zjazd_rady i porady

„Rady i porady użytkowe”
Dział Eksploatacji
CONTROLLING SYSTEMS sp. z o.o.
Rady i porady - źródło prezentacji:
•
Najczęstsze problemy zgłaszane przez Klientów na etapie eksploatacji systemu
•
Spostrzeżenia konsultantów podczas rozwiązywania problemów
Co przed Państwem?
•
Na co zwrócić uwagę podczas projektowania struktur budżetowych?
•
Jak optymalnie definiować uprawnienia do struktur budżetowych?
•
Jak ułatwić kontrolerowi proces modyfikacji struktur budżetowych?
•
Jak tworzyć kostki OLAP, by zoptymalizować raportowanie?
•
Co zrobić z wielkimi strukturami budżetowymi?
Na co zwrócić uwagę przy projektowaniu struktur budżetowych
•
Układ wygodny do wprowadzania danych planowanych
•
Skąd będą pobierane dane o wykonaniu poszczególnych budżetów
•
Jakie uprawnienia będą mieli planiści (do całych struktur czy też do ich fragmentów)
•
Sposób obserwacji danych przez użytkowników
Kryterium – kto będzie wprowadzał dane planowane
Kryterium to ma wpływ na sposób generowania skoroszytów do wprowadzania danych
PORADA:
• Podział na osobne struktury budżetowe zawierające pozycje zależne i niezależne od
osób planujących
• Zwrócenie uwagi na kolejność wymiarów, tak aby można było zautomatyzować proces
tworzenia skoroszytów
• Podział dużych struktur budżetowych na mniejsze i łączenie ich w jednej kostce
budżetowej na potrzeby tworzenia analiz
Kolejność wymiarów nie uwzględniająca osób planujących
Problem: W jednym skoroszycie muszą się znaleźć elementy znajdujące się pod różnymi
węzłami struktury -> wykluczenia nadmiarowych budżetów lub pracochłonne przeciąganie
budżetów -> brak automatyzacji w przygotowaniu skoroszytów budżetowych
Wpływ kolejności wymiarów na łatwość generowania skoroszytów
PORADA:
Utworzyć nową strukturę ze zmienioną kolejnością wymiarów, tak aby można było przeciągać do
skoroszytu całe podstruktury.
Dodatkowa korzyść -> możliwość automatycznego generowania wielu skoroszytów
Wpływ struktury wymiarów na wygodę przeglądania danych
bezpośrednio w strukturach budżetowych
Stosowanie wymiarów o wielu poziomach zwiększa ilość zagłębienia w strukturze
(od najwyższego poziomu do liścia)
PORADA :
Dodanie nowej hierarchii wymiaru (o mniejszej ilości poziomów)
Korzyść: zmniejszenie ilości poziomów w strukturze
Kryterium pobierania danych o wykonaniu
Tworzenie struktur zawierających wymiary występujące w tabelach faktów umożliwia
utworzenie jednorodnego wzoru dla całej struktury budżetowej bez konieczności
definiowania skomplikowanych warunków „Where” i „Not where”.
Kryterium pobierania danych o wykonaniu
Co zrobić, jeśli brak wymiaru w Hurtowni Danych?
PORADA:
• Rozbudowa HD – dodanie brakujących wymiarów do tabeli wykonań (przykładowo
dodanie wymiarów raportowych (np. pozycje rachunku, bilansu….) z wykorzystaniem
plików mapujących. Dzięki temu zabiegowi tworzenie wzorów stanie się banalnie
proste.
Nadawanie uprawnień do budżetów
• W module Administracja
• Uprawnienia do całych struktur – zakładka „Zależne od budżetów głównych”
• Uprawnienia do fragmentów struktur – zakładka „Zależne od budżetów”
• Bezpośrednio w skoroszytach
Uwaga:
• Uprawnienia nadawane z poziomu skoroszytów są zawsze zapisywane w grupie uprawnień
„Zależne od budżetów”. Nadawane są uprawnienia tylko do budżetów, miar, wersji
i okresów budżetowych znajdujących się w skoroszycie. W skoroszytach typu Matrix,
nadawanie uprawnień podczas definiowania skoroszytu powoduje, że użytkownik ma
uprawnienia wyłącznie do liści bez węzłów zawierających agregacje.
Jak nie należy definiować uprawnień
• Nadanie uprawnień tylko do liści
(skoroszyt Matrix)
• Nadanie uprawnień do całych struktur na
zakładce „Zależne od budżetów”
PORADA
Rezygnacja z nadawania uprawnień podczas
generowania skoroszytów powoduje, że
tworzą się one zdecydowanie szybciej.
Prawidłowo zdefiniowane uprawnienia
Nadanie uprawnień do całej
podstruktury bezpośrednio
w module Administracja
PORADA
Możliwość automatycznego
nadawania uprawnień do nowych
elementów dodanych do
poddrzewa, wszystkich miar, wersji
i nowych okresów budżetowych
Prawidłowo zdefiniowane
uprawnienia
Nadanie uprawnień do całych struktur
budżetowych na zakładce „Zależne
od budżetów głównych”
PORADA
Taki sposób definiowania przyśpiesza
operacje wykonywane na budżetach
poprzez pominięcie sprawdzania
uprawnień do poszczególnych
budżetów znajdujących się
w strukturze
Dobre praktyki podczas tworzenia i edycji struktur budżetowych
•
Wykorzystywanie funkcji „Dodaj elementy wymiaru na podstawie tabel faktów”
w oparciu o:
• Tabele wykonań, w których występują powiązania między elementami
wymiarów
• Tabele mapujące – tworzone w zasilaniu lub w Modelowaniu OLAP
(zasilane z Excela lub wypełniane napisaną procedurą)
•
Wykorzystanie mechanizmu automatycznej edycji struktur, bazującego na
wskazanej tabeli mapującej
Dobre praktyki podczas tworzenia i edycji struktur budżetowych
PORADA
Należy unikać:
•
Ręcznego mapowania wymiarów w strukturach o dużej zmienności
(np. projektów, zadań)
•
Mapowania „wszystkiego z wszystkim” w celu zaoszczędzenia czasu podczas
mapowania wymiarów, np. wszyscy Kontrahenci do każdego Oddziału lub
wszystkie koszty rodzajowe do każdego MPK
Kostki OLAP
Kostki OLAP dostępne w Eurece są tworzone:
•
Mechanizmem zasilania podczas budowy i rozbudowy hurtowni danych
•
Podczas tworzenia struktur budżetowych (pojedyncze kostki lub kilka struktur
budżetowych w fizycznie jednej kostce)
•
W zarządzaniu kostkami OLAP
•
Poprzez grupowanie już utworzonych kostek w zbiorczej kostce – funkcja
Linked Object w Modelowaniu OLAP
Każda struktura budżetowa ma osobną kostkę budżetową
ZALETY
Łatwe zarządzanie uprawnieniami do kostek
OGRANICZENIA
Analizy przestawne – źródłem danych jest tylko jedna kostka i użytkownik WWW
nie utworzy analizy odwołującej się do danych z różnych kostek
Analizy odwołujące się do kilku kostek możemy wykonać w module analiz Ad hoc
Jedna kostka zawiera kilka struktur budżetowych
ZASTOSOWANIE:
Struktury budżetowe tworzone wg kryterium osoby planującej i połączone w
jednej kostce OLAP. Zaletą takiego rozwiązania są małe struktury i łatwość
nadawania uprawnień do struktur budżetowych.
Podczas tworzenia struktury wskazujemy kostkę, w ramach której ma być
utworzona nowa kostka.
Jedna kostka zawiera kilka struktur budżetowych
W budżetowaniu są widoczne osobne struktury budżetowe.
Kostka OLAP zawiera kilka struktur budżetowych
Każda struktura budżetowa jest tworzona jako osobna grupa miar w kostce
Podczas tworzenia kostki
miarom należącym do różnych
struktur, a mających te same
nazwy, nadajemy aliasy
Jedna kostka zawiera kilka struktur budżetowych
Zbiorcza kostka zawierająca kilka struktur budżetowych zawiera kilka grup miar
i jest dostępna w:
•
analizach przestawnych
•
analizach ad-hoc
•
w pulpitach
ZALETY
Użytkownik może wykonywać analizy, odwołujące się do danych z kilku struktur
budżetowych, co jest szczególnie ważne dla użytkowników WWW
Łączenie kilku kostek w jedną zbiorczą kostkę – funkcja
Linked Object
•
Gdzie tworzymy – funkcja LINKED OBJECT w zarządzaniu kostkami OLAP
•
KORZYŚĆ - użytkownicy uniezależniają się od administratorów IT
i samodzielnie mogą łączyć różne kostki w jeden obiekt, który jest dostępny
w analizach przestawnych, analizach wielowymiarowych (ad-hoc) oraz w
Pulpitach
Kostka Linked Object – dostępność pól w analizach
Łączenie kilku kostek w jedną zbiorczą kostkę – funkcja
Linked Object
Kostka Linked Object – miara wyliczana
Łączenie kilku kostek w jedną zbiorczą kostkę – funkcja
Linked Object
ZALETY
Tą samą kostkę bazową można wykorzystać w różnych kostkach Linked Object,
np. w osobnych kostkach łączymy
•
kostki przychodowe
•
kostki kosztowe
•
Kostki kosztowe i przychodowe
W kostkach Linked Object można tworzyć miary wyliczane poszerzające
możliwości analityczne
Pomysły – co zrobić jeśli struktury budżetowe „zrobiły się”
zbyt duże i niewydajne
Proponujemy:
•
Wykonanie audytu istniejącego modelu budżetowego – bo może warto
przeprojektować model
•
„Odchudzenie struktur” poprzez usunięcie zbędnych elementów
(np. zamkniętych projektów) lub przeniesienie ich do innej struktury
•
Usunięcie danych z poprzednich lat (z archiwizacją lub bez)
•
Przejście na planowanie w kostkach OLAP (przebudowa modelu)
Dziękuję za uwagę