Draft Agenda - Agape

Lublin, dn. 27 sierpnia 2012 r.
……………………………………………………
Miejscowość, data
Zamawiający: Katolickie Stowarzyszenie Pomocy Osobom Potrzebującym „AGAPE”
Lublin 20-109, ul. Bernardyńska 5
NIP 946 215 73 44
REGON 430995850
KRS 0000202462
e-mail: [email protected]
tel./fax 81 5343887
Zapytanie ofertowe nr 1/CE/AGAPE/2012
(dotyczy wyboru podmiotu świadczącego usługi hotelowe, cateringowe oraz wynajem sali
szkoleniowej w ramach projektu Centrum Energii, współfinansowanego z środków SzwajcarskoPolskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych)
Kod CPV: 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
Kod CPV: 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Nr wniosku: 0435/D/2/2012
I. ZAMAWIAJĄCY
1. Zamawiającym jest Katolickie Stowarzyszenie Pomocy Osobom Potrzebującym „AGAPE”,
(ul. Bernardyńska 5, 20-109 Lublin).
2. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami dostępne jest na stronie www.agape.lublin.pl oraz
na tablicy ogłoszeń w siedzibie biura projektu Katolickiego Stowarzyszenia Pomocy Osobom
Potrzebującym „AGAPE” przy ul. Bernardyńskiej 5 w Lublinie.
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja noclegu, wyżywienia oraz wynajem sali szkoleniowej
podczas 3 dniowych warsztatów wyjazdowych organizowanego na potrzeby projektu „Centrum
Energii” współfinansowanego z środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w
ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Zapytanie ofertowe obejmuje wynajem
dwóch sal szkoleniowych, organizację noclegu oraz wyżywienia w obiekcie o standardach co
najmniej hotelu kategorii trzygwiazdkowej w odległości do 250 km od Lublina (kod CPV
55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego, 70220000-9 Usługi
wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne).
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Lokalizacja: w odległości do 250 km od Lublina
Standard: hotel spełniający standardy co najmniej kategorii trzygwiazdkowej
Lp.
Zakres usługi
1. 2 noclegi, pokoje jednoosobowe z łazienką (min. 5
sztuk)
2. 2 noclegi, pokoje dwuosobowe lub trzyosobowe z
łazienką
Liczba osób
40 uczestników
4 trenerów
1 osoba
odpowiedzialna
za organizację
Termin realizacji
19-21 październik
2012 r.
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego
programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
3. Wyżywienie
 Pierwszy dzień pobytu – obiad, kolacja
uroczysta;
 Drugi dzień pobytu – pełne wyżywienie
(kolacja zwykła)
 Trzeci dzień pobytu – śniadanie, obiad
szkolenia
Śniadanie – szwedzki stół
Obiad – zupa, drugie danie, napój, deser.
Kolacja – sałatki, wędliny, jedno danie na ciepło.
Kolacja uroczysta – bardziej rozbudowane menu.
Możliwość wyboru opcji diety mięsnej i
wegetariańskiej.
4. Wynajem sali szkoleniowej klimatyzowanej - łącznie
21h rozłożonych na 3 dni szkoleniowe:
 Pierwszy dzień pobytu – 6 h
 Drugi dzień pobytu – 10 h
 Trzeci dzień pobytu – 5 h
5. Przerwy kawowe:
 Pierwszy dzień pobytu –jedna łączna stale
uzupełniana (kawa, herbata, soki, woda
mineralna, ciasta, owoce)
 Drugi dzień pobytu –jedna łączna stale
uzupełniana (kawa, herbata, soki, woda
mineralna, ciasta, owoce)
 Trzeci dzień pobytu – jedna łączna stale
uzupełniana (kawa, herbata, soki, woda
mineralna, ciasta, owoce)
3. Wymagania w stosunku do Wykonawcy:
A) Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej
przedmiot zamówienia.
B) Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także
dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

Personel odpowiedzialny za usługi gastronomiczne powinien posiadać aktualne
książeczki zdrowia
 Obiekt musi spełniać warunki przewidziane dla hoteli trzygwiazdkowych zgodnie z
rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie
obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
C) Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, pozwalającej na wykonanie
zamówienia(Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełniania tego warunku).
D) Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego
czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
powiązania kapitałowe lub osobowe
Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. A) B)
C) D) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego
Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie
dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania: aktualnego odpisu z właściwego rejestru
albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego
programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania, w formie oryginału lub kserokopii
poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
4.Oferty częściowe: nie ma możliwości składania ofert częściowych.
5. Płatności: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po wykonaniu usługi zgodnie z
terminem określonym w umowie (pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu).
6. Termin związania ofertą
Oferent jest związany ofertą w terminie do 30 dni od dnia złożenia oferty
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 30.11.2012 r.
IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu
ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty,
niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za
koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem
Zamawiającego.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub
inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte,
ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne
poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę,
która jest jej Wykonawcą.
Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres:
[email protected], fax’u na numer 81 53 48 887, przesłana pocztą tradycyjną lub
dostarczona osobiście na adres: Katolickie Stowarzyszenie Pomocy Osobom Potrzebującym
„AGAPE”, ul. Bernardyńska 5, 20-109 Lublin do dnia 10 września 2012 roku do godz. 10-tej
(liczy się data wpływu).
Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany
Formularz ofertowy.
2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych
wymagań nie będą rozpatrywane.
3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących
treści złożonych ofert.
VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących
kryteriów:
A) Kryteria podstawowe:
1. Cena brutto ogółem (całkowity koszt) – 100%
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego
programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
Oferta z najniższą ceną (cena ogółem za wszystkie lata) uzyska 100 pkt. w tej części oceny.
Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru.
An= (a min/a n) ×100 pkt.
amin - cena minimalna wśród złożonych ofert
an - cena zaproponowana przez oferenta n
B) Kryteria dodatkowe (za spełnienie każdego z niżej wymienionych kryteriów Wykonawca
otrzyma określoną liczbę dodatkowych punktów):
1. Posiadanie przez obiekt przystosowania dla osób niepełnosprawnych ruchowo – 5 pkt.
2. Dodatkowe atrakcje w cenie pobytu dla uczestników szkolenia – 25 pkt.
Porównaniu podlegać będą Oferty pod względem ceny, lokalizacji, warunków pobytu oraz
dyspozycyjności. Wybór najkorzystniejszej oferty odbywa się na posiedzeniu komisji powołanej
Uchwałą Zarządu Stowarzyszenia. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z
oferentem, którego oferta została wybrana.
Po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył
najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 14 dni od wezwania do
podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, Organizator może zawrzeć umowę z oferentem,
którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania
ofertą.
Powyższe będzie zweryfikowane w oparciu zaświadczenia, rekomendacje lub umowy
wskazujące na realizację działań .
VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze
najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty
elektronicznej. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do
dostarczenia kserokopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań koniecznych,
kryteriów dodatkowych oceny.
VIII. DODATKOWE INFORMACJE
Dodatkowych informacji udziela Pani Iwona Przewor – pytania należy kierować na adres e-mail:
[email protected]
IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego.
Iwona Przewor
Wiceprezes Zarządu Katolickiego Stowarzyszenia Pomocy Osobom Potrzebującym „AGAPE”
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego
programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej