GA - KPK - Krajowy Punkt Kontaktowy

CIP-ICT PSP Warsztaty z koordynacji projektu
Warszawa, 2011
Poprawki do umowy o grant
CIP- ICT PSP
Zasady
Aleksandra Ihnatowicz
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
Instytut Podstawowych Problemów Techniki
Polskiej Akademii Nauk
Plan Prezentacji
1. Czym jest poprawka do Grant
Agreement (GA),
2. Kiedy należy wprowadzać poprawki do
GA,
3. Wprowadzanie poprawek,
4. Wejście w życie poprawek i ich efekty,
5. Sytuacje nie wymagające zmian w GA
6. Przykłady
1
Poprawki do GA (umowy o grant)
Waż
Ważne informacje:
Poprawka do umowy o grant jest aktem prawnym, któ
który modyfikuje
zobowią
zobowiązania pierwotnie zaakceptowane przez strony
Zasady dotyczą
dotyczące poprawek moż
można znaleźć
znaleźć w artykule II.9 umowy o
grant (Annex II)
Tylko poprawki na piś
ce dla stron
piśmie są waż
ważne i wiążą
wiążące
Poprawki stają
cią
ą umowy o grant
stają się
się integralna częś
części
Poprawki nie mogą
ci umowy: wnioski o
mogą dotyczyć
dotyczyć wszystkich częś
części
zmianę
zmianę któ
któregokolwiek z warunkó
warunków ogó
ogólnych (Annex
(Annex II) nie mogą
mogą być
być
przyję
przyjęte.
Kiedy należ
należy wprowadzać
wprowadzać poprawki do GA
Waż
Ważne informacje:
Zasada podstawowa wnoszenia poprawki: jest ona niezbę
niezbędna w
przypadku potrzeby jakichkolwiek zmian GA (np.
np. zmiana danych
zawartych w gł
ci umowy, czy zmiany w Aneksie I)…
głównej częś
części
I)…
…ale nie moż
może mieć
mieć na celu ani skutkować
skutkować wprowadzeniem zmian,
któ
które mogł
mogłyby podważ
podważyć decyzję
decyzję o przyznaniu grantu lub
spowodować
spowodować nieró
nierówne traktowanie.
Niektó
Niektóre zmiany nie wymagają
wymagają wprowadzenia formalnej poprawki,
mogą
mogą być
być realizowane poprzez procedurę
procedurę wymiany informacji
Przed wprowadzeniem AR warto aby beneficjenci skontaktowali się
się z
Project Officerem (PO) w celu uzyskania porady.
2
Wprowadzanie poprawek (I)
Waż
Ważne informacje:
Poprawki mogą
mogą być
być wprowadzone tylko w trakcie trwania umowy o
grant (to jest po wejś
wejściu umowy w życie, a dokonaniem ostatecznej
płatnoś
atności), należ
należy je realizować
realizować takż
także przed koń
końcem projektu
Wymiana listó
listów: wniosek i pismo akceptują
akceptujące
Należ
czony w przewodniku po poprawkach
Należy stosować
stosować wzó
wzór listu załą
załączony
ICTICT-PSP
Muszą
Muszą być
być podpisane przez osoby posiadają
posiadające te same uprawnienia
do reprezentowania instytucji co osoba podpisują
podpisująca począ
początkową
tkową
umowę
umowę o grant
Wprowadzanie poprawek (II)
Waż
Ważne informacje:
Zwykle pisemny wniosek skł
składany przez koordynatora w imieniu
cał
całego konsorcjum (dowó
(dowód ustaleń
ustaleń pomię
pomiędzy beneficjentami musi
istnieć
istnieć i być
być dostę
dostępny w przypadku audytu)
Tylko w przypadku zmiany koordynatora (bez jego zgody) wniosek o
poprawkę
poprawkę mogą
mogą zgł
zgłosić
osić pozostali beneficjenci (wszyscy bą
bądź wybrany
reprezentant)
Nie jest uznawana „milczą
milcząca zgoda”
zgoda” (z wyją
wyjątkiem Call 2007 i 2008:
milczą
milcząca zgoda (1 miesią
miesiąc) tylko w dwó
dwóch przypadkach: kiedy
konsorcjum wnosi o rozwią
rozwiązanie umowy lub w przypadku wycofania
beneficjenta)
3
Wprowadzanie poprawek (III)
Wniosek:
musi być
czone dokumenty uzasadniają
być kompletny (załą
(załączone
uzasadniające zmiany)
musi być
być jednoznaczny i odnosić
odnosić się
się do wł
właściwej umowy GA
(poprawny numer umowy i akronim projektu)
musi być
być złożony w form pisemnej
musi być
być złożony w terminie to jest bezpoś
bezpośrednio po zajś
zajściu zdarzenia
W przypadku odpowiedzi na wniosek Komisja ustala nieprzekraczalny
nieprzekraczalny
termin i jest zobligowana do udzielenia jej w czasie go nie
przekraczają
przekraczającym. Po upł
upływie tego terminu Komisja nie jest już
już
zwią
związana…
zana…..
Wejś
Wejście w życie poprawek i ich efekty
Waż
Ważne informacje:
„Wejś
Wejście w życie”
ycie” odnosi się
się do dnia, w któ
którym poprawka nabiera
mocy prawnej
Poprawka nabiera mocy prawnej w momencie podpisanie jej przez strony
(koordynatora i oficera projektowego)
„Ze skutkiem”
skutkiem” oznacza datę
datę, od któ
której stosuje się
się wprowadzone przez
poprawkę
poprawkę dział
działania
Może być data wejścia w życie
Może być również inną datą niż data wejścia w życie
4
Sytuacje nie wymagają
wymagające zmian w GA :
procedura informacyjna
Waż
Ważne informacje:
Niektó
Niektóre z zmiany nie zależą
zależą od zgody partneró
partnerów ale jednocześ
jednocześnie
mają
mają wpł
wpływ na umowę
umowę konsorcjum
Zmiany takie nie wymagają
wymagają formalnej poprawki do umowy, ale należ
należy
poinformować
poinformować o nich Komisję
Komisję. Wprowadzenie poprzez procedurę
procedurę
informacyjną
informacyjną:
Wniosek musi być przedstawiony przez LEAR’a (legal entity appointed
representative) każdego z beneficjentów poprzez URF(Unique Registration
Facility)/Participant Portal
„Walidacja” zmian dokonana centralnie przez CVT
Zmiany nie są rejestrowane na poziomie każdej indywidualnej umowy GA
Główne przypadki to:
Zmiana nazwy oraz danych beneficjenta (np. zmiana formalnego adresu)
Ogólne przeniesienie praw i obowiązków (UTRO)
Inne sytuacje nie wymagają
wymagające zmian w GA
Waż
Ważne informacje:
Beneficjenci są
są zobowią
zobowiązani poinformować
poinformować Komisję
Komisję o nastę
następują
pujących
zmianach:
zmiana adresu kontaktowego
zmiana danych personalnych i kontaktowe osoby reprezentującej
beneficjenta
wszystkie zdarzenia mogące mieć wpływ na realizację projektu oraz prawa
Unii
Źródło: Artykó
Artykół II.3 (f) GA
Wszelka komunikacja odbywa się
się za poś
pośrednictwem Koordynatora
5
Przykł
Przykłady
Waż
Ważne informacje:
Dodanie nowego beneficjenta
Usunię
Usunięcie beneficjenta
Zmiana koordynatora
Przeniesienie praw i zobowią
zobowiązań
zań
Wprowadzenie nowego beneficjenta
Waż
Ważne informacje:
Wniosek o wprowadzenie poprawki:
Wprowadzenie nowego beneficjenta
Modyfikacja dokumentu DOW (Description of Work)- aneks I
Niezbę
Niezbędne dokumenty:
Zmodyfikowany aneks I z opisem pracy przeznaczonej do wykonania przez nowego
beneficjenta
Podpisany i wypełniony Grant Preparation Form (GPF)
Form B (aneks IV w GA) podpisany odpowiednio przez koordynatora i nowego
beneficjenta
Załączenie listu wyjaśniającego kontekst i charakter proponowanych zmian nie jest
obowiązkowe, ale list taki powinien być wysłany przez koordynatora
Uwagi
Jeśli nowy beneficjent nie był dotychczas rejestrowany niezbędna jest rejestracja w
systemie URF.
W przypadku projektów typu Pilot A, w celu znalezienia nowego beneficjenta może być
wymagane rozpisanie dodatkowego konkurs wraz z zaproszeniem do składania
wniosków.
W przypadku projektów typu Sieć Tematyczna nie jest możliwe szukanie nowego
beneficjenta.
Zrzeczenie się-nie jest prawnie wiążące
6
Usunię
Usunięcie partnera z konsorcjum
Waż
Ważne informacje:
Wniosek o wprowadzenie poprawki:
Zakończenie udziału beneficjenta
Modyfikacja dokumentu DOW (Description of Work)- aneks I
Opcjonalnie: dodanie nowego beneficjenta
Niezbę
Niezbędne dokumenty:
Zmodyfikowany aneks I z relokacją zadań
List z opinią beneficjenta, który zostaje usunięty z konsorcjum (lub dowód
że o wyrażenie takiej opinii został poproszony)
Załączenie listu wyjaśniającego kontekst i charakter proponowanych zmian
nie jest obowiązkowe, ale dobrze widziane jest wysłanie takiego listu przez
koordynatora
Zmiana koordynatora (I)
Waż
Ważne informacje:
Mogą
Mogą zaistnieć
zaistnieć różne sytuacje:
Czy poprzedni koordynator zgadza się z tą zmianą?
Jeśli tak, wniosek musi być podpisany przez obydwu koordynatorówpoprzedniego i nowego
Jeśli nie, wniosek musi być podpisany przez wszystkich beneficjentów, lub
jednego reprezentującego wszystkich
Czy nowy koordynator jest dotychczasowym beneficjentem?
Jeśli nie, wniosek powinien zawierać również w sobie „wprowadzenie nowego
beneficjenta”
Czy stary koordynator pozostaje w składzie konsorcjum?
Jeśli nie, wniosek powinien zawierać „ usunięcie partnera z konsorcjum ”
7
Zmiana koordynatora (II)
Waż
Ważne informacje:
We wszystkich przypadkach wniosek powinien zawierać
zawierać co najmniej:
Zmianę danych bankowych
Zmianę danych kontaktowych
Modyfikację aneksu I
We wszystkich przypadkach nastę
następują
pujące dokumenty potwierdzają
potwierdzające:
Zmodyfikowany aneks I,
Podpisany przez nowego koordynatora GPF (Grant Preparation Form) wraz
z formularzem z danymi bankowymi
Dokumenty finansowe jeśli wymaga tego rozporządzenie finansowe
Przesunię
Przesunięcie praw i obowią
obowiązkó
zków (I)
Waż
Ważne informacje:
Sformuł
Sformułowanie „przeniesienie praw i obowią
obowiązkó
zków” jest stosowane w
przypadkach takich jak fuzje, przeję
przejęcia i inne zmiany wykraczają
wykraczające
poza zmiany wł
właściciela
„Przeniesienie praw i obowią
ciowy
obowiązkó
zków” moż
może być
być cał
całkowite lub częś
częściowy
Cał
Całkowite przeniesienie praw i obowią
obowiązkó
zków (Universal
(Universal transfers of
rights and obligationsobligations-UTRO)
UTRO)
W przypadku przęjęcia
Nowa jednostka przejmuje wszelkie prawa i obowiązki jednostki starej
Nie są wymagane żadne poprawki z wyjątkiem sytuacji gdy:
Beneficjent ten jest koordynatorem
Muszą być wprowadzone dodatkowe warunki wynikające z przejęcia
8
Przesunię
Przesunięcie praw i obowią
obowiązkó
zków (II)
Waż
Ważne informacje:
Częś
ciowe przeniesienie praw i obowią
Częściowe
obowiązkó
zków
Możliwe są 2 scenariusze
1. Jednostka oryginalna utrzymuje dotychczasowe i nowe przepisy dotyczące
działalności byłej jednostki. Może ale nie musi mieć to wpływu na GA, np.:
Przejmująca jednostka kupuje dział odpowiedzialny za telefony komórkowe (należący do
„sprzedającej” jednostki): jeśli w projekcie bierze udział ten dział, poprawka będzie niezbędna
Kupująca jednostka przejmuje inny oddział jednostki „sprzedającej” nie biorący udziału w
działaniach projektowych- poprawka nie jest wymagana
2. Jednostka pierwotna znika ale nie ma całkowitego przesunięcia praw, dwie lub
więcej jednostki kupujące, przejmują działy sprzedającej jednostki. Poprawka do
GA jest niezbędna.
PoprawkiPoprawki-podsumowanie
Waż
Ważne informacje:
Akt prawny modyfikują
modyfikujący pierwotną
pierwotną umowę
umowę
Wprowadzony za pomocą
pomocą wymiany listó
listów pomię
pomiędzy Komisją
Komisją a
konsorcjum (reprezentowanym przez koordynatora)
Zawsze w formie pisemnej
Musi być
być podpisana przez osoby upoważ
upoważnione
Wniosek musi być
być kompletny, jednoznaczny i zł
złożony na czas
Moż
Możliwość
liwość wprowadzenia tylko w okresie obowią
obowiązywania GA
Nie przyjmuje się
się domyś
domyślnego zatwierdzenia
Dalsze informacje moż
można znaleźć
znaleźć w przewodniku:
http://ec.europa.eu
http://ec.europa.eu//information_society/
information_society/activities/
activities/ict_psp/
ict_psp/participating/
participating/
project_management/
project_management/index_en.htm
9
Dziękuję za uwagę
Aleksandramię
Aleksandrami
ę Ihnatowicz
e-mail: [email protected]
Tel: +4822 828 7483 w.:294
Tel.kom: +48 795 112 967
Krajowy Punkt Kontaktowy
Programów Badawczych UE
Instytut Podstawowych Problemów Techniki
Polskiej Akademii Nauk
ul. Krzywickiego 34
02-078 Warszawa
tel: 0 22 828 74 83
fax: 0 22 828 53 70
e-mail: [email protected]
10