Andrzej Biernat - Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

Gromadzenie archiwaliów w cyfrowym
świe ie XXI w. - stare czy nowe wyzwania?
XIV Między arodowa Ko fere ja Ar hiwal a Państw
Europy Środkowo - Wschodniej
Na temat
Gro adze ie ar hiwaliów w yfrowy świe ie XXI
wieku
Warszawa 22-23 maja 2014 r.
Andrzej Biernat
– Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (Polska)
http://archiwa.gov.pl/
Ко плектова е а
вов в
ово
XXI века – та ые л овые вы овы
д е
е
ат -Гене ал ная ди ек ия
о уда т енн
а и о Пол ши
http://archiwa.gov.pl/
е
The collecting of archives in the
digital world of the 21. century – old
or new challenges?
Andrzej Biernat - The Head Office of State Archives
(Poland)
http://archiwa.gov.pl
Wstęp – tro hę historii
• Rola ar hiwów w kształtowa iu zaso u
archiwalnego
• Po zątek wieku XX uświado ił ez iar
powstają ej doku e ta ji w urzęda h
• Od okresu iędzywoje ego ar hiwa
za zy ają aktyw ie u zest i zyć w
kształtowa iu tego o ają gro adzić zyli
ustalają kryteria selek ji
http://archiwa.gov.pl/
Wstęp – tro hę historii/2
3 ele wskaza e przez ыo isję rządową J.Griega
(Wielka Brytania lata 50te XX w.):
)a hować akta o trwałej wartoś i dla:
• władz państwowy h w ela h ad i istra yj y h
• dla obywateli w celach uzyskania informacji o
charakterze praktycznym
• -dla badaczy naukowych
• Wartoś iowa ie i selek ja ukierunkowania jednak na
ada zy jako głów y h użytkow ików
http://archiwa.gov.pl/
Wyzwania dla archiwistów:
• ar hiwista wi ie u ieć wyodrę ić, co w
da ej grupie akt jest waż e
• -ar hiwista powi ie dyspo ować kryteriami
odróż ia ia faktów waż y h od ieważ y h
Czy są etody i kryteria o iektyw e i
niezmienne?
http://archiwa.gov.pl/
Wartoś iowa ie i selek ja doku e ta ji
Róż e podejś ia
W Pols e wartoś iowa ie dwustop iowe w
stosunku do instytucji publicznych):
• selek ja i stytu ji wytwarzają y h ateriały
archiwalne
• selekcja dokumentacji w instytucjach
uz a y h za wytwarzają e ateriały
archiwalne
http://archiwa.gov.pl
7
Kryteria wartoś iowa ia
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
aukowe
z a ze ie twór y doku e ta ji zespołu
z a ze ie history z e twór y zespołu doku e ta ji
wartość i for a yj a doku e ta ji
iepowtarzal ość i for a ji
iepowtarzal ość tekstów
a sorp ja i for a ji w hła ia ie doku e ta ji jed ostkowej
przez doku e ta ję sy tety z ą
typowość
u ikal ość
daw ość
stopień za howa ia doku e ta ji
http://archiwa.gov.pl
Czy oś się z ie ia w XXI w. - wyzwania:
• Nowi użytkow i y – nowe ich oczekiwania
informacyjne
• Nowi użytkow i y - nie badacze a amatorzy
w ty ge ealodzy poszukują i for a ji
jednostkowych a nie ogólnych
• Jakie zasady i zakres gro adze ia ateriałów
ar hiwal y h a potrze y społe zeństwa
wiedzy?
http://archiwa.gov.pl
Czy oś się z ie ia w XXI w. –
wyzwania/2:
• Czy gro adzą i for a je ar hiwa powi y
uwzględ iać aspekty wy ikają e z potrze y rozwoju
tzw. kapitału społe z ego w który z a zą ą rolę
odgrywa informacja indywidualna?
• Czy powi iś y w pro esie gro adze ia kierować
się potrze a i tylko współ zes y h użytkow ików?
• Na ile oże y przewidywać potrze y i for a yj e
astęp y h pokoleń?
• Czy i for a ja zawarta w ateriała h ar hiwal y h
ędzie potrze a w waru ka h ist ie ia i y h
źródeł i for a ji
http://archiwa.gov.pl
Nowe obszary problemów:
• Jaki wpływ ają róż e for y gro adze ia
doku e ta ji a zasó ar hiwów i i h rolę?
• Czy papier jako trwały oś ik i for a ji
ędzie ko ie z y?
• Czy informacja jest nierozerwalnie i trwale
związa a z oś ikie ?
http://archiwa.gov.pl
Stare formy powstawania i gromadzenia
dokumentacji w nowej postaci:
• Syste y Elektro i z ego )arządza ia Doku e ta ją E)D w
iurowoś i i i e for y elektro iza ji trady yj ego sposo u
gromadzenia informacji (w Polsce np. e-sądy
• Czy ar hiwa powi y gro adzić wię ej, o jest łatwość
przechowywania i mniejsze koszty?
• Czy zostały poli zo e koszty? Jak je li zyć?
• Ile kosztuje prze howywa ie w długi zasie zgro adzo y h
ateriałów w for ie elektro i z ej?
• Czy wię ej zgro adzo y h i for a ji z a zy, że ędzie y
wiedzieć wię ej i lepiej?
• Czy E)D z ie ia podejś ie do gro adze ia i for a ji
masowej jednorodnej?
http://archiwa.gov.pl
Nowe formy gromadzenia informacji bazy danych
• nowoczesna forma gromadzenia informacji masowych a
przede wszystkim ich przetwarzania
• duża skala i owe ożliwoś i przetwarza ia i for a ji wg
ustalonych kryteriów oparte na konkretnym oprogramowaniu
• nowe formy prezentacji informacji
• o ej ują duże i istot e o szary ży ia państwa i
społe zeństwa, p. służ a zdrowia, szkol i two, rol i two,
o hro a środowiska
• i for a je gro adzo e przez jede pod iot ale po hodzą e
z róż y h źródeł wytwarza e przez róż e pod ioty
http://archiwa.gov.pl/
Nowe zjawiska - azy da y h o długotrwały
użytkowa iu prakty z y
Charakterystyka:
• Potrze e do ieżą ej długotrwałej działal oś i państwa
(m.in. tzw. bazy referencyjne) lub instytucji (np. publiczna
telewizja i radiofonia) , w Polsce ostatnio rejestracja stanu
cywilnego
• zy ar hiwa ędą przej ować takie azy da y h, zy powi y
to ro ić?
• zy ędą w sta ie i i zarządzać za howują i h wszystkie
fu k jo al oś i?
• -jaka rola ar hiwistów i ar hiwów państwowy h wo e taki h
baz?
• - zy wystąpi potrze a współdziała ia adzoru ar hiwistów
a y za hować w ty h aza h da e history z e i i h
http://archiwa.gov.pl/
i tegral ość
Archiwa a Internet
• Czy da e występują e w I ter e ie to ateriały
archiwalne?
• Czy ar hiwa powi y gro adzić da e występują e w
I ter e ie ezpośred io z I ter etu?
• Czy te sa e da e oż a zgro adzić i a zej, z
i stytu ji które wytwarzają i e ateriały
archiwalne?
• Czy jesteś y w sta ie gro adzić da e tak
dy a i z ie powstają e i ze z ie iają y i się
dy a i z ie powiąza ia i?
http://archiwa.gov.pl/
Zasady archiwalne w dobie cyfrowej – nowe
pytania, czy trudne odpowiedzi?:
• Czy zasada przy ależ oś i zespołowej a
przyszłość?
• Czy zasada przy ależ oś i terytorial ej a
przeszłość?
• Podpis elektroniczny w praktyce archiwalnej
jest iez ęd y?
http://archiwa.gov.pl
Zasady archiwalne w dobie cyfrowej –
nowe pytania, czy trudne odpowiedzi?/2
Świat yfrowy a o hro a da y h i ar hiwa:
• Dyrektywa Wspólnot Europejskich o ochronie danych
osobowych i jej nowelizacja (Grupa Robocza UE ds.
Wymiany Informacji i Ochrony Danych - DAPIX) :
• prawo do zapomnienia
• przechowywanie tylko zgodnie z pierwotnym celem i
przeznaczeniem
• podważa ie prawa do prze howywa ia dla elów
ar hiwal y h da y h zgro adzo y h w określo y
celu
http://archiwa.gov.pl/
Świat yfrowy a o hro a da y h i
archiwa:
Stanowisko polskiego Rzecznika Praw Obywatelskich:
• -duża zęść gro adzo y h przez iego akt w toku działań zawiera
i for a je wrażliwe doty zą e o ywateli
• -za howa ie wie zyste ty h i for a ji w duże zęś i oże ieć
harakter hań ią y lu styg atyzują y o ywateli
• - za howa ia akt aruszało y ko stytu yj e prawo o ywateli do
prywat oś i
• - prowadziło y do arusze ia ko stytu yj y h praw i wol oś i
• - za howywa ie wie zyste akt ogło y spowodować utratę
zaufa ia do działań RPO
Pyta ia o gra i ę gro adze ia przez ar hiwa?
• Nowo zes e te h ologie dają łatwość dotar ia do i for a ji o
oso a h i i h łą ze ia
Pytania:
Powstają a a oraz szerszą skalę doku e ta ja
elektro i z a wywołuje pyta ia, a które odpowiedź
ie wydaje się o zywista:
• - czy utrzymana zostanie rola archiwów jako miejsc
gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania oraz
udostęp ia ia doku e ta ji, tylko ty raze
w postaci cyfrowej?
• - zy zagad ie ia te h ologi z e IT zdo i ują
trady yj ą rolę ar hiwów w zakresie gro adze ia
informacji?
http://archiwa.gov.pl/
Pytania:
•
zy ar hiwa ędą w ty zakresie iepotrze e, a i h
znaczenie zostanie ograniczone do roli podmiotów
prze howują y h daw ą doku e ta ję w posta i
analogowej?
• jak powi y so ie radzić z właś iwy
zabezpieczeniem dokumentacji elektronicznej,
a przede wszystkim z zapewnieniem tej dokumentacji
wiarygod oś i, aute ty z oś i i i tegral oś i
w długi zasie
http://archiwa.gov.pl
Odpowiedzi:
• ar hiwa ądź i h orga adrzęd y powi y
aktyw ie u zest i zyć w pro esie sta owie ia
prawa związa ego z doku e ta ją
elektro i z ą, jeżeli h ą za hować real y
wpływ a udowę e-administracji
http://archiwa.gov.pl/
Odpowiedzi:
Ar hiwa powi y przeko ać swoi h part erów z ad i istra ji
pu li z ej, iż są gotowe:
• do przej owa ia elektro i z y h ateriałów ar hiwal y h w
róż ej posta i
• -do za howa ia i h w długi zasie we współpra y ze
środowiska i IT
• -do skute z e zarządza ia i h dostęp oś ią ,wiarygod oś ią,
aute ty z oś ią i i tegral oś ią w długi zasie w waru ka h
z ie iają y h się oś ików i rozwiązań te h ologi z y h
Czy potrafi y określić owy profil ko pete ji zawodowy h
archiwisty?
Dziękuję za uаagę
С с
ьш е
е
Thank you for Your kind attention!
Andrzej Biernat – Na zel a Dyrek ja Ar hiwów Państwowy h
(Polska)
[email protected]
http://archiwa.gov.pl/