Generuj PDF - Mniejszości Narodowe i Etniczne

Mniejszości Narodowe i Etniczne
Źródło:
http://mniejszosci.narodowe.mswia.gov.pl/mne/dotacje/2016/dotacje/9254,Instrukcja-pomocna-przy-wypelnianiu-wnios
kow-o-udzielenie-dotacji-na-realizacje-.html
Wygenerowano: Wtorek, 7 marca 2017, 10:51
Instrukcja pomocna przy wypełnianiu wniosków o
udzielenie dotacji na realizację w 2016 r. zadań
mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój
tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i
etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka
regionalnego
Wnioski jednoroczne
UWAGA: Przed wypełnieniem wniosku należy KONIECZNIE zapoznać się z Informacją o szczegółowych
zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2016 r. zadań mających na celu ochronę,
zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój
języka regionalnego (zwaną dalej „Informacją”). Dokument dostępny jest na poświęconej mniejszościom
narodowym i etnicznym stronie internetowej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji w dziale „Dotacje” >
„2016”.
UWAGA: Od roku 2015 zgodnie z pkt IX.2 Informacji w przypadku realizacji zadania polegającego na
wydaniu tygodnika lub dwutygodnika (i tylko w tym przypadku) możliwe jest zawarcie umowy
trzyletniej. Niniejsza instrukcja nie dotyczy tego rodzaju przypadków! Za jej pomocą możliwe jest
wypełnienie wyłącznie wniosków jednorocznych. Na stronie internetowej Ministerstwa Administracji i
Cyfryzacji w dziale „Dotacje” > „2016” zamieszczona natomiast została odrębna aplikacja dotycząca tego
rodzaju umów wraz z przygotowaną na jej potrzeby instrukcją.
FORMULARZ WNIOSKU: Formularz wniosku o udzielenie dotacji stanowi załącznik nr 2 do Informacji
o szczegółowych zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2016 r. zadań mających na
celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz
zachowanie i rozwój języka regionalnego. Aplikację umożliwiającą elektroniczne opracowanie wniosku
należy pobrać ze znajdującej się w dziale „Dotacje” > „2016” zakładki „Generator wniosków o dotacje
jednoroczne (na rok 2016)”. W zakładce tej znajdują się także informacje dotyczące sposobu pobrania
aplikacji oraz wymaganego oprogramowania.
UWAGA:
●
Zgodnie z pkt V.2 Informacji wniosek należy wypełnić przy pomocy aplikacji umożliwiającej elektroniczne
opracowanie wniosku udostępnionej do pobrania na stronach internetowych Ministerstwa Administracji i
Cyfryzacji.
●
Po opracowaniu wniosku za pomocą aplikacji elektronicznej należy go wydrukować, podpisać i wraz z
wymaganymi załącznikami przekazać do Departamentu Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych
i Etnicznych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji w terminach określonych w Informacji – obecnie
obowiązująca procedura nie dopuszcza możliwości przekazywania wniosków drogą elektroniczną!
●
Wnioskodawca ubiegający się o przyznanie dotacji celowej składa odrębny wniosek na każde z
wnioskowanych zadań.
●
Wnioskodawca, ubiegający się o przyznanie dotacji podmiotowej, składa jeden wniosek o udzielenie tej
dotacji.
●
Ewentualne uwagi dotyczące technicznej strony funkcjonowania aplikacji uprzejmie proszę zgłaszać na
adres mailowy [email protected].
Krok 1
Po rozpakowaniu uruchamiany aplikację – wyświetli się „PANEL GŁÓWNY” aplikacji. Aby rozpocząć pracę
należy wybrać zakładkę „DANE WNIOSKODAWCY”.
W polu „nazwa wnioskodawcy” wpisujemy nazwę wnioskującego podmiotu zgodną z KRS-em lub innym
właściwym dla wnioskodawcy rejestrem.
W polu „forma prawna” wybieramy jeden z czterech opisów odpowiadający formie prawnej wnioskującego
podmiotu. W przypadku gdy forma prawna wnioskodawcy jest inna niż cztery wymienione, wnioskodawca
wybiera opis „podmiot inny niż wymienione w czterech pierwszych wierszach”, a następnie wpisuje opis
zgodny ze stanem faktycznym w następnym polu „podać jaki”. Wnioskodawca, który wybrał jeden z
czterech pierwszych opisów celem uzupełnienia pola „podać jaki” musi kliknąć w tekst „jeśli nie
dotyczy-kliknij” znajdujący się po prawej stronie za tym polem. W polu „podać jaki” powinien się pojawić
tekst „nie dotyczy”.
W polu „adres” wpisujemy adres wnioskodawcy zgodny z KRS-em lub innym właściwym dla wnioskodawcy
rejestrem.
W polu „adres korespondencyjny” wpisujemy adres, na który Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji
będzie przesyłać wnioskodawcy wszelką korespondencję dotyczącą wniosku. Rubrykę tę należy wypełnić
również w sytuacji gdy adres korespondencyjny wnioskodawcy jest tożsamy z adresem podanym w rubryce
„adres”.
W polach „telefon”, „fax”, „e-mail” należy wpisać właściwe dane. O ile wnioskodawca nie dysponuje
faxem, telefonem bądź adresem mailowym należy umieścić w odpowiednim miejscu słowo „brak”.
W polu „numer rachunku” należy podać składający się z 26 cyfr numer rachunku, na który w przypadku
przyznania dotacji będą przekazane środki finansowe. UWAGA: Na rachunku należy prowadzić ewidencję
księgową w sposób umożliwiający kontrolę środków finansowych pochodzących z dotacji Ministra
Administracji i Cyfryzacji.
Po właściwym wypełnieniu wszystkich pól wracamy do „PANELU GŁÓWNEGO”.
Krok 2
Wybieramy zakładkę „WPISZ TYTUŁ ZADANIA”, a następnie wpisujemy tytuł zadania, którego dotyczy
dany wniosek. Należy pamiętać, aby każdy ze złożonych w danym roku wniosków był opatrzony odrębnym
tytułem odróżniającym go od pozostałych wniosków. Tytuł powinien odzwierciedlać treść zadania. Powinien
być krótki i nie może ulec zmianie w trakcie realizacji zadania bez zawarcia aneksu do umowy. Po wpisaniu
tytułu zadania wracamy do „PANELU GŁÓWNEGO” (wpisany wniosek powinien się pojawić w zakładce „
WNIOSKI ZAREJESTROWANE” znajdującej się na „PANELU GŁÓWNYM”. Wnioskodawca, który zamierza
złożyć w danym roku więcej wniosków może od razu wpisać w zakładce „WPISZ TYTUŁ ZADANIA”
wszystkie ich tytuły korzystając z klawisza „Dopisz kolejny tytuł”.
Krok 3
Po wpisaniu danych wnioskodawcy (Krok 1) i tytułu zadania (Krok 2) przechodzimy do zakładki „WNIOSKI
ZAREJESTROWANE” celem wypełnienia formularza wniosku.
Krok 4
Wybieramy zakładkę „ZADANIA REJESTROWANE” poprzez kliknięcie w pole ► pod nazwą tej zakładki, a
następnie przechodzimy do formularza konkretnego zadania poprzez kliknięcie pola ► znajdującego się przy
jego tytule.
1. Wypełniając pola „termin rozpoczęcia zadania” i „termin zakończenia zadania” należy uwzględnić
nie tylko czas faktycznej realizacji danego przedsięwzięcia (np. datę koncertu, festiwalu czy termin
wydania publikacji), ale również okres poprzedzający (związany z wszelkiego rodzaju przygotowaniami)
i okres związany z rozliczeniem zadania. Termin ten powinien być oszacowany racjonalnie, nie ma
uzasadnienia dla sztucznego wydłużania terminu realizacji zadania, ani jego nadmiernego skracania.
Należy unikać sytuacji, gdy przykładowo termin realizacji projektu polegającego na organizacji koncertu
w marcu, kończy się w grudniu 2016 r.
UWAGA: Tylko wydatki poniesione w okresie realizacji zadania wyznaczonym „terminem rozpoczęcia
zadania” i „terminem zakończenia zadania” mogą być finansowane w ramach przyznanej dotacji.
UWAGA: Zadanie może rozpoczynać się najwcześniej 1 stycznia 2016 i kończyć najpóźniej 31 grudnia
2016 r.
1. W polach: „imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za realizację zadania”, „telefon kontaktowy
”, „fax” i „e-mail” należy podać dane osoby, która odpowiada za właściwą realizację danego zadania, i z
którą należy kontaktować się w przypadku wątpliwości dotyczących wniosku. Z osobą wymienioną w tej
rubryce pracownicy Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji będą się kontaktować w przypadku
konieczności dokonania korekt wniosku lub uzyskania wyjaśnień dotyczących umieszczonych w nim
zapisów. W związku z powyższym osoba odpowiedzialna powinna być łatwo dostępna pod podanym
numerem telefonu. Powinna także doskonale znać złożony wniosek. Nie musi być to osoba stojąca na
czele wnioskującego podmiotu.
2. W polu „cel i spodziewane efekty zadania” należy w krótkiej, zwięzłej formie opisać jaki jest cel
realizacji wnioskowanego zadania i jakie dzięki jego realizacji efekty spodziewa się osiągnąć
wnioskodawca. Rubrykę tą należy wypełnić w sposób konkretny, związany bezpośrednio z realizowanym
zadaniem. Należy unikać ogólników. Zalecane jest, by w rubryce zapisać główny cel zadania, to jest
„Podtrzymanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości…..” lub „Zachowanie i rozwój języka
regionalnego”, a następnie skonkretyzować „realizowane poprzez…”. Przykładowe wypełnienie tej
rubryki w przypadku zadania polegającego na zakupieniu strojów dla zespołu artystycznego mniejszości
X o nazwie Y winno wyglądać w sposób następujący:
cel i spodziewane efekty zadania:
Cel: Podtrzymanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości X realizowane poprzez
poprawę prezencji scenicznej zespołu Y, a dzięki temu zwiększenie atrakcyjności
występów i zachęcenie młodzieży do śpiewania w zespole.
Spodziewane efekty: Wyposażenie zespołu Y w 20 kompletów strojów.
1. W polu „partnerzy” należy wymienić podmioty wspomagające wnioskodawcę przy realizacji danego
zadania. Nie muszą to być partnerzy wspomagający zadanie finansowo, mogą to być również podmioty
wspierające w dowolny inny sposób jego realizację. O ile wnioskodawca nie będzie współpracował z
innymi podmiotami przy realizacji zadania w rubryce tej należy wpisać słowo „brak”.
2. W polu „miejsce realizacji zadania” należy wymienić wszystkie miejscowości, w których
wnioskodawca zamierza zrealizować dane zadanie. W przypadku wszelkich wydawnictw należy wymienić
miejscowość, w której mieści się siedziba wnioskodawcy.
3. W polu „mniejszość narodowa lub etniczna albo społeczność posługująca się językiem
regionalnym do której skierowane jest zadanie” należy wybrać mniejszość, do której adresowane
jest dane zadanie (w przypadku gdy zadanie skierowane jest głównie do danej mniejszości natomiast
wśród odbiorców znajdą się również osoby nie należące do tej mniejszości wnioskodawca powinien
wskazać w tej rubryce nazwę konkretnej mniejszości). W przypadku gdy zadanie adresowane jest w
równym stopniu do kilku mniejszości wnioskodawca wypełniając to pole powinien wybrać i wskazać jedną
z nich (zaznaczając oczywiście fakt adresowania projektu do kilku mniejszości w „OPISIE ZADANIA”). W
przypadku zadań służących zachowaniu i rozwojowi języka kaszubskiego należy wybrać „język regionalny
- kaszubski”. W przypadku zadań mających na celu propagowanie wiedzy o mniejszościach w polu tym
należy wybrać opcję „promocja”.
4. W polu „krótka informacja o innych zadaniach na rzecz mniejszości realizowanych przez
wnioskodawcę” należy zamieścić zwięzłą informację o zadaniach realizowanych przez wnioskodawcę
na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych. W przypadku gdy wnioskodawca chce realizować dzięki
dotacji zadanie służące zachowaniu i rozwojowi języka regionalnego wypełniając to pole winien zamieścić
zwięzłą informację o innych zadaniach realizowanych przez niego na rzecz zachowania i rozwoju języka
kaszubskiego. O ile wnioskodawca nie realizuje innych działań na rzecz mniejszości bądź języka
kaszubskiego należy również umieścić w tym polu informację o tym fakcie.
5. W polu „czy wnioskodawca zamierza pobierać opłatę za usługę od osób, na rzecz których
usługa ta będzie świadczona?” należy wybrać możliwość odpowiadającą stanowi faktycznemu. Pole
to służy poinformowaniu przez wnioskodawcę czy będzie czerpał przychody w ramach realizacji zadania.
W przypadku podjęcia takiej decyzji (sprzedaż wydawnictw, bilety i innego rodzaju odpłatny udział
uczestników) wszystkie uzyskane środki muszą być przeznaczone na realizację danego zadania i muszą
zostać wykazane w rubryce „przychody przewidziane w związku z realizacją zadania”
podsumowania kosztorysu (Krok 9).
6. W polu „rodzaj dotacji” wnioskodawca wybiera opcję odpowiadającą rodzajowi zadania, o które chce
wnioskować. Od dokonanego wyboru zależy forma „OPISU ZADANIA”, który wnioskodawca będzie
wypełniał. W przypadku, gdy wnioskowane zadanie nie pasuje do żadnej z uwidocznionych kategorii,
wnioskodawca winien wybrać kategorię „K. Dotacje celowe – Inne”.
UWAGA: Wnioskodawcy nie powinni wybierać kategorii „K. Dotacje celowe – Inne” w sytuacji, gdy
zadanie, na które chcieliby otrzymać dotację odpowiada innej wymienionej w tym polu kategorii.
Po poprawnym wypełnieniu wszystkich pól wracamy do zakładki „WNIOSKI ZAREJESTROWANE” bądź
poprzez „PANEL GŁÓWNY”, bądź poprzez dwukrotne kliknięcie klawisza „Powrót”.
Krok 5
W zakładce „WNIOSKI ZAREJESTROWANE” wybieramy zakładkę „OPIS ZADANIA” poprzez kliknięcie w
pole ► pod nazwą tej zakładki, a następnie przechodzimy do opisu konkretnego zadania poprzez kliknięcie
pola ► znajdującego się przy jego tytule. Możemy teraz wypełnić tą część formularza.
●
W „OPISIE ZADANIA” należy podać wszystkie żądane informacje, w taki sposób, by referenci oceniający
wniosek mogli na ich podstawie dokonać pełnej i rzetelnej oceny projektu.
●
Podając w „OPISIE ZADANIA” wszystkie informacje istotne dla oceny wniosku nie należy używać zwrotu
„około” (forma ta jest dopuszczalna wyłącznie w przypadku podawania liczby widzów imprez
kulturalnych). Należy podawać konkretne dane, lub w przypadku gdy wnioskodawca nie dysponuje w dniu
wypełniania wniosku ostatecznymi informacjami należy podać minimalne wartości, których wnioskodawca
jest 100% pewny, z adnotacją: „nie mniej niż”. Należy pamiętać, iż w przypadku przyznania dotacji
podane we wniosku wartości będą stanowić podstawę do późniejszej oceny stopnia realizacji zadania.
Przykładowo: Sposób wypełnienia pól 4-6 kategorii „A. Dotacje celowe - Imprezy artystyczne (koncerty,
przeglądy, festiwale, festyny, konkursy muzyczne lub recytatorskie itp.)” winien wyglądać w sposób
następujący.
4. Szacunkowa liczba wykonawców
10 zespołów – nie mniej niż 120 osób
5. Szacunkowa liczba widzów
Około 2500 widzów
6. Szacunkowa liczba wykonawców reprezentujących mniejszość.
Nie mniej niż 7 zespołów – 90 osób
UWAGA: Przy wypełnianiu pól „Szacunkowa liczba wykonawców” i „Szacunkowa liczba
wykonawców reprezentujących mniejszość” zalecane jest by podawać zarówno liczbę
występujących zespołów (w tym i solistów), jak i liczbę konkretnych osób, które pojawią się na
scenie.
●
W przypadku wniosków o dotację podmiotową (L. Dotacje podmiotowe) każdy wnioskodawca musi
koniecznie wypełnić pola 4 – 7. Pozostałe pola wypełnia wyłącznie, gdy odpowiadają rodzajowi
wnioskowanego zadania - przykładowo wnioskodawca ubiegający się o dotację podmiotową przeznaczoną
na pokrycie kosztów eksploatacji i najmu lokalu służącego działalności statutowej organizacji wypełnia
również pola 1 – 3. W sytuacji, gdy wnioskodawca ubiega się wyłącznie o dofinansowanie kosztów obsługi
finansowo-księgowej i/lub prawnej organizacji i/lub wynagrodzenie pracownika biurowego organizacji w
polach 1-3 należy zaznaczyć możliwość „nie dotyczy”. W każdym przypadku zalecane jest by w polu 8 - „
Dodatkowe informacje istotne dla oceny wniosku (wypełnić o ile zachodzi taka potrzeba)”
wnioskodawca ubiegający się o dotację podmiotową umieścił wyjaśnienia, dlaczego dofinansowanie
danych etatów i/lub kosztów eksploatacji i najmu lokali jest konieczne dla właściwej realizacji przez
wnioskodawcę zadań mających na celu zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości lub
zachowanie i rozwój języka regionalnego.
UWAGA: Pod pojęciem eksploatacja rozumiane będą między innymi opłaty za: energię
elektryczną, opał, gaz, ogrzewanie, telefony, internet, wodę, podatki od nieruchomości,
opłaty stałe typu wywóz nieczystości.
UWAGA: Dane w rubrykach 4, 5 i 6 („Przychody z działalności statutowej – w zł”, „Koszty
realizacji zadań statutowych – w zł” oraz „Wpłacone składki członkowskie – w zł”) powinny
być zgodne z danymi sprawozdań finansowych za rok poprzedzający rok złożenia wniosku.
Zamieszczony we wniosku zapis o realizacji zadania dzięki dotacji Ministra Administracji
i Cyfryzacji powinien być umieszczony w takim miejscu (lub miejscach) dzięki którym
odbiorcy zadania uzyskają informację o wsparciu jego realizacji z dotacji Ministra A
dministracji i Cyfryzacji.
Przykładowo:
- w przypadku imprez artystycznych (koncerty, przeglądy, festiwale, festyny, konkursy
muzyczne lub recytatorskie itp. - baner umieszczony na scenie, plakaty, zaproszenia,
wydawnictwa związane z imprezą, materiały promocyjne, strona internetowa
organizacji, informacja podawana w trakcie imprezy itp.),
- w przypadku wsparcia działalności zespołów artystycznych mniejszości – informacja
umieszczona na wydawnictwach zespołu (plakaty, płyty, kasety, foldery itp.),
informacja umieszczona w sali prób, strona internetowa zespołu, informacja podawana
ustnie w trakcie koncertów,
- w przypadku wydawania publikacji książkowych - druga strona okładki, strona tytułowa,
stopka redakcyjna, materiały promocyjne związane z publikacją itp.),
- w przypadku wydawania czasopism - okładka czasopisma, strona tytułowa, stopka
redakcyjna itp.),
- w przypadku wydawania innego rodzaju wydawnictw (płyty, kasety, foldery,
kalendarze) - okładka wydawnictwa, strona tytułowa, materiały promocyjne związane z
wydawnictwem, strona internetowa itp.),
- w przypadku dotacji celowych na remonty - tablica umieszczona na obiekcie, materiały
promocyjne, strona internetowa itp.,
- w przypadku mediów - materiały promocyjne, strona internetowa, informacja ta może
być również podawana w trakcie audycji itp.,
- w przypadku dotacji podmiotowych – materiały promocyjne organizacji, informacja ta
może być również podawana w trakcie organizowanych imprez, umieszczana w
wydawnictwach itp. W przypadku wsparcia z dotacji kosztów najmu i eksploatacji
lokalu informacja ta może być również umieszczona w siedzibie organizacji, w
materiałach promocyjnych, na stronie internetowej organizacji itp.).
UWAGA: Zapis o realizacji zadania dzięki dotacji Ministra Administracji i Cyfryzacji może być
umieszczany w języku polskim, w języku mniejszości lub w języku regionalnym.
Krok 6
Po poprawnym wypełnieniu wszystkich pól „OPISU ZADANIA” poprzez kliknięcie klawisza „Dalej”
przechodzimy do okna, w którym wnioskodawca informuje, czy w poprzednich latach ubiegał się o dotacje
Ministra Administracji i Cyfryzacji lub Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Właściwe dokonanie
wyboru (poprzez odznaczenie w kwadracie umieszczonym w lewym górnym rogu okna) określa załączniki,
które będą musiały być dołączone do wniosku.
UWAGA: Zamiast odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego Wnioskodawca może dołączyć do wniosku
dotyczący jego organizacji wydruk z dostępnej na stronach internetowych Ministerstwa
Sprawiedliwości Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego.
UWAGA: Poza wydrukiem z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego wszystkie załączniki
powinny być dokumentami oryginalnymi lub poświadczonymi za zgodność z oryginałem.
Poświadczenie za zgodność z oryginałem nie musi być poświadczeniem notarialnym, wystarczy, gdy
dokona go np. prezes, skarbnik lub sekretarz wnioskującej organizacji (osoba uwidoczniona w
Krajowym Rejestrze Sądowym wnioskującego podmiotu lub posiadająca identyfikującą jej funkcję
pieczątkę imienną). Aby dokument mógł być uznany za poświadczony za zgodność z oryginałem
stosowny zapis wraz z pieczątką i podpisem (lub czytelnym podpisem z imienia i nazwiska, w
przypadku osób nie posiadających imiennej pieczątki) musi być umieszczony na wszystkich stronach
przesyłanej kopii.
UWAGA: Do każdego wniosku wnioskodawca zobowiązany jest załączyć pełen komplet wymaganych
załączników. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której wnioskodawca przesyła jeden komplet
wymaganych załączników do kilku złożonych wniosków.
Po poprawnym dokonaniu wyboru, za pomocą kliknięcia w klawisz „Kosztorys” wnioskodawca przechodzi do
wypełniania części kosztorysowej projektu.
Krok 7
Wnioskodawca wypełnia część kosztorysową projektu. Tworząc kosztorys projektu wnioskodawca wypełnia
wyłącznie te kategorie kosztów, które dotyczą wydatków planowanych w ramach realizowanego zadania.
Celem wpisania wydatków do wybranej/nych kategorii kosztów należy kliknąć w jej nazwę.
UWAGI OGÓLNE DOTYCZĄCE KOSZTORYSU
Przy wymienianiu poszczególnych wydatków w kategoriach „ZAKUP MATERIAŁÓW I ENERGII” i
„USŁUGI OBCE” nie jest wymagane podawanie kosztów poszczególnych wydatków. Należy podać
wyłącznie kwotę łączną przeznaczoną na daną kategorię kosztów i wnioskowaną wysokość dotacji
przeznaczoną na tą kategorię.
Wpisując konkretny wydatek do kosztorysu zadania należy dokładnie rozważyć czy dany koszt
będzie ponoszony w ramach usług obcych, czy np. zakupu materiałów i energii. Zgodnie z podjętą
decyzją należy taki wydatek wpisać do właściwej kategorii kosztów. Przykładowo wyżywienie dla
uczestników projektu może być zapewnione zarówno w ramach usług (usługa cateringowa
świadczona przez firmę lub bar), jak i zakupu materiałów i energii (zakup artykułów spożywczych –
chleb, masło, wędliny). Wydatek należy zatem właściwie określić i wpisać go w odpowiednią
rubrykę. Przykładowo wnioskodawca, który w ramach realizacji zadania zamierza zapewnić
zarówno usługę cateringową (obiad dla uczestników), jak i zakupić artykuły spożywcze, z których
własnym sumptem przygotuje poczęstunek dla części uczestników imprezy wypełnia zarówno
rubrykę w kategorii „USŁUGI OBCE” wpisując wydatek „Usługa cateringowa – obiad
dla uczestników”, jak i w kategorii „ZAKUP MATERIAŁÓW I ENERGII” wpisując wydatek „Zakup
artykułów spożywczych na poczęstunek dla uczestników”. Mając powyższe na uwadze należy
celem uniknięcia późniejszych wątpliwości przy rozliczaniu wniosku jednoznacznie nazywać
wydatki.
W przypadku wniosków o dotację podmiotową wnioskodawca jest zobowiązany zapewnić środki
własne (lub środki z innych źródeł) w wysokości co najmniej 10% całości kosztów realizacji zadania.
Wspomniane 10% należy liczyć od kosztu całkowitego realizacji zadania, a nie od wnioskowanej
wysokości dotacji.
W szczególnych i wyjątkowych przypadkach, gdy wnioskodawca ma problem z właściwym
zakwalifikowaniem danego wydatku do konkretnej kategorii kosztów zaleca się kontakt z Panią
Marią Gibułą z Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji (tel.
+48 22 245 57 40, e-mail [email protected]). Przypisanie we wniosku o dotację danego
wydatku do konkretnej kategorii kosztów, a następnie pokrycie go z innej kategorii może
skutkować nie uznaniem danego wydatku przez Departament Budżetu i Finansów Ministerstwa
Administracji i Cyfryzacji na etapie rozliczania projektu pod względem finansowym, co jest
jednoznaczne z koniecznością zwrotu środków dotacji wydatkowych na pokrycie danego wydatku.
POSZCZEGÓLNE KATEGORIE KOSZTÓW:
„WYNAGRODZENIA” – W tej rubryce wnioskodawca określa za jaką działalność wynagrodzenie ma być
wypłacone (np. Prowadzenie warsztatów, Dyrygent chóru, Koordynator zadania, Honorarium autora itp.) i
podaje podstawę zatrudnienia (np. - umowa zlecenia, - umowa o dzieło, - umowa o pracę itp.) osoby lub
osób, których zatrudnienie zaplanowano w ramach realizacji zadania. Następnie wpisuje „ilość” tego typu
umów, ich „cenę jednostkową”, a także zaznacza czy i w jakiej części dane wynagrodzenie ma być
pokryte z dotacji MAiC (w przypadku gdy wynagrodzenie nie jest pokrywane ze środków dotacji w rubryce
„wnioskowana dotacja” należy wpisać „0”. Przykładowe wypełnienie tej rubryki winno wyglądać w
sposób następujący:
WYNAGRODZENIA-wyszczególnienie kosztów
(podaj podstawę prawną zatrudnienia)
ilość cena
jednostkowa
wnioskowana
dotacja
koszt
całkowity
Prowadzący warsztaty rękodzieła -umowa zlecenia
1
1000
500
1000
Prowadzący warsztaty śpiewu -umowa zlecenia
2
400
800
800
Prowadzący warsztaty śpiewu -umowa o dzieło
1
400
400
400
Koordynator zadania - umowa o dzieło
1
200
0
200
Opiekunowie grup – umowa zlecenia
2
150
0
300
UWAGA: Przy wypełnianiu tej rubryki niedopuszczalna jest sytuacja w której
wnioskodawca w polu „WYNAGRODZENIA – wyszczególnienie kosztów (podaj podstawę
prawną zatrudnienia)” wpisze wyłącznie podstawę zatrudnienia np. „Umowa o dzieło”. Z
wypełnionej rubryki musi jednoznacznie wynikać jakich działań podejmowanych w ramach
realizacji projektu ma dotyczyć wspomniana umowa. Właściwy zapis winien zatem
wyglądać przykładowo: „Prowadzący warsztaty rękodzieła-umowa zlecenia”.
UWAGA: Zalecane jest by osobom, z którymi w ramach realizacji zadania zawierana jest
umowa zlecenia lub umowa o dzieło nie były dodatkowo zwracane koszty podróży. Środki
te powinny być zawarte w ramach kwoty wypłaconej na podstawie wspomnianych umów.
W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zwracanie kosztów podróży osobom, z
którymi zawarto wspomniane umowy, ale tylko w sytuacji, gdy w zawieranych umowach
znalazł się stosowny zapis informujący, iż kwota przekazana w ramach umowy nie zawiera
środków finansowych przeznaczonych na zwrot kosztów podróży.
„ZAKUP MATERIAŁÓW I ENERGII” - W tej rubryce wnioskodawca wymienia, jakie materiały zamierza
zakupić na potrzeby zadania oraz podaje (w prawym górnym rogu) ich łączny koszt całkowity i wnioskowaną
wysokość dotacji. Zaznacza także (klikając w niebieską strzałkę przy nazwie danego materiału), zakup
których materiałów będzie, choć w części pokryty z dotacji MAiC.
UWAGA: Dnia 28 lutego 2015 r. upłynął termin składania wniosków o dotacje przeznaczone
na sfinansowanie inwestycji (w tym zakupów inwestycyjnych). Nie można zatem ubiegać
się we wniosku o zakup, który zostanie zaksięgowany jako zakup inwestycyjny (tzn. taki
którego koszt jednostkowy wynosi 3 500 zł i powyżej).
„USŁUGI OBCE” - W tej rubryce wnioskodawca wymienia wykonanie jakich usług obcych zamierza zakupić
na potrzeby zadania oraz podaje (w prawym górnym rogu) ich łączny koszt całkowity i wnioskowaną
wysokość dotacji. Zaznacza także (klikając w niebieską strzałkę przy nazwie danej usługi), zakup których
usług będzie, w całości lub w części, pokryty z dotacji Ministra Administracji i Cyfryzacji.
„POZOSTAŁE KOSZTY” - W tej rubryce wnioskodawca wymienia jakie wydatki należące do kategorii
pozostałych kosztów zamierza ponieść w ramach realizacji zadania oraz podaje (w prawym górnym rogu)
ich łączny koszt całkowity i wnioskowaną wysokość dotacji. Zaznacza także (klikając w niebieską strzałkę
przy nazwie danego wydatku), które z kosztów, choć w części pokryte będą z dotacji Ministra Administracji i
Cyfryzacji.
UWAGA: Należy pamiętać, iż jako pozostałe koszty mogą być zakwalifikowane wyłącznie:
koszty delegacji służbowych pracowników etatowych organizacji, koszty nagród
finansowych (np. dla zwycięzców konkursów), bony prezentowe, podatki i koszty
ubezpieczenia oraz tzw. „kilometrówka”, czyli środki pieniężne wypłacane na podstawie
określonego ryczałtu za kilometr pokonanej trasy jako zwrot kosztów przyjazdu osób
zaangażowanych w realizację projektu.
Krok 8
Po poprawnym wypełnieniu wszystkich wymaganych rubryk kosztorysu za pomocą kliknięcia w klawisz
„Dalej” wnioskodawca przechodzi do okna, w którym wskazuje „PLANOWANE RATY DOTACJI”. W oknie
tym należy podać proponowaną przez wnioskodawcę i uzasadnioną realizowanym zadaniem wysokość i
liczbę transz (maksimum 3), na które powinna być podzielona kwota przyznanej dotacji oraz wyznaczyć
terminy otrzymania kolejnych transz w sposób zapewniający właściwą realizację zadania. Wnioskodawca
może wystąpić o przekazanie środków dotacji w jednej transzy bądź w kilku, powinno być to jednak
merytorycznie uzasadnione potrzebami realizowanego zadania. W przypadku dotacji wyższych niż 50 000 zł
zaleca się rozpisanie dotacji na transze.
Krok 9
Po poprawnym wypełnieniu okna „PLANOWANE RATY DOTACJI” za pomocą klawisza „Dalej”
wnioskodawca przechodzi do części wniosku podsumowującej kosztorys.
W rubryce „środki własne” należy podać kwotę środków finansowych, jaką wnioskodawca planuje
przeznaczyć z własnego budżetu na realizację danego zadania.
W rubryce „przychody przewidziane w związku z realizacją zadania” należy podać wysokość środków,
które wnioskodawca planuje uzyskać w ramach realizacji zadania (sprzedaż wydawnictw, bilety i innego
rodzaju odpłatny udział uczestników).
W rubryce „środki z innych źródeł” należy podać wysokość środków, które wnioskodawca otrzyma na
realizację zadania ze źródeł innych niż: dotacja Ministra Administracji i Cyfryzacji, środki własne i
ewentualne przychody od beneficjentów. Nazwy podmiotów wspierających finansowo realizację zadania,
których wsparcie wykazano w tej rubryce należy wymienić w polu pod tabelką.
UWAGA: Sugerujemy, aby wykazując w kosztorysie zadania środki z innych źródeł i przychody od
beneficjentów wnioskodawca podawał kwoty, co do których ma 100 % pewność, że zostaną one
przekazane na realizację powyższego zadania przez inne niż wnioskodawca i Ministerstwo
Administracji i Cyfryzacji podmioty wspierające finansowo jego realizację lub osiągnięte od
beneficjentów. Przypominamy, że zgodnie z § 5 ust. 3 Ramowego wzoru umowy o
finansowanie/dofinansowanie działalności zmierzającej do ochrony, zachowania i rozwoju tożsamości
kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowania i rozwoju języka regionalnego
stanowiącego Załącznik nr 3 do Informacji o szczegółowych zasadach postępowania przy udzielaniu
dotacji na realizację w 2016 r. zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości
kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego „W
przypadku obniżenia przez Zleceniobiorcę kosztów realizacji zadania finansowanych z przyznanej
dotacji, środków własnych lub środków z innych źródeł, bez zmiany warunków umowy, wysokość
dotacji ulega zmniejszeniu o taki sam procent, o jaki został obniżony koszt całkowity realizacji zadania.
Różnica podlega zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy, nie później niż w terminie 15 dni od
dnia upływu terminu zakończenia realizacji zadania”.
UWAGA: Przypominamy, iż zgodnie z § 4 wspominanego Ramowego wzoru umowy o
finansowanie/dofinansowanie działalności zmierzającej do ochrony, zachowania i rozwoju tożsamości
kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowania i rozwoju języka regionalnego
wszelkie przychody uzyskane przy realizacji zadania oraz odsetki bankowe od przekazanej przez
Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji dotacji muszą być wykorzystane na realizację danego zadania.
Przykładowo: Wnioskodawca konstruując kosztorys wniosku dotyczącego wydania publikacji
książkowej zakładał przychody ze sprzedaży wydawnictwa w wysokości 4 000 zł. W trakcie realizacji
zadania uzyskał przychody ze sprzedaży książki w wysokości 5 000 złotych. Zatem cała kwota 5 000 zł
musi być wydatkowana na realizację danego zadania i wykazana w sprawozdaniu z jego realizacji.
Krok 10
Po właściwym wypełnieniu części wniosku podsumowującej kosztorys należy za pomocą klawisza „Dalej”
przejść do fazy końcowej opracowywania projektu. Tu po zaakceptowaniu wniosku drukujemy gotowy
formularz.
Krok 11
Po wydrukowaniu formularza wniosku i sprawdzeniu czy wszystko się zgadza należy wypełnić odręcznie
rubrykę „nr wersji wniosku” (lewy górny róg wydrukowanego formularza) poprzez wpisanie kolejnego
numeru wersji danego, konkretnego wniosku przekazanego do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji..
Przykładowo: wniosek wysłany jako pierwszy będzie miał numer 1.O ile zajdzie potrzeba wprowadzenia
korekt wnioskodawca prześle skorygowany wniosek z numerem 2, jeżeli konieczność taka zajdzie ponownie
przesłany wniosek będzie nosił numer 3 itd. Każda wysyłana wersja wniosku powinna mieć kolejny numer
(niedopuszczalne jest powtarzanie numerów wniosków).
Krok 12
Ostatnie z działań dotyczy podpisania wniosku o dotację. W tym celu w rubryce „Miejscowość i data oraz
pieczęć i podpis osoby lub osób upoważnionych zgodnie z rejestrem bądź ewidencją do
reprezentowania wnioskodawcy” należy odręcznie wpisać miejscowość, w której został sporządzony
wniosek, datę jego sporządzenia, oraz przystawić pieczęć lub pieczęcie i umieścić podpisy osoby lub osób
upoważnionych (zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym, lub innym załączonym dokumentem)
do występowania w imieniu wnioskodawcy. O ile wnioskodawca nie posiada imiennej pieczęci uprzejmie
prosimy o umieszczenie czytelnych podpisów wymienionych powyżej osób. Data sporządzenia powinna
być zgodna z faktyczną datą podpisania wniosku (daty poszczególnych wersji wniosków będą zatem różne).
UWAGA: W przypadku, gdy wniosek podpisany jest przez inną osobę (bądź osoby), niż upoważniona(e)
na podstawie Krajowego Rejestru Sądowego lub właściwego dla wnioskodawcy rejestru niezbędne jest
dołączenie do wniosku oryginałów lub poświadczonych za zgodność kopii stosownych upoważnień do
występowania w imieniu wnioskodawcy wystawionych dla danej osoby (lub osób).
Krok 13
Właściwie wypełniony, wydrukowany i podpisany wniosek wraz z wymaganymi załącznikami (wymienionymi
w części IV wydrukowanego formularza) należy w terminach określonych w Informacji o szczegółowych
zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2016 r. zadań mających na celu ochronę,
zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój
języka regionalnego oraz w sposób w niej wskazany przekazać do Departamentu Wyznań Religijnych oraz
Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.
Krok 14
Przed wysłaniem wniosku prosimy o ponowne sprawdzenie:
1. Czy wnioskodawca ubiegający się o dotację jednoroczną nie wypełnił aplikacji dotyczącej dotacji
trzyletnich.
2. Czy wnioskodawca właściwie wypełnił wszystkie pola wniosku.
3. Czy w „OPISIE ZADANIA” nie pojawił się zwrot „około”.
4. Czy wydrukowany wniosek jest podpisany przez upoważnione osoby.
5. Czy do wniosku zostały załączone wymagane załączniki.
6. Czy załączniki, które tego wymagają zostały podpisane lub poświadczone za zgodność z oryginałem.
Krok 15 – Uwagi i zalecenia dla dotacjobiorców dotyczące realizacji projektu
1. Każda faktura za wydatek poniesiony ze środków dotacji w ramach realizacji zadania powinna być
właściwie opisana (zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz.
330, z późn. zm) oraz zgodnie z przypisem nr 3 zamieszczonym w Załączniku nr 6 do Informacji o
szczegółowych zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2016 r. zadań mających
na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz
zachowanie i rozwój języka regionalnego – Załącznik nr 6 - Sprawozdanie częściowe/końcowe z
wykonania zadania mającego na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości
narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego.
2. W przypadku, gdy od momentu złożenia do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji wniosku zaszły zmiany
dotyczące osób upoważnionych do występowania w imieniu dotacjobiorcy (nowe władze w organizacji,
zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, cofnięcie pełnomocnictw itp.) należy niezwłocznie powiadomić o
tym fakcie Departament Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa
Administracji i Cyfryzacji przesyłając równocześnie oryginały lub poświadczone za zgodność kopie
dokumentów wskazujących właściwe osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu. Departament
Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji
należy również niezwłocznie poinformować, w formie pisemnej, o zmianie: danych teleadresowych
beneficjenta dotacji, zmianie numeru konta i innych danych istotnych dla właściwej komunikacji
pomiędzy Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji a beneficjentem.
3. Zgodnie z brzmieniem art. 152 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z
2013 r., poz. 885, z późn. zm.) podmiot realizujący zadanie wsparte dotacją Ministra Administracji i
Cyfryzacji zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z
dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków. Wzór takiej ewidencji stanowi załącznik do
niniejszej instrukcji.
4. Podmiot realizujący zadanie zobowiązany jest do posiadania dokumentacji potwierdzającej fakt właściwej
realizacji zadania wspartego ze środków dotacji. Zalecane jest by w trakcie realizacji projektu gromadził
wszelką dokumentację potwierdzającą ten fakt, w tym m.in. kopie dzienników lekcyjnych, listy
uczestników zajęć lub inne dokumenty potwierdzające fakt prowadzenia zespołów artystycznych lub
zajęć świetlicowych, wszelkiego rodzaju plakaty, zaproszenia, programy i publikacje dokumentujące fakt
przeprowadzenia imprez kulturalnych lub prowadzenia działalności przez zespoły artystyczne wspierane
w ramach realizacji zadania, protokoły przyznania nagród, dokumentację filmową i fotograficzną
potwierdzającą fakt właściwej realizacji zadania itp. Materiały te mogą być przydatne na etapie
przygotowywania sprawozdawania z realizacji zadania lub w przypadku kontroli realizacji projektu
przeprowadzanej przez Departament Kontroli Skarg i Wniosków Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.
Załączniki do strony
Instrukcja pomocna przy wypełnianiu wniosków o udzielenie dotacji na realizację w 2016 r. zadań mających na celu
ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój
języka regionalnego 49.58 KB
Wstecz
Drukuj
Generuj PDF
Powiadom znajomego