URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA 1 Egzemplarz Nr 1 IMIĘ I

URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD ZAPISAMI
EDYCJA:
B
INDEX:
Ps-2
STRONA:
1
Egzemplarz Nr 1
IMIĘ I NAZWISKO
OPRACOWAŁ:
PEŁNOMOCNIK
ZATWIERDZIŁ:
PREZYDENT
DATA WEJŚCIA
W śYCIE
Numer
zmiany
Numer
strony
PODPIS
9.11.2007
Data
Podpis
Numer
zmiany
Numer
strony
Data
Podpis
UWAGA:
Zabrania się kopiowania tego dokumentu. Prośby o wydanie
egzemplarza dokumentu winny być kierowane do Pełnomocnika ds.
Systemu Zarządzania Jakością
Procedura obejmuje : stron 3 oraz 1 załącznik
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD ZAPISAMI
EDYCJA:
B
INDEX:
Ps-2
STRONA:
2
Spis treści
1.
2.
3.
4.
5.
Przedmiot i zakres działania.
Odpowiedzialność.
Terminologia.
Opis postępowania.
Załączniki.
1. Przedmiot i zakres działania.
Niniejsza procedura reguluje zasady postępowania w zakresie nadzoru nad zapisami
systemu zarządzania jakością. Procedura obejmuje wszystkie działania związane z
dokumentowaniem zgodności z wymaganiami i skuteczności działania systemu
zarządzania jakością.
2. Odpowiedzialność.
Odpowiedzialnymi za wszystkie produkty danego stanowiska pracy jest Naczelnik,
Kierownik oraz pracownik stanowiska samodzielnego. W/w osobiście odpowiadają
za przestrzeganie norm prawa oraz Instrukcji kancelaryjnej w zakresie
sporządzania zapisów z wykonywanych przez pracowników czynności w trakcie
wytwarzania produktów realizowanych na danym stanowisku pracy.
3. Terminologia.
W procedurze zastosowano terminologię i definicje zawarte w serii norm PN- EN ISO
9000:2001.
4. Opis postępowania.
4.1. Naczelnik, Kierownik oraz pracownicy stanowisk samodzielnych sprawują nadzór
nad działalnością podległych im stanowisk pracy, którymi kierują dbając o to, aby
przestrzegać zasad w zakresie sporządzania zapisów z wykonywanych czynności
zgodnie z wytycznymi zawartymi w poszczególnych procedurach operacyjnych .
4.2. Zapisy związane z wykonywaniem bieŜących czynności przechowują poszczególni
pracownicy tego stanowiska pracy, w której zapis powstał, w tematycznych
segregatorach , w sposób zapobiegający ich uszkodzeniu i utracie.
4.3. Zapisy dotyczące dokumentacji SZJ w zakresie procedur poszczególnych stanowisk
pracy przechowują naczelnicy, kierownicy oraz pracownicy stanowisk samodzielnych
do momentu ich aktualizacji przez Pełnomocnika.
4.4. Poszczególne procedury i postanowienia Księgi Jakości określają wymagane zapisy
SZJ.
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD ZAPISAMI
EDYCJA:
B
INDEX:
Ps-2
STRONA:
3
4.5. Dane dotyczące nadzoru nad zapisami zawarte są w formularzu 1/Ps-2.
Dane te obejmują:
• nazwa zapisu,
• oznaczenie zapisu,
• formę zapisu,
• osobę odpowiedzialną za sporządzenie zapisu,
• miejsce przechowywania
• czas przechowywania
4.6. Nieaktualne dokumenty SZJ będące jednocześnie zapisami są przechowywane
przez Pełnomocnika przez okres 2 lat.
4.7. Zapisy dotyczące zmian do dokumentów SZJ są zamieszczane na tych
dokumentach i przechowywane wraz z nimi.
5. Załączniki
5.1. Formularza -1/Ps-2 Wykaz zapisów
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.