Galfa OT Polska Sp. z o.o.

Czechowice-Dziedzice, dnia 1 grudnia 2011 roku
„Ciągle zmieniające się przepisy, rosnące potrzeby w zakresie szybkiego
raportowania, a także konieczność częstego dostosowywania systemu
informatycznego do naszych indywidualnych potrzeb, zmusiły nas do
zakupu nowego oprogramowania. Wybór padł na system Comarch
OPT!MA.”
- mówi Marcin Piasecki, Menedżer GALFA OT Polska Sp. z o.o.
O firmie
.
Galfa OT Polska Sp. z o.o. jest oddziałem niemieckiej firmy Galfa
Industriegalvanik GmbH i oferuje usługi w dziedzinie ochrony
antykorozyjnej. Specjalizujemy się w organicznej ochronie
antykorozyjnej, stosując technologię Doerken MKS System.
Dysponujemy ponad 20-letnim doświadczeniem i profesjonalną
wiedzą w tej dziedzinie, oferując szeroki zakres usług i powłok.
Zaopatrujemy głównie rynek motoryzacyjny, dostarczamy również
wykończenia dla budownictwa, sprzętu gospodarstwa domowego
oraz przemysłu maszynowego. System ochrony antykorozyjnej
oferowany naszym klientom jest zgodny z wymaganiami przemysłu
motoryzacyjnego. Na potwierdzenie naszej jakości uzyskaliśmy
certyfikaty PN-EN ISO 9001:2001 i PN-EN ISO 14001-2005. Jesteśmy
firmą dobrze znaną na rynku motoryzacyjnym, a naszymi głównymi
klientami są następujące firmy: FORD, Audi, GM, Volvo, Nissan, VW,
Mercedes Benz, Daimler Chrysler.
Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania
.
Od momentu powstania zakładu w Czechowicach-Dziedzicach
używaliśmy systemu informatycznego MetFin. Jest to program
dedykowany dla firm naszej branży - wykonujących powłoki
wykończeniowe na elementach metalowych. Producentem systemu
jest firma brytyjska SBS. Od samego początku powodowało to dla nas
wiele problemów: brak możliwości dostosowania do polskich
przepisów księgowo-podatkowych, mało elastyczna gospodarka
magazynowa, częste problemy techniczne z systemem, bardzo
utrudniony i drogi dostęp do pomocy technicznej producenta.
Zapadła więc decyzja o konieczności zakupu i wdrożenia nowego systemu informatycznego.
Miał to być nowoczesny system, który z jednej strony pozwoli nam na zachowanie
podstawowej funkcjonalności MetFin-a, głównie w zakresie kontrolowania historii obrotu
poszczególnymi partiami towarów do pokrywania otrzymanych od naszych klientów,
a z drugiej zapewni nam bezpieczeństwo w zakresie dostosowania do aktualnie
obowiązujących przepisów prawa polskiego oraz ułatwi bieżącą pracę w zakresie potrzeb
raportowania. Ponieważ głównym odbiorcą naszych usług jest przemysł motoryzacyjny,
musimy rygorystycznie spełniać pewne wymagania związane z kontrolą jakości.
Podstawowe zadania, jakie postawiliśmy przed nowym programem to między innymi:
1. konieczność znakowania każdej dostarczonej partii towaru do przerobu pewnymi
cechami podanymi przez klienta,
2. zdefiniowanie oddzielnych magazynów na partie do przerobienia, partie przerobione,
partie wybrakowane, materiały do produkcji,
3. możliwość oddzielnego śledzenia ruchów magazynowych każdej partii z osobna od
momentu przyjęcia poprzez produkcję do wydania klientowi,
4. możliwość raportowania bieżącego i historycznego każdej partii,
5. konieczność zapamiętania dla każdego typu elementu czynności związanych
z procesem produkcyjnym,
6. system uprawnień operatorów, zapewniający możliwość wykonania pewnych
czynności tylko przez odpowiednie osoby,
7. możliwość obsługi zakupów i sprzedaży w walutach obcych,
8. możliwość generowania wielojęzycznych wydruków,
9. zapewnienie zgodności programu z aktualnie obowiązującymi przepisami,
10. możliwość generowania zestawień pod potrzeby zewnętrznej księgowości i firm
audytorskich,
11. łatwy i szybki dostęp do pomocy technicznej.
Poza tymi oczywistymi z naszego punktu widzenia wymaganiami, chcieliśmy przy okazji
usprawnić wykonywanie pewnych powtarzalnych czynności i przerzucić na system
konieczność pamiętania o zmianie ceny jednostkowej np. w przypadku zamówień o wartości
niższej od przyjętego minimum czy też produkcji dla partii próbnych.
Rozwiązanie
.
Przed decyzją o wyborze i wdrożeniu konkretnego programu
spotkaliśmy się z kilkoma firmami informatycznymi prezentującymi
swoje rozwiązania. Najkorzystniejsze wrażenie zrobił na nas system
Comarch OPT!MA zaprezentowany przez firmę APRONET S.C.
P. Hornik, M. Jastrzębski z Katowic.
Prezentacja przeprowadzona była w sposób bardzo konkretny i kompetentny. Osoba
prowadząca prezentację na bieżąco odpowiadała na nasze pytania i wątpliwości dając
równocześnie pewne wstępne propozycje rozwiązań naszych problemów. Dodatkowym dla
nas atutem było to, że producentem programu jest polska, duża i stabilna firma Comarch
S.A. oraz zapewnienie o możliwości korzystania z asysty technicznej nie tylko u partnera
wdrażającego system, ale nawet bezpośrednio u producenta.
2
Decyzja o wyborze i zakupie sytemu informatycznego zapadła na początku lipca 2011 roku.
Umowę wdrożeniową podpisaliśmy oczywiście z firmą APRONET S.C. z Katowic. Na początek
zdecydowaliśmy się na zakup licencji na 3 stanowiska komputerowe obejmujące moduły:
Handel Plus, Kasa/Bank Plus i Analizy.
Współpraca układała się bardzo dobrze. Dość szybko otrzymaliśmy pierwszą wersję analizy
przedwdrożeniowej, która w szczegółowy sposób opisywała konieczne do wykonania dla nas
wydruki, analizy, funkcje na serwerze MS SQL oraz triggery pilnujące za nas kolejności
wykonywanych w systemie czynności i przeliczające ceny usług w specyficznych
przypadkach. W ostatnich dniach lipca przyjęliśmy, po pewnych uściśleniach, ostateczną
wersję analizy przedwdrożeniowej wraz z harmonogramem prac. W międzyczasie
zakupiliśmy, także w firmie APRONET, markowy serwer sprzętowy HP ML-350G6 wraz
z oprogramowaniem systemowym MS Windows Serwer2008 i MS SQL2008. Wszystkie prace
związane z napisaniem dla nas zmian programowych w systemie, instalacją i konfiguracją
systemu trwały mniej więcej 3 tygodnie. Ostatni tydzień sierpnia poświęcony był na
szkolenie pracowników. Szkolenie odbywało się w naszej siedzibie na skonfigurowanych już
docelowo stanowiskach programu Comarch OPT!MA. Pracę produkcyjną rozpoczęliśmy
1 września 2011 r.
Korzyści
.
Już w pierwszych dniach po wdrożeniu odczuliśmy korzyści jakie daje
praca na nowoczesnym systemie informatycznym i współpraca
z polską firmą informatyczną. Problemy, które pojawiały się
w pierwszych dniach naszej pracy były szybko i sprawnie
rozwiązywane. Pracownicy firmy APRONET poprzez zdalne połączenia
z komputerami w naszej siedzibie pomagali nam wystawiać pierwsze dokumenty
i podpowiadali jak sobie radzić w określonych sytuacjach. Pewne drobne błędy
w zestawieniach usuwane były praktycznie od ręki.
Doceniliśmy już możliwość wystawiania dokumentów w tzw. „buforze”. W miarę
pojawiających się potrzeb APRONET tworzy dla nas i podpina do systemu dodatkowe
wydruki w dogodnym dla nas układzie w języku polskim lub angielskim. Obsługa programu
jest dość intuicyjna. Możliwości wyszukiwania oraz filtrowania potrzebnych nam informacji,
a także generowania różnego rodzaju zestawień i analiz, bardzo duże. Dodatkowym atutem
jest funkcja łatwego eksportu danych do programu MS Excel.
Mniej wygodne, w porównaniu do starego systemu, jest wprowadzanie dla nowych detali
listy czynności produkcyjnych, tzw. „receptury”. Nie ma w programie Comarch OPT!MA
możliwości korzystania z predefiniowanych list, a wiele detali ma bardzo podobne lub nawet
identyczne „receptury”. Tutaj za każdym razem, dla nowego detalu, musimy wszystkie kroki
receptury wpisywać pojedynczo. Na szczęście wykonuje się tę czynność tylko jeden raz.
3
Znacznie skrócił się za to czas poświęcony na wykonywanie bieżących analiz i zestawień oraz
wystawianie dokumentów handlowych. Na przykład:
− przygotowanie zestawień raportu sprzedaży zajmuje teraz około 2 minuty, wcześniej
odpowiednie wykazy faktur z podziałem na klientów musiał sporządzać nasz pracownik,
który w arkuszu MS Excel prowadził odpowiednie statystyki, co miesięcznie zajmowało
mu około 4 h;
− przygotowanie zestawienia towaru na kwarantannie zajmowało około 1 h ponieważ
w MetFinie nie był prowadzony taki magazyn, należało fizycznie zliczyć towar teraz
zajmuje to 2 minuty;
− przygotowanie czasu realizacji dla danego klienta nie było możliwe, należało ręcznie
zliczać czas realizacji, dla jednego klienta z danego miesiąca czas realizacji liczono około
2 h teraz zajmuje to 2 minuty i można liczyć czas realizacji z podziałem na klientów;
− przygotowywanie faktur zajmowało około 16 godzin miesięcznie, ponieważ należało
zaokrąglać kwoty na fakturach zgodnie z polskim prawem, teraz nie mamy z tym żadnego
problemu;
− program Comarch OPT!MA daje możliwości raportowania ilości wykonanych detali pod
kątem konkretnej „receptury”, co wcześniej w ogóle nie było możliwe.
„Decyzję o zakupie programu Comarch OPT!MA w firmie APRONET S.C. uważam za trafną.
System ułatwił nam pracę szczególnie w obszarze szybkiego i łatwego dostępu do
informacji. Wdrożenie przebiegało sprawnie i bez zastrzeżeń. Nie martwimy się już kiedy
pojawia się potrzeba stworzenia nowego wydruku czy analizy.”
Marcin Piasecki, Menedżer GALFA OT Polska Sp. z o.o.
Dane Klienta:
Firma wdrażająca:
Galfa OT Polska Sp. z o.o.
ul. Legionów 40
43-502 Czechowice-Dziedzice
tel.: 32 214 50 41
www.galfa.pl
APRONET s.c.
P. Hornik, M. Jastrzębski
ul. Pukowca 15
40-847 Katowice
tel.: 32 201 47 68
www.apronet.pl
4