Protokół - połączony

Protokół nr 13/2008
z kontroli problemowej dotyczącej utrzymania dróg gminnych w roku 2007.
Kontrola została przeprowadzona na podstawie uchwały nr 14/2008 Komisji Rewizyjnej
z dnia 17.03.2008 r. Do jej przeprowadzenia wyznaczeni zostali:
Marek Pietrzyński – przewodniczący zespołu.
Marcin Wojtkowiak – członek zespołu.
Kontrola odbyła się w dniach 27.03., 21.04. i 29.04.2008 roku w Urzędzie Gminy w
Czerwonaku przy ulicy Źródlanej kierowanym przez Wójta Mariusza Poznańskiego. W
posiedzeniach brali udział członkowie zespołu kontrolnego wg listy. Uzyskano takŜe odpowiedzi na
pytania od: p. Joanny Kowalczyk-Chudy, p. Alicji Wawrzyniak (pracowników Urzędu Gminy) oraz
sołtysów: p. Heleny Stachowiak, p. Beaty Gryski i p. Wojciecha Bukowskiego.
W trakcie przeprowadzania kontroli zespół zapoznał się z zestawieniem przetargów w
zakresie utrzymania dróg gminnych w roku 2007 obejmującym 6 przetargów, z czego wybiórczo
kontrolę przeprowadzono w odniesieniu do 2 postępowań: przetargu nieograniczonego na
profilowanie dróg gruntowych oraz przetargu nieograniczonego na remont dróg gruntowych
tłuczniem betonowym. Zespół kontrolujący zapoznał się z pełną dokumentacją dotyczącą obydwu
postępowań przetargowych oraz protokołami odbiorów
i fakturami.
Jak zostało to wskazane powyŜej, kontrolą objęto 2 przetargi z spośród 6 przeprowadzonych
w 2007 roku, dotyczących:
I. Przetargu nieograniczonego na remont dróg gruntowych tłuczniem betonowym.
II. Przetargu nieograniczonego na profilowanie dróg gruntowych.
I. Ustalono stan faktyczny:
1. Komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego w przedmiocie „Remont tłuczniem betonowym dróg gruntowych
na terenie gminy Czerwonak” powołana została Zarządzeniem Wójta Gminy nr 9/2007 z
dnia 24.01.2007r., w skład której wchodzili:
Henryk Sobański
- przewodniczący
Marcin Meyer
- sekretarz
Alicja Wawrzyniak
- członek
Andrzej Leporowski
- członek
2. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia dla postępowania udzielonego w trybie
przetargu nieograniczonego w przedmiocie „Remont tłuczniem betonowym dróg
gruntowych na terenie gminy Czerwonak” określała wartość zamówienia w kwocie
344.426,22 zł. szacując wielkość powierzchni 9.070,00 m2, słuŜącej wyłącznie do
porównania ofert pod względem stopnia spełnienia kryterium ceny, podając termin
wykonania do dnia 15.12.2007r.
3. Oferty złoŜyli podając cenę za 100m2:
Nr oferty WYKONAWCA
1.
2.
3.
Cena netto Cena brutto
(zł.)
(zł.)
INTER ASPHALT Sp. Z o.o.,
z Obornik Wlkp.
2.700,00
3.294,00
Zakład Handlowo-Usługowy „BUD-HANEX”
z Kórnika
2.535,00
3.092,70
P.P.H.U. „SPEC”Remigiusz Nowacki, z Kórnika
1.948,00
2.376,56
1
4.
5.
6.
7.
Przedsięb. Robót InŜynieryjno-Budowlano-Drogowych
Paulina Niemir, z Poznania
2.830,00
3.452,60
Zakład Usług WielobranŜowych „JACHGUM”
Stanisław Jachimowski, z Poznania
3.147,00
3.839,00
Przedsięb. Usługowe Wysocki Stefan,
z Murowanej Gosliny
3.197,00
3.900,34
Zakład Drogowy Maciej Sedlecki z Lubonia
3.000,00
3.660,00
4. Zamawiający w wszczętym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
w przedmiocie wymienionym w pkt 2 nie wymagał od Wykonawcy przedstawienia
jakichkolwiek referencji ani wykazania się doświadczeniem w realizacji podobnych robót.
5. Wszyscy wykonawcy w złoŜonych ofertach spełnili warunki udziału w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego. Komisja
przetargowa nie miała podstaw do wykluczenia lub odrzucenia jakiejkolwiek oferty.
6. Termin złoŜenia ofert określony był na dzień 26 lutego 2007r., do godz. 10:30, których
otwarcie nastapiło w dniu 26.02.2007r. o godz. 11:00 w siedzibie Zamawiającego.
7. Najkorzystniejsza ofertę złoŜyła Firma P.P.H.U. „SPEC” Remigiusz Nowacki,
z Kórnika oferując cenę usługi w kwocie netto 1.948,00 zł., brutto 2.376,56 zł.
8. W związku z nieprzystąpieniem do podpisania umowy wybranego Wykonawcy
Zamawiający dokonał ponownego wyboru najkorzystniejszej oferty spośród pozostałych
ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
9. Najtańszą cenowo ofertę z pozostałych ofert złoŜył Zakład Handlowo-Usługowy „BUDHANEX” z Kórnika w kwocie netto 2.535,00 zł., brutto 3.092,70 zł., który wybrany
przez Komisję Przetargową w dniu 27 marca 2007r. zawarł z Urzędem Gminy umowę
nr WUD.06/2007 na wykonanie remontu tłuczniem betonowym dróg gruntowych na terenie
gminy Czerwonak.
10. Umowa, o której mowa w pkt. 9 obejmowała maksymalną nieprzekraczającą ilość naprawy
dróg gruntowych w wielkości 10.993,63 m2 pow. o łącznej wartości brutto 340.000,00 zł.
11. Urząd Gminy na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy o zamówieniach publicznych, w dniu 10
lipca 2007r. zawarł z Wykonawcą wymienionym w pkt. 9. kolejną umowę nr WUD
3421.28/2007, która dotyczyła tego samego przedmiotu zamówienia publicznego, na
wykonanie remontu tłuczniem betonowym dróg gruntowych na terenie gminy Czerwonak.
12. Umowę, wymienioną w pkt. 11 Wójt Gminy zawarł z pominięciem trybu postępowania
przetargowego, ustalając maksymalną nieprzekraczalną ilość naprawy dróg gruntowych
2.198,73 m2 o łącznej wartości brutto 68.000,00 zł.
13. Zakład Handlowo-Usługowy „BUD-HANEX” z Kórnika, realizując obydwie umowy
w zakresie jednego zamówienia publicznego pn. „Remont tłuczniem betonowym dróg
gruntowych na terenie gminy Czerwonak”, wg. protokołów odbioru robót z dnia
04.05.07, 15.06.07, 05.07.07, 04.09.07., 10.09.07r., wykonał naprawy dróg w ilości
13.191 m2 o wartości łącznej w kwocie 407.958,06 zł.
2
14. Zakres rzeczowy i finansowy wykonanych robót w przedmiocie zamówienia publicznego
wynikający z obydwóch umów został przekroczony w stosunku do siwz odpowiednio
o 45% i o 20%.
15. Zamawiający dokonał podziału przedmiotu zamówienia publicznego
pn. „Remont
tłuczniem betonowym dróg gruntowych na terenie gminy Czerwonak”, na dwa
postępowania. Jednego udzielonego w trybie przeprowadzenia przetargu nieograniczonego
dla zamówienia przekraczającego wyraŜonej w złotówkach równowartości 60.000,00 euro,
drugiego zwolnionego ze stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych, na podstawie
przepisu art. 4 pkt. 8 tejŜe ustawy, poniewaŜ nieprzekraczającego wyraŜonej
w złotówkach równowartości 14.000 euro.
16. Wykonawca, który wybrany został przez Zamawiającego zarejestrował działalność
gospodarczą w przedmiocie zamówienia publicznego, w Urzędzie Miasta i Gminy
Pobiedziska w dniu 24.10.2006r., tj. na trzy miesiące wcześniej przed jego ogłoszeniem
w Biuletynie Zamówień Publicznych, który ukazał się w numerze 23 dnia 29.01.2007r.
WNIOSKI:
1) W zakresie kontroli, która objęła procedury przetargowe dotyczące remontu dróg
gruntowych tłuczniem betonowym w roku 2007 zespół kontrolujący nie stwierdził
raŜących uchybień i nieprawidłowości.
II Ustalono stan faktyczny:
1. Informacja o wyborze oferty z dnia 26.02.2007 roku. W postępowaniu złoŜonych zostało 5
ofert, Zamawiający dokonał wyboru oferty złoŜonej przez Zakład Remontów Dróg
Gruntowych, Jerzy, Karol Bocheńscy, Os. 40-lecia PRL 4/22, 62-004 Czerwonak.
Wykonawca zaoferował cenę 17,89 zł brutto za 100 m2 profilowania i wałowania dróg
gruntowych.
Jedynym kryterium oceny ofert była cena; cena wybranej oferty mieściła się w kwocie, jaką
Zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (100 tysięcy złotych).
Informację wywieszono na tablicy ogłoszeń w dniu 26.02.2007 roku, zdjęto 6.02.2007 roku.
2. Umowa nr WUD.342.04/2007 na mechaniczne profilowanie i zagęszczanie dróg gruntowych
na terenie gminy Czerwonak zawarta pomiędzy Wójtem Gminy Czerwonak Mariuszem
Poznańskim a Jerzym Bocheńskim zamieszkałym w Czerwonaku i Karolem Bocheńskim
zamieszkałym w Mściszewie działającymi w spółce Zakład Remontów Dróg Gruntowych
Jerzy, Karol Bocheńscy, 62 – 004 Czerwonak, os. 40-lecia PRL 4/22.
Umowa została zawarta 6 marca 2007 roku. Zakres zamówienia objął mechaniczne
profilowanie i zagęszczanie gminnych dróg gruntowych na powierzchni oszacowanej na
451.350,00 m2 w okresie wiosennym i jesiennym oraz wg potrzeb Zamawiającego w okresie
letnim.
3. Informacja o wyborze oferty wraz z uzasadnieniem została przesłana do 5 firm biorących
udział w przetargu w dniu 26.02.2007 roku za potwierdzeniem odbioru oraz została
zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej gminy Czerwonak.
3
4. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia mniejszej od kwot
określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. – Prawo zamówień publicznych (załącznik nr 2, druk ZP - 2).
Wymagane warunki w udziału w postępowaniu spełniło 5 wykonawców. Z postępowania
nie wykluczono Ŝadnego z wykonawców.
W punkcie 10 (Protesty i odwołania) nie zawarto informacji o braku lub wystąpieniu
odwołań lub protestów.
5. Zbiorcze zestawienie ofert (druk ZP – 12):
- Przedsiębiorstwo Produkcyjno – Handlowo – Usługowe „SPEC” Remigiusz Nowacki, ul.
St. Mikołajczyka 65/1, BłaŜejewo, 62-035 Kórnik, zaoferowana cena brutto za 100 m2
23,18 zł
- Przedsiębiorstwo Robót InŜynieryjno Budowlano Drogowych Paulina Niemir, ul.
Przemyska 42, 61-324 Poznań, zaoferowana cena brutto za 100 m2 36,60 zł
- Zakład Handlowo – Usługowy „BUD-Hanex”, ul. Wojska Polskiego 18, 62-035 Kórnik,
zaoferowana cena brutto za 100 m2 29,28 zł
- FERD Firma Robót InŜynieryjnych i Drogowych, ul. Szarych Szeregów 25, 63-000 Środa
Wlkp., zaoferowana cena brutto za 100 m2 18,30 zł
- Zakład Remontów Dróg Gruntowych Jerzy, Karol Bocheńscy, os. 40-lecia PRL 4/22, 62004 Czerwonak, zaoferowana cena brutto za 100 m2 17,89 zł.
Podczas otwarcia ofert obecnych było 2 przedstawicieli następujących oferentów Przedsiębiorstwa Robót InŜynieryjno Budowlano Drogowych Paulina Niemir oraz Zakładu
Remontów Dróg Gruntowych Jerzy, Karol Bocheńscy.
6. Informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu
prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-17).
Na podstawie informacji zawartej w druku ZP-17 stwierdzono, Ŝe wszyscy oferenci
spełnili warunki udziału w postępowaniu.
7. Streszczenie oceny i porównania złoŜonych ofert (druk ZP-21). Poszczególni oferenci
uzyskali następującą liczbę punktów:
- Przedsiębiorstwo Produkcyjno – Handlowo – Usługowe „SPEC” Remigiusz Nowacki, ul.
St. Mikołajczyka 65/1, BłaŜejewo, 62-035 Kórnik, 77,18 pkt.
- Przedsiębiorstwo Robót InŜynieryjno Budowlano Drogowych Paulina Niemir, ul.
Przemyska 42, 61-324 Poznań, 48,89 pkt.
- Zakład Handlowo – Usługowy „BUD-Hanex”, ul. Wojska Polskiego 18, 62-035 Kórnik,
61,10 pkt.
- FERD Firma Robót InŜynieryjnych i Drogowych, ul. Szarych Szeregów 25, 63-000 Środa
Wlkp., 97,76 pkt.
- Zakład Remontów Dróg Gruntowych Jerzy, Karol Bocheńscy, os. 40-lecia PRL 4/22, 62004 Czerwonak, 100 pkt.
Jedynym kryterium była cena.
8. Oświadczenia członków komisji przetargowej (druki ZP-11):
- Andrzeja Leporowskiego
- Alicji Wawrzyniak
- Marcina Meyera
Zostały podpisane 21.02.2007 roku.
9. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia dla postępowania udzielanego w trybie
przetargu nieograniczonego o wartości nieprzekraczającej wyraŜonej w złotych
równowartości kwoty 60.000 Euro (przedmiot zamówienia: „mechaniczne profilowanie i
4
zagęszczanie dróg gruntowych na terenie gminy Czerwonak”).
W specyfikacji Zamawiający nie zawarł wymogu dotyczącego poświadczenia kwalifikacji
(np. w formie listów referencyjnych).
10. Oferty przetargowe (ostateczny termin wpływu oferty wyznaczono na 21.02.2007, godz.
11.30; otwarcie ofert o godz. 12):
- FERD Firma Robót InŜynieryjnych i Drogowych, ul. Szarych Szeregów 25, 63-000 Środa
Wlkp.
Oferta wpłynęła do Urzędu Gminy 21.02.2007 o godzinie 9.50.
Wartość kosztorysowa robót: 82.597,05 zł brutto; 18,30 zł brutto za 1m2
- Przedsiębiorstwo Produkcyjno – Handlowo – Usługowe „SPEC” Remigiusz Nowacki, ul.
St. Mikołajczyka 65/1, BłaŜejewo, 62-035 Kórnik,
Oferta wpłynęła do Urzędu Gminy 21.02.2007 o godzinie 11.19.
Wartość kosztorysowa robót: 104.622,93 zł; 23,18 zł za 1 m2
Firma istnieje od czerwca 2006 roku (wpis do ewidencji działalności gospodarczej). W
złoŜonej ofercie nie zostały zamieszczone listy referencyjne, bądź teŜ wykaz wykonanych
robót dokumentujących doświadczenie oferenta (naleŜy jednak zaznaczyć, Ŝe dokumenty te
nie były wymagane w SIWZ).
- Przedsiębiorstwo Robót InŜynieryjno Budowlano Drogowych Paulina Niemir, ul.
Przemyska 42, 61-324 Poznań,
Oferta wpłynęła do Urzędu Gminy 21.02.2007 o godzinie 11.07.
Wartość kosztorysowa robót: 165.194,10 zł brutto; 36,60 zł brutto za 1 m2
Firma istnieje od września 2006 roku (wpis do ewidencji działalności gospodarczej). W
złoŜonej ofercie nie zostały zamieszczone listy referencyjne, bądź teŜ wykaz wykonanych
robót dokumentujących doświadczenie oferenta (naleŜy jednak zaznaczyć, Ŝe dokumenty te
nie były wymagane w SIWZ).
- Zakład Handlowo – Usługowy „BUD-Hanex”, ul. Wojska Polskiego 18, 62-035 Kórnik,
Oferta wpłynęła do Urzędu Gminy 21.02.2007 o godzinie 11.07.
Wartość kosztorysowa robót: 132.155,28 zł brutto; 29,28 zł brutto za 1m2
Firma istnieje od listopada 2006 roku (wpis do ewidencji działalności gospodarczej). W
złoŜonej ofercie nie zostały zamieszczone listy referencyjne, bądź teŜ wykaz wykonanych
robót dokumentujących doświadczenie oferenta (naleŜy jednak zaznaczyć, Ŝe dokumenty te
nie były wymagane w SIWZ).
- Zakład Remontów Dróg Gruntowych Jerzy, Karol Bocheńscy, os. 40-lecia PRL 4/22, 62004 Czerwonak.
Oferta wpłynęła do Urzędu Gminy 21.02.2007 o godzinie 11.20.
Wartość kosztorysowa robót: 80.746,50 zł brutto; 17,89 zł brutto za 1 m2
Stwierdzono w ofercie brak załącznika nr 3 (zastrzeŜenie) oraz parafowanego wzoru
umowy. Z wyjaśnień uzyskanych przez p. Joannę Kowalczyk-Chudy wynika, Ŝe Urząd
Gminy Czerwonak nigdy nie wymagał tych dokumentów, a obowiązujące przepisy równieŜ
nie wymagają tych dokumentów, gdyŜ stanowią one załączniki do SIWZ, a nie do oferty.
Do wyjaśnień p. Joanny Kowalczyk-Chudy zespół kontrolujący nie miał zastrzeŜeń.
11. W protokołach odbioru z sołectw: Koziegłowy, Bolechowo-Osiedle, Bolechowo, Owińska,
Bolechówko-Potasze, Miękowo, Kicin, Czerwonak II, Kliny, Czerwonak stwierdzono brak
dat odbioru. Z treści listu skierowanego do Wykonawcy przez Zamawiającego wynika, Ŝe
roboty miały być wykonane w terminie od 7.03.2007 do 28.06.2007 roku. Dnia 28.06.2007
5
roku wykonawca złoŜył w Urzędzie Gminy zgłoszenie o moŜliwości dokonania odbioru
robót. Protokół ostatecznego odbioru robót został sporządzony tego samego dnia. RównieŜ
28.06.2007 została wystawiona faktura na kwotę 64.043,52 zł.
12. 8.10.2007 roku Urząd Gminy Czerwonak zlecił mechaniczne profilowanie i zagęszczanie
dróg gminnych na powierzchni ok. 157.630,00 m2 w okresie od dnia 8.10.2007 roku do dnia
5.11.2007 roku. Podobnie jak w poprzednim zleceniu, na protokołach odbioru podpisanych
przez sołtysów nie znajdowały się daty odbioru. Jedynym z 9 sołectw, w przypadku których
roboty te miały miejsce i na protokole odbioru zawarto datę było sołectwo Promnice. W
pozostałych ośmiu dat brakowało.
Dnia 5.11.2007 roku wykonawca złoŜył w Urzędzie Gminy zgłoszenie o moŜliwości
dokonania odbioru robót. Protokół ostatecznego odbioru robót został sporządzony tego
samego dnia. RównieŜ 5.11.2007 została wystawiona faktura na kwotę 28.200,00 zł.
13. 29.11.2007 roku Urząd Gminy Czerwonak zlecił po raz trzeci roboty w zakresie
mechanicznego profilowania i zagęszczania dróg gminnych – w tym przypadku na
powierzchni ok. 43.300,00 m2 w okresie od dnia 29.11.2007 roku do dnia 14.12.2007 roku
na terenie 4 sołectw. W materiałach dostarczonych zespołowi kontrolnemu stwierdzono
brak protokołów odbioru podpisanych przez sołtysów. Wykonanie robót potwierdził tylko p.
Andrzej Leporowski dnia 14.12.2007 roku. 20.12.2007 roku wykonawca wystawił fakturę
na kwotę 7746,37 zł.
14. Na profilowanie i zagęszczanie dróg gminnych w roku 2007 Zamawiający przewidział w
budŜecie 100.000,00 zł. Łączna suma wynikająca z wykonanych robót wyniosła 99989,89
zł, co stanowi niemal 100%.
WNIOSKI:
1) Brak wymagań dotyczących doświadczenia oferentów w treści SIWZ (3 oferentów nie
posiadało go, gdyŜ zarejestrowali swoją działalność zaledwie kilka miesięcy przed
ogłoszeniem przetargu) moŜe być istotnym czynnikiem umoŜliwiającym nieuczciwą
konkurencję w zakresie procedury przetargowej. W wyniku braku takich wymagań
przetarg mogły wygrać podmioty nieprzygotowane do realizacji zadania oraz
świadczące usługę na niskim poziomie jakościowym.
Zdaniem członków zespołu kontrolującego udokumentowane doświadczenie oferentów
(choćby w postaci listów referencyjnych) powinno być wymagane w SIWZ, tak aby
umoŜliwić uczciwą konkurencję startującym do przetargu podmiotom, a z drugiej
zapewnić wyŜszą jakość usług. Pracownicy urzędu gminy – p. Joanna KowalczykChudy oraz p. Alicja Wawrzyniak – zwróciły natomiast uwagę na to, Ŝe doświadczenie
oferentów nie musi wcale oznaczać, Ŝe dany przedsiębiorca jest rzetelny, a takŜe na to,
Ŝe procedury przetargowe w zakresie utrzymania dróg, które były przedmiotem kontroli
charakteryzują się stosunkowo łatwym wykonaniem robót, co powoduje, Ŝe wchodzący
na rynek przedsiębiorca nie powinien mieć problemów z ich właściwą realizacją.
2) We wszystkich z wyjątkiem dwóch protokołów odbioru wykonanych robót podpisanych
przez sołtysów tylko w jednym sołectwie znalazły się daty odbioru. W przypadku
ostatniego zlecenia z dnia 29.11.2007 roku zespół kontrolujący stwierdził brak
protokołów odbioru podpisanych przez sołtysów w ogóle. MoŜe to świadczyć o braku
wykonania tych robót zgodnie z wymaganiami (zarówno czasowymi, jak i
jakościowymi). W związku z powyŜszym wydaje się zasadnym wprowadzenie regulacji
dotyczących obowiązku odbioru robót przez sołtysów (np. poprzez wydanie Zarządzenia
w tej sprawie). Z informacji uzyskanych od sołtysów (p. Beaty Gryski i p. Wojciecha
6
Bukowskiego) wynika, Ŝe taka regulacja byłaby wskazana z uwagi na efektywniejsze
rozliczanie robót. Do tej pory przepis ten nie miał ścisłych regulacji, a praktykowanie
tego działania miało charakter „zdrowo-rozsądkowy”, a nie obligatoryjny, czy teŜ
formalno-prawny. Z drugiej strony naleŜy jednak podkreślić (jak wskazała na to p.
Alicja Wawrzyniak), Ŝe bardzo często pracownicy Urzędu Gminy ustalają telefonicznie
z sołtysami, czy roboty zostały wykonane właściwie, a działanie to sprawdza się w
praktyce.
3) W zakresie kontroli, która objęła procedury przetargowe dotyczące profilowania dróg
gminnych w roku 2007 zespół kontrolujący nie stwierdził raŜących uchybień i
nieprawidłowości.
Na tym kontrolę zakończono. Protokół zawiera 7 ponumerowanych stron.
Wójt
Kontrolujący
………………………………
………………………………………….
………………………………………….
7