Zapytanie ofertowe - Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w

Białystok, 2016.11.29
BP.26.38.2016
ZAPYTANIE OFERTOWE
na przeprowadzenie spotkania sieciującego pn. „Zawiązywanie sieci współpracy podmiotów
ekonomii społecznej – podlaska sieć współpracy warsztatów terapii zajęciowej oraz zakładów
aktywności zawodowej” (usługa trenerska) w ramach realizacji projektu pozakonkursowego
„Koordynacja i monitorowanie rozwoju ekonomii społecznej w regionie” współfinansowanego
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa VII
Poprawa Spójności Społecznej, Działanie 7.3 Wzmocnienie roli ekonomii społecznej w rozwoju
społeczno-gospodarczym województwa podlaskiego.
1. Zamawiający:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku
Biuro Projektu
ul. Kombatantów 7
15-110 Białystok
2. Przedmiot zamówienia:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku (ROPS) zaprasza doświadczonych
Trenerów/Podmiot do złożenia oferty cenowej na przeprowadzenie spotkania sieciującego zgodnie
z poniższymi informacjami.
Temat spotkania:
„Zawiązywanie sieci współpracy podmiotów ekonomii społecznej – podlaska sieć współpracy
warsztatów terapii zajęciowej oraz zakładów aktywności zawodowej”
Zakres usługi obejmuje:
- przeprowadzenie spotkania sieciującego dla grupy ok. 20-osobowej, jedno spotkanie - 8 godz.
dydaktycznych (godz. dydaktyczna = 45 min),
- dostosowanie tematyki spotkania sieciującego indywidualnie do grupy odbiorców,
- przeprowadzenie spotkania sieciującego w dni robocze,
- opracowanie materiałów szkoleniowych na spotkanie sieciujące,
- przygotowanie rekomendacji wynikających z pracy uczestników spotkania oraz przekazanie ich
Zamawiającemu w terminie do 7 dni po terminie realizacji usługi.
Uczestnicy spotkania:
Przedstawiciele warsztatów terapii zajęciowej oraz zakładów aktywności zawodowej z terenu
województwa podlaskiego,
Grupa ok. 20 osób.
Cel spotkania i zakres merytoryczny:
Celem spotkania sieciującego jest zawiązanie regionalnej sieci kooperacji warsztatów terapii
zajęciowej oraz zakładów aktywności zawodowej z terenu województwa podlaskiego.
Główne zagadnienia spotkania powinny obejmować:
1. Omówienie działań o charakterze rozwojowym i partnerskim, jakie mogą być podejmowane
przez sieć.
2. Zawiązanie sieci współpracy, kooperacji przez warsztaty terapii zajęciowej oraz zakłady
aktywności zawodowej (pożądane formy, zasady współpracy, definiowanie celów sieci,
struktura organizacyjna sieci, rola jaką może pełnić sieć współpracy).
3. Ustalenie podziału obowiązków oraz sposobu komunikacji wewnątrz sieci, ustalenie misji, celu,
statutu, wybór Lidera stworzonej sieci/kooperacji.
4. Praca nad zapisami porozumienia dot. zawiązania sieci.
5. Przykłady dobrych praktyk dot. sieciowania.
Rodzaj zamówienia: usługa.
Przedmiot zamówienia obejmuje następujący zakres, według Kodów Wspólnego Słownika
Zamówień (CPV):
80500000-9 – usługi szkoleniowe
3. Termin realizacji zamówienia:
19 grudnia 2016 r.
Zamawiający zastrzega, iż w razie przedłużającego się procesu rekrutacji lub innej przyczyny
niezależnej od Zamawiającego możliwa jest zmiana terminu spotkania z jednoczesnym
zachowaniem pozostałych warunków złożonej oferty.
Jednocześnie ROPS informuje, że nie zwraca kosztów dojazdu trenera/eksperta na spotkanie,
wyżywienia i noclegu. Organizację spotkania w zakresie zapewnienia zaplecza technicznego (sala,
laptop, rzutnik, flipchart) wraz z wydaniem zaświadczeń i powieleniem materiałów szkoleniowych
zapewnia Biuro Projektu Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku.
4. Okres gwarancji: nie dotyczy
5. Miejsce i termin złożenia oferty: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku,
ul. Kombatantów 7, 15-110 Białystok lub w formie elektronicznej na adres: [email protected], w tytule przesłanej wiadomości proszę wpisać „Zawiązywanie sieci współpracy
podmiotów ekonomii społecznej – podlaska sieć współpracy warsztatów terapii zajęciowej oraz
zakładów aktywności zawodowej” w terminie do dnia 06.12.2016 r. do godz. 23:59
Treść oferty (Formularz ofertowy) ma być podpisany własnoręcznie przez Wykonawcę usługi.
Formularz przesłany drogą mailową ma być podpisany własnoręcznie przez Wykonawcę usługi,
a następnie zeskanowany i dołączony do oferty.
Oferta przesłana drogą mailową zostanie uznana za dostarczoną, w momencie, gdy Zamawiający
potwierdzi mailowo Oferentowi fakt jej otrzymania
6. Termin rozstrzygnięcia zapytania:
Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez 20 dni.
Zapytanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte w terminie 20 dni od dnia upływu terminu składania
ofert.
7. Warunki płatności:
1. Płatność za właściwie wykonany przedmiot zamówienia nastąpi w terminie 14 dni od
otrzymania rachunku/faktury, który/którą Zleceniobiorca zobowiązuje się wystawić nie wcześniej
niż po dokonaniu usługi oraz przedłożeniu karty pracy oraz ewidencji godzinowej potwierdzającej
zaangażowanie w realizację innych projektów.
2. Płatność z tytułu wykonania zamówienia będzie dokonana nie wcześniej niż i pod warunkiem
przekazania przez Instytucję Zarządzającą środków finansowych służących finansowaniu
zamówienia na wyodrębniony rachunek bankowy Zleceniodawcy.
3. W przypadku braku w/w środków na rachunku Zleceniodawcy, płatność nie będzie uznana
za opóźnioną.
4. Wynagrodzenie za przeprowadzenie usługi współfinansowane jest ze środków Unii
Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
8. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami:
Natalia Jakimowicz tel. (85) 744-72-72 w. 315 - w części merytorycznej,
Ewelina Eichstaedt tel. (85) 744-72-72 w. 310 - w części formalnej.
9. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.
Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych
przez Wykonawców w zakresie każdego kryterium.
Kryterium wyboru oferty:
 Przedłożenie wszelkich wymaganych niniejszym zapytaniem ofertowym dokumentów.
 Adekwatność doświadczenia i posiadanych umiejętności do proponowanej stawki cenowej
(40 pkt. - cena, 60 pkt. - pozostałe kryteria oceny).
 Kwalifikacje, umiejętności oraz doświadczenie.
Ocena ofert zostanie dokonana wg następujących zasad:
1) cena za 1 godz. spotkania (1 godz. rozumiana jako 45 min.) - max. 40 pkt.
2) kwalifikacje merytoryczne - max. 5 pkt.
3) doświadczenie - max. 35 pkt.:
- doświadczenie trenera w wyżej wymienionej tematyce spotkania - max. 10 pkt.
- doświadczenie dotyczące uczestnictwa w utworzeniu sieci podmiotów ekonomii społecznej –
max. 10 pkt
- referencje - max. 15 pkt.
4) przedstawienie projektu materiałów na spotkanie - max 20 pkt. ( po 10 pkt. za każdy obszar)
1) Za cenę najniższą oferta otrzyma 40 pkt. Natomiast wartość procentowa pozostałych cen ofert
będzie obliczana na podstawie wzoru:
𝐶𝑛
𝐶=
𝑥 40 𝑝𝑘𝑡.
𝐶𝑜𝑏
gdzie:
C – punkty przyznane Oferentowi za cenę
Cn – najniższa zaoferowana cena
Cob – cena zaoferowana w ofercie badanej.
2) Kwalifikacje merytoryczne trenera oceniane będą na podstawie złożonych kopii świadectw,
dyplomów i innych zaświadczeń, potwierdzających ukończenie poszczególnych form
szkoleniowych/warsztatowych. Oferent może otrzymać max - 5 pkt.
3) Doświadczenie trenera oceniane będzie na podstawie złożonego CV i wykazu doświadczenia
złożonego na załączniku nr 5.1 i 5.2 do oferty. Oferent może otrzymać max - 35 pkt.
a) doświadczenie związane z realizacją szkoleń/warsztatów/spotkań, uwzględniających obszar
ekonomii społecznej i/lub obszar sieciowania podmiotów ekonomii społecznej – max 10 pkt.
 od 5 do 7 szkoleń/warsztatów/spotkań – 4 pkt.
 od 8 do 10 szkoleń/warsztatów/spotkań – 7 pkt.
 powyżej 10 szkoleń/warsztatów/spotkań – 10 pkt.
b) doświadczenie dotyczące uczestnictwa w utworzeniu sieci podmiotów ekonomii społecznej
- max 10 pkt.
 od 2 do 3 uczestnictw w utworzeniu sieci pes – 3 pkt.
 od 4 do 5 uczestnictw w utworzeniu sieci pes – 5 pkt.
 powyżej 6 uczestnictw w utworzeniu sieci pes – 10 pkt.
c) za referencje świadczące w wyżej wymienionej tematyce spotkania, tj. realizacji szkoleń/
warsztatów/spotkań, uwzględniających obszar ekonomii społecznej i/lub obszar sieciowania
podmiotów ekonomii społecznej, wystawionych na trenera, który będzie wykonywał
zlecenie, bądź wystawionych na trenera, którym podmiot będzie posługiwał się w celu
wykonania zlecenia. Referencja powinna zawierać pozytywną opinię o trenerze. Referencja
musi być wystawiona przez niezależny podmiot zewnętrzny. Różne referencje wystawione
przez ten sam podmiot zewnętrzny będą liczone jako jedna referencja. Referencje które nie
spełnią powyższych warunków będą odrzucone – max. 15 pkt.
 od 2 do 3 referencji – 4 pkt,
 od 4 do 5 referencji – 7 pkt,
 powyżej 5 referencji – 15 pkt.
4) Przedstawienie projektu materiałów na spotkanie. Zamawiający dokona oceny kryterium
na podstawie załączonego do oferty projektu materiału szkoleniowego. Każda oferta może
otrzymać max 20 pkt.
Składając ofertę Wykonawca/Trener dołączy oświadczenia, wykaz wg załącznika nr 5.1 i 5.2
potwierdzający wykonanie ilości usług oraz referencje (dot. pkt 3c). Zamawiający na etapie
wyłonienia Wykonawcy może zażądać dokumentów potwierdzających wykonanie usług (dot. pkt 3 lit.
a, b). Zamawiający dokona zindywidualizowanej oceny przydatności i kwalifikacji osoby (osób)
skierowanych do świadczenia usługi w Projekcie dla realizacji celów Projektu.
Oferta powinna zawierać:
1) CV trenera lub opis doświadczenia podmiotu realizującego spotkanie z opisanym
doświadczeniem w wyżej wymienionej tematyce wraz ze złożeniem załącznika Nr 5.1 i 5.2.
2) Wypełniony Formularz ofertowy z proponowaną stawkę brutto za godzinę wykonania spotkania
i uwzględniającą cały zakres usługi (treść oferty zgodna z pkt. 10 zapytania ofertowego).
3) Proponowany program warsztatów wraz z przedstawieniem projektu materiałów
szkoleniowych.
4) Potwierdzenie terminu, w którym zrealizowany zostanie spotkanie warsztatowe.
5) Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym (Załącznik nr 2).
6) Oświadczenie (Załącznik nr 3), że:
- posiada niezbędną wiedzę do wykonania przedmiotowego zlecenia,
- posiada doświadczenie związane z realizacją szkoleń/warsztatów/spotkań uwzględniających
obszar ekonomii społecznej i/lub obszar sieciowania podmiotów ekonomii społecznej –
przeprowadzenie minimum 5 szkoleń/warsztatów/spotkań ww. tematyce,
- posiada praktyczne doświadczenie uczestnictwa w utworzeniu sieci podmiotów ekonomii
społecznej - tworzenie/współtworzenie minimum 2 sieci podmiotów ekonomii społecznej,
7) Oświadczenie (Załącznik nr 4) podpisane przez osobę/osoby, które osobiście będą świadczyły
usługę, że:
- czasie faktycznego wykonywania usługi warsztatowej/szkoleniowej na rzecz Regionalnego
Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku – na podstawie złożonej oferty na skutek zapytania
ofertowego – nie będzie wykonywał/a żadnego innego zlecenia w innym projekcie
finansowanym ze środków publicznych w tym w szczególności ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz finansowanych z RPOWP, jak również w ramach innych
programów.
- że w czasie wykonywania usługi warsztatowej/szkoleniowej na rzecz Regionalnego Ośrodka
Polityki Społecznej w Białymstoku, łączne zaangażowanie zawodowe oferenta w realizację
wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz
działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych
podmiotów, nie przekroczy 276 godzin miesięcznie. Jednocześnie oświadczam, że obciążenie
z tego wynikające, nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji powierzonych
zadań.
- że usługę w pełnym zakresie oferent będzie świadczył osobiście.
6) Minimum 2 referencje świadczące o przeprowadzonych spotkaniach / warsztatach / wykładach /
szkoleniach z obszaru ekonomii społecznej i/lub obszaru sieciowania podmiotów ekonomii
społecznej.
10. Treść oferty (Formularz ofertowy) BP.26.38.2016 –spotkanie sieciujące pn.
„Zawiązywanie sieci współpracy podmiotów ekonomii społecznej – podlaska sieć
współpracy warsztatów terapii zajęciowej oraz zakładów aktywności zawodowej”:
1. Nazwa wykonawcy:………………………………………………….………………………….
2. Adres wykonawcy:…………………………………………………………………………..….
3. Tel/fax…………………………….e-mail……………………………………………………...
4. NIP:…………………………………………………………………………………………….
5. Regon: ……………………………………………………………………………..……………
6. Nr rachunku bankowego:………………………………………………………….……………
7. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę netto (16 godz.) …………………….zł
(słownie……………………………………………………………….………………………..)
co stanowi wartość brutto (16 godz.) ………………………….. zł
(słownie …………………………..……………………………………….…………).
Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za godz. dydaktyczną spotkania, cena netto
…………….. zł.
Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za godz. dydaktyczną spotkania, cena brutto
…………….. zł.
8. Potwierdzam termin, realizacji spotkania w terminie 19.12.2016 r.
9. Szczegółowy opis oferty wykonania usługi zawierający koszt jednostkowy usługi
z wyszczególnieniem świadczeń zostanie wykonany zgodnie z pkt. 2 zapytania ofertowego:
Przedmiot zamówienia.
10.Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub rezygnacji z terminu, miejsca oraz
wymiaru godzinowego, zawartego w przedmiocie zamówienia, w razie zmiany okoliczności.
W tym wypadku Wykonawca może obciążyć Zamawiającego wyłącznie kwotą za
rzeczywiście wykonaną ilość godzin dydaktycznych spotkania.
11.Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postepowania w każdym czasie
bez podania przyczyny.
12.W przypadku gdy wybrany wykonawca uchyli się od podpisania umowy Zamawiający
zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej ze złożonych ofert.
1) Oświadczam, że zapoznałem/am się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę
do niego zastrzeżeń.
2) Termin realizacji zamówienia: ……………………………………………………………..
3) Okres gwarancji: nie dotyczy
4) Potwierdzam termin realizacji zamówienia do dnia ……………………………………….
5) Wyrażam zgodę na warunki płatności i określone w zapytaniu cenowym.
6) Wyrażam zgodę na podpisanie umowy według wzoru, który stanowi załącznik nr 1
do zapytania ofertowego.
………………………………………, dnia………………………………
podpis wykonawcy lub osoby upoważnionej
pieczątka wykonawcy