondencji i dokumentów
zgodnie z zakresem prac Działu Organizacyjno - Prawnego JRP.
5
GŁÓWNY KSIĘGOWY
Cel działalności:
Zapewnienie prowadzenia właściwej rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w zakresie realizacji Projektu
oraz prawidłowego rozliczenia realizowanych zadań współfinansowanych z Funduszu Spójności.
Zadania:
1. Nadzór nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym,
2. Obserwacja prognoz przepływów finansowych,
3. Współpraca z Działem Technicznym w celu sporządzania i aktualizowania Planów finansowania Projektu
oraz monitorowania ich realizacji,
4. Prowadzenie sprawozdawczości i monitorowanie finansowe Projektu zgodnie z Planem wystąpień o środki
dotacji rozwojowej, Planem finansowania Projektu i planami inwestycyjnymi przy użyciu komputerowej bazy
danych przy współpracy z Działem Technicznym,
5. Sporządzanie Wniosków o płatność oraz dokonywanie ich uzupełnień, poprawek i wyjaśnień.,
6. Współpraca z WFOŚiGW w zakresie kontroli finansowo-księgowej Projektu,
7. Prowadzenie rejestru zweryfikowanych i zapłaconych faktur,
8. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoring kosztów kwalifikowalnych i
niekwalifikowalnych,
9. Tworzenie koncepcji i ustalenie zasad rachunkowości finansowej przy realizacji Projektu.
10. Zapewnienie prowadzenia ksiąg rachunkowych.
11. Zapewnienie kompletowania i przechowywania dokumentacji księgowej.
12. Zapewnienie dostępności dokumentacji księgowej przy postepowaniach kontrolnych prowadzonych przez
Instytucję Wdrażającą bądź Instytucje Pośredniczące oraz wszelkim organom kontroli zewnętrznej.
13. Sprawowanie kontroli nad prawidłowym prowadzeniem księgowości oraz sporządzaniem wyników
poniesionych kosztów w ramach Projektu.
14. Opracowanie i aktualizowanie systemu rozliczania inwestycji współfinansowanych ze środków Funduszu
Spójności.
15. Rozliczanie zaliczek płatności przejściowych, pożyczek pomostowych.
16. Monitorowanie operacji finansowych na rachunkach bankowych, prowadzonych dla Projektu.
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Główny Księgowy JRP jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnianie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP w Urzędzie Miejskim w
Ożarowie Mazowieckim oraz gminnej jednostce organizacyjnej „Energetyka Ożarów Mazowiecki” –
operatorowi infrastruktury wodociągowej i kanalizacyjnej.
Główny Księgowy jest uprawniony do podpisywania korespondencji i dokumentów zgodnie z zakresem prac
6
Działu Księgowości i Rozliczeń JRP.
7
KIEROWNIK DZIAŁU TECHNICZNEGO
Cel działalności:
Zapewnienie prawidłowej realizacji Projektu w zakresie nadzoru nad wykonywaniem prac budowlanych.
Zadania:
1. Nadzór nad realizacją Projektu od strony technicznej oraz jego monitorowanie w ścisłej współpracy z
Kierownikiem JRP.
2. Weryfikacja części technicznej dokumentacji przetargowej i udział w Komisjach Przetargowych.
3. Udział w pracach Komisji Przetargowych w przygotowaniu postępowań przetargowych – tworzenie
Specyfikacji Technicznej.
4. Przygotowanie i nadzorowanie kontraktów na usługi i roboty budowlane.
5. Udział w odbiorach i rozruchach.
6. Odbiór merytoryczny dokumentacji technicznej dla Projektu od Wykonawców.
7. Sporządzanie raportów dla Pełnomocnika ds. Projektu i Kierownika JRP nt.: realizacji Projektu.
8. Nadzór nad przestrzeganiem i aktualizacja Harmonogramu prac budowlanych w ramach Projektu.
9. Zabezpieczenie wykonania robót budowlanych zgodnie z Polskim Prawem Budowlanym, warunkami
kontraktowymi FIDIC (żółta i czerwona książka) oraz Harmonogramem Rzeczowo – Finansowym.
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Kierownik Działu Technicznego JRP jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnianie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP w Urzędzie Miejskim w
Ożarowie Mazowieckim oraz gminnej jednostce organizacyjnej „Energetyka Ożarów Mazowiecki” –
operatorowi infrastruktury wodociągowej i kanalizacyjnej.
Kierownik Działu Technicznego jest uprawniony do podpisywania korespondencji i dokumentów zgodnie z
zakresem prac Działu Technicznego JRP.
8
SPECJALISTA ds. ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Cel działalności:
Zapewnienie właściwej organizacji i udzielania zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami w
tym zakresie.
Zadania:
1. Przygotowanie projektów zarządzeń wewnętrznych JRP w zakresie:
 organizacji udzielania zamówień publicznych,
 powoływania Komisji Przetargowych do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie
zamówienia publicznego,
 sporządzania sprawozdawczości z udzielonych zamówień publicznych.
2. Analizowanie planów zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi w ramach realizowanego
Projektu.
3. Kompletowanie i weryfikowanie materiałów źródłowych stanowiących podstawę do wszczęcia procedury i
wyboru trybu przetargowego (przetargu nieograniczonego, negocjacji z zachowaniem konkurencji i etc.).
4. Przygotowywanie umów z Wykonawcami wyłonionymi w drodze przeprowadzonych postępowań.
5. Prowadzenie ewidencji udzielonych w ramach Projektu zamówień publicznych w postaci Rejestru
wykonawców.
6. Prowadzenie procedury związanej z rozpatrywaniem wniosków odwoławczych.
7. Wnioskowanie o powołanie Komisji Przetargowych.
8. Przeprowadzanie analiz rynku Wykonawców i wybranych cen usług/dostaw/robót budowlanych.
9. Przekazywanie wszelkich koniecznych dokumentów na potrzeby kontroli zamówień publicznych prowadzonej
m.in. przez Instytucję Wdrażającą.
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Specjalista ds. Zamówień Publicznych jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnienie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP.
Specjalista ds. Zamówień Publicznych
obowiązków.
jest uprawniony do podpisywania dokumentów zgodnie z zakresem
9
SPECJALISTA ds. TECHNICZNYCH
Cel działalności:
Zapewnienie właściwego i skutecznego procesu przygotowania dokumentacji i uruchamiania nowych inwestycji i
właściwej realizacji bieżących inwestycji – koordynacja zadań. Zapewnienie ciągłości realizowanych inwestycji w
zakresie wymaganej dokumentacji i spraw formalno – prawnych.
Zadania:
1. Przygotowanie dokumentacji inwestycyjnej, uzgodnień, kosztorysów i kosztorysów w zakresie realizacji
kontraktów/zadań przewidzianych Projektem.
2. Współpraca z Działem Organizacyjno – Prawnym w zakresie przygotowania niezbędnej dokumentacji w celu
ogłoszenia przetargu dla planowanych inwestycji.
3. Współpraca z właściwymi instytucjami i urzędami w zakresie pozyskiwania niezbędnych uzgodnień i
pozwoleń na realizację inwestycji/kontraktów/ zadań w ramach Projektu.
4. Koordynacja zadań/kontraktów inwestycyjnych w zakresie ich realizacji.
5. Kompletowanie dokumentacji.
6. Współpraca przy prowadzeniu rejestru wykonawców.
7. Tworzenie harmonogramów z postępów w realizacji zadań inwestycyjnych.
8. Składanie sprawozdań i raportów ze stopnia realizacji prowadzonych zadań inwestycyjnych Kierownikowi
Działu Technicznego.
9. Raportowanie zagrożeń związanych z możliwością nie dotrzymania harmonogramu Kierownikowi Działu
Technicznego.
10. Udział w rozruchach, odbiorach, naradach koordynacyjnych.
11. Przygotowanie protokołów odbioru częściowego oraz końcowego.
12. Przygotowanie zestawienia zakresu rzeczowego projektu.
13. Współpraca przy tworzeniu rejestru efektu ekologicznego.
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Specjalista ds. Technicznych jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnienie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP.
10
SPECJALISTA ds. ORGANIZACJI I PROMOCJI
Cel działalności:
Zapewnienie właściwej działalności promocyjnej i informacyjnej w zakresie realizowanego Projektu
współfinansowanego z Funduszu Spójności. Budowanie pozytywnego wizerunku Instytucji wspierających
realizację Projektu.
Zadania:
1. Współpraca przy sporządzaniu wniosków o płatność i Harmonogramu Realizacji Projektu.
2. Monitoring efektu ekologicznego Projektu.
3. Organizacja spotkań roboczych i odpraw JRP wraz z protokołowaniem celów i nadzorem nad ich realizacją
oraz sygnalizowanie zagrożeń ich wykonania do kierownika JRP.
4. Prowadzenie ewidencji wewnętrznej korespondencji JRP.
5. Opracowywanie informacji prasowych, medialnych i informacyjno – promocyjnych dotyczących realizacji
Projektu.
6. Organizowanie spotkań w celu zwiększenia świadomości społecznej dotyczącej korzyści wynikających z
realizacji Projektu.
7. Przygotowywanie sprawozdań związanych z oceną potrzeb i osiągniętych rezultatów w wyniku prowadzonych
zadań inwestycyjnych.
8. Dokumentowanie działań informacyjnych i promocyjnych poprzez zbieranie informacji w formie materiałów
prasowych, zdjęć, wydruków internetowych oraz nagrań.
9. Prowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych zgodnie z aktualnymi wytycznymi w zakresie – Zasad
promocji Projektów dla Beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko”.
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Specjalista ds. Promocji i Informacji jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnienie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP.
11
RADCA PRAWNY
Cel działalności:
Zapewnienie prowadzenia właściwej realizacji Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i
prawa Unii Europejskiej.
Zadania:
1. Udzielanie porad prawnych i wydawanie opinii prawnych dotyczących Projektu,
2. Analiza formalnoprawna materiałów przetargowych, umów na dostawy, usługi i roboty budowlane
realizowanych w ramach Projektu,
3. Udział w spotkaniach JRP w zakresie dotyczącym Projektu oraz świadczenie pomocy prawnej w zakresie
decyzji podejmowanych w ramach Projektu,
4. Interpretowanie obowiązujących przepisów prawnych i udzielanie, na żądanie Zamawiającego, informacji o
zmianach w przepisach,
5. Wydawanie na pisemny wniosek Zamawiającego opinii i stanowisk prawnych, stanowiących podstawę
podejmowanych przez Zamawiającego decyzji, związanych z realizacją Projektu, w sprawach dotyczących w
szczególności:
 roszczeń wykonawców oraz ewentualnych sporów z wykonawcami,
 roszczeń osób trzecich i sporów z nimi,
 zachowania zgodności działalności JRP oraz tworzonych dokumentów z przepisami prawa unijnego i
krajowego, wytycznymi
obowiązującymi w JRP,
Instytucji
związanych
z
realizacją
Projektu
oraz
procedurami
 stosowanych procedur,
 innych kwestii prawnych, związanych z realizacją Projektu,
6. Świadczenie na rzecz Zamawiającego obsługi prawnej w zakresie prawa polskiego, w tym w szczególności
stosowania ustawy prawo zamówień publicznych w zakresie analizy poprawności przeprowadzenia przez
Zamawiającego postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w kontekście wymogów stawianych przez
przepisy dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach POliŚ.
Uprawnienia i odpowiedzialność:
Radca Prawny jest odpowiedzialny za:
 realizację ww. celu działalności,
 zapewnienie właściwych metod jego realizacji,
 udostępnienie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP.
Radca Prawny jest uprawniony do podpisywania dokumentów zgodnie z w/w zakresem prac.
12