PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU

XI WW4191-7/13
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia kontroli
•
•
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany sekretariat
Sekretariat VII Wydziału Karnego Sądu Rejonowego w Zabrzu
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e kontrolę
I.5. Termin przeprowadzenia
kontroli
I.6. Zakres/przedmiot kontroli
I.7. Okres objęty kontrolą
Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych
(Dz. U. z 2001 roku, Nr 98, poz. 1070 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012 roku
w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną
sądów powszechnych (Dziennik Ustaw z 2013 roku, poz. 69)
Starszy inspektor ds. biurowości
Barbara Urbanek
2-5, 15-19 oraz 29-30 kwietnia 2013 roku, zakończonej 7 maja 2013 roku
•
•
•
•
Organizacja pracy wydziału, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan
i sposób prowadzenia akt sądowych
1 kwietnia 2011 roku do 31 marca 2013 roku
Dział IX
Wnioski
IX.2. Wnioski
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż ogólnie mówiąc pracę sekretariatu
i jego organizację można ocenić pozytywnie. Aktualnie istniejące
w kontrolowanym sekretariacie warunki pracy, również pod względem
zapewnionych warunków technicznych z pewnością można określić jako bardzo
dobre. Stwierdzono, że nie zastosowano się do wszystkich zaleceń zawartych
w sprawozdaniu z kontroli funkcjonowania sekretariatu przeprowadzonej
w lutym 2011 roku.
Obecnie stwierdzone niedokładności w pracy sekretariatu zostały
szczegółowo opisane w poszczególnych działach niniejszego protokołu. Nie
miały one negatywnego wpływu na tok poszczególnych spraw, niemniej jednak
zobowiązano kierownika sekretariatu do ich usunięcia i wyeliminowania na
przyszłość.
W pracy sekretariatu należy w pełni stosować przepisy jakie wynikają
z Regulaminu urzędowania sądów powszechnych i Zarządzenia M. S.
w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych
działów administracji sądowej.
Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązek kierownika sekretariatu,
który wynika z przepisu:
• § 279 ust. 1 Regulaminu sądowego, zgodnie z którym kierownik
sekretariatu zwraca się o nadesłanie danych o karalności, jeżeli dane
1
znajdujące się w aktach sprawy pochodzą sprzed 6 miesięcy,
§ 9 ust. 1 pkt 8 zarządzenia M. S., z którego wynika obowiązek
przedkładania pism i akt sędziemu, jeżeli z powodu terminu należy wydać
zarządzenie oraz przedstawianie akt jeżeli w wydanym orzeczeniu brak
jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych,
ponadto na obowiązek stosowania przepisów:
• § 16, § 30 ust. 2, § 35 ust. 1, § 417 ust. 2 i § 431 ust. 3 zarządzenia M. S.
•
Na zakończenie kontroli omówiono z Panią kierownik sekretariatu wydziału
i jego zastępcą szczegółowo stwierdzone nieprawidłowości, udzielono
wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu Rejonowego
w Zabrzu oraz Panią Zastępcę Przewodniczącego VII Wydziału Karnego.
IX.3. Materiał źródłowy, na
podstawie którego dokonano
ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
•
Rozporządzeniu M.S. z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2007 roku, Nr 38,
poz. 249 z późn. zm.),
•
Zarządzeniu M.S. z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów
administracji sądowej (Dz. U. z 2003 roku, Nr 5, poz. 22 z późn. zm.),
•
zarządzeniach wewnętrznych Prezesa Sądu Rejonowego w Zabrzu,
•
instrukcji użytkownika odnośnie funkcjonowania systemu Sawa spółki
Currenda aplikacji „Wydział karny”.
Materiał źródłowy na podstawie którego dokonano ustaleń:
•
losowo wybrane akta spraw karnych i wykroczeniowych,
•
sprawozdania MS-S5,
•
system informatyczny Sawa aplikacja „Wydział karny” spółki Currenda.
Data sporządzenia protokołu
Podpis
Starszy inspektor ds. biurowości
/-/ Barbara Urbanek
7.06.2013 roku
2