Jak zaplanować koniec roku finansowego?

Jak zaplanować koniec roku finansowego?
Wpisany przez Krzysztof Dziekoński
W jaki sposób zabezpieczyć się przed niespodziankami, które w ostatnich dniach roku
finansowego mogą wywrócić prognozowany wynik spółek do góry nogami?
Często spotykamy się jako audytorzy z narzekaniami prezesów firm, iż nawet pod koniec
roku nie mają rzetelnych prognoz wyniku finansowego firmy ze strony działu
finansowego, a różnice pomiędzy wynikiem prognozowanym i ostatecznie
prezentowanym po zakończeniu audytu bywają zatrważające. Wobec powyższego
pojawia się pytanie, jak zabezpieczyć się przez niespodziankami, które w ostatnich
dniach roku finansowego mogą wywrócić prognozowany wynik finansowy do góry
nogami?
Odpowiedź nie jest trudna - przestrzegając kilku podstawowych zasad można sprawić, iż
zostanie osiągnięty prognozowany wynik i nie pojawią się w ostatnich dniach roku lub
też, co gorsze, już po Nowym Roku zdarzenia skutkujące istotnymi korektami wyniku
finansowego. Przedstawiam zatem poniżej kilka rad dla dyrektorów finansowych i
głównych księgowych, którzy chcą spokojnie spędzić Święta Bożego Narodzenia oraz w
Sylwestra pojeździć na nartach, zamiast siedzieć do późnych godzin w biurze i pilnować
wyniku finansowego.
Ustalenie pełnego wyniku po 10, najdalej 11 miesiącach
1/8
Jak zaplanować koniec roku finansowego?
Wpisany przez Krzysztof Dziekoński
Zrób zamknięcie roku z pełnym ustaleniem wyniku finansowego po dziesięciu, najdalej
po jedenastu miesiącach. Podstawową kwestią jest ustalanie wyniku finansowego pod
koniec roku, tj. po 3 kwartale oraz po dziesięciu i jedenastu miesiącach, przy
zastosowaniu wszystkich zasad analogicznie, jak na zakończenie roku. Przy tak
ustalonym wyniku np. za jedenaście miesięcy ryzyko istotnych wahań prognozowanego
na tej podstawie rezultatu po pełnych dwunastu miesiącach będzie minimalne.
Wdrożenie procedury zamknięcia roku finansowego
Jeżeli chcesz mieć gwarancję, iż wynik np. po jedenastu miesiącach zostanie ustalony
rzetelnie, niezbędne jest wprowadzenie procedury wraz z harmonogramem działań
dotyczących zamknięcia ostatnich miesięcy i ustalania wyniku finansowego. Procedura
taka powinna wskazywać wszystkie niezbędne działania do wykonania, w tym kalkulację
istotnych pozycji szacunkowych (rezerw) oraz czynności księgowe, jak również
harmonogram i listę osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności, również tych
spoza działu finansowego. Procedura taka sprawi, iż ryzyko pominięcia istotnych
księgowań czy też rezerw zostanie bardzo ograniczone.
Odpisy aktualizujące aktywa obrotowe
Przegląd pod kątem utraty wartości aktywów obrotowych oraz stworzenie odpisów
aktualizujących wartość majątku obrotowego, w szczególności w odniesieniu do
2/8
Jak zaplanować koniec roku finansowego?
Wpisany przez Krzysztof Dziekoński
najbardziej ryzykownych obszarów, tj. należności i zapasów, po trzecim kwartale, a
następnie powtórzenie tej procedury po dziesięciu i jedenastu miesiącach sprawią, iż w
ostatnim miesiącu ryzyko wystąpienia nieprognozowanych strat z tego tytułu
wpływających na wynik finansowy będzie niewielkie.
Utrata wartości aktywów trwałych
Niezaplanowane odpisy z tytułu utraty wartości aktywów trwałych, w tym tych najbardziej
wrażliwych, jak wartości firmy, wartości niematerialne, aktywa finansowe czy też w
szerszym ujęciu tzw. ośrodki generujące przepływy pieniężne mogą „wywrócić"
planowany wynik finansowy. Dlatego z odpowiednim wyprzedzeniem należy dokonać
przeglądu aktywów trwałych pod kątem ryzyka utraty wartości i w przypadku wystąpienia
przesłanek wskazujących na takie ryzyko, dokonać odpowiednich kalkulacji celem
oszacowania odpisów. Znajomość wymiaru ryzyka z odpowiednim wyprzedzeniem
pomoże nie tylko oswoić się z tymi odpisami, ale może dać również czas na podjęcie
ewentualnych przeciwdziałań. Ponadto w odniesieniu do niektórych pozycji (np. wartość
firmy) coroczne wykonanie testów na utratę wartości w myśl standardów MSSF jest
obowiązkowe.
Rezerwy na rozliczenia z klientami
Urealnienie wyniku ze sprzedaży poprzez analizę kontraktów z klientami (sieci handlowe,
3/8
Jak zaplanować koniec roku finansowego?
Wpisany przez Krzysztof Dziekoński
dystrybutorzy, klienci indywidualni) i stworzenie rezerw na zawarte w tych umowach
zobowiązania dotyczące premii handlowych, bonusów, udziału w kosztach reklamy,
programów wspierających sprzedaż, programów lojalnościowych i premiowych z
odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli uniknąć „szoku" związanego z doksięgowaniem w
ostatnim miesiącu roku finansowego rezerw odnoszących się często do całorocznej
sprzedaży. Bez względu na nazwę, formę prawną i prezentację księgową takich
porozumień i wynikających z nich zobowiązań, ujmowanie ich współmiernie do
realizowanej sprzedaży spowoduje, iż w końcowym okresie roku nie obciążą wyniku
„koszty" odnoszące się do całorocznej sprzedaży, brak ujmowania których wprawiał w
zadowolenie niejednego Prezesa z powodu „cudownie" osiąganej wysokiej rentowności.
Sprzedaż warunkowa, rezerwy na zwroty
Często pod koniec roku realizowana jest sprzedaż do sieci handlowych na sezon zimowy
i świąteczny, gdzie sieci i dystrybutorzy, w zamian za przyjęcie towaru, gwarantują sobie
prawo zwrotu niesprzedanego towaru po sezonie. Ciesząc się dobrymi wynikami w
drugiej połowie roku często nie uwzględniamy w wyniku finansowym rezerw na zwroty
towaru po zakończeniu sezonu, które skutkują nie tylko korektą marży, ale też
dodatkowymi kosztami z tytułu konieczności dotworzenia odpisów na zwrócone zapasy.
Zobowiązania pracownicze
4/8
Jak zaplanować koniec roku finansowego?
Wpisany przez Krzysztof Dziekoński
Utworzenie pod koniec roku rezerw na zobowiązania pracownicze, w tym wszelkie
programy motywacyjne (premie i „nagrody", programy akcji pracowniczych, rezerwy na
niewykorzystane urlopy czy też rezerwy emerytalno-rentowe oraz inne świadczenia
wynikające z regulaminów wynagradzania i premiowania, porozumień zbiorowych itp.)
może być zabójcze dla niejednego dobrego wyniku finansowego. Szczególnie bolesna
może być wycena programów akcji lub opcji na akcje w pierwszym roku obowiązywania,
która nieprawidłowo oszacowana może zaskoczyć swoim wpływem na wynik finansowy.
Dlatego nie należy zwlekać do zakończenia roku z dokonaniem odpowiednich kalkulacji i
ujęciem w wyniku zobowiązań z tego tytułu.
Wartość godziwa instrumentów finansowych
Wycena instrumentów finansowych, w tym akcji i udziałów, udzielonych pożyczek oraz
innych instrumentów (zarówno notowanych, jak też nienotowanych) szczególnie w
obliczu kryzysu finansowego powinna być dokonywana na bieżąco. Brak co najmniej
kwartalnej, a w ostatnim kwartale roku miesięcznej wyceny tych instrumentów może
spowodować, iż w „niezaplanowany" sposób obciążą one rachunek zysków i strat w
ostatnim miesiącu. Zapomina się często przy tym o najbardziej podstawowych
instrumentach, np. nienotowanych udziałach i akcjach, dla których MSSF zawierają
wskazówki co do ustalenia ich wartości godziwej. W obliczu kryzysu finansowego należy
również zwrócić uwagę na ryzyko trwałej utraty wartości tych aktywów, gdyż skutkuje to
koniecznością ujmowania odpisów w wyniku finansowym, nawet w odniesieniu do
instrumentów, których skutki wyceny ujmowane są w kapitałach własnych.
Zobowiązania warunkowe
5/8
Jak zaplanować koniec roku finansowego?
Wpisany przez Krzysztof Dziekoński
Przegląd spraw sądowych i spornych, zobowiązań warunkowych oraz postępowań
podatkowych oraz ich potencjalnego wpływu na wynik finansowy dokonywany jest
często na koniec roku finansowego. Jest to dużym błędem, gdyż tego typu postępowania
mogą skutkować rezerwami mającymi duży wpływ na wynik finansowy. Dlatego też ich
przegląd i wynikające z niego szacunki rezerw ujmowane w bilansie powinny być
dokonywane na bieżąco, co najmniej kwartalnie, a w końcówce roku nawet co miesiąc.
Rezerwy restrukturyzacyjne
Rezerwy restrukturyzacyjne, w tym na odprawy dla zwalnianych pracowników powinny
być ujmowane zgodnie z regulacjami w tym zakresie, m.in. MSR 37. Szczególnie w
okresie kryzysu i wynikających z tego działań dostosowawczych, których często jednym
z elementów jest redukcja zatrudnienia, wymagane jest oszacowanie kosztów odpraw i
innych kosztów związanych z tym procesem oraz ujęcie rezerw z tego tytułu. Rezerwy
takie mają często duży wpływ na wynik finansowy.
Aktywa trwałe przeznaczone do sprzedaży
6/8
Jak zaplanować koniec roku finansowego?
Wpisany przez Krzysztof Dziekoński
Często w ramach działań oszczędnościowych lub też poszukiwania wolnej gotówki
przedsiębiorstwa podejmują decyzję o sprzedaży części majątku trwałego, w tym
gruntów, nieruchomości, linii produkcyjnych lub też całych zakładów produkcyjnych.
Decyzje takie mogą skutkować nie tylko koniecznością odpowiedniej klasyfikacji takich
aktywów, ale również odpowiednią wyceną. Może to spowodować obniżenie wyceny
takiego majątku trwałego, a w konsekwencji konieczność nadzwyczajnych odpisów
aktualizujących obciążających wynik finansowy.
Rezerwy na koszty
Naliczenie w ostatnim miesiącu rezerw na koszty operacyjne, które często w ciągu roku
ujmowane są na bazie „kasowej", czyli z pewnym opóźnieniem może powodować duże
wahania wyniku. W szczególności chodzi tutaj o rezerwy na bieżące koszty (wypłacane w
następnym miesiącu wynagrodzenia, koszty najmu, energię elektryczną i telefony,
reklamę, usługi doradcze i audyt itp.) czy też np. na naprawy gwarancyjne.
Podatek odroczony oraz bieżące zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego
Bieżąca, comiesięczna kalkulacja zobowiązania podatkowego, szczególnie w przypadku
rozliczeń zaliczkowych oraz podatku odroczonego pozwala na ustalanie właściwego
wyniku netto, bez ryzyka, iż w ostatnim miesiącu w niezaplanowany sposób zmiana
rezerw w tym zakresie istotnie zmieni prezentowany wynik.
7/8
Jak zaplanować koniec roku finansowego?
Wpisany przez Krzysztof Dziekoński
I na koniec jeszcze jedna uwaga. Dobrze jest po ustaleniu działań w powyższych
obszarach skonsultować się odpowiednio wcześnie ze swoim audytorem, aby mieć
gwarancję, iż np. przyjęta metodologia do wyceny aktywów lub też sposób kalkulacji
rezerw będą spełniały odpowiednie standardy rachunkowości oraz wymagania audytora
w tym zakresie.
8/8