Sprawozdanie za I półrocze 2011 roku

Załącznik nr II c
Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji
Numer programu (CCI):
CCI2007PL161PO018
Nazwa programu:
Regionalny Program Operacyjny Województwa
Świętokrzyskiego na lata 2007-2013
Załącznik do sprawozdania nr:
-
Okres sprawozdawczy:
od 01.01.2011 r. do 30.06.2011 r.
1. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń
W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym
Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 prowadziła działania mające na celu
podniesienie poziomu wiedzy oraz świadomości ogółu społeczności regionalnej w zakresie
możliwości korzystania z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego, a tym
samym ukazujące rolę UE w rozwoju społecznym i gospodarczym regionu. Działania były
prowadzone zgodnie z Planem komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 oraz Rocznym Planem Działań
informacyjnych i promocyjnych na 2011 rok. Były one adresowane przede wszystkim do
opinii publicznej, potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz partnerów społecznych
i gospodarczych. Koncentrowały się na sześciu głównych obszarach: informacja, promocja,
edukacja, Internet, ewaluacja, wymiana doświadczeń. Listę najważniejszych działań oraz ich
szczegółowy opis przedstawia tabela poniżej.
Lp.
Nazwa działania
Opis działania
Informacja
1.
Punkt informacyjny RPOWŚ
Do zadań Punktu Informacyjnego należy:
 zapewnienie beneficjentom dostępu do
materiałów informacyjnych i promocyjnych;
 informowanie na temat RPOWŚ o
możliwościach uzyskania wsparcia w ramach
Programu;
 wsparcie dla beneficjentów w zakresie
pozyskiwania środków i realizacji projektów
poprzez dostarczenie odpowiednich
formularzy i podręczników;
 informowanie o kryteriach oceny i wyborów
projektów i o obowiązujących procedurach;
 informowanie o harmonogramie konkursów.
1
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
2.
Główny Punkt informacji o Funduszach
Europejskich
Inicjatorem utworzenia Głównego Punktu
Informacyjnego było Ministerstwo Rozwoju
Regionalnego. Punkt działa w ramach porozumienia
na działanie na terenie województwa
świętokrzyskiego Systemu Informacji o Funduszach
Europejskich na lata 2007-2013, zawartego pomiędzy
MRR, a Zarządem Województwa. Projekt jest
finansowany przez MRR i zakłada utworzenie na
terenie całego kraju tzw. Systemu Informacji o
Funduszach Europejskich. Celem jest uproszczenie
systemu przekazywania informacji o dotacjach UE.
Do podstawowych zadań Głównego Punktu
Informacyjnego należy:
 informowanie o programach unijnych
zarówno tych regionalnych, jak i
centralnych,
 organizacja szkoleń dla beneficjentów,
 zapewnienie dostępu do materiałów
informacyjnych i promocyjnych,
 wsparcie beneficjentów w zakresie
pozyskiwania środków i realizacji projektów,
poprzez dostarczenie odpowiednich
formularzy i podręczników,
 informowanie o kryteriach oceny i wyborów
projektów i o obowiązujących procedurach,
 informowanie o harmonogramie konkursów.
3.
Dodatki informacyjne poświęcone wdrażaniu
RPOWŚ w prasie regionalnej
Działanie obejmuje przygotowanie artykułów
informacyjno/promocyjnych ukazujących się w prasie
regionalnej/powiatowej. W 2011 r. w wyniku
postępowania przetargowego podpisano umowy z
poniższymi gazetami:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
4.
Emisja i publikacja ogłoszeń (radio, prasa)
„Full Sukces”
„Tygodnik Nadwiślański”
„Tygodnik Ponidzia”
Miesięcznik „Powiat Jędrzejowski”
Miesięcznik „Powiat Włoszczowski”
„Kielce Wczoraj Dziś Jutro”
Agora S.A. :Gazeta Praca.pl”
„Wiadomości Świętokrzyskie”
Działanie obejmowało:
 Publikację ogłoszeń o naborach wniosków w
ramach RPOWŚ w prasie o zasięgu
regionalnym (dziennik „Echo Dnia”)
 Emisję spotów radiowych informujących o
naborach wniosków w ramach RPOWŚ w
radiu o zasięgu regionalnym (Radio Kielce)
Promocja
2
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
5.
Współpraca z mediami (telewizja radio)
Realizacja zadania przewidziana jest w drugim
półroczu 2011r.
7.
Inne akcje informacyjno-promocyjne (festyny,
pikniki, eventy)
Na realizację eventów promujących RPOWŚ
ogłoszono przetarg nieograniczony w maju 2011 r. ,
jednakże postępowanie zostało unieważnione.
W ramach także tego działania IZ RPOWŚ podjęło
współpracę z Regionalną Organizacją Turystyczną.
Współpraca ta polegała na współorganizacji
widowiska
artystycznego
„Sabat
Czarownic”
emitowanego w TVP2. Zwiastuny zapowiadające
koncert nakręcone zostały w miejscach, które
otrzymały dofinansowanie z funduszy UE.
8.
Materiały promocyjne
W ramach działania przeprowadzono postępowanie
przetargowe na dostawę materiałów promocyjnych,
umowy podpisano 28.06.2011 r., natomiast dostawa i
zapłata nastąpi do 30.07.2011 r.
9.
Materiały promocyjno-informacyjne/publikacje
Realizacja zadania przewidziana jest na drugie
półrocze 2011 r.
10.
Kampania
zasięgu
Kreację na kampanie zakupiono w maju natomiast
realizacja kampanii promocyjnej planowana jest
w okresie od 29.08.2011 do 31.12.2011.
11.
Konferencje/seminaria
12.
Reportaże ze zrealizowanych projektów w ramach
RPOWŚ
13.
Dokumentacja zdjęciowa z realizacji projektów
Zadanie prawdopodobnie nie zostanie zrealizowane w
2011 r. i wykreślone zostanie z Rocznego Planu
Działań Informacyjnych i Promocyjnych w terminie
do 30 września 2011 r.
14.
IV Forum Funduszy Europejskich
W ramach tego działania pracownicy Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego,
Świętokrzyskiego Biura Rozwoju Regionalnego –
Biura Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Kielcach wzięli
udział w IV FFE, które organizowane było przez
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Na stoisku
województwa świętokrzyskiego dystrybuowane były
materiały informacyjne i promocyjne, pracownicy
udzielali wszystkim zainteresowanym informacji na
temat RPOWŚ oraz komponentu regionalnego PO
promocyjna
RPOWŚ
o
szerokim
W ramach działania zorganizowano dwie konferencje
w związku z podpisaniem umów przez beneficjentów
RPOWŚ
Zadanie prawdopodobnie nie zostanie zrealizowane w
2011 r. i wykreślone zostanie z Rocznego Planu
Działań Informacyjnych i Promocyjnych w terminie
do 30 września 2011 r.
3
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
Edukacja
15.
Szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych
beneficjentów
W ramach działania zorganizowano 5 szkoleń dla
beneficjentów
RPOWŚ,
którzy
otrzymali
dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego. Tematem szkolenia były
głównie zasady promocji i informacji projektów
realizowanych w ramach RPOWŚ
Internet
16.
Działanie obejmowało aktualizację portalu www.rposwietokrzyskie.pl Na stronie internetowej
zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla
beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów,
oceny złożonych wniosków w ramach
poszczególnych naborów, list beneficjentów
wybranych do dofinansowania, list podpisanych
umów. Ponadto zamieszczane były informacje o
zmianie przepisów prawnych
i formularzy, a także wzorów dokumentów, jakie
obowiązują beneficjentów i potencjalnych
beneficjentów.
Strona internetowa
Ewaluacja
17.
W
okresie
sprawozdawczym
Instytucja
Zarządzająca
RPOWŚ
2007-2013,
nie
przeprowadziła badania ewaluacyjnego działań
informacyjnych i promocyjnych.
W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca
RPOWŚ 2007-2013, nie przeprowadziła badania
ewaluacyjnego działań informacyjnych i
promocyjnych.
Wymiana doświadczeń
18.
Grupa sterująca ds. informacji, promocji i szkoleń
Funduszy Europejskich
Działanie obejmowało udział w spotkaniach mających
na celu wymianę doświadczeń oraz podnoszenie
poziomu wiedzy w zakresie informacji i promocji
Funduszy Europejskich
19.
Regionalna Informacyjna Grupa Robocza ds.
Programu Kapitał Ludzki
Pracownicy IZ RPOWŚ
spotkaniach Grupy.
nie
brali
udziału
w
4
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
20.
n.
Grupa zadaniowa ds. Funduszy Europejskich
-
W dniu 28 kwietnia 2011r.w siedzibie Urzędu
Marszałkowskiego odbyło się drugie spotkanie Grupy
Zadaniowej ds. Informacji i Promocji Funduszy
Europejskich. Udział w spotkaniu wzięli
przedstawiciele ŚBRR –Biura PROW, ŚBRR –Biuro
PO KL, Departamentu Promocji, Edukacji, Kultury,
Sportu i Turystyki, Departamentu Funduszy
Strukturalnych oraz Polityki Regionalnej.
Celem spotkania było m.in. omówienie działań
informacyjno- promocyjnych, podejmowanych w
ramach poszczególnych programów operacyjnych
realizowanych na obszarze województwa
świętokrzyskiego, konsultacja przedsięwzięć
przewidzianych na najbliższy okres, ustalenie zasad
współpracy podczas IV Forum Funduszy
Europejskich oraz zaprezentowanie wniosków i
rekomendacji z przeprowadzonego badania
ewaluacyjnego pn. Analiza skuteczności, jakości oraz
użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych
RPOWŚ ( w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście
zweryfikowania trafności zapisów w Planie
komunikacji RPOWŚ na lata 2007-2013,
zamówionego przez Instytucje Zarządzającą RPOWŚ
2007-2013.
inne
-
UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny bazować na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr
1, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych.
5
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
2. Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych1)
Realizacja Wskaźników od 2009 roku została ujęta kumulatywnie, natomiast wartości docelowe podawane są na podstawie RPD.
Rok
Obs
zar
Wskaźni
k
INFORMACJA
Punkt
Informac
yjny
odpowied
zialny za
udzielani
e
informacj
i
beneficje
ntom
(Główny
Punkt
Informac
yjny
współfina
nsowany
z MRR
oraz
Punkt
Informac
yjny o
RPOWŚ)
Współpra
ca z
mediami
Współpra
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
Jednostka
Liczba
informacji
udzielonych
bezpośrednio/
liczba
odwiedzin
Półrocze
I
II
I
II
I
II
I
II
I
II
I
II
I
II
I
II
I
II
Realizacja
-
-
1 200
800
1 560
2 500
5 007
7 600
10
451
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Wartość docelowa2)
-
0
2 000
5 014
4 532
Wartość bazowa
Liczba
informacji
udzielonych
za
pośrednictwe
m poczty
elektronicznej
Liczba
informacji
udzielonych
telefonicznie
Realizacja
-
-
1 300
-
1 700
400
0
607
991
300
1 235
1 546
768
-
-
1 800
-
1 200
1 400
0
3 060
5 180
2 300
7 640
10
392
4 240
Realizacja
-
-
-
-
-
-
6 000
Wartość bazowa
Liczba
-
24 000
-
-
-
-
-
-
12 000
0
Wartość docelowa
Realizacja
-
1 030
Wartość bazowa
Liczba
artykułów
prasowych
wynikających
z
bezpośredniej
współpracy z
przedstawicie
lami mediów
-
0
Wartość docelowa
Realizacja
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
36 000
0
-
Wartość docelowa
-
6
-
34
45
0
80
140
55
248
266
80
-
-
50
Wartość bazowa
-
-
-
-
-
-
-
-
-
80
0
-
-
-
-
7
11
35
91
91
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Jeśli ilość danych uniemożliwia wypełnienie tabeli w sprawozdaniu, należy załączyć dodatkową tabelę w formacie xls. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, naależy zaznaczyć kiedy będą możliwedo
zaprezentowania (w polu „Komentarz”).
2)
Wartość docelowa powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania – tak, jak został określony w
dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata: 2010, 2013, 2015).
1)
6
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
ca z
mediami
Emisja i
publikacja
ogłoszeń
(radio,
prasa)
INFORMACJA
INFORMACJA
Publikacj
ai
dystrybuc
ja
dokument
no
program
owych
Przygoto
wanie
materiałó
w oraz
przygoto
wanie
materiałó
w
promocyj
nych
(gadżety)
audycji
radiowych i
telewizyjnych
oraz
zorganizowan
ych spotkań z
mediami
Liczba emisji
Wartość docelowa
-
-
20
24
10
Wartość bazowa
Realizacja
-
-
96
-
157
147
0
269
409
250
485
547
-
140
-
-
4 000
-
4 000
5 000
0
5000
5000
1 000
5000
5000
1 000
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
3 000
3 000
1 000*
Konferen
Liczba
Realizacja
-
-
-
-
-
-
-
-
900
-
-
-
-
-
-
-
-
9 000
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
20 000
-
-
-
-
260
432
-
-
260
432
1 500*
-
-
2 000
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
100 000
0
-
Wartość docelowa
-
1
-
1
2
2
4
9
16
17
-
-
2
7
3
Wartość bazowa
Realizacja
-
-
500
Wartość bazowa
Liczba
przeprowadzo
nych akcji
inf.-prom.
-
0
Wartość docelowa
Przygoto
wanie
akcji i
kampanii
informac
yjnopromocyj
nych
60
0
Wartość docelowa
Realizacja
-
0
Wartość bazowa
Liczba
materiałów
promocyjnych
-
-
Wartość bazowa
Realizacja
-
0
Wartość docelowa
Liczba
materiałów
informacyjny
ch
-
40
Wartość bazowa
Realizacja
-
0
Wartość docelowa
Liczba
egzemplarzy
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
8
0
-
-
25
9
9
16
27
31
38
-
-
-
-
-
-
-
-
-
7
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
cje
seminari
a,
spotkania
informac
yjne oraz
szkolenia
zorganizowan
ych
konferencji,
seminariów,
spotkań
informacyjny
ch oraz
szkoleń
Liczba
uczestników
Wartość docelowa
-
35
20
15
15
Wartość bazowa
Realizacja
-
-
947
-
605
597
0
911
1 217
600
1 383
1 527
500
Strona
Interneto
wa
-
Wartość docelowa
EWALUACJA
Komentarz
Liczba
przeprowadzo
nych badań
Realizacja
Wartość docelowa
Wartość bazowa
-
110
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
3 000
0
-
154
369
-
276
027
30 000
248
653
384
909
150 000
1 463
775
1 620
086
359 622
1 728
211
-
-
328 152
Wartość bazowa
Ewaluacj
a działań
informac
yjnopromocyj
nych
-
400
Wartość bazowa
Realizacja
-
0
Wartość docelowa
Liczba wejść
na stronę
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
900 000**
0
-
-
-
1
1
1
2
3
3
4
1
4
0
-
-
-
-
-
-
-
-
-
8
0
z uwagi na fakt iż obecnie wskaźnik Liczba materiałów informacyjno- promocyjnych, został podzielony na dwa:
1. Liczba egzemplarzy materiałów informacyjnych
2. Liczba egzemplarzy promocyjnych
nie podano wartości dla tychże wskaźników w poprzednich okresach sprawozdawczych, gdzie materiały informacyjne i promocyjne liczone były jako
jeden wskaźnik.
**
W Planie Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 jako wartość docelową dla liczby wejść
na stronę podano wartość 3000 wejść/miesiąc, jednak obserwując intensywność odwiedzin strony www.rpo-swietokrzyskie.pl należy niniejszą wartość
zmodyfikować. Wartość 900 000 została oszacowana na podstawie liczby odwiedzin strony w I półroczu 2008 roku, w czasie kiedy Strona została utworzona.
UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i
promocyjnych.
8
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
3. Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów
Instytucja Zarządzająca opublikowała listę beneficjentów programu, zawierającą nazwy beneficjentów, tytuły
operacji oraz wielkość wkładu publicznego / wkładu publicznego w części odpowiadającej KE i budżetowi państwa*
w Internecie pod adresem/adresami: www.rpo-swietokrzyskie.pl
W okresie sprawozdawczym lista beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie w ramach RPOWŚ, była tworzona
każdorazowo po zakończeniu konkursu. Dla każdego konkursu tworzona jest odrębna lista beneficjentów, gdyż
konkursy odbywają się w ramach poszczególnych działań. W I półroczu 2011 roku lista Beneficjentów aktualizowana
była czterokrotnie.
* niepotrzebne skreślić
4. Informacja nt. współpracy IZ PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. 3 Rozp. 1828/2006.
Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym Instytucja
Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami
określonymi w Art. 5 ust. 3 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006:
Władze krajowe, regionalne lub
lokalne oraz agencje rozwoju
Stowarzyszenia handlowe i zawodowe
Partnerzy społeczni i gospodarczy
Organizacje pozarządowe
Organizacje przedsiębiorców
Centra informacji europejskiej
Przedstawicielstwo KE w Polsce
Instytucje oświatowe
5. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych
5.5.1.
Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące
skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych?
Tak
Nie
5.5.2.
W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja
Zarządzająca podjęła następujące działania usprawniające:
nie dot.
5.5.3.
Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych
powodów Instytucja Zarządzająca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych
i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego?
Tak
Nie
dotyczy
Nie
Nie
5.5.4.
Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np.
grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego
narzędzia/kanału komunikacji):
A rezygnację z działań przewidzianych w RPD do realizacji w 2011 r. ( reportaże ze zrealizowanych
projektów, dokumentacja zdjęciowa z projektów);
B opis nowych działań informacyjno-promocyjnych realizowanych w 2011 r.
C ..................................................................................................................................................................
9
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...
5.5.5.
Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn:
A Roczny Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2011 rok przygotowywany był na
przełomie październik/listopad 2010 r., a decyzję o realizacji niektórych działa podjęto dopiero w
2011 roku.
B ..................................................................................................................................................................
C ..................................................................................................................................................................
5.5.6.
Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja
Zarządzająca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu
komunikacji?
Tak
5.5.7.
Nie
Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą:
A realizacji zamówień poniżej progu 14 tys. Euro, które zgodnie z Komunikatem Wyjaśniającym
Komisji Europejskiej dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania
zamówień, które nie są lub jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych
(2006/C179/02) powinny być upubliczniane.
B ..................................................................................................................................................................
C ..................................................................................................................................................................
6. Informacje dodatkowe
W ramach Działań Informacyjno-Promocyjnych zrealizowano także dwa działania, które nie zostały opisane w
tabeli szczegółowy opis działań w Rocznym Planie Działań (zmiany zostaną wprowadzone do 30 września 2011
r.):
 Organizacja konkursu dla gimnazjalistów pt. ”Moja miejscowość dziś i za 5 lat Polski czyli jak zmienia
się mój region w Unii Europejskiej” Konkurs polegał na przygotowaniu pracy pisemnej w formie
wypracowania, eseju, rozprawki, wiersza. Celem konkursu jest popularyzacja integracji europejskiej
oraz upowszechnienie wiedzy o korzystnych zmianach zachodzących w świętokrzyskich miastach
i gminach dzięki unijnemu wsparciu. Konkurs ma także odpowiedzieć na pytanie, jakie pozytywne
zmiany zaszły w życiu młodych ludzi, ich najbliższym otoczeniu, miejscu nauki i wypoczynku dzięki
UE.
 Współorganizacja imprezy „Sabat Czarownic” a co za tym idzie promocja RPOWŚ podczas emisji
programu w TVP 2, ponadto zwiastuny reklamujące imprezę nakręcone zostały w miejscach które
otrzymały dotacje z funduszy unijnych.
10
… dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...