Repozytorium Cyfrowe Instytutów Naukowych

mgr Barbara Grzelaczyk
Instytut Archeologii i Etnologii PAN
Archiwum
al. Solidarności 105
00-140 Warszawa
(22) 620-28-81 wew. 197
„Repozytorium Cyfrowe Instytutów Naukowych”
początkiem digitalizacji zasobu archiwalnego
Instytutu Archeologii i Etnologii PAN
Projekt „Repozytorium Cyfrowe Instytutów Naukowych” wyznaczył początek prezentacji
on-line zasobu archiwalnego Instytutu Archeologii i Etnologii Polskiej Akademii Nauk.
Wykorzystując współczesne techniki oraz realizując zadania jakie stawiają obecne czasy przed
każdą placówką naukową w dziedzinie archiwistyki Instytut wyszedł do użytkownika z przekazem
naukowym i historycznym za pomocą Internetu. Działania digitalizacyjne objęły materiały
archiwalne z zakresu archeologii, etnologii oraz historii kultury materialnej.
Dokumentacja badań wykopaliskowych stanowi jedną z głównych grup klasyfikacyjnych
materiałów archiwalnych. Instytut przechowuje pełną dokumentację opisową, rysunkową i
fotograficzną powstałą w trakcie prac polowych. Obejmuje plany i szkice sytuacyjne, plany i profile
wykopów i obiektów, terenowe dzienniki badań, karty inwentaryzacyjne, księgi inwentarzowe,
karty opisowe, sprawozdania z badań, analizy oraz materiały fotograficzne. W ramach projektu
RCIN zdigitalizowano i udostępniono m. in. materiał pochodzący z kompleksowych badań
archeologiczno-historycznych, realizowanych w Czersku w latach 1961-1969 i 1975-1982. Został
on uzyskany w ramach szerszego planu badawczego Instytutu Historii Kultury Materialnej PAN
poświęconego studiom nad wczesnośredniowieczną przeszłością Mazowsza. Do projektu włączono
także dokumentację stanowisk o chronologii znacznie starszej m. in. kilkufazowego osiedla
otwartego w Grzybianach, st. 1, które istniało pomiędzy X-IX, a VI-V w. p. n. e. oraz neolitycznej
osady kultury pucharów lejkowatych położonej na wzgórzu „Gawroniec“ w Ćmielowie. W
Archiwum Instytutu znajdują się także zdjęcia wykonane w trakcie badań wykopaliskowych,
1
zdjęcia zabytków oraz fotografie sytuacyjne z konferencji, zjazdów. Obecnie materiały te służą
celom badawczym oraz wydawniczym, stanowiąc źródło ilustracji do publikacji. Cennym
zabytkiem udostępnionym w ramach projektu RCIN jest Atlas Geologiczny Galicyi z lat 1900-1904
wydany nakładem Akademii Umiejętności w Krakowie. Poszczególne arkusze Atlasu zostały
opatrzone autografem
profesora Stefana Krukowskiego (1890
- 1982) – jednego z
najwybitniejszych postaci polskiej archeologii.
Wśród zbioru fotografii na szczególną uwagę zasługuje Kartoteka Fotograficzna Zakładu
Historii Kultury Materialnej. Tworzą ją materiały ilustracyjne powstałe w dużej mierze na potrzeby
„Kwartalnika Historii Kultury Materialnej“ oraz na potrzeby tak dziś poszukiwanej pozycji jak
Katalog Zabytków Budownictwa Przemysłowego ukazującego się z przerwami od 1958 roku.
Kolekcja obejmuje obiekty przechowywane w polskich zbiorach muzealnych oraz zabytki
architektury. Zespół materiałów zgromadzony w ramach kartoteki ma charakter nie tylko
informacyjno-edukacyjny, ale przede wszystkim dokumentacyjny. Szczególnie cenne są fotografie
przedstawiające obiekty zabytkowe architektury przemysłowej: hutnictwa, górnictwa, przemysłu
fabrycznego, a także młynów i wiatraków. Zgromadzony korpus zabytków architektury, choć nie
obejmujący terenów całej Polski, oddał charakter, rozmiar i potrzeby dokumentacyjne tego typu
obiektów, które w dzisiejszych czasach są tak bardzo narażone na całkowite zniszczenie.
Jednym z najważniejszych zadań statutowych Instytutu jest kształcenie pracowników naukowych oraz specjalistów o szczególnych kwalifikacjach w zakresie archeologii, etnologii, a do
niedawna także historii. Końcowym efektem tego procesu są rozprawy doktorskie dotychczas nieopublikowane lub opublikowane w różnym zakresie. Upowszechnienie nieopublikowanych tytułów
w Internecie umożliwiło szybkie dotarcie do wybranych tematów, które zostały opracowane przez
osoby posiadające wiedzę teoretyczną oraz w sposób umiejętny i oryginalny dokonały rozwiązania
postawionego w pracy problemu naukowego. Z pewnością ułatwi to korzystającym z platformy
RCIN pogłębianie własnych zainteresowań badawczych.
Niezbędnym etapem poprzedzającym proces właściwej digitalizacji było opracowanie
materiału i przygotowanie go do skanowania. Opracowanie zasobu odbywa się zgodnie
z zarządzeniami Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz wytycznymi Archiwum
Polskiej Akademii Nauk. Należy jednak pamiętać, że odmienność poszczególnych dyscyplin
naukowych wymaga wypracowania odrębnych sposobów dokumentowania badań, a co za tym idzie
ich opracowania archiwalnego. Jednocześnie dostępność danych i odpowiednie opisanie materiałów
archiwalnych wciąż stanowi wyzwanie. Na tym etapie niezbędna jest znajomość problematyki i
metod badawczych danej dyscypliny. Dlatego niejednokrotnie to specjaliści z określonej dziedziny
uzupełniali opis fotografii, tworzyli go w przypadku zdekompletowanego inwentarza lub jego
braku. Praktyka potwierdziła, że w pracy archiwisty warto korzystać z pomocy osób, które z
2
określonymi zagadnieniami mają do czynienia od wielu lat. Pracownik RCIN chodził z wydrukiem
fotografii do najbardziej doświadczonych pracowników i ustalał nazwiska osób, miejsce wykonania
i wydarzenie jakie przedstawiał materiał archiwalny. Wszystkie zdobyte dane w szczegółowy
sposób zostały opisane i przekazane do Archiwum IAE PAN. Mamy nadzieję, że w przyszłości,
dzięki ułatwieniom jakie niesie ze sobą epoka cyfrowa, także użytkownicy staną się
„współtwórcami“ inwentarzy archiwalnych na szerszą skalę. Archiwa w Europie Zachodniej coraz
częściej korzystają z wiedzy i doświadczenia użytkowników zewnętrznych, tworząc sieć
współpracy np. przy opisywaniu materiałów archiwalnych. Metodą małych kroków chcemy
budować doświadczenie współpracy z użytkownikami także w IAE PAN. Efekty tych działań już
dziś są widoczne. Współpraca z użytkownikami i twórcami dokumentacji jest zarazem
koniecznością jak i wyzwaniem służącym temu, aby zbiory archiwalne były opisane dokładnie i
rzetelnie, z korzyścią dla wszystkich zainteresowanych zasobem Archiwum IAE PAN.
Zadaniem wymagającym równie dużego zaangażowania czasowego było przygotowanie
materiałów archiwalnych do digitalizacji. Proces ten został zainspirowany „Katalogiem Dobrych
Praktyk Digitalizacyjnych materiałów archiwalnych” 1. Wybór materiałów, które jako pierwsze
miały być poddane procesowi digitalizacji dokonywany był w oparciu o pięć kryteriów: cenności,
zainteresowania użytkowników, prawa autorskiego, stanu opracowania i stanu zachowania.
Przeprowadzenie trafnej selekcji w tak bogatym i różnorodnym materiale nie było proste. W jej
wyniku wytypowano do digitalizacji zarówno materiały archiwalne pisemne, jak także obrazowe
(rysunki, plany, fotografie, mikrofilmy, negatywy). Czynności związane z przygotowaniem
materiałów archiwalnych do digitalizacji należały do pracowników projektu. Wszystkie materiały
zostały sprawdzone pod kątem zgodności układu akt w stosunku do inwentarza archiwalnego lub
innych pomocy ewidencyjnych. Skontrolowany został także układ materiałów wewnątrz
poszczególnych jednostek inwentarzowych, zwłaszcza gdy zawierały akta luźne. W trakcie prac
najważniejsze było dobro oryginału. Dlatego materiały archiwalne oprawne i szyte niejednokrotnie
były digitalizowane bez rozszywania. Nieingerencja w stabilność dokumentu dostarcza jednak
bardzo wielu trudności w wiernym odwzorowaniu karty na skanie, a co za tym idzie znacznych strat
czasowych.
W przypadku materiałów luźnych każda karta musiała zostać rozwinięta i
wyprostowana. Usuwane były także wszystkie części metalowe. Elementy te utrudniają skanowanie
ręczne i są niebezpieczne dla automatycznych urządzeń skanujących.
Dzięki projektowi RCIN rozwinęła się działalność publiczna Archiwum czyli udostępnianie
i popularyzacja zasobu. Korzystają z niego w głównej mierze naukowcy, studenci kierunków
„Katalog Dobrych Praktyk Digitalizacji materiałów archiwalnych“ [w]: Narodowy Instytut Audiowizualny [online
dostęp: 13.05.2014]. Dostępny w Internecie http://www.nina.gov.pl/docs/instytut/katalog-dobrych-praktyk-digitalizacjimateria%C5%82%C3%B3w-archiwalnych.pdf
1
3
historycznych, podmioty zajmujące się popularyzacją historii i kultury, a także osoby prywatne –
lokalni badacze szukający informacji na temat historii swojego regionu. Pomimo nieustannie
trwającej dyskusji o trwałości dokumentu elektronicznego nie ulega wątpliwości, że Internet jest
w dzisiejszych czasach podstawową formą dotarcia do społeczeństwa z uwagi na możliwość
nieograniczonego dostępu do materiałów lub ich metadanych. Liczba korzystających stale się
zwiększa. Poprzez ułatwienie dostępności do współczesnych i historycznych materiałów
gromadzonych przez Instytut poprawi się promocja polskiej archeologii, historii i etnografii na
świecie, wzmocniona zostanie edukacja i świadomość w zakresie wyszukiwania archiwaliów
w postaci cyfrowej, upowszechnione zostaną wyniki badań naukowych. Mamy nadzieję, że
tendencja ta potrwa jeszcze przez najbliższe lata i doprowadzi do cyfryzacji informacji o zasobie
archiwalnym oraz do cyfryzacji przynajmniej sporej części samego zasobu archiwalnego. Należy
także pamiętać, że lepsza znajomość zawartości archiwów to bardziej owocne wyniki kwerend
archiwalnych.
4