Zalacznik Nr 5

Załącznik Nr 5
Instrukcja dotycząca opracowania dokumentów i załączników do wniosku o płatność
oraz rzeczowego rozliczenia projektu
I. Sposób przygotowania dokumentów – załączników do wniosku o płatność:
KOPIA FAKTURY
Kserokopia faktury dołączona do wniosku o dofinansowanie powinna być przygotowana
w następujący sposób:
1. kserokopia faktury wykonana z oryginału zatwierdzonego do zapłaty powinna być
potwierdzona „za zgodność z oryginałem” (zgodnie z wewnętrzną instrukcją obiegu
dokumentów) przez głównego księgowego lub inną osobę upowaŜnioną – jeśli jest to
inna osoba, niŜ wymieniona w KRS – naleŜy przedstawić upowaŜnienie do
podpisywania. Oryginał faktury powinien być zatwierdzony do zapłaty tj. zawierać
stwierdzenie „zatwierdzono do wypłaty (zapłaty) w kwocie…….. ” i podpisany przez
osobę odpowiedzialną (do akceptacji – zatwierdzania dokumentów finansowych),
2. faktura powinna spełniać znamiona dowodu księgowego określonego w art. 21
Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. nr 121, poz 591 z późn.
zmianami) czyli zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu
do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia
dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te
wskazanie itp. W przypadku beneficjentów nie stosujących przepisów ustawy o
rachunkowości – odpowiednia adnotacja powinna znaleźć się na dokumentach.
3. w opisie faktury powinno znajdować się:
a. przypisanie faktury do odpowiedniej pozycji (odpowiednich pozycji)
w harmonogramie rzeczowo – finansowym
b. informacja o współfinansowaniu wydatku ze środków MF EOG jeśli kwota
wydatków kwalifikowanych wskazana w zestawieniu w p. 20 wniosku
o płatność jest róŜna od wartości wskazanej na fakturze, w opisie faktury
naleŜy wyszczególnić kwotę wydatków kwalifikowanych, która podlega
rozliczeniu.
c. w przypadku, gdy pienięŜna kwota wydatku kwalifikowanego składa się na
kilka działań, w opisie faktury naleŜy wydzielić te kwoty i opisać, którego
działania dotyczą.
d. w przypadku, gdy pojawią się wydatki niekwalifikowane, a nie były
uwzględnione w Planie WdraŜania Projektu, w pienięŜnych wydatkach
niekwalifikowanych naleŜy napisać – „nie dotyczy projektu”
4.
faktura musi być trwale połączona z opisem, jeśli nie jest to moŜliwe, na czole faktury
naleŜy napisać „faktura zawiera załącznik do faktury (opis wydatku)”
Faktury w języku obcym innym niŜ język angielski powinny być przetłumaczone przez
beneficjenta. Tłumaczenie to powinno być podpisane przez osobę upowaŜnioną (wraz z
imiennym stemplem).
Uwaga:
Zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. nr 121,
poz. 591 z późn. zmianami) na Ŝądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta naleŜy
1
zapewnić wiarygodne tłumaczenie na język polski treści wskazanych przez kontrolujących
dowodów, sporządzonych w języku obcym. (W przypadku nazewnictwa stosowanego w
rozwiązaniach naukowo – technicznych istnieje moŜliwość pomyłki, dlatego naleŜy, nawet w
przypadku faktur wystawianych w języku angielskim, wymagać od beneficjentów tłumaczenia
podstawowego zakresu rzeczowego znajdującego się na fakturze. Tłumaczenie nie musi być
wykonane przez tłumacza przysięgłego).
PROTOKÓŁ ODBIORU
NaleŜy przedstawić kopię protokółu odbioru robót, usług, etc. potwierdzoną „za zgodność
z oryginałem” przez osobę upowaŜnioną
Protokół odbioru powinien zawierać precyzyjny opis zrealizowanego zakresu rzeczowego,
informację o parametrach technologicznych i technicznych, oraz kwotę netto wartości
zrealizowanych robót lub dostaw lub brutto jeŜeli VAT jest kosztem kwalifikowanym
(kosztem dla beneficjenta).
W przypadku płatności za dokumentację naleŜy dołączyć oświadczenie o kompletności
dokumentacji zawsze wtedy, gdy występuje ona w harmonogramie jako odrębny element
przewidziany do zapłaty. W oświadczeniu tym powinna być zawarta treść, Ŝe wykonana
dokumentacja stanowi całość i jest kompletna z punktu widzenia celu, któremu ma słuŜyć.
Podkreślić naleŜy, Ŝe w tym przypadku chodzi o dokumentację projektową na podstawie,
której jest realizowane przedsięwzięcie, a nie o dokumentację powykonawczą przekazywaną
beneficjentowi wraz z zakończeniem realizacji przedsięwzięcia.
PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA DO UśYTKOWANIA (EKSPLOATACJI)
NaleŜy przedstawić kopię protokółu przekazania do eksploatacji potwierdzoną „za zgodność
z oryginałem” przez osobę upowaŜnioną. Dokument ten przedstawiany jest przy wniosku o
płatność końcową. MoŜliwa jest równieŜ sytuacja, w której poszczególne obiekty podlegają
odrębnemu przekazaniu do eksploatacji, wówczas powinny być równieŜ dołączane do
wniosku o płatność pośrednią lecz obligatoryjnie wszystkie powinny być dołączone do
wniosku o płatność końcową.
W przypadku obiektów lub urządzeń, które wymagają przeprowadzenia rozruchu
technologicznego (np. oczyszczalnie ścieków, podczyszczanie ścieków, stacje odsiarczania,
kotłownie, instalacje odpylania) w protokole powinien być zapis, Ŝe obiekt, przedsięwzięcie
zostało przekazane do eksploatacji po dokonanym rozruchu technologicznym. W przypadku
braku takiego zapisu beneficjent zobowiązany jest do przekazania protokółu z
przeprowadzonego rozruchu lub sprawozdania z rozruchu zakończonego wynikiem
pozytywnym, podpisanego przez komisję rozruchową z udziałem beneficjenta.
PO ZAKOŃCZENIU PROJEKTU
II. Dokumentacja do rozliczenia RZECZOWEGO projektu i uznania umowy za
wykonaną w zakresie rzeczowym.
Beneficjent po zakończeniu przedsięwzięcia zobowiązany jest przedstawić dokumenty
potwierdzające, tj.:
zestawienie obiektów i poniesionych kosztów z podaniem podstawowego
wyposaŜenia oraz wielkości jednostek charakterystycznych, którymi opisano obiekty
w harmonogramie rzeczowo-finasowym, podpisane przez inspektora lub inspektorów
nadzoru inwestorskiego bądź osobę zobowiązaną do odbioru (wzór ……)
2
ostateczne pozwolenie na uŜytkowanie obiektu budowlanego, jeŜeli obowiązek taki
został nałoŜony w wydanym pozwoleniu na budowę lub innej decyzji administracyjnej
(kopia poświadczona za zgodność z oryginałem), lub dokument o zawiadomieniu
właściwego organu o zakończeniu budowy wraz z oświadczeniem Beneficjenta o
braku sprzeciwu i uwag właściwego organu (kopia poświadczona za zgodność z
oryginałem) określając ostateczny termin uprawniający do przystąpienia do
uŜytkowania obiektu budowlanego.
dokumenty potwierdzające przejęcie w stan posiadania zakupionego sprzętu i urządzeń (OT
lub PT – protokół przyjęcie środka trwałego na stan. Dokumenty OT lub PT naleŜy dołączać
w przypadku sprzętu mobilnego (samochody, koparki, wozy asenizacyjne, kompaktory itp.)
stanowiącego odrębne pozycje dofinansowania przedsięwzięcia, polegającego wyłącznie na
dostawach kompletnych urządzeń, takŜe stacjonarnych
3