Procedura przekazywania dokumentacji przebiegu nauczania szkół

Procedura przekazywania dokumentacji przebiegu nauczania szkół
zlikwidowanych (publicznych i niepublicznych z uprawnieniami szkoły
publicznej) do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Kielcach
I. Podstawa prawna
1. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2016 r. poz.
1943);
2. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(Dz.U. z 2016 r. poz. 1506);
3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w
sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r.
nr 14, poz. 67),
4. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20
października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji,
przekazywania
materiałów
archiwalnych
do
archiwów
państwowych
i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1743),
5. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w
sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki
dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej
oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2014 r., poz. 1170, z 2015 r. poz.
1250, z 2016 r. poz. 1368).
II. Przygotowanie dokumentacji.
1. Dokumentacja
przebiegu
nauczania
szkół
zlikwidowanych
jest
przyjmowana do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w
Kielcach z przedziału czasowego 50 lat (licząc od obecnego roku
wstecz). W stosunku do dokumentacji starszej niż 50 letnia należy
zasięgnąć opinii kustosza Archiwum Państwowego w Kielcach i
postąpić zgodnie z Jego wskazówkami.
2. Dokumentacja
przebiegu
nauczania
powinna
być
klasyfikowana
i kwalifikowana zgodnie z symboliką zawartą w jednolitym rzeczowym
wykazie akt danej szkoły.
W przypadku kiedy szkoła nie posiada JRWA przyjmuje klasyfikację
zawartą w poniższej tabeli.
Wypis z przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji szkoły (placówki
oświatowej) w formie JRWA zamieszczonej na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów
Państwowych.
Tytuł teczki
Symbol klasyfikacyjny
Kategoria archiwalna
z JRWA
(okres trwałości)
001
BE-25
4201
BE-25
4201
BE-25
Księga uczniów
4210
BE-25
Arkusze ocen
4211
BE-50
Dokumenty nieodebrane
4211
BE-50
Dzienniki lekcyjne
4212
B-5 (w sytuacji braku arkuszy
Księga Protokołów Rady
Pedagogicznej
Protokoły egzaminów
dojrzałości
Protokoły egzaminów
zawodowych
ocen danego rocznika
stosujemy kategorię BE-50)
Ewidencja uczniów
4300
B-50
Księga absolwentów
4300
B-50
Rejestr wydanych
4300
B-50
świadectw
III. Uporządkowanie akt.
1. Do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Kielcach przyjmowane
są wyłącznie akta uporządkowane w następujący sposób:
 arkusze ocen, protokoły egzaminów dojrzałości oraz zawodowego oprawione
w księgi umieszczamy w teczkach tekturowych bezkwasowych o grubości nie
większej niż 5 centymetrów;
 nieoprawione arkusze ocen oraz protokoły egzaminów jw. układamy
w teczkach tekturowych bezkwasowych według roku ukończenia szkoły oraz
załączamy imienny spis uczniów w chronologii alfabetycznej nazwisk zgodnie
z załączonymi arkuszami. Uporządkowana dokumentacja nie może zawierać
materiałów plastikowych i metalowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów i
koszulek);
 księgi
uczniów,
ewidencji
uczniów,
absolwentów,
rejestry
wydanych
świadectw, księgi protokołów Rady Pedagogicznej umieszczamy w teczkach
bezkwasowych i dokonujemy odpowiedniego opisu strony tytułowej teczki;
 dokumenty
nieodebrane
(świadectwa
uczniów)
układamy
w
teczkach
tekturowych bezkwasowych z załączonym imiennym spisem uczniów;
 dzienniki lekcyjne (z okresu pięciu ostatnich lat kalendarzowych) umieszczamy
w teczkach tekturowych zwykłych rocznikami;
 wszystkie powstałe teczki należy opisać na stronie tytułowej według
załącznika nr 1.
Opisu teczki dokonujemy czarnym flamastrem permanentnym lub stosujemy
samoprzylepną etykietę bezkwasową.
2. Dokumentację przekazujemy do archiwum zakładowego na podstawie spisu
zdawczo-odbiorczego załącznik nr 2.
IV. Przekazanie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły do
archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Kielcach.
1. Dyrektor
szkoły
/
osoba
prowadząca
szkołę
przesyła
do
Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty pismo o przejęcie dokumentacji
według wzoru załącznik nr 3.
Do pisma należy załączyć – kopie dokumentów dotyczących założenia,
przekształcenia,
uprawnień
oraz
likwidacji
szkoły
oraz
jeden
egzemplarz wypełnionego spisu zdawczo-odbiorczego akt.
2. Termin dostarczenia akt należy uzgodnić telefonicznie z pracownikiem
Kuratorium Oświaty w Kielcach uprawnionym do odbioru.
3. Strona przekazująca przywozi dokumentację szkoły do Kuratorium
Oświaty w Kielcach we własnym zakresie.
4. Przed przejęciem do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty
w Kielcach dokumentacja zostaje sprawdzona przez pracownika KO
w Kielcach pod względem zgodności stanu przygotowania z zapisami
procedury. W przypadku zaistnienia nieprawidłowości pracownik KO
w Kielcach odmawia przyjęcia akt i podpisania spisu zdawczoodbiorczego (& 16.1 załącznika nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U. nr 14, poz.
67), a dostarczona dokumentacja podlega zwrotowi w celu usunięcia
uchybień i ponownemu przekazaniu.
5. Właściwie przygotowana dokumentacja przebiegu nauczania zostaje
ostatecznie przekazana w momencie podpisania przez pracownika
Kuratorium Oświaty w Kielcach spisu zdawczo-odbiorczego, którego
jeden egzemplarz otrzymuje osoba przekazująca dokumenty.
6. W imieniu strony przekazującej, spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje
dyrektor szkoły/ osoba prowadząca szkołę.
V. Osoba do kontaktu:
Jolanta Stradowska – specjalista w Wydziale Organizacji i Rozwoju
Edukacji Kuratorium Oświaty w Kielcach tel. 41 3421631,
e-mail: [email protected]
Załączniki:
1. Wzór opisu strony tytułowej teczki.
2. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego.
3. Wzór pisma dotyczącego przejęcia dokumentacji przebiegu nauczania
zlikwidowanej szkoły.
Załącznik 1.
Pieczątka z nazwą szkoły
4211
BE - 50
( symbol klasyfikacyjny)
(kategoria archiwalna akt)
ARKUSZE OCEN
(tytuł teczki)
2005 rok
…………………………………………………………………………………………….
(daty skrajne – rok ukończenia szkoły)
/np. 7
…………………………………….. za kreską numer pozycji ze spisu zdawczo-odbiorczego
Załącznik 2.
pieczątka z nazwą szkoły
(lub komputerowy wpis nazwy szkoły)
Spis zdawczo – odbiorczy akt nr ............
L.p.
Znak
teczki
Tytuł teczki lub tomu
1.
2.
3.
1. 001 Księga Protokołów Rady Pedagogicznej
Daty skrajne
od – do
Kat. Akt
Liczba
teczek
4.
1998-2000
5.
BE-25
6.
1
Miejsce
przechowywania
akt w składnicy
Data zniszczenia
lub przekazania
do archiwum
7.
8.
Spis zdawczo-odbiorczy zakończono na pozycji .............. – przy ilości .......... jednostek archiwalnych.
Przekazujący
Przyjmujący
(rubryki do wypełnienia od 1 do 6; rubryka 7 służy do poinformowania o braku dokumentacji określonego
rocznika)
Załącznik 3.
Nazwa szkoły (pieczątka)
………………………………………..
(miejscowość i data)
Świętokrzyski Kurator Oświaty
al. IX Wieków Kielc 3
25-516 Kielce
Działające na podstawie (art. 59 ust. 3 – szkoły publiczne)˟ (art. 84 – szkoły
niepubliczne)˟ ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2016 r.
poz. 1943) proszę o przejęcie przez Kuratorium Oświaty w Kielcach dokumentacji
przebiegu nauczania zlikwidowanego / zlikwidowanej z dniem …………………
………………………………………………………………………………………………
(nazwa szkoły)
w ilości ………………………….. mb.
1. Przekazujący dokumenty:
……………………………….......................................................................................
(imię i nazwisko, telefon, nazwa szkoły, adres szkoły)
2. Braki występujące w dokumentacji szkoły (np. brak arkuszy ocen, protokołów
itp.)
 ……………………………
 …………………………...
Powód braków w dokumentacji …………………………………………………………….
Do pisma załączam:
1. Kopie dokumentów dotyczących powołania, przekształceń i likwidacji szkoły.
…………………………………..
(podpis i pieczęć dyrektora szkoły)
˟ - zastosować właściwą podstawę prawną