"Zasady pisania budżetu i wniosku o dofinansowanie"

ZASADY PISANIA BUDŻETU I
WNIOSKU O DOFINANSOWANIE
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
BUDŻET
Zanim usiądziemy do pisania budżetu
powinnyśmy znać:
n
n
n
n
n
n
n
n
ramy czasowe budżetu/projektu (budżet roczny,
kwartalny, miesięczny),
Wszystkie działania projektowe
format budżetu (wybór arkusza kalkulacyjnego),
dane finansowe z ubiegłych lat,
stawki
przewidywane zmiany w prawie finansowym,
prognozy dotyczące inflacji,
sposoby kalkulacji nowych usług, programów, produktów,
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
BUDŻET ZADANIOWY
Przykładowy podział na kategorie kosztów
n Koszty personelu (zarządczego/całego)
n Koszty poszczególnych zadań
n Koszty sprzętu i wyposażenia
n Koszty administracyjne
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
PLANOWANIE ZADANIOWE WYDATKÓW
PRZYKŁADOWY SPOSÓB KALKULACJI WYDATKÓW
Rodzaj wydatku
Jednostka
Ilość jedn.
cena
Suma
Koszty personelu (przykładowe)
koordynator
miesiąc
12
2000
24000
Księgowość
mc
12
1000
12000
Koszty merytoryczne realizacji poszczególnych zadań (przykładowe)
Zad.1 Szkolenia
wynajęcie sali
Mat. szkoleniowe
Godz.
20
100
2000
komplet
20
5
100
2
3500
7000
Koszty sprzętu i wyposażenia
komputer
zestaw
Koszty administracyjne
czynsz
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
miesiąc
12
300
3600
BUDŻET
Zarządzający finansami organizacji stosują na ogół inny
podział, tzw. Budżet wg kosztów rodzajowych. W podziale
takim występują:
nkoszty osobowe,
ninne koszty działalności programowej (np. koszty
szkoleń, publikacji konferencji, zajęć
rehabilitacyjnych itd.),
nsprzęt,
ninwestycje i remonty,
nkoszty administracyjne,
Jeśli prowadzisz plan kont wg kosztów rodzajowych
to będzie Ci bardzo trudno zarządzać finansami
projektu i go rozliczyć
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
BUDŻET
Różne są kryteria podziału kosztów w budżecie. Jednym
z możliwych podziałów jest podział na:
koszty stałe,
n koszty zmienne,
n
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
BUDŻET
Inny podział kosztów to podział uwzględniający
ich odniesienie do prowadzonej działalności
(układ kalkulacyjny):
koszty bezpośrednie,
n koszty pośrednie
n
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
BUDŻET
Najczęściej zapominane i niedoszacowane koszty:
n
n
n
n
n
n
n
n
pozapłacowe koszty personelu,
koszty rozwoju organizacji,
koszty remontów, konserwacji i napraw,
koszty ubezpieczeń,
koszty obowiązkowych opłat i podatków o
kosztowym charakterze,
koszty ochotników,
koszty promocji,
rezerwa finansowa. Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW
Koszty kwalifikowane dotyczą wszystkich kosztów
projektu o ile:
n
są niezbędne dla realizacji projektu,
n
zostaną uwzględnione w budżecie projektu,
n
spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami
(wysoka jakość za daną cenę),
n
zostały faktycznie poniesione oraz wykazane w
dokumentacji finansowej projektodawcy,
n
są poparte stosownymi dokumentami.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
KOSZTY NIE KWALIFIKOWANE, najczęściej
występujące
n
n
n
n
n
n
n
n
n
Pożyczki i spłaty rat oraz odsetek,
Koszty poniesione na przygotowanie wniosku,
Zakupy budynków,
Koszty nie odnoszące się jednoznacznie do projektu,
Koszty nieudokumentowane,
Koszty prac zleconych obliczone jako % od kosztów całkowitych,
Koszty zakupu ziemi i nieruchomości,
Inwestycje w maszyny i urządzenia, których wartość przekracza
10% kosztów ogólnych projektu,
Koszty prac budowlanych (z wyjątkiem adaptacji pomieszczeń
dla niepełnosprawnych – nie więcej niż 10% ogólnych kosztów
projektu),
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
WAŻNE KWESTIE
VAT (brutto/netto)
n Wkład własny finansowy
n Wkład własny pozafinansowy (rzeczowy)
n
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
PROJEKT A WNIOSEK
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
CO TRZEBA WIEDZIEĆ O POTENCJALNYM
GRANTODAWCY
n
n
n
n
n
n
Informacje ogólne – adres, status prawny i misja
Osoba do kontaktu – imię i nazwisko, funkcja,
telefon, e-mail
Jakiego typu obszary i programy wspiera
Kryteria wyboru, np. innowacyjność, zasięg
lokalny, itp.
Formalne warunki ubiegania się o dotacje
Etapy i czas trwania procedury aplikowania
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
CO TRZEBA WIEDZIEĆ O POTENCJALNYM
GRANTODAWCY
n
n
n
n
n
n
n
n
Obowiązujący język
Wymagane załączniki
Sposób dokumentowania działań
Wymogi dotyczące sprawozdawczości
Na jakie pozycje budżetowe grantodawca daje
pieniądze
Wysokość przyznawanych kwot
Waluta rozliczania
Wysokość transz i terminy ich przelewania
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
ZANIM ZACZNIESZ PISAĆ WNIOSEK
GRANTOWY:
n
n
Uważnie przeczytaj wszystkie dokumenty:
ogłoszenie do składania wniosków (Call for proposal),
przygotowane dla danego programu wytyczne
(guidelines), czasem specjalne podręczniki i instrukcje.
Jeśli masz wątpliwości lub pytania, nie zgaduj - zwróć
się do instytucji kontaktowej
(odpowiedzą ci wprost lub za pośrednictwem
mechanizmu FAQ/ najczęściej zadawanych pytań).
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
ZANIM ZACZNIESZ PISAĆ WNIOSEK
GRANTOWY:
Upewnij się, że:
n
n
n
n
n
spełniacie wszystkie warunki formalne,
cele waszego projektu pokrywają się z priorytetami
programu grantowego,
jesteście w stanie wypełnić dodatkowe warunki (np.
dotyczące partnerów i współfinansowania),
zmieścicie się w ramach czasowych zarówno jeśli
chodzi o przygotowania, jak i realizację projektu,
macie odpowiednie zasoby np. wstępnie
zakontraktowane osoby do realizacji projektu
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
ZANIM ZACZNIESZ PISAĆ WNIOSEK
GRANTOWY:
Odpowiednio wcześnie rozpocznij komunikację z
partnerami.
Musicie wspólnie ustalić zakres merytoryczny projektu,
role poszczególnych instytucji w opracowaniu
koncepcji, realizacji i finansowaniu przedsięwzięcia
oraz warunki korzystania z dotacji.
Partnerzy będą musieli także dostarczyć wam różne dane
i załączniki.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
JAK PRZYGOTOWAĆ DOBRY WNIOSEK O
DOTACJĘ
n
Nie zaczynajmy pracy nad wnioskiem na dwa dni przed
terminem. Musimy mieć czas na ewentualne poprawki
i zebranie dodatkowych potrzebnych dokumentów.
n
Starajmy się o pozytywne myślenie i takiż ton
prezentacji naszych przedsięwzięć. Przekona to
fundatora, że będzie brał udział w przedsięwzięciu
ważnym i pożytecznym.
n
Zadbajmy, aby wniosek był napisany bezbłędnie i
czysto.
n
Nie używajmy we wniosku żargonu, tzw. języka
zawodowego. Piszemy tak jasno, by np. ktoś z naszej
rodziny, czytając wniosek, zrozumiał go.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
JAK PRZYGOTOWAĆ DOBRY WNIOSEK O
DOTACJĘ
n
n
n
n
n
n
Na zadawane we wniosku pytania odpowiadajmy
konkretnie i na temat.
Nie błagajmy, nie próbujmy wzbudzać litości, nie
tłumaczmy prośby wcześniejszymi trudnościami.
Nie używajmy skrótów organizacji i instytucji z nami
współpracujących. Komisja opiniująca nasz wniosek
nie musi znać tych instytucji.
Unikajmy założeń i przypuszczeń, zwrotów typu - " być
może, myślimy że, przypuszczamy że".
Udowadniajmy przyczyny i skutki prezentowanych we
wniosku faktów, związek między nimi nie musi być dla
czytającego oczywisty.
Nie starajmy się o fundusze na te same wydatki w
Opracowała:
różnych źródłach. Katarzyna
Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY
n
Nie stosowanie obowiązującego formularza
wniosku,
n
Składanie wniosku w sposób niezgodny z
regulaminem konkursu,
n
Składanie wniosku po wyznaczonym terminie,
n
Nie udzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania
wniosku bądź udzielenie odpowiedzi niezgodnej z
treścią pytania,
n
Złożenie wniosku przez nieuprawnionego
projektodawcę,
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY
n
n
n
n
Błędny zakres tematyczny (inne działania, inne
cele, inni odbiorcy, inny zasięg terytorialny).
Błędy rachunkowe.
Podpisanie wniosku przez osobę
nieuprawnioną bądź w inny sposób niezgodny
ze statutem wnioskującej instytucji,
Nie dołączenie wszystkich wymaganych
załączników
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Gdzie szukać informacji
www.ngo.pl,
www.funduszngo.pl
www.mk.gov.pl
www.mpips.gov.pl
www.msport.gov.pl
www.efs.gov.pl
www.funduszeeuropejskie.gov.pl
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Europejski Fundusz Społeczny
Program Operacyjny Kapitał Ludzki
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Europejski Fundusz Społeczny
Program Operacyjny Kapitał Ludzki
gdzie szukać informacji na temat projektów lokalnych
(Priorytet VI-IX): Urząd Marszałkowski lub
Wojewódzki Urząd Pracy lub Mazowiecka Jednostka
Wdrażania Programów Unijnych
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Priorytet VI
Rynek pracy otwarty dla wszystkich
Cel:
Podniesienie poziomu aktywności zawodowej
oraz
zdolności
do
zatrudnienia
osób
pozostających bez zatrudnienia oraz stworzenie
warunków dla aktywności zawodowej w regionie.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Działanie 6.3
Inicjatywy lokalne na rzecz podnoszenia poziomu
aktywności zawodowej na obszarach wiejskich.
Cel: podniesienie zdolności do zatrudnienia oraz mobilności
przestrzennej i zawodowej osób zamieszkujących na
obszarach wiejskich poprzez przygotowanie ich do
podjęcia pracy w zawodach pozarolniczych oraz
wykorzystania szans związanych z powstawaniem
nowych miejsc pracy na obszarach wiejskich.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Działania:
n
n
n
projekty przyczyniające się do aktywizacji zawodowej mieszkańców
obszarów wiejskich, poprawy zdolności do zatrudnienia oraz
rozwoju usług aktywizacyjnych
wsparcie lokalnych inicjatyw informacyjnych, szkoleniowych i
doradczych, promujących aktywizację zawodową na poziomie
lokalnym
rozwój dialogu, partnerstwa publiczno-społecznego i współpracy na
rzecz rozwoju zasobów ludzkich na poziomie lokalnym
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
GRUPA DOCELOWA:
n
n
n
mieszkańcy terenów wiejskich w gminach wiejskich, miejskowiejskich i miejskich oraz mieszkańcy miast do 25 tys. Mieszkańców
społeczności lokalne aktywnie działające na obszarach wiejskich na
rzecz aktywizacji zawodowej mieszkańców obszarów wiejskich
podmioty działające na obszarach wiejskich na rzecz aktywizacji
zawodowej mieszkańców tych obszarów.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Priorytet VII
Promocja integracji społecznej.
Cel: ułatwienie dostępu do rynku pracy osobom
zagrożonym wykluczeniem społecznym oraz
rozwijanie instytucji ekonomii społecznej.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Działanie 7.3
Inicjatywy lokalne na rzecz aktywnej integracji.
Cel: wparcie dla rozwoju inicjatyw na rzecz
aktywizacji i integracji społeczności lokalnych
przyczyniające się do realizacji strategii rozwoju
kapitału ludzkiego na terenach wiejskich
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
n
n
n
projekty przyczyniające się do integracji społecznej
mieszkańców obszarów wiejskich oraz rozwoju usług
społecznych
wsparcie inicjatyw lokalnych o charakterze
informacyjnych, szkoleniowych i promocyjnych mających
na celu przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu
mieszkańców obszarów wiejskich
rozwój dialogu, partnerstwa publiczno-społecznego i
współpracy na rzecz rozwoju zasobów ludzkich na
poziomie lokalnym.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Grupy docelowe:
n
n
n
mieszkańcy terenów wiejskich w gminach wiejskich, miejskowiejskich i miejskich oraz mieszkańcy miast do 25 tys. mieszkańców
społeczności lokalne aktywnie działające na obszarach wiejskich na
rzecz przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu mieszkańców tych
obszarów
podmioty działające na obszarach wiejskich na rzecz
przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu mieszkańców tych
obszarów.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
PRIORYTET IX
Rozwój wykształcenia i kompetencji w
regionie.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Priorytet IX: Rozwój wykształcenia
i kompetencji w regionach
Zakres wsparcia:
•
wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów,
•
dostosowanie oferty edukacyjnej instytucji oświatowych do potrzeb
regionalnego rynku pracy,
•
podnoszenie kwalifikacji kadr systemu oświaty,
•
upowszechnianie kształcenia ustawicznego.
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach
wiejskich.
n
n
n
tworzenie i wsparcie działalności inicjatyw ukierunkowanych na pobudzenie
świadomości środowisk lokalnych i ich zaangażowanie w działania na rzecz
rozwoju edukacji na terenach wiejskich i podnoszenia poziomu
wykształcenia mieszkańców obszarów wiejskich
projekty przyczyniające się do podnoszenia poziomu wykształcenia i
kwalifikacji mieszkańców obszarów wiejskich oraz rozwoju usług
edukacyjnych
działania informacyjno – promocyjne, szkoleniowe, doradcze podnoszące
podwyższające świadomość
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Pojęcie „oddolne inicjatywy edukacyjne” oznacza, iż potrzeba realizacji
(podjęcia) danej inicjatywy nie wynika z jej narzucenia zewnętrznego np. przez
firmę szkoleniową lecz wynika z potrzeb społeczności lokalnej
wyartykułowanych aktywnością tej społeczności.
Jako przykłady takich inicjatyw można podać:
• powołanie stowarzyszenia rodziców, którego zadaniem będzie podjęcie funkcji
organu prowadzącego tzw. małe przedszkole;
• realizacja określonych działań zaplanowanych przez powyższe
Stowarzyszenie np. szkolenia z zakresu prawa oświatowego, współpraca z JST
w celu pozyskania pomieszczenia, przekonanie do inicjatywy innych
mieszkańców;
• zgłoszoną przez mieszkańców potrzebę zapewnienia dodatkowych zajęć
edukacyjnych dla dzieci
• kursy komputerowe, językowe organizowane przez projektodawcę w wyniku
potrzeby wyrażonej przez mieszkańców;
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
INNE POTENCJALNE ŹRÓDŁA
FINANSOWANIA
Polska Fundacja Dzieci i Młodzieży
www.pcyf.org.pl/ (m.in.. Program „Równać szanse”,
„Make a connection” – dotacje dla młodzieżowych grup
nieformalnych)
Fundacja Wspomagania Wsi www.witrynawiejska.pl
Fundacja Kronenberga www.kronenberg.org.pl
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]
Fundusz Inicjatyw Obywatelskich www.pożytek.gov.pl
KONTAKT w KRAKOWIE:
Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych
Al. 29 Listopada 75 lok 3
31-425 Kraków
tel./fax. (012) 412 15 24, 418 00 77
e-mail [email protected]
www.bis-krakow.pl
Opracowała:
Katarzyna Sekutowicz
KONSULTANT – ewaluacja, edukacja, rozwój
[email protected]