Data sporządzenia case`u wdrożeniowego

Kożuchów, 15-01-2010r.
Wdrożenie Comarch OPT!MA w USKOM Sp. z o.o.
Case Study
1. USKOM Sp. z o.o.
Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych USKOM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działa na
podstawie Kodeksu spółek handlowych, a jego właścicielem jest Gmina Kożuchów. Spółka powstała z
przekształcenia Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kożuchowie. Akt
założycielski Spółki został podpisany w dniu 30 stycznia 1995 r., a następnie Spółka została
zarejestrowana w rejestrze handlowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze.
Firma działa w branży usług komunalnych i powiązanych z nimi, a w jej ofercie znajdują się:
usługi wodociągowo – kanalizacyjne,
usługi komunalne materialne,
usługi mieszkaniowe,
usługi komunalne niematerialne,
usługi instalacyjne-hydrauliczne,
usługi instalacyjne elektryczne,
usługi w zakresie budownictwa specjalistycznego.
W ramach struktury organizacyjnej Spółka posiada cztery podstawowe wydziały usługowe, tj.:
Wydział Zasobów Lokalowych,
Wydział Usług Komunalnych,
Wydział Wodociągów i Kanalizacji,
Wydział Usług Pogrzebowych,
Oczyszczalnia ścieków.
2. Sytuacja biznesowa przed implementacją
Spółka przed wdrożeniem systemu Comarch OPT!MA wraz z modułem dodatkowym AQUILA
borykała się z wieloma problemami związanymi z korzystaniem, z dotychczas użytkowanego
oprogramowania. Przestarzałe technologie na jakich opierał się poprzedni program komputerowy
www.comarch.pl/erp/
sprawiały, że efektywnośd pracy oraz koszty eksploatacji były zbyt duże. Ponadto dostarczana
funkcjonalnośd nie pozwalała na elastyczne działanie i dynamiczne dopasowywanie do zmieniających
się warunków prowadzenia działalności, a bezpośrednie wsparcie dostawcy było utrudnione ze
względu na znaczną odległośd. Problemem dla Spółki był również utrudniony przepływ informacji
pomiędzy poszczególnymi pracownikami korzystającymi z odrębnych modułów programów, a także
brak możliwości kontroli i analizy danych gromadzonych w systemie zarówno w siedzibie firmy, jak i
poza nią.
Główne cele, jakie motywowały Spółkę do zmiany oprogramowania to:
zwiększenie efektywności pracy z systemem poprzez automatyzację działao,
zmniejszenie kosztów zakupu i eksploatacji oprogramowania,
zwiększenie elastyczności działania podczas pracy z systemem,
zmniejszenie ilości błędów generowanych na styku operator - program,
szybkie i bezpośrednie wsparcie dostawcy/integratora,
możliwośd analizowania danych, w tym również poza siedzibą firmy.
3. Rozwiązanie
USKOM Sp. z o.o. zdecydowała się
na
nowoczesne
rozwiązanie
oparte o system Comarch OPT!MA
wraz z dedykowanym modułem do
obsługi rozliczeo na nieruchomościach AQUILA. Pełna integracja oraz wspólna baza danych oznacza
zachowanie spójności słowników (kontrahenci, towary) oraz natychmiastowy dostęp do informacji
pochodzącej
z
różnych
modułów
wykorzystywanych
przez
poszczególnych
operatorów.
Wykorzystana technologia Microsoft SQL Server to z kolei najwyższy poziom bezpieczeostwa
gromadzonych i przetwarzanych danych, co jest bardzo istotne z uwagi na ich szczególny charakter.
Zastosowane rozwiązanie w postaci zintegrowanych aplikacji Comarch OPT!MA oraz AQUILA pozwala
ponadto na zautomatyzowanie żmudnych i czasochłonnych, powtarzalnych operacji. Wpływa to w
sposób znaczący na zwiększenie efektywności pracy poprzez skrócenie czasu tych działao, zwłaszcza
w kontekście ilości kilku tysięcy obsługiwanych lokali.
Wdrożenie przeprowadziła firma ADVANTEC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. z
Zielonej Góry. Proces ten został rozłożony w czasie na 10 miesięcy i podzielony na kluczowy etapy,
realizowane w założonej wcześniej kolejności. Etap pierwszy obejmował wdrożenie i uruchomienie
www.comarch.pl/erp/
systemu Comarch OPT!MA w zakresie funkcjonalności modułów Kadry i Płace oraz Handel. W
kolejnym kroku nastąpiło wdrożenie modułu Księga Handlowa oraz jednocześnie rozpoczęto
właściwy proces uruchomienia modułu AQUILA w zakresie obsługi lokali czynszowych. Ostatni etap
obejmował ostateczną integrację Comarch OPT!MA i modułu AQUILA oraz uruchomienie całego
rozwiązania na Wydziale Zarządzania Wspólnotami Mieszkaniowymi.
Na każdym etapie wdrożenia zarówno Spółka jak i i ADVANTEC
zgodnie
i
efektywnie
współpracowali,
dopracowując
ostateczną funkcjonalnośd rozwiązania tak, aby w możliwie
największym stopniu zaspokoid potrzeby Spółki. Szkolenia
pracowników realizowane były w trakcie trwania oraz przy
zakooczeniu
poszczególnych
etapów
wdrożenia.
Po
zakooczeniu wdrożenia zwiększono liczbę licencji na moduł
Księga Handlowa oraz AQUILA.
4. Uzyskane korzyści
Wdrożone rozwiązanie Comarch OPT!MA wraz z modułem AQUILA dało wymierne korzyści Spółce,
wśród których najważniejsze to:
eliminacja błędów występujących przy korzystaniu z poprzedniego oprogramowania,
zgodnośd działania z regulacjami prawnymi, a tym samym eliminacja pomyłek z tym
związanych,
większa elastycznośd, czyli możliwośd dopasowania działania systemu do własnych,
szczególnych potrzeb (np. poprzez dowolne definiowanie elementów opłat, formuł
naliczania, stawek, schematów księgowych, filtrów czy raportów i zestawieo księgowych),
zwiększona efektywnośd pracy poprzez zautomatyzowanie procesów (np. kopiowanie
wyciągów bankowych, procesy rozliczania kosztów wydziałowych i ogólnozakładowych,
seryjne generowanie wezwao do zapłaty i not odsetkowych),
oszczędnośd finansowa z uwagi na niższy koszt eksploatacji oraz rozwiązania dodatkowe (np.
seryjne wydruki faktur na formacie A5 na kilka miesięcy naprzód),
wsparcie lokalnego Partnera ADVANTEC oraz Comarch, czołowego producenta systemów ERP
w Polsce,
możliwośd analizy danych, również w dostępie zdalnym poza siedzibą firmy.
www.comarch.pl/erp/
5. Dlaczego Comarch?
Firma Comarch to krajowy lider dostarczający systemy do zarządzania przedsiębiorstwem. Olbrzymi
potencjał tego producenta zapewnia nam poczucie bezpieczeostwa i stabilności dostarczanych
rozwiązao, co dodatkowo wzmacnia udzielana gwarancja na zgodnośd z przepisami prawa.
Oferowany system Comarch OPT!MA zapewnia bardzo dużą swobodę w realizacji naszych działao
oraz pozwala zwiększad poziom jakości Obsługi naszych Klientów. Dzięki wdrożonym modułom
sprawnie realizujemy wszystkie procesy, począwszy od bardzo szybkiego i elastycznego naliczania
opłat i seryjnego wystawiania faktur cyklicznych, poprzez procesy logistyczne, kadrowo-płacowe i
windykacyjne, na automatycznym księgowaniu i raportowaniu skooczywszy.
„Na szczególną uwagę zasługuje dostosowanie oprogramowania na etapie wdrożenia do naszych
specyficznych potrzeb, wynikających z branży w jakiej działamy.
Dzięki firmie ADVANTEC z Zielonej Góry, która jest naszym
integratorem,
konsultantem
i
opiekunem,
dokonaliśmy
efektywnego i ukierunkowanego na nasze potrzeby wdrożenia.
Usprawniliśmy i w pełni zautomatyzowaliśmy wiele do tej pory
bardzo pracochłonnych operacji:
skrócenie czasu generowania księgowao związanych z
rozliczaniem
kosztów
wydziałowych
i
ogólnozakładowych, uwzględniających elementy struktury kont opartych o dane z AQUILA
(budynki, rodzaje lokali), z pierwotnych 2 dni do 60 min. po wdrożeniu,
skrócenie
czasu
refakturowania
kosztów
dotyczących
wspólnot
mieszkaniowych
(automatyczne refakturowanie kosztów) z 3 godzin do 15 min,
skrócenie czasu wprowadzania wskazao liczników o 50%.”
Marcin Wawrzyoski
Prezes Zarządu
Zdecydowanie polecamy system Comarch OPT!MA wraz z modułem AQUILA, a także firmę
wdrażającą ADVANTEC z Zielonej Góry, jako dostawcę profesjonalnych rozwiązao informatycznych.
Doskonała z nimi współpraca, ze szczególnym podkreśleniem zaangażowania, rzetelności i kultury jej
przedstawicieli, daje nam poczucie bezpieczeostwa i świadomośd dokonania dobrego wyboru.
www.comarch.pl/erp/
Wdrożone moduły
Comarch OPT!MA Kasa/Bank
Comarch OPT!MA Faktury
Comarch OPT!MA Handel
Comarch OPT!MA Płace i Kadry Plus
Comarch OPT!MA Księga Handlowa Plus
Comarch OPT!MA Analizy
Comarch OPT!MA CRM
Advantec AQUILA Start
Advantec AQUILA Sprzedaż
Advantec AQUILA Lokale
Nabywca
Partner Comarch
USKOM Sp. z o.o.
ul.Moniuszki 7
67-120 Kożuchów
www.uskom.eu
ADVANTEC
Spółka
odpowiedzialnością Sp. k.
ul.Łużycka 17
65-601 Zielona Góra
www.advantec.pl
www.advantec.pl/aquila
www.comarch.pl/erp/
z
ograniczoną