Zarządzenie Wewnętrzne nr 60/2004 w sprawie zasad

POLITECHNIKA WROCŁAWSKA
REKTOR
Wrocław, 2004.12.16
ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 60/2004
w sprawie zasad postępowania przy realizacji projektów w ramach 6 Programu Ramowego
1. Przed złożeniem aplikacji o projekt finansowany w 6 Programie Ramowym, uczestnik
projektu (koordynator, partner lub podwykonawca) zobowiązany jest do:
- uzyskania pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej uczelni na wykonanie
projektu (Załącznik nr 1),
- przedłożenia w Biurze Grantów i Współpracy z Regionem (BGiWR) wypełnionych
formularzy aplikacyjnych (proposal submission forms – A1, A2, A3) wraz z pisemną
zgodą kierownika jednostki (Załącznik nr 1). Po zweryfikowaniu wniosków
pod względem formalno-prawnym i finansowym Biuro dokonuje ich zarejestrowania.
2. Ustala się, że w formularzach aplikacyjnych A2 używane będą następujące określenia:
- organisation legal name: Politechnika Wroclawska [Wroclaw University
of Technology],
- organisation short name: PWR lub WRUT (o ile koordynator główny projektu nie
ustali inaczej).
3. Przy kalkulowaniu kosztów projektu w 6PR należy stosować model kosztów
dodatkowych AC ze zryczałtowaną stawką kosztów pośrednich (additional costs with
indirect flat rate costs – oznaczony w niektórych materiałach jako ACF).
W kalkulacji kosztów uwzględnia się narzuty (overheads) w wysokości 20% od całości
kosztów bezpośrednich z wyłączeniem usług zewnętrznych (subcontractors), przy czym:
- 30% kwoty narzutów przeznacza się na koszty ogólne,
- 70% kwoty narzutów to koszty wydziałowe.
4. Po złożeniu projektu do Komisji Europejskiej należy jego kopię przedłożyć w BGiWR.
5. Informację o uzyskanej ocenie pozytywnej lub negatywnej uczestnik przekazuje pisemnie
do BGiWR. W wypadku projektu ocenionego pozytywnie należy dodatkowo przekazać
kopię decyzji z Komisji Europejskiej wraz z oceną projektu (evaluation summary report).
6. Ustala się, że:
a) Umowa Konsorcyjna (Consortium Agreement) lub umowa porozumienia
partnerów (o ile jest to dokument wymagany) musi być zaopiniowana pod
względem formalno-prawnym. W tym celu należy złożyć w BGiWR angielską
wersję umowy wraz z jej polskim tłumaczeniem. Koszty tłumaczenia ponosi
jednostka organizacyjna, w której realizowany jest projekt. BGiWR przekazuje
umowę konsorcyjną do zaopiniowania do Biura Prawnego.
Umowę Konsorcyjną lub umowę porozumienia partnerów podpisuje Prorektor ds.
Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką.
b) Formularze „CPF - Contract Preparation Forms” (A2a, A2b, A2c) wymagane do
negocjacji kontraktu z Komisją będą podpisywane przez Prorektora ds. Badań
Naukowych i Współpracy z Gospodarką (administrative official authorised to sign
the contract or to commit the organization). Niezbędne dane wymagane do
wypełnienia CPF udostępnia BGiWR.
c) Kontrakt (Contract) lub formularz akcesji do kontraktu (Form A - accession to the
contract) podpisywany będzie przez Prorektora ds. Badań Naukowych
i Współpracy z Gospodarką.
7. Kierownik projektu, po otrzymaniu kontraktu podpisanego przez Komisję Europejską
niezwłocznie składa w BGiWR jego kserokopię wraz z tłumaczeniem na język polski.
Koszty tłumaczenia kontraktu ponosi jednostka organizacyjna, w której realizowany jest
projekt.
UWAGA! Tłumaczenie tak zwanego „core contract”, Aneksu II i Aneksu III do 6.PR
znajduje się na stronie www.6pr.pl/prawo/ . W skład kontraktu wchodzi również Aneks I
– Opis projektu (Description of work). Ponieważ jest to dokument liczący czasem kilkaset
stron, wystarczy jeśli przetłumaczone będą następujące rozdziały:
- strona tytułowa ze spisem treści,
- podsumowanie projektu (Project Summary),
- cele projektu (Project objectives),
- opis tych pakietów pracy (workpackages), w których udział bierze PWr.,
- budżet projektu (Project resources and budget overview).
8. Wydatkowanie środków finansowych może nastąpić po otrzymaniu ich wpływu na konto
Uczelni oraz po otwarciu zlecenia. Podstawą otwarcia zlecenia, na którym gromadzone
będą środki związane z realizacją projektu jest kopia kontraktu i umowy konsorcyjnej
(o ile umowa konsorcyjna jest wymagana) wraz z ich tłumaczeniem na język polski oraz
wniosek o otwarcie zlecenia z kalkulacją.
Kopia kontraktu wraz z aneksami (w języku polskim i angielskim) i kopia umowy
konsorcyjnej (w języku polskim i angielskim) powinny być parafowane przez kierownika
projektu. Poprzez parafowanie ww. dokumentów kierownik projektu potwierdza,
że zapoznał się z ich treścią.
Wniosek o otwarcie zlecenia musi być zatwierdzony przez kierownika jednostki
organizacyjnej, który akceptował projekt na etapie aplikacji (pkt.1).
9. W przypadku braku środków finansowych istnieje możliwość otrzymania kredytu
uczelnianego. Wnioski kredytowe (załącznik nr 2) należy składać do Kwestury –
Samodzielna Sekcja Planowania i Analiz Ekonomicznych (A-1, pok. 345).
Po zweryfikowaniu wniosek kredytowy jest przedstawiany do zatwierdzenia Prorektorowi
ds. Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką. Spłata kredytu następuje w momencie
wpływu środków finansowych dotyczących danego projektu na konto Uczelni.
10. W przypadku nieterminowego przekazywania środków finansowych przez Komisję
Europejską lub koordynatora projektu, kierownik projektu w Uczelni powinien wystąpić
z ponagleniem. Dotyczy to również wypłaty ostatniej transzy dofinansowania
po zakończeniu projektu.
W przypadku problemów z uzyskaniem zwrotu środków z KE, kierownik projektu
występuje, poprzez kierownika swojej jednostki, do Prorektora ds. Badań Naukowych
i Współpracy z Gospodarką z prośbą o interwencję.
11. Przy wydatkowaniu środków obowiązują przepisy polskie (z uwzględnieniem Prawa
zamówień publicznych), chyba że przepisy zagraniczne są bardziej restrykcyjne. Wydatki
muszą być merytorycznie uzasadnione i związane z realizacją konkretnego projektu.
Wydatkowanie środków powinno być dokonywane zgodnie z harmonogramem projektu.
12. Przy rozliczaniu projektów należy stosować przelicznik kursów euro zgodnie z zasadami
określonymi przez Komisję Europejską. Informacja o kursach:
http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
13. Zatrudnianie osób do realizacji projektu (personnel costs) może odbywać się wyłącznie na
podstawie umowy o pracę na czas określony, chyba że uregulowania danego projektu
stanowią inaczej. Zatrudniona osoba zobowiązana jest do prowadzenia kart czasu pracy
(tzw. timesheets). Karta czasu pracy (wzory w j.polskim i j.angielskim - załącznik 3 i 4)
powinna być potwierdzana na koniec miesiąca przez kierownika projektu.
W załącznikach nr 5-7 przedstawiono tabele stawek wynagrodzenia zasadniczego
obowiązującego na uczelni dla nauczycieli akademickich i pracowników nie będących
nauczycielami akademickimi. Przy ustalaniu wynagrodzenia należy pamiętać o dodatku
za staż pracy oraz premii dla pracowników nie będących nauczycielami akademickimi.
14. W 6. PR usługi zamawiane w jednostkach wewnętrznych Uczelni (np. w Oficynie
Wydawniczej, Dziale Zaopatrzenia i Transportu, ośrodkach wypoczynkowych, Klubie
Pracowniczym) są traktowane jako „koszty bieżące” i nie są kosztami kwalifikowanymi
podlegającymi refundacji ze środków unijnych.
15. Za prawidłowe kwalifikowanie wydatków odpowiedzialny jest kierownik projektu.
Faktury oraz inne dowody księgowe powinny być właściwie opisane i parafowane
najpierw przez kierownika projektu, a następnie zatwierdzone przez kierownika jednostki.
16. W przypadku podróży służbowych wprowadza się obowiązek sporządzenia sprawozdania
z odbytej podróży służbowej uzasadniającego celowość podróży i jej związek
z realizowanym projektem (wg wzoru z załącznika nr 8).
17. Jeżeli w projekcie wykorzystywany jest sprzęt (tzw. durable equipment), którego
amortyzacja została przewidziana w budżecie projektu, należy prowadzić kartę czasu
pracy sprzętu zawierającą:
- nazwę urządzenia,
- numer inwentarzowy,
- czas wykorzystania sprzętu do danego projektu.
Uwaga! Dotyczy wyłącznie sprzętu, który nie został jeszcze zamortyzowany w 100%.
18. Pełna dokumentacja projektu wraz z kserokopiami dokumentów księgowych powinna
znajdować się w jednostce organizacyjnej uczelni, w której realizowany jest projekt.
Do kserokopii każdego dokumentu księgowego powinna być dołączona informacja
przypisująca dany wydatek do określonego pakietu pracy (tzw. workpackage).
19. Po zakończeniu realizacji każdego etapu projektu, w terminie zgodnym z kontraktem,
kierownik projektu przedstawia w Kwesturze - Samodzielna Sekcja Planowania i Analiz
Ekonomicznych - sprawozdanie dotyczące rozliczeń finansowych za dany okres.
Sprawozdanie to powinno być przedstawione najpóźniej na 10 dni przed terminem jego
wysłania do Koordynatora. Zgodnie z kontraktem sprawozdanie to podlega audytowi.
Wyboru audytora dokonuje kierownik jednostki organizacyjnej Uczelni, w której
realizowany jest projekt, zgodnie z obowiązującymi procedurami dot. zamówień
publicznych.
Uwaga! Lista audytorów (biegłych rewidentów), którzy uczestniczyli w szkoleniach
z zakresu finansowo-prawnych aspektów 6. PR, organizowanych przez Krajowy Punkt
Kontaktowy
Programów
Badawczych
UE
znajduje
się
pod
adresem:
http://www.6pr.pl/prawo/rewidenci.html.
20. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za terminowe i prawidłowe rozliczenia
przyznanych funduszy, co stwierdza dołączając stosowne oświadczenie przy otwieraniu
zlecenia (wg wzoru z załącznika nr 9).
21. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
Prof. zw. dr hab. inż. Tadeusz Luty