zaproszenie do składania ofert

Warszawa, dn. 17.04.2015 r.
DFE/0247/04.15/EB
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
NA PRZEPROWADZENIE PROMOCYJNEJ KAMAPANII PRASOWEJ O ZASIĘGU OGÓLNOPOLSKIM,
DOTYCZĄCEJ REALIZACJI ZASADY PAR TNERSTWA W SYSTEMIE FUNDUS ZY EUROPEJSKICH 2014 -2020
ZAMAWIAJĄCY:
PRACODAWCY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ
UL. BRUKSELSKA 7
03-973 WARSZAWA
Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: Zamawiający) w związku realizacją projektu pn.
„Przygotowanie przez partnerów społecznych strategii partnerstwa na lata 2014-2020”, (zwanego
dalej Projektem), współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego
Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre Rządzenie, Działanie
5.5 Rozwój dialogu społecznego, Poddziałanie 5.5.2 Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego) ,
realizowanego w partnerstwie z Konfederacją Lewiatan, Związkiem Pracodawców Business Centre
Club, Związkiem Rzemiosła Polskiego, Ogólnopolskim Porozumieniem Związków Zawodowych i
Forum Związków Zawodowych, poszukują Wykonawcy na przeprowadzenie promocyjnej
kampanii prasowej, zgodnie ze specyfikacją szczegółową wskazaną w pkt I niniejszego zapytania
ofertowego.
W Projekcie realizowane są następujące działania:
1. Przygotowanie sekretariatu projektu
2. Diagnoza stanu obecnego partnerów społeczno-gospodarczych
3. Przygotowanie strategii partnerstwa
4. Wdrożenie strategii partnerstwa
5. Ewaluacja strategii partnerstwa
6. Promocja strategii partnerstwa
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
I.
Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i przeprowadzenie przez Wykonawcę promocyjnej
kampanii prasowej o zasięgu ogólnopolskim, dotyczącej realizacji zasady partnerstwa w
systemie Funduszy Europejskich 2014-2020, zgodnie z założeniami szczegółowymi, wskazanymi
w pkt 2.
2. W ramach przeprowadzenia prasowej kampanii promocyjnej przewiduje się:
a. Przygotowanie (w tym opracowanie graficzne i korekta językowa) oraz opublikowanie w
prasie o zasięgu ogólnopolskim cyklu 7 artykułów eksperckich, których treść zostanie
dostarczona przez Zamawiającego. Publikacja artykułów odbywać się będzie cyklicznie w
okresie od maja br. do dnia 30 czerwca 2015 r. w odstępach czasowych, uzgodnionych
uprzednio z Zamawiającym. Zasięg ogólnopolski gazety oznacza dystrybucję wydania na
terenie całej Polski (w każdym województwie).
Pozostałe wymagania minimalne odnośnie opublikowania każdego artykułu:



ogłoszenie zamieszczone jest w gazecie codziennej (w ciągu tygodnia roboczego) na
stronach redakcyjnych
minimalna ilość znaków treści merytorycznej pojedynczego artykułu: średnio 2.500
znaków
prócz treści merytorycznej artykułu eksperckiego każde ogłoszenie musi zawierać
dodatkowo informację o współfinansowaniu projektu oraz logotypy Unii Europejskiej i
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – zgodnie z aktualnymi wytycznymi w tym
zakresie
b. Przygotowanie (w tym opracowanie graficzne i korekta językowa) oraz opublikowanie w
prasie o zasięgu ogólnopolskim dedykowanego insertu (wkładki), tematycznie powiązanego
z treścią artykułów eksperckich i realizowanego projektu. W dniu ukazania się insertu w
gazecie Wykonawca zobowiązany będzie do zamieszczenia na jego stronie tytułowej
graficzno-reklamowej informacji odnoszącej się do insertu.
Pozostałe wymagania minimalne odnośnie opublikowania insertu:







insert zamieszczony jest w wydaniu gazety codziennej (w ciągu tygodnia roboczego)
minimalna wielkość wkładki: nie mniej niż 4 strony formatu A4
gramatura papieru nie mniejsza niż 120 g/m2
każdy insert musi zawierać dodatkowo informację o współfinansowaniu projektu oraz
logotypy Unii Europejskiej i Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – zgodnie z
aktualnymi wytycznymi w tym zakresie
treści merytoryczne do wkładki zostaną dostarczone przez Zamawiającego
insert wydany w pełnej wersji kolorystycznej
nakład: wraz z każdym wydaniem gazety, nie mniej jednak niż 10 tyś sztuk
c. Wykonawca zamówienia zobowiązany będzie ponadto do:
 opracowania raportu zbiorczego z wykonania prac, którego zakres szczegółowy ustali
uprzednio z Zamawiającym
 dostarczenia Zamawiającemu gotowych plików każdej publikacji w formie
umożliwiającej upowszechnienie materiałów na stronach internetowych Projektu i
organizacji partnerskich
 uzyskiwania zgody Zamawiającego na publikację każdego z artykułów eksperckich oraz
insertu każdorazowo przed przekazaniem do druku,
Szczegółowy zakres współpracy oraz harmonogram publikacji zostanie ustalony w umowie z
wykonawcą.
3. Informację ogólne dotyczące założeń prasowej kampanii promocyjnej
Informacje ogólne: Ideę partnerstwa, czyli koncepcję wzajemnej współpracy administracji
centralnej, samorządowej i partnerów spoza administracji w programowaniu, wdrażaniu,
monitorowaniu i ewaluacji programów operacyjnych (czyli realizacji polityki spójności) regulują
dokumenty Unii Europejskiej, z których najważniejsze to: Rozporządzenie Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z 17 grudnia 2013 r. oraz Rozporządzenie delegowane
nr 240/2014 z dnia 7 stycznia 2014 r. w sprawie europejskiego kodeksu postępowania w
zakresie partnerstwa w ramach europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych (tzw.
Kodeks postępowania w zakresie partnerstwa). Szczególne miejsce wśród partnerów spoza
administracji zajmują reprezentatywne organizacje pracodawców i pracowników, działające
wespół z Zamawiającym w zawiązanym partnerstwie projektowym. Dotychczas w Polsc e
koncepcja współpracy partnerów nie została wdrożona na szeroką skalę, w sposób systemowy.
Reprezentatywni partnerzy społeczni postanowili ten stan rzeczy zmienić, przygotowując Białą
Księgę Zasady Partnerstwa: zawierającą postulaty i rekomendacje, a także narzędzia animujące i
ułatwiające współpracę zainteresowanych środowisk.
Cel główny kampanii promocyjnej: celem głównym kampanii promocyjnej projektu jest
poinformowanie grupy docelowej - w szczególności głównych odbiorców Strategii Partnerstwa o współpracy partnerów społecznych na rzecz zwiększenia otwartości systemu zarządzania
polityką spójności w nowej perspektywie finansowej 2014-2020 oraz upowszechnienie
postulatów i rekomendacji wskazanych w Białej Księdze Zasady Partnerstwa dotyczących m.in.
włączania partnerów do procesu zarządzania Funduszami Europejskimi na wszystkich jego
etapach (od programowania, poprzez wdrażanie, ewaluację, monitoring, informowanie i
promocję). Kampania prasowa ma na celu także zwrócenie uwagi odbiorców na budowanie
klimatu zaufania, przychylności i akceptacji dla wypracowanych w projekcie rozwiązań oraz
kreowanie pozytywnych postaw na rzecz wzmocnienia współpracy administracji i partnerów
społecznych. Promocja w prasie posłuży także uświadamianiu odbiorcom strategii i grupy
docelowej Projektu w zakresie istoty i idei zasady partnerstwa, a także korzyściach wynikających
z wdrożenia spójnych i klarownych zasad współpracy partnerskiej.
Szczegółowymi celami kampanii promocyjnej są:
1. poinformowanie grupy docelowej o wspólnej inicjatywie partnerów społecznych,
2. zbudowanie w gronie grupy docelowej pozytywnej atmosfery (przychylności
i akceptacji) dla postulatów partnerów społecznych,
3. edukacja i uświadomienie grupy docelowej w zakresie realizacji zasady partnerstwa, jej
idei, zasadach i propozycjach wdrożenia oraz korzyściach wynikających z jej stosowania
przez strony
Grupa docelowa i zasięg kampanii: Grupą docelową kampanii promocyjnej są w szczególności
przedstawiciele organizacji i instytucji zaangażowanych w system realizacji polityki spójności,
biorący udział w procesie zarządzania i wdrażania Funduszy Europejskich, w tym m.in.:
 przedstawiciele administracji centralnej i samorządowej, w tym m.in. decydenci: rząd,
parlamentarzyści, eurodeputowani
 partnerzy spoza administracji, w tym przedstawiciele organizacji partnerów projektu w
całej Polsce (na terenie wszystkich 16 wojeówdztw)
 media i liderzy opinii masowej
Zasięg kampanii: cała Polska (wszystkie województwa).
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
II.
1.
2.
3.
4.
III.
Termin wykonania zamówienia
Zamówienie zostanie wykonane w nieprzekraczalnym terminie do 25 czerwca 2015 r.
Za termin rozpoczęcia usługi przyjmuje dzień pierwszej emisji artykułu.
Miejsce świadczenia usługi: cała Polska.
Szczegółowy termin realizacji zostanie ustalony z Wykonawcą.
Kody CPV
Kod CPV: 79341000-6 - Usługi reklamowe/ Kod CPV: 79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii
reklamowych / Kod CPV: 79970000-4 – Usługi publikacji
IV. Warunki udziału w postępowaniu
1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy osoby fizyczne lub przedsiębiorcy w
rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. (Dz. U. 2007 Nr
155, poz. 1095 z późn. zm.), oraz inne podmioty uprawnione do wykonywania działalności
objętej podmiotem niniejszego zapytania ofertowego, którzy:
a. posiadają doświadczenie w realizacji minimum 3 podobnych kampanii prasowych o zasięgu
ogólnopolskim, o tematyce Funduszy Europejskich. Za kampanię prasową o zasięgu
ogólnopolskim uznaje się publikację cyklu co najmniej 5 artykułów o tematyce unijnej oraz
wykonanie przynajmniej 5 insertów związanych z obszarem polityki spójności, wydanych w
nakładzie ogólnopolskim, obejmując nim 16 województw.
b. zapewnią nakład publikacji umożliwiający dystrybucję każdej publikacji na terenie całej
Polski tj. we wszystkich 16 województwach (z możliwością prenumeraty)
c. funkcjonują na rynku od minimum 3 lat
d. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy
nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w tym: prowadzą działalność gospodarczą
w zakresie objętym zamówieniem (dotyczy Wykonawców prowadzących działalność
gospodarczą),
e. akceptują treść zapytania ofertowego bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za
akceptację treści zapytania.
f.
nie podlegają wykluczeniu z postępowania i posiadają pełną zdolność do czynności prawnych,
niezbędnych do zawarcia umowy i realizacji zamówienia
g. posiadają niezbędny potencjał techniczny i kadrowy niezbędne do rzetelnego wykonania
zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego
2. Zakres wykluczenia z postępowania ofertowego:
Wykluczeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają osoby/podmioty
powiązane kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego
czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w
tym w szczególności:
a. uczestniczące w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b. posiadające co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c. pełniące funkcję członka organu nadzorczego
pełnomocnika;
lub zarządzającego, prokurenta,
d. pozostające w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli w stosunku do osób upoważnionych do
zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta, osób wykonujących w imieniu Beneficjenta
czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru
wykonawcy a Wykonawcą.
W celu potwierdzenia braku powiązań Oferent zobowiązany jest przedłożyć stosowne oświadczenie,
stanowiące załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
V.
Opis procedury oceny ofert
1. Pracodawcy RP stosują zasadę konkurencyjności zgodną z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Procedura oceny ofert składać się
będzie z następujących etapów:
2. Zamawiający przeprowadzi ocenę formalną i merytoryczną złożonych ofert, według następujących
założeń:
Ocena formalna:
Do oceny merytorycznej dopuszczone zostaną jedynie oferty, które spełnią wszystkie wymogi
formalne zaproszenia, w tym w szczególności:

Czy oferta została złożona we właściwym terminie?

Czy oferta została złożona w języku polskim?

Czy została złożona na właściwych formularzach?

Czy oferta jest kompletna, tzn. czy zostały uzupełnione wszystkie wymagane miejsca oraz
dołączono do niej niezbędne załączniki?

Czy oferent nie podlega wykluczeniu z udziału z postępowaniu?

Czy warunki cenowe wskazane w ofercie nie przekraczają znacznie kwoty, którą
Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotu zamówienia?
Niespełnienie któregokolwiek z ww. wymagań skutkować będzie odrzuceniem oferty z
przyczyn formalnych.
Ocena merytoryczna:
Celem wyłonienia Wykonawcy, Zamawiający powoła Komisję, która w jego imieniu, w ciągu 5 dni
kalendarzowych od dnia następującego po terminie wyznaczonym jako ostateczny do składania ofert
dokona oceny na podstawie następujących kryteriów szczegółowych:
A. CENA USŁUGI BRUTTO (za realizację całości przedmiotu zamówienia) – 50pkt,
Najwyższą punktację otrzyma oferent, który zaproponuje najniższą cenę, uzyskaną w oparciu o wzór:
CENA BRUTTO OFERTY NAJTAŃSZEJ SPOŚRÓD WSZYSTKICH ZŁOŻONYCH OFERT
C = ------------------------------------------------------------------------------------------------------- x
CENA BRUTTO BADANEJ OFERTY
50 pkt
gdzie: C = przyznana ilość punktów za kryterium CENA USŁUGI BRUTTO
B. DOŚWIADCZENIE I POTENCJAŁ OFERENTA – 50pkt
Najwyższą punktację otrzyma oferent, który wykaże:
1. najwyższe spośród wszystkich badanych ofert doświadczenie w zakresie 20 pkt
realizacji prasowych kampanii o promocyjnych w obszarze funduszy
europejskich, mierzone liczbą zrealizowanych kampanii w latach 2014-2015.
Za kampanię prasową uznaje się:
- publikację cyklu co najmniej 5 artykułów o tematyce unijnej oraz
- wykonanie przynajmniej 5 insertów związanych z obszarem polityki
spójności,
wydanych w nakładzie ogólnopolskim, obejmując nim 16 województw.
Udokumentowaniem doświadczenia będzie przedłożenie przez oferenta na
załączonym formularzu oświadczenia o ilości przeprowadzonych kampanii
oraz dostarczenie porfolio oferenta, do którego załączone zostaną 3
przykładowe, wybrane przez oferenta artykuły oraz 3 inserty o tematyce
unijnej wykonane w okresie 2014-2015
2. najwyższy spośród wszystkich badanych ofert potencjał mierzony:
30pkt
 liczbą prenumeratorów gazety według stanu na koniec roku 2014: 10pkt
Najwyższa punktacja przyznana będzie oferentowi posiadającemu największą
liczbę prenumeratorów, spośród wszystkich badanych ofert
 nakładem gazety – 10 pkt
Najwyższa punktacja przyznana będzie oferentowi który zapewni największy
nakład publikacji (rozumiany jako jednorazowe wydanie) spośród wszystkich
badanych ofert
 wydaniem internetowym gazety – 10 pkt
Najwyższa punktacja przyznana będzie oferentowi który w ramach usługi
zapewni realizację przedmiotu zamówienia w wydaniu internetowym
3. Zamawiający wyłoni oferenta, który otrzyma najwyższą liczbę punktów stanowiących sumę
przyznanej punktacji w ramach w/w kryteriów.
4. W przypadku uzyskania identycznej, najwyższej spośród złożonych ofert liczby punktów przez
kilku oferentów, zostaną oni zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną, która zadecyduje o
ostatecznym wyborze. Podczas rozmowy ocenie podlegać będą w szczególności potencjał i
doświadczenie w zakresie wykonanych usług. W takim przypadku wybór oferenta nastąpi w
oparciu o decyzję i opinię Komisji Oceny Ofert, która sporządzi stosowny dokument uzasadniający
wybór oferenta.
5. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie uwzględniał jedynie informacje zawarte w załącznikach do
Zapytania ofertowego.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienia zapytania oraz
niewyłonienia oferty bez podawania przyczyny, jeśli:

uzna, że żadna ze złożonych ofert nie daje rękojmi rzetelnej realizacji zamówienia, lub

uzna, że ceny zaoferowane przez Oferentów są wyższe niż rynkowa wartość przedmiotowej
usługi lub też przewyższają możliwości budżetu Projektu

wystąpią jakiekolwiek okoliczności, których zaistnienia nie można było wcześniej przewidzieć

zaistnieją jakiekolwiek przesłanki, uniemożliwiające zawarcie umowy i/lub realizacje
przedmiotu zamówienia
7. W przypadku gdy ceny zaoferowane przez Oferenta/ów przewyższać będą możliwości projektu
Zamawiający dopuszcza możliwość powtórzenia postępowania w trybie zasady konkurencyjności
lub prowadzenia negocjacji z Oferentem. Brak porozumienia w tym zakresie skutkuje
unieważnieniem postępowania ofertowego przez Zamawiającego.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności
przedstawionych danych i informacji i może żądać od Oferenta wszelkich dodatkowych informacji
i/lub wyjaśnień zarówno w zakresie złożonej oferty, jak i działalności i/lub statusu Oferenta. W
przypadku niedotrzymania trybu i/lub terminu przedłożenia wymaganych wyjaśnień i/lub
dokumentów lub odmowy ich przedłożenia Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę.
VI.
Wymagania odnośnie do sposobu przygotowania oferty
1. Oferty należy przygotować w języku polskim i dostarczyć Zamawiającemu:
a. osobiście, pocztą tradycyjną lub kurierem na adres:
Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej, Aleja Jana Pawła II 12, 00-124 Warszawa
w zamkniętej kopercie z dopiskiem:
„OFERTA – KAMPANIA PRASOWA STRATEGII PARTN ERSTWA”
b.
drogą e-mail na adres: [email protected] w temacie wiadomości
wpisując: „OFERTA – KAM PANIA PRASOWA STRATEGII PARTNERSTWA”
1. W przypadku wyboru opcji złożenia oferty drogą elektroniczną wymagane jest dostarczenie
Zamawiającemu wraz z ofertą skanu podpisanych przez oferenta dokumentów.
2. W przypadku dopuszczenia do oceny merytorycznej oferenta, który przysłał wymagane
dokumenty drogą e-mail, konieczne będzie dostarczenie Zamawiającemu oryginału oferty we
wskazanym przez niego trybie i terminie.
3. Oferty należy przygotować na formularzu stanowiącym Załącznik 1 do niniejszego zapytania
ofertowego w terminie
4. Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane załączniki (zgodnie z wzorami niniejszego
zaproszenia) oraz portfolio Wykonawcy, potwierdzające jego potencjał i doświadczenie w
realizacji w latach 2014-2015 minimum 3 kampanii prasowych o zasięgu ogólnopolskim i
tematyce związanej z funduszami europejskimi
5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
6. Termin nadsyłania ofert upływa dnia 4 maja 2015r. o godzinie 16.00
7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
VII.
Uwagi
1. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również
nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Nie jest ono
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu przepisów prawa zamówień
publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze
złożonych ofert.
3. Zamawiający informuje, że z zastrzeżeniem danych osobowych, złożona oferta stanowi informację
publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia
jej przez oferenta jako tajemnicy, oferta zostanie odrzucona.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość jednorazowej korekty przez Wykonawcę oczywistych pomyłek
pisarskich. Zamawiający zastrzega sobie prawo zwrócenia się do Wykonawców z prośbą
o uszczegółowienie lub doprecyzowanie elementów oferty, które mogą budzić jego uzasadnione
wątpliwości lub wymagają wyjaśnień. Zamawiający może też zwrócić się do Wykonawcy z prośbą
o udokumentowanie przedstawionych informacji oraz wskazać termin na wniesienie
ewentualnych poprawek. Brak uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie skutkować
może obniżeniem punktacji lub wykluczeniem z postępowania.
5. Zamawiający poinformuje poprzez e-mail Wykonawców, którzy przystąpili do postępowania, o
wynikach oceny ofert a także opublikuje wyciąg z protokołu oceny na swojej stronie internetowej.
6. W przypadku jeśli najwyższą liczbę punktów uzyska więcej niż jedna oferta, Zamawiający zaprosi
Wykonawców, którzy złożyli te oferty do negocjacji.
7. Dodatkowe informacje w zakresie niniejszego zapytania ofertowego udzielane będą przez p. Ewę
Bytniewską: e-mail: [email protected]
Załączniki:
 Formularz nr 1 - OFERTA,
 Wzór Oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym,
 Wzór Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu,