Ruda Śl IC - protokół dla BIP

XI WW 4191-12/12
S p r a w o z d a n i e
z kontroli funkcjonowania sekretariatu I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego
w Rudzie Śląskiej, przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości sądowej Ewę
Kanczok w dniach 2-4, 11-20 kwietnia 2012r., zakończonej w dniach 24-25 maja 2012r. – zgodnie
z delegacją Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach nr 1530-288/12 z dnia 22 marca 2012r.
Kontrolę przeprowadzono w ramach planu pracy na rok 2012, w oparciu
o przepisy § 9 oraz 21 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r.
w sprawie trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U. Nr 187
z 2002r. poz.1564 z późn. zm.). Objęła ona działalność sekretariatu w okresie od kwietnia 2009r.
do marca 2012r. (w zakresie ruchu spraw okres od 1 stycznia 2009r. do 31 marca 2012r.),
w szczególności zbadano prawidłowość stosowania wytycznych zawartych w:
•
zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) – zwanym dalej
„zarządzeniem M.S.”,
•
rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249) – zwanym dalej
„regulaminem sądowym ”,
•
ustawie o pracownikach sądów i prokuratury (Dz.U. Nr 162 z 1998 poz.1125 z późn.
zm.).
Zakres czasowy i tematyczny kontroli
1. Sprawy organizacyjne, obsada sekretariatu
2. Ruch spraw w wydziale ogólnie w okresie od 1.01.2009r. do 31.03.2012r. oraz
w rozbiciu na poszczególne repertoria/wykazy; średnie obciążenie pracowników
3. Urządzenia ewidencyjne w wydziale – stan i sposób ich prowadzenia (tradycyjne oraz
prowadzone w systemie informatycznym)
4. Sposób prowadzenia akt sądowych, prawidłowość i terminowość wykonywania
czynności sekretarskich
5. Podsumowanie wyników kontroli
1
Podsumowanie wyników kontroli
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu można ogólnie ocenić
jako dobrą. Zastosowano się do wszystkich zaleceń zawartych w sprawozdaniu pokontrolnym
z kontroli funkcjonowania sekretariatu przeprowadzonej w roku 2009, wyeliminowano
stwierdzone wówczas nieprawidłowości przy prowadzeniu akt. Obecnie pracownicy sekretariatu
zamieszczają adnotacje o wykonaniu przy każdego rodzaju zarządzeniach sędziego, adnotacje te
każdorazowo opatrywane są datą i czytelnym podpisem bądź skróconym podpisem i pieczęcią
z imieniem oraz nazwiskiem podpisującego (§ 16 zarządzenia M.S.), w aktach pozostawiane są
podpisane kopie wysyłanych pism z zamieszczoną na nich adnotacją o dacie wysłania (§ 19 oraz
§ 20 zarządzenia M.S.), a w przypadku konieczności zmiany numeracji kart czyni się każdorazowo
wzmiankę o przyczynie (§ 30 ust. 3 zarządzenia M.S.).
W sekretariacie wyraźnie widoczne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy.
Kierownik sekretariatu z wielkim zaangażowaniem wywiązuje się z nałożonego nań obowiązku
planowania i organizowania pracy sekretariatu. Reaguje błyskawicznie na nowe okoliczności,
wprowadza bezzwłocznie zmiany w organizacji pracy jak i w podziale czynności podległych
pracowników, przestrzegając przy tym każdorazowo zasady równomiernego obciążenia. Wszyscy
aktualni pracownicy kontrolowanego sekretariatu wykazują duże zaangażowanie w sumienne,
sprawne i terminowe wykonanie każdej powierzonej im czynności – co wskazuje wyraźnie na
postępowanie zgodne z art. 6 ustawy z dnia 18 grudnia 1998r. o pracownikach sądów
i prokuratury.
Stwierdzone drobne uchybienia w zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
– zarówno tradycyjnych jak i w systemie informatycznym – zostały usunięte (w zakresie, w jakim
było to możliwe) jeszcze w trakcie trwania kontroli. Również bezzwłocznie zareagowano na
wskazane niedokładności przy wykonywaniu czynności sekretarskich.
Znacznemu pogorszeniu w kontrolowanym sekretariacie uległa terminowość
wykonywania zarządzeń – największe opóźnienia miały miejsce na przestrzeni roku 2010, kiedy to
na skutek zniesienia sądów grodzkich wzrosła gwałtownie ilość spraw rozpoznawanych
w wydziale. Opóźnienia te występowały również jeszcze na przestrzeni roku 2011. Zwrócono co
prawda kierownikowi sekretariatu uwagę, iż winien w pełniejszym i dokładniejszym zakresie
wywiązywać się ze swoich obowiązków również w zakresie nadzoru nad terminowym
wykonywaniem czynności należących do zadań podległego mu sekretariatu, jednakże faktem jest,
iż przy ilości akt, na których wydział wówczas pracował, występujących trudnościach kadrowych
jak i występujących jeszcze wówczas brakach technicznych, bieżące wykonywanie czynności nie
było wtedy niemożliwe. Obecnie terminowość wykonywania zarządzeń jest znacznie lepsza,
wykonanie jakiegokolwiek zarządzenia po terminie 14 dni na przestrzeni roku 2012 zdarzało się
sporadycznie.
Zwrócono jednakże uwagę na konieczność bezzwłocznego podjęcia działań zmierzających do
poprawy terminowości, zwłaszcza w zakresie przedstawiania akt ze środkami odwoławczymi
2
sądowi II instancji, załatwiania wniosków stron o wydanie tytułów wykonawczych jak również
załatwiania wniosków stron o wydanie prawomocnych orzeczeń kończących postępowanie
w sprawach nieprocesowych.
Odnośnie systemu informatycznego „Sawa” Spółki „Currenda”, z którego korzysta
wydział, stwierdzono, iż mimo dużego zaangażowania ze strony pracowników sekretariatu
i przeznaczenia dużej ilości czasu na wprowadzanie danych do systemu, to ciągle wykazuje on
jeszcze wiele nieprawidłowości. Błędy te występują nadal mimo instalowania dostępnych
aktualizacji. Występujące błędy często leżą po stronie samego systemu, na przykład ze złej
konstrukcji urządzeń w systemie, z nieprawidłowego pobierania i przetwarzania wprowadzonych
danych.
Stwierdzone nieprawidłowości są na bieżąco zgłaszane, bezzwłocznie po ich stwierdzeniu.
W przypadku braku usunięcia nieprawidłowości lub jedynie ich częściowego usunięcia, zgłoszenie
jest ponawiane. Zgłaszane są również występujące ewentualne przeszkody i utrudnienia
techniczne, które uniemożliwiają prawidłowe działanie jak i wykorzystywanie systemu.
Nie mniej – mimo występujących ciągle jeszcze nieprawidłowości – stosowany system
informatyczny zastępuje skutecznie tradycyjne urządzenia ewidencyjne, które zgodnie z treścią
przepisu § 51 ust. 3 zarządzenia M.S. służą do „rejestrowania czynności sądu, kontrolowania
biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia,
układu i przechowywania akt”. Wpisy dokonane w systemie odzwierciedlają tok postępowania, na
podstawie zapisów w nich czynionych możliwe jest ustalenie bez potrzeby sięgania do akt,
w jakim stadium załatwienia jest dana spraw i co jest przyczyną nieukończenia postępowania.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik szczegółowo stwierdzone
uchybienia, udzielono instruktażu co sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu Rejonowego oraz Panią
Wiceprezes Sądu Rejonowego – Przewodniczącą I Wydziału Cywilnego.
Gliwice, dnia 22 czerwca 2012r.
Starszy inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Ewa Kanczok
3