szczegółowy zakres wymagań dotyczący koordynatora jrp

SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY
KOORDYNATORA JRP
DLA PROJEKTU
„UPORZĄDKOWANIE GOSPODARKI WODNO- ŚCIEKOWEJ
NA TERENIE AGLOMERACJI SŁUBICE”
ZAŁĄCZNIK II. 1.3
DO TOM II. SIWZ [ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA]
Znak sprawy: ZP1/POIIS/2016
Nazwa Zadania nadana przez Zamawiającego:
"Pełnienie funkcji Koordynatora projektu POIIS w ramach Jednostki Realizującej Projekt dla
przedsięwzięcia inwestycyjnego pn.
" Uporządkowanie gospodarki wodno- ściekowej na terenie aglomeracji Słubice " który uzyskał
dofinansowanie ze środków UE w ramach: Programu operacyjnego Infrastruktura i środowisko oś priorytetowa II
„Ochrona środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu” – Działanie 2.3 „Gospodarka wodno – ściekowa w aglomeracjach”). -
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
I.OPIS WYMAGAŃ WOBEC KOORDYNATOR POIIS
I.D.8.1 Funkcje ogólne
Koordynator POIIS. Rolą tego stanowiska jest zapewnienie aby wszystkie działania podejmowane
przez JRP były ze sobą skoordynowane, realizowane w sposób zgodny z harmonogramem realizacji
projektu w sposób efektywny i zgodny z obowiązującymi wytycznymi POIIS 2014-2020, co następuje
poprzez opracowanie i/lub aktualizację narzędzi pracy JRP (za fizyczne kierowanie zespołem oraz
nadzorowanie jego działania odpowiada jednak kierownik JRP). Koordynator POIIS odpowiada
ponadto za merytoryczna stronę zamówień publicznych (za ich zgodność z prawem ale i efektywność
adekwatność do potrzeb spółki - w zakresie mu powierzonym). W zakresie finansowym za
zapewnienie sprawnego rozliczania projektu ze środków UE. Przygotowanie projektu do pozytywnego
przejścia przez kontrolę końcową dla zapewnienia sprawnego i terminowego rozliczenia projektu ze
środków UE
I.D.8.2. Zależności funkcyjne współpracy forma
Koordynator POIIS to specjalista pozyskany z zewnątrz, zatrudniony na podstawie umowy cywilno
prawnej. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę na
podstawie wymogów SIWZ. Koordynator wykonuje swoją pracę w sposób zdalny. Komunikując się z
członkami JRP telefonicznie i/lub mailowo.
I.D.8.3. Komu podlega i kogo rozlicza a z kim współpracuje
a) Komu podlega: bezpośrednio pod MAO
b) Z kim współpracuje: Współpracuje z kierownikiem JRP oraz Głównym księgowym projektu
c) Kogo rozlicza: wpływa na rozliczenie podmiotów zewnętrznych w tym Wykonawcy robót
budowlanych i Inżyniera kontraktu; Rozlicza Sekretarza projektu ze zrealizowanych czynności
w ramach zamówień publicznych oraz archiwizacji dokumentów.
I.D.8.4. Szczegółowy zakres zadań w ramach danego stanowiska
ZADANIA WYKONYWANE PRZEZ KOORDYNATORA POIIS PODZIELONO NA DWA
RODZAJE USŁUG:
 GRUPA A- BIEŻACE I
 GRUPA B- INCYDENTALNE
Grupa A. Zadania mające charakter czynności powtarzalnych podejmowanych stale i które
wynikają z Umowy o dofinansowanie i/lub szczegółowego harmonogramu realizacji projektu i
innych wytycznych, dotyczących zadań, które muszą być realizowane na bieżąco przez cały czas
realizacji projektu od podpisania umowy do rozliczenia końcowego - Wykonawca wycenia te zadania
podając ryczałt kwotowy na cały czas realizacji projektu. Istotą tej kategorii zadań jest stałe
realizowanie określonych prac o charakterze powtarzalnym oraz gotowość do podejmowania działań
zapewniających zgodność wdrażania projektu z aktualnymi wytycznymi aż do rozliczenia końcowego
projektu.
Strona 2 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
A1. Zadanie 1.1. Bieżące Sporządzanie Wniosków
sprawozdania z osiągnięcia efekty ekologicznego
o płatność oraz rozliczanie dotacji aż do
1. Sporządzanie wniosków o płatność w odstępie raz na kwartał do 14 dnia miesiąca
następującego po upływie każdego kwartału zgodnie z cyklem składania wniosków o płatność.
Pierwszy wniosek musi być złożony do 14.12.2016. za okres od podpisania umowy tj. od
8.09.2016 do 30.11.2016, co obejmuje:
a. Sporządzanie Wniosków w generatorze Wniosków POIIS;
b. Opis dokumentów źródłowych przekazanych przez spółkę- zgodnie z instrukcją POIIS
c. Skanowanie odpowiednio opisanych dokumentów oraz ich wydruk i opatrzenie
pieczęcią za zgodność z oryginałem (na podstawie upoważnienia wydanego przez
MAO);
d. skompletowanie załączników do Wniosku o płatność i wydruk kompletu dokumentów w
2 egzemplarzach;
e. dokonanie uzgodnienia treści Wniosku z kierownikiem JRP i/lub główną księgową
Projektu przed akceptacją wniosku w generatorze;
f.
Opracowanie każdorazowo pisemnej instrukcji podpisania Wniosku przez MAO - jeśli
wniosek jest wysyłany korespondencyjnie;
g. wysyłka wniosku do siedziby Spółki (2 egzemplarze papierowe i na płycie CD) lub
osobisty przyjazd;
2. Udział w tworzeniu ostatecznej wersji dokumentów źródłowych wykorzystywanych do
rozliczania wydatków w ramach sporządzanych Wniosków o płatność, w tym:
a) Weryfikacja treści faktur Wykonawców przed ich wystawieniem przez wykonawcę (w
zakresie informacji "zakres wykonanych robót/usług)- czy jest zgodny z umową i OPZ
b) Weryfikacja merytoryczna faktur po ich wystawieniu czy są zgodne z umową oraz
dokumentami odbiorowymi;
c) Weryfikacja faktur od strony formalnej terminy płatności, zapisy dodatkowe na
fakturach, stawki VAT, numer NIP etc.
d) Weryfikacja merytoryczna i rachunkowa przejściowych świadectw płatności
opracowywanych przez Inżyniera kontraktu - wspólnie z Kierownikiem JRP;
e) Tworzenie dokumentów odbiorowych usług/ robót realizowanych poza formułą FIDIC
które weryfikuje potem Kierownik JRP lub weryfikacja dokumentów opracowanych
przez Kierownika JRP.
3. Koordynator projektu monitoruje wszelkie wytyczne do przygotowania wniosków o płatność,
Wytyczne do kwalifikowalności wydatków POIiS 2014-2020, Wytyczne do kontroli POIiS
2014-2020 oraz inne wytyczne niezbędne do prawidłowego rozliczenia projektu;
A.2. Zadanie 1.2. Bieżąca aktualizacja opracowanych narzędzi JRP do zarządzania projektem
obejmująca trzy poniższe dokumenty
LP.
NAZWA NARZĄDZIA
NA CZYM POLEGA
N1
Budżet Projektu (plik obliczeniowy
stanowiący bazę danych rzeczowo
finansowych projektu) a w tym
Załączniki
do
umowy
o
dofinansowanie nr 3(HRP), 4(Plan
wystąpień
o
płatności),7
(opis
projektu) - opracowany
W
ZAKRESIE
KWOT
PO
WYŁONIENIU
WYKONAWCÓW
ORAZ W ZAKRESIE PLANÓW
PŁATNOŚCI
Strona 3 z 18
CZĘSTOTLIWOŚĆ
AKTUALIZACJI
RAZ NA KWARTAŁ
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
LP.
NAZWA NARZĄDZIA
NA CZYM POLEGA
CZĘSTOTLIWOŚĆ
AKTUALIZACJI
N2
Harmonogram realizacji projektuszczegółowy wykres Ganta
RAZ NA KWARTAŁ
N3
KWARTALNY PLAN PRZEPŁYWÓW
PIENIĘŻNYCH PROJEKTU - PLAN
NIE
ZOSTAŁ
JESZCZE
OPRACOWANYBĘDZIE
TO
ZADANIEM KOORDYNATORA POIIS
N4
PROCEDURY
JRPSTANDARYZUJĄCE PRACĘ JRP
AKTUALIZACJA
POLEGA
NA
ZAPEWNIENIU
ODZWIERCIEDLENIA BIEŻĄCEJ
SYTUACJI/ POSTĘPU PRAC PRZESUNIĘCIE ZADAŃ W CASIE
NA PRZESUNIĘCIU PŁATNOŚCI
W
CZASIE
ORAZ
DOSTOSOWANIU
KWOT
DO
WARTOŚCI
POPRZETARGOWYCH;
W
PRZYPADKU
OPÓŹNIEŃ
WE
WPŁYWIE ŚRODKÓW Z VAT I
ŚRODKÓW UE
KOORDYNATOR AKTUALIZUJE I
UZUEŁNIA
PROCEDURY
DOSTOSOWUJĄC
JE
DO
BIEŻĄCYCH POTRZEB.
RAZ NA KWARTAŁ
RAZ NA KWARTAŁ
KONIECZNY
JEST
PRZEGLĄD
CZY
PROCEDURY
ZAPEWNIAJĄ
SPRAWNE
REALIZOWANIE
ZADAŃ
PRZEZ
CZŁONKÓW JRP
A3. Zadanie 1.3. Składanie bieżącej relacji z postępów w realizacji projektu/ zagrożeń w jego
realizacji dla MAO i/lub do NFOSiGW (informowanie o pojawiających się szansach i zagrożeniach)
A4. Zadanie 1.4. Składanie raportów w zakresie zamówień publicznych (raz na pół roku) do
NFOSiGW (jeśli sprawozdanie będzie wymagane przez NFOSiGW);
A5. Zadanie 1.5. Bieżąca współpraca z Głównym księgowym projektu - na bieżąco, polegająca na:
1. przekazywaniu na bieżąco instrukcji dla Głównego księgowego odnośnie opisu dokumentów
księgowych, dokonywania płatności , realizowania płatności;
2. przekazywanie Głównemu księgowemu informacji o podziale każdej płatności na trzy transze
składające się na zapłatę za fakturę dla Wykonawcy w tym:
a) z konta Spółki (wkład własny od wydatków kwalifikowalnych netto) oraz na równowartość
podatku VAT;
b) z konta zaliczkowego (zgłoszonego do Umowy o dofinansowanie) c) z konta refundacji (zgłoszonego do Umowy o dofinansowanie) A6. Zadanie 1.6. Koordynator POIIS monitoruje obowiązki Wnioskodawcy wynikające z zawartej
umowy o dofinansowanie pilnując aby nie doszło do sytuacji jej naruszenia. Koordynator dba aby
zapisy umowy o dofinansowanie były przestrzegane;
A7. Zadanie 1.7 W razie konieczności podejmuje określone działania w celu zawnioskowania o aneks
do umowy o dofinansowanie, co obejmuje:
1. Ocenę czy zaistniała przesłanka do zmiany umowy, czy tylko do poinformowania NFOSiGW o
koniecznej zmianie;
2. Sporządza pismo do NFOSiGW w celu zgłoszenia zmiany i stosownie do przypadku wnoszące
o zgodę na zmianę lub tylko informujące o zmianie.
3. W razie stwierdzenia konieczności zmiany do umowy sporządza protokół konieczności zmiany
do umowy o dofinansowanie stanowiący załącznik do Pisma
4. W razie wyrażenia przez NFOSiGW zgody, tzn. jeśli wskaże, że zmiana jest konieczna i
jednocześnie dopuszczalna przez wzgląd na wskaźniki i cele projektu to koordynator określa
ponadto skutki zmiany jeżeli chodzi o załączniki do Umowy (zakres koniecznych zmian w
załącznikach do Umowy)
Strona 4 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
W razie wyrażenia zgody przez NFOSiGW na zmianę sporządza aktualizację załączników do
umowy o dofinansowanie nr 3,4 i 7 wykorzystując do tego celu zaktualizowany uprzednio
Budżet Projektu (stanowiący bazę danych finansowych projektu);
A8. A9. Zadanie 1.8. Koordynator POIIS wspólnie z Kierownikiem JRP (metodą dwóch par oczu)
monitoruje realizowanie przez Inżyniera kontraktu egzekwowanie umowy Fidic (2 szt.), weryfikuje na
bieżąco opracowywane przez Inżyniera Kontraktu następujące dokumenty:
a. Przejściowe Świadectwa Płatności,
b. Postanowienia Inżyniera,
c. Protokoły Konieczności wprowadzenia zmian do umowy FIDIC
d. Rejestry prowadzone przez Inżyniera stanowiące podstawę do rozliczenia Inżyniera z
wykonanych prac - stanowiące Raport o postępie Inżyniera
czy są zgodne z Kontraktem a Roboty budowlane, z procedura odbiorową wynikającą ze
STWIOR, czy rozliczanie rezerwy jest zgodne z zasadami jej rozliczania wynikającymi z SIWZ
na FIDIC (w związku z obmiarowym sposobem rozliczania Wykonawcy);
A9. Zadanie 1.9. Koordynator POIIS wspólnie z kierownikiem JRP weryfikuje dla obu kontraktów
Fidic: Umowy Wykonawcy z podwykonawcami oraz Rejestr Podwykonawców.
5.
A10. Zadanie 1.10. Koordynator POIIS monitoruje realizowanie pozostałych 11 umów (poza FIDIC)
przygotowując dla nich formularze dokumentów zgodnych z Umową, Opisem przedmiotu
Zamówienia oraz wymogami sprawozdawczości programu POIIS 2014-2020 w zakresie
a. niezbędnych zmian do umów (protokół konieczności, Aneks do umowy)
b. Protokół odbioru częściowego i/lub końcowego
A11. Zadanie 1.11. Koordynator POIS weryfikuje postęp w realizacji działań promocyjnych co
dotyczy zadań przewidzianych w budżecie promocji oraz informacje przekazywane na stronę
internetową i do prasy - czy nie zawierają błędów merytorycznych - Sprawdza pracę osoby
zatrudnionej na stanowisku Specjalisty ds. promocji;
A12. Zadanie 1.12. Koordynator POIIS sporządza bieżące pisma wychodzące do NFOSiGW i/lub do
Wykonawców dotyczące spraw Projektu, które przekazuje do weryfikacji kierownikowi JRP oraz
MAO;
A13. Zadanie 1.13. Koordynator POIIS odpowiada za bieżącą korespondencję mailową oraz
kontakty telefoniczne z koordynatorem projektu po stronie NFOSiGW
A14. Zadanie 1.14. Koordynator POIIS odpowiada za monitorowanie ryzyk projektu na podstawie
Rejestru Ryzyk Projektu, który stanowi narzędzie pracy JRP;
A15. Zadanie 1.15. Koordynator zapewnia Spotkania robocze kwartalne: W ramach zadań z grupy A
obowiązkiem wykonawcy będzie przyjazd roboczy do Spółki- 1 spotkanie na kwartał (przy okazji
składania wniosku o płatność, co należy zgrać z Radą budowy). Należy przewidzieć godziny pracy w
siedzibie Spółki od 10 do 15.00. Jeżeli w danym kwartale osobiste spotkanie nie będzie konieczne to
przechodzi ono na kolejny kwartał w którym potrzeba spotkań osobistych będzie większa. (np. Faza
II. Intensywnego wdrażania Projektu);
A16. Zadanie 1.16. Spotkania robocze dodatkowe
wynikające z oferty Wykonawcy
wynoszą................................................spotkanie/ na miesiąc: (do uzupełnienia po podpisaniu
umowy.
A17. Zadanie 1.17. Weryfikacja rejestrów prowadzonych na bieżąco przez Inżyniera Kontraktu i
uzupełnianie na tej podstawie bazy danych projektu w pliku określonym jako Budżet projektu i
harmonogramy;
Grupa B. zadania, które zostały przewidziane w OPZ jako czynności incydentalne, które będą
rozliczane po zakończeniu każdego z zadań. Zadania z podanej grupy realizowane będą w
następującej ilości:
Strona 5 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
Nr
Zadania
Jednostka
Nazwa zadania z grupy B.
Ilość sztuk
2.1
komplet
1
2.2
komplet
2.3
komplety
2.4
komplety
2.5
komplet
B1. Zadanie 2.1. Weryfikuje i uzgadnia opracowany przez Głównego
księgowego Zakładowy plan kont wydzielony dla projektu czy
odpowiada zakresowi projektu
B2. Zadanie 2.2. Weryfikuje opracowaną przez Inżyniera Kontraktu
Księgę komunikatów Inżyniera przed ich przekazaniem Wykonawcy
Robót budowlanych- czy Schematy są zgodne z Kontraktem Fidic i
czy odpowiadają potrzebom sprawozdawczym ze środków UE;
B3 Zadanie 2.3. Przygotowuje wniosek o pożyczkę z NFOSiGW na
wydatki kwalifikowalne oraz na VAT i wydatki niekwalifikowalne z BOŚ
banku oraz rozlicza tą pożyczkę w ramach zawartej umowy o
pożyczkę;
B4. Zadanie 2.4. Aktualizuje SIWZ na roboty budowlane FIDIC
bezpośrednio przed wszczęciem postępowania (2 komplety), w tym 1
postępowanie krajowe i jedno unijne aktualizacja dotyczy: SIWZ IDW,
Załączników do SIWZ IDW oraz Wzoru umowy- warunki szczególne.
Należy przygotować ogłoszenie o zamówieniu w obowiązującym
formularzu
B5. Zadanie 2.5. Opracowanie procedur JRP które będą
standaryzowały przebieg powtarzalnych procedur porządkując pracę
poszczególnych członków JRP. W ramach procedur JRP należy
opracować moduły:
2
2
2
1
Moduł I. ZARZĄDZANIE [ Z]
Moduł II. ORGANIZACJA PRZETARGÓW [P]
Moduł III. ZAWIERANIE i ZARZĄDZANIE UMOWAMI [ U ]
Moduł IV. FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ
Moduł V. MONITORING I SPRAWOZDAWCZOŚĆ [MS]
W ramach Modułu II. ORGANIZACJA PRZETARGÓW [P]
należy przewidzieć w szczególności:
- opracowanie planu postępowania przetargowego dla
zamówień wdrażanych w trybie unijnym;
- kalkulator oceny ofert w excelu generujący automatycznie
indywidualne protokoły oceny każdej oferty oraz zbiorczą
informacje o wyniku postępowania;
- opracowanie listy sprawdzającej do oceny prawidłowości
opracowywanej dokumentacji przetargowej z podziałem na trzy
grupy: P1 przetarg z Reżimem PZP zamówienia unijne, P2/
przetarg sektorowy; rozeznanie rynku: P3/
Wykonawca opracuje ponadto wzory dokumentów
postępowania przetargowego indywidualnie dla każdej grupy
postępowania: P1; P2; P3.
Wykonawca odpowiada za opracowanie wszelkich procedur
JRP,
2.6.
komplet
B6. Zadanie 2.6. Doradztwo i/lub merytoryczne
przeprowadzenie procedur przetargowych i zamówień
udzielanych w trybie rozeznania rynku - Zakres prac
Koordynatora POIIS określa Załącznik 1.2 do Tom II SIWZ
(należy uwzględnić podział pracy indywidualnie dla każdej
procedury pomiędzy Kierownikiem JRP a Koordynatorem
POIIS) oraz przepisy obowiązującego prawa i/lub wytycznych
co wskazano w §1, pkt. 4. niniejszej Umowy.
2.6.1
komplet
ZP2_./POIIS__/2016 Zamówienie trzech szkoleń dla JRPRozeznanie rynku
Strona 6 z 18
13
1
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
Nr
Zadania
Jednostka
Nazwa zadania z grupy B.
Ilość sztuk
2.6.2
komplet
1
2.6.3
komplet
2.6.4
komplet
2.6.5
komplet
ZP3_./POIIS__/2016. Zamówienie działań promocyjnych Rozeznanie rynku
ZP4_./POIIS__/2017. Wykonanie robót budowlanych
(wynagrodzenie ryczałtowe) -Budowa i przebudowa rurociągu
wodociągowego łączącego stację uzdatniania wody z
zbiornikiem retencyjnym w Słubicach.- procedura krajowa
ZP5_./POIIS__/2017. Wykonanie robót budowlanych Modernizacja SUW i położenie linii światłowodowych wynagrodzenie ryczałtowe / procedura krajowa
ZP_./POIIS_6/2017. Dostawa sprzętu biurowego i komputerów
(Wyposażenie JRP)- rozeznanie rynku
2.6.6
komplet
ZP7_./POIIS__/2017. Wyłonienie Inżyniera kontraktu - sieci wodno
kanalizacyjne - procedura unijna
1
2.6.7
komplet
ZP8_./POIIS__/2017. Wyłonienie wykonawcy robót budowlanych na
modernizację sieci - procedura unijna
1
2.6.8
komplet
ZP9_./POIIS__/2017. Wyłonienie doradcy JRP ds. technicznych
oczyszczalni - rozeznanie rynku
1
2.6.9
komplet
ZP10_./POIIS__/2017. Wyłonienie Inżyniera kontraktu - modernizacja
oczyszczalni- procedura krajowa
1
2.6.10
komplet
1
2.6.11
komplet
2.6.12
komplet
ZP11_./POIIS__/2018. Wyłonienie wykonawcy robót budowlanych na
modernizację oczyszczalni- procedura krajowa
ZP12_./POIIS__/2019. Dostawa wraz z wdrożeniem systemu GIS procedura krajowa
ZP13_./POIIS__/2018. Dostawa specjalistycznego sprzętu/ taboru
pojazdów- procedura unijna
2.6.13
komplet
ZP14_./POIIS__/2018. Dostawa wraz z instalacją urządzeń OZE rozeznanie rynku
1
Razem
1
1
1
1
1
13
Załącznik II.1.2. Podział zadań w ramach zamówień publicznych (w ramach Zadania B.2.6)- procedury
udzielania zamówień publicznych zawiera podział zadań cząstkowych pomiędzy Koordynatora POIIS
a Kierownika JRP w ramach każdego zamówienia od ZP2 do ZP14.
1. We wszystkich zamówieniach które będą udzielane w trybie przetargowym należy
(a) Zaoferować co najmniej 3 poza cenowe kryteria oceny ofert premiujące dodatkowe
korzyści Zamawiającego
(b) Wszędzie tam gdzie jest to technicznie uzasadnione dla zwiększenia konkurencji w
postępowaniu należy stosować zapisy umożliwiające składanie ofert częściowych;
2. Przedsięwzięcie przewiduje przeprowadzenie 13 procedur udzielania zamówień publicznych z
których koordynację będzie odpowiadał Koordynator POIiS, w tym:
1) 3 zamówienia udzielane w trybie przetargu nieograniczonego -procedura unijna
(reżim PZP);
2) 5 zamówień udzielanych w trybie rozeznania rynku;
3) 5 zamówień udzielanych w trybie przetargu sektorowego - na podstawie Regulaminu
udzielania Zamówień publicznych.
Strona 7 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
3. Przedsięwzięcie zaplanowano na okres od 08.09.2016 do 30.06.2020 r. - w tym należy wyróżnić
trzy fazy:
a) Faza I. Rozruchu JRP trwa od podpisania umowy o dofinansowanie dnia: 08.09.2016 do
31.12.2016r
b) Faza II. Intensywnego wdrażania projektu przez JRP- trwa od 31.12.2016r. do 31.12.2019r.
c) Faza III. Rozliczeń końcowych trwa od 01.01.2020r. do 30.06.2020r
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
4. Opis przedmiotu zamówienia w ramach podanych zadań zawiera
Tom II. Opis Przedmiotu
Zamówienia składający się on z następujących elementów:
1) Załącznik II.1.1. Opis stanowisk pracy w ramach JRP (Jednostki Realizującej Projekt);
2) Załącznik II.1.2. Podział zadań w ramach zamówień publicznych (w ramach Zadania
B.2.6)- procedury udzielania zamówień publicznych;
3) Załącznik II.1.3. Wymagania Zamawiającego wobec Koordynatora JRP.
4) Załącznik II.1.4. Harmonogramy i plany JRP;
5) Załącznik II.1. 5. Schemat i wykaz procedur JRP
6) Załącznik II.1.6. Rejestr Ryzyk Projektu;
5. Poszczególne elementy OPZ stanowią dla Wykonawcy następujące źródło informacji/wytycznych:
1) Załącznik II.1,1. Opis stanowisk pracy w ramach JRP (Jednostki Realizującej Projekt)Stanowi podstawę do sporządzenia procedur JRP w taki sposób aby wszystkie czynności
realizowane przez członków JRP o charakterze powtarzalnym zostały zapisane w postaci
procedur. - załącznik jest zapisany w formacie pdf. Po podpisaniu umowy Wykonawca
otrzyma wersję edytowalną dokumentu;
2) Załącznik II.1.2. Podział zadań w ramach zamówień publicznych (w ramach Zadania B.2.6)celem postawienia granicy pomiędzy obowiązkami Kierownika JRP a Koordynatora POIIS w
celu określenia przez Koordynatora stopnia pracochłonności i wyceny zaangażowania w
każde postępowanie. Bez względu na faktyczny udział w każdej procedurze Koordynator
musi być gotowy zastąpić Kierownika JRP w wykonywaniu jego obowiązków jeśli Kierownik
JRP zostanie wezwany do awarii (w ramach pełnienia funkcji podstawowej Kierownika działu
technicznego) jeśli Kierownik JRP nie będzie mógł wypełniać swoich obowiązków (co
zostanie rozliczone Koordynatorowi POIIS jako prace uzupełniające) - nie dotyczy to jednakże
obowiązków wynikających z funkcji Przewodniczącego komisji przetargowej (obowiązki te nie
mogą być bowiem scedowane);- dokument stanowi plik zapisany w Excelu.
3) Załącznik II.1.3. Wymagania Zamawiającego wobec Koordynatora JRP. - załącznik określa
szczegółowe wymagania dotyczące sposobu wykonania każdego zadania przez Koordynatora
POIIS.
4) Załącznik II.1.4. Harmonogramy i plany JRP- dokument złożony z kilkunastu powiązanych ze
sobą plików, z którego wynika tempo wdrażania projektu, kwoty przypisane na poszczególne
zadania. Cały plik w excelu zostanie przekazany wykonawcy po podpisaniu umowy.
Załącznikiem do Tom II SIWZ jest tylko: Wykres Ganta. powinien być on podstawą do oceny
Strona 8 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
stopnia złożoności Projektu. Obowiązkiem Wykonawcy będzie aktualizacja tego wykresu raz
na kwartał.
5) Załącznik II. 5. Schemat i wykaz procedur JRP : Zamawiający przekazuje pewne ramy
procedur JRP wskazujące jednocześnie na to, co wymaga tylko aktualizacji. Obowiązkiem
Wykonawcy będzie zweryfikowanie konieczności opracowania każdej procedury. Zadanie
będzie rozliczane ryczałtowo. Wszystkie czynności realizowane przez JRP muszą być
zapisane w postaci procedury. Jeżeli w trakcie pracy JRP okaże się, że konieczne będzie
uporządkowanie wycinka pracy zespołu JRP za pomocą dodatkowej procedury to
obowiązkiem Wykonawcy będzie w ramach gwarancji zaproponowanie nowej procedury. załącznik jest zapisany w formacie pdf. Po podpisaniu umowy Wykonawca otrzyma wersję
edytowalną dokumentu;
6) Załącznik II.6 Rejestr Ryzyk Projektu- Dokument zawiera wykaz zidentyfikowanych ryzyk
projektu w całym cyklu życia. Obowiązkiem Wykonawcy będzie dobranie do każdego ryzyka
strategii zarządzania tak aby skutecznie zarządzać tymi ryzykami - w szczególności dotyczy to
ryzyk, które mogą wpływać na wzrost kosztów inwestycyjnych i/lub wydłużenie terminu
realizacji projektu; załącznik jest zapisany w formacie pdf. Po podpisaniu umowy Wykonawca
otrzyma wersję edytowalną dokumentu;
6. Założenia i efekty cząstkowe pracy w ramach poszczególnych zadań będą konsultowane z
Zamawiającym na bieżąco drogą elektroniczną lub telefonicznie lub osobiście zgodnie z ofertą
Wykonawcy. Osobą z która założenia będą konsultowane jest Kierownik JRP i/lub MAO w
zależności od rodzaju zadania oraz aspektu postępowania przetargowego;
7. Po zakończeniu zadań z grupy B (za wyjątkiem zadań: B.2.1; B.2.2 ) Przedmiot umowy zostanie
Zamawiającemu przekazany w formie zwartych dokumentów w 2 egzemplarzach w wersji
papierowej i w wersji elektronicznej na płycie CD. Dokumentacja dla pozostałych zadań
Wykonawca odpowiada tylko za przekazanie wersji elektronicznej : mailowo oraz na płycie CD
opisanej za pomocą naklejki, zawierającej plik o nazwie spis dokumentacji, oraz samą
dokumentację uporządkowaną w odpowiednich katalogach tematycznych.
8. Dokumentacja w ramach zadań z grupy A opracowywana będzie z materiałów i na sprzęcie
Wykonawcy w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz dla Instytucji oceniającej i jeden dla
Zamawiającego) - dotyczy to tylko wniosków o płatność. Pozostałe dokumenty będą
przekazywane Zamawiającemu w formie elektronicznej i ich wydruk będzie stanowił zadanie
Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest wówczas podać dokładną instrukcję dalszego
postępowania (obejmując cały cykl obiegu dokumentu) lub odwołać do właściwej procedury
9. Dokumentację należy sporządzić w języku polskim.
10. Wszędzie tam gdzie Zamawiający opisał przedmiot zamówienia poprzez podanie standardu
wykonania lub metody, dopuszcza się do zastosowania wszelkich metod równoważnych.
Wskazane przez Zamawiającego parametry (charakterystyka) określają minimalne warunki
świadczenia usług doradczych.
11. Wykonawca w realizacji zlecenia powinien mieć na względzie cel umowy określony w Preambule
do umowy i zobowiązany jest do podejmowania wszelkich czynności zależnych od Wykonawcy
jeżeli się okażą niezbędne do realizacji celu umowy a wynikają z zakresu powierzonych mu
czynności A i B oraz dotyczą wymienionych w umowie zadań inwestycyjnych.
12. Wszędzie tam gdzie przedmiot zamówienia został opisany za pomocą wytycznych lub w
opracowaniu których należy stosować się do obowiązujących wytycznych Wykonawca
zobowiązany jest stosować aktualne w momencie świadczenia usługi wersje odnośnych
dokumentów.
13. Wykonawca zobowiązany jest wdrożyć się w cały projekt w maksymalnym czasie 14 dni od
podpisania umowy. Pierwszym zadaniem, któremu nadano wysoki priorytet jest Złożenie wniosku
o pożyczkę z NFOŚiGW oraz z BOS Banku;
Strona 9 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
14. Opracowane przez Koordynatora POIIS dokumenty muszą być spójne z opracowaną już
dokumentacją projektu, w tym SIWZ na roboty budowlane oraz SIWZ na Inżyniera Kontraktu.
Dotyczy to w szczególności alokacji ryzyk na strony umowy oraz procedur rozliczania i odbioru
prac, które muszą być na bieżąco dokumentowane tak aby w razie roszczeń Wykonawcy
Zamawiający posiadał odpowiednie dokumenty umożliwiające faktyczne i prawne uzasadnienie
stanowiska Zamawiającego.
15. Zamawiający informuje, że SIWZ na Inżyniera Kontraktu zostanie zaktualizowany przez autora
dokumentacji bezpośrednio przed wszczęciem procedury - w ramach gwarancji udzielonej przez
ten podmiot. Natomiast SIWZ na roboty budowlane FIDIC będzie musiał być zaktualizowany
bezpośrednio przez Koordynatora POIIS;
16. Zamawiający informuje, że w postępowaniach na roboty budowlane FIDIC przewidziano udział
Inżyniera Kontraktu, który będzie odpowiadał za:
a. weryfikację opracowanej dokumentacji projektowej stanowiącej opis przedmiotu zamówienia;
b. współpracę przy odpowiadaniu na zapytania do SIWZ do opisu przedmiotu zamówienia
c. wykonanie STWIOR spójnego z opracowanymi kontraktami FIDIC
17. Inżynier Kontraktu bedzie pozyskiwał informacje techniczne z projektów budowlanych i/lub od
autorów tej dokumentacji. Proces wymiany informacji podlega weryfikacji Kierownika JRP i
Koordynatora POIIS.
18. Obowiązkiem Koordynatora POIIS jest opracować m.in. procedurę odbiorową (w zakresie
obowiązków członków JRP na podstawie kontraktu FIDIC z uwzględnieniem zapisów STWIOR
(po jego weryfikacji przez Kierownika JRP i Koordynatora POIIS)
III. Termin wykonania zamówienia;
1.
Strony ustalają, że Termin realizacji zamówienia nastąpi:
1) Wdrożenie wykonawcy: Koordynator POIIS zobowiązany jest do zapoznania się z całym
projektem w terminie 14 dni od podpisania niniejszej Umowy. W przypadku zmiany osoby na
stanowisku Koordynatora POIIS wdrożenie nowej osoby stanowi obowiązek Wykonawcy.
Zamawiający ma prawo kontaktu z dotychczasowym koordynatorem w okresie 3 miesięcy od
dokonanej zmiany osoby na stanowisku Koordynatora POIIS. Dotychczasowy Koordynator
zobowiązany jest przekazać całą wiedzę o projekcie swojemu następcy w czasie 14 dni od
dokonanej zmiany.
2) Realizacja przedmiotu umowy:
A. Grupa A. zadania mające charakter czynności powtarzalnych podejmowanych stale i które
wynikają z Umowy o dofinansowanie i/lub szczegółowego harmonogramu realizacji projektu i
innych wytycznych, dotyczących zadań, które muszą być realizowane na bieżąco przez cały
czas realizacji projektu - realizowane będą w terminach wynikających z tych wytycznych:
a) Zadania w ramach danej grupy muszą być realizowane na bieżąco bez wezwania.
Oznacza to, że Wykonawca sam pilnuje przestrzegania stosownych terminów, które
są narzucone przez odpowiednie wytyczne, instrukcje czy procedury programu
pomocowego POIIS 2014-2020; Jako nie dotrzymanie terminu będzie traktowane
złożenie niezbędnej informacji/ sprawozdania po upływie określonego w nich terminu;
b) Wykonawca zobowiązany jest do pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającymmusi być dostępny telefonicznie i mailowo dla Kierownika JRP oraz MAO w godzinach
od 8.00 do 15.00 od poniedziałku do piątku;
c) Wykonawca zapewnia, że w sprawach nagłych wymagających pilnego działania
podejmie określone działania w ciągu 1 dnia kalendarzowego;
Strona 10 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
d) Wykonawca zapewnia ciągłość świadczonych usług, co należy rozumieć jako
zapewnienie realizacji wszystkich zadań z Grupy A w terminach wynikających z
obowiązujących wytycznych.
W sytuacjach losowych (choroba, siła wyższa)
dopuszcza się zastępstwo pod warunkiem jednak, że nowa osoba będzie posiadała
wszystkie wymagane kwalifikacje i doświadczenie oraz zostanie uprzednio wdrożona
przez Koordynatora POIS w zakres obowiązków (Wykonawca oceniający to ryzyko
jako prawdopodobne powinien mieć zastępcę swojego Koordynatora);
e) Zamawiający dopuszcza możliwość przerwy urlopowej Koordynatora Projektu POIIS
w ilości 14 dni kalendarzowych na rok kalendarzowy (dla zapewnienia odpowiedniej
jakości pracy) , co Wykonawcy powinni uwzględnić w kalkulacji ceny odejmując
proporcjonalnie ten czas od całkowitego czasu pracy (co stanowi indywidualną
decyzję Wykonawcy na etapie szacowania wartości oferty). Warunkiem zezwolenia
MAO na przerwę urlopową jest:
 Koordynator POIIS przed skorzystaniem z prawa do urlopu uzgadnia zakres
przewidywanych spraw w toku z koordynatorem projektu po stronie
NFOSiGW.- na tej podstawie MAO dokonuje oceny możliwości udzielenia
urlopu Koordynatorowi JRP;
 Urlop Koordynatora POIIS nie może się pokrywać z urlopem Kierownika JRP;
 Koordynator POIIS musi zachować łączność mailową z kierownikiem JRPodpowiadać na maile w terminie 1 dnia od uzyskania lub skontaktować się z
telefonicznie co dotyczy wyłącznie spraw pilnych, które nie mogą poczekać
do powrotu Koordynatora z urlopu;;
 W okresie urlopu Koordynatora POIIS nie są planowane żadne procedury
udzielania zamówienia oraz nie są realizowane (w toku) żadne zadania z
grupy B;
 Koordynator POIIS musi po powrocie z urlopu wykonać wszystkie zaległe
prace;
f) Wykonawca zobowiązany będzie do osobistego przyjazdu roboczego do Spółki - raz
na kwartał (godziny 10.00-15.00), zakres działań wymagających osobistego spotkania
wskazuje OPZ , Opis Przedmiotu Zamówienia (Tom II SIWZ);
g) Ustala się okres realizacji Zadań w ramach Grupy A przez 42 miesiące od 1 listopada
2016 r. do 40 kwietnia 2020r. Zadania realizowane będą w sposób ciągły, w tym:
h) Rok 2016: 2 miesiące (2 dni urlopu),
i) Rok 2017: 12 miesięcy (14 dni urlopu),
j) Rok 2018: 12 miesięcy (14 dni urlopu),
k) Rok 2019: 12 miesięcy (14 dni urlopu),
l) Rok 2020: 4 miesiące (4 dni urlopu),
Razem 42 miesiące
m) Zakłada się, że jeśli Koordynator spełni warunki udzielenia urlopu to Wykonawcy
przysługuje wynagrodzenie ryczałtowe tak jak w innych miesiącach. Wykonawca nie
uwzględnia tylko w swojej ofercie kosztów pracy przypadających na podane dni
urlopu (za zastępstwo, którego Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy na czas
tego urlopu). Z uwagi na krótki okres urlopu (jednorazowo 7 dni) i jednocześnie duży
zakres wiedzy niezbędny do przyswojenia przyjmuje sie, że rolę Koordynatora POIIS
przejmuje Kierownik JRP. Analogicznie Koordynator POIIS przejmuje bieżące
obowiązki Kierownika JRP w zakresie dotyczącym monitorowania spraw bieżących
na czas urlopu Kierownika JRP
(z wyłączeniem kwestii decyzyjnych oraz
obowiązków Przewodniczącego komisji przetargowej (obowiązuje zasada
równoważności dni).
Strona 11 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
B. Grupa B. zadania, które zostały przewidziane w OPZ jako czynności incydentalne, które będą
rozliczane po zakończeniu każdego z zadań. Zadania z podanej grupy realizowane będą w
następujących terminach
Ilość
sztuk
1
Jednostka
Termin wykonania
komplet
1 miesiąc od opracowania planu
przez Głównego księgowego
B2. Zadanie 2.2. Weryfikuje i
opracowany przez Inżyniera Kontraktu
Księgę komunikatów Inżyniera
Kontraktu przed ich przekazaniem
Wykonawcy Robót budowlanych- czy
Schematy są zgodne z Kontraktem Fidic
i czy odpowiadają potrzebom
sprawozdawczym ze środków UE
2
komplet
1 miesiąc od opracowania księgi
komunikatów przez Inżyniera
Kontraktu dla każdego kontraktu
FIDIC
2.3
B3 Zadanie 2.3. Przygotowuje wniosek
o pożyczkę z NFOSiGW na wydatki
kwalifikowalne oraz na VAT i wydatki
niekwalifikowalne z BOŚ banku oraz
rozliczenie pożyczek
2
komplety
Zaciągnięcie pożyczki: 30 dni od
uzyskania całości dokumentów
niezbędnych danych źródłowych
oraz wytycznych(IV kwartał 2016)
2.4
B4. Zadanie 2.5. Aktualizuje SIWZ na
roboty budowlane FIDIC bezpośrednio
przed wszczęciem postępowania (2
komplety), w tym 1 postępowanie
krajowe i jedno unijne
2
komplety
Przewidywany czas aktualizacji
każdego SIWZ to 30 dni. W HRP
terminy zakończenia podano jako
do
Do 15.07.2017 (unijne)
Do 15.11.2017 (krajowe)
2.5
B5. Zadanie 2.6. Opracowanie procedur
JRP
1
komplet
Do 15 stycznia 2017r. -
2.6
B6. Zadanie 2.7. Doradztwo i/lub
merytoryczne przeprowadzenie
procedur przetargowych i zamówień
udzielanych w trybie rozeznania rynku
13
komplet
Przetarg (procedura unijna)
3
komplet
Przetarg (procedura krajowa
5
komplet
Zgodnie z Harmonogramem
realizacji projektu- wykresem
Ganta
Zakres udziału Koordynatora
POIIS w każdym postępowaniu
określa Załącznik II.1.2 do TOM II
SIWZ (OPZ) pod nazwą
"Podziała zadań w ramach
zamówień "
Rozeznanie rynku
5
komplet
Nr
Zadania
2.1
Nazwa zadania z grupy B.
2.2
2.
B1. Zadanie 2.1. Weryfikuje i uzgadnia
opracowany przez Głównego
księgowego Zakładowy plan kont
wydzielony dla projektu;
Terminy realizacji Zadań w ramach Grupy B mogą ulec zmianie jeśli się okaże, że do
opracowania dokumentu niezbędne są dane źródłowe do których dostarczenia zobowiązany jest
Zamawiający lub jeśli Koordynator Projektu POIIS musi realizować w tym czasie inne zadania w
ramach projektu, które okazały się pilniejsze (a konieczność ich realizacji wystąpiła jako sytuacja
nieprzewidziana). W każdym z wymienionych przypadków zmiana terminów wykonania
poszczególnych zadań z grupy B wymaga uzyskania Zgody MAO. Zmiana terminów realizacji
zadań pośrednich w ramach zadań z grupy B nie wymaga aneksu do umowy. Wykonawca
zobowiązany jest tylko wystąpić pisemnie do Zamawiajacego podając uzasadnienie konieczności
Strona 12 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
przesunięcia terminu a Zamawiający jest zobowiązany w ciągu 7 dni kalendarzowych do
przesłania pisemnej odpowiedzi. Brak odpowiedzi będzie traktowany jako milcząca zgoda na
wprowadzenie zmiany. Wykonawca zobowiązany jest jednak do wysłania pisma do
Zamawiającego informującego o skutkach prawnych braku odpowiedzi (akceptacja propozycji
zmiany). Wykonawca musi wysłać pismo do Zamawiającego niezwłocznie po zaistnieniu
przesłanki do zmiany.
IV. FORMA OPRACOWAŃ
Należy uwzględnić następujące warunki wydruku i oprawy dokumentów:
Zadania z Grupy A
a) Ilość wydruków - 2 szt.;
b) wersja elektroniczna (forma edytowalna)- 2 szt.;
c) wydruk czarno biały;
d) każdy dokument musi być w czarnym skoroszycie z możliwością wpięcia do segregatora;
e) każdy dokument musi zawierać przekładki oddzielające załączniki - przekładki muszą być na
kolorowym papierze;
f) każdy pakiet wysłany poczta musi zawierać pisemną instrukcję podpisania oraz dalszego
postępowania z dokumentem.
Zadania z Grupy B
g) Ilość wydruków - 2 szt.;
h) wersja elektroniczna (forma edytowalna)- 2 szt.
i) wydruk czarno biały;
j) każdy dokument musi być w czarnym skoroszycie z możliwością wpięcia do segregatora lub
zbindowany z możliwością wpięcia do segregatora (dokumenty powyżej 50 stron muszą być
zbindowane)
k) wydruk dwustronny
l) każdy dokument musi zawierać przekładki oddzielające załączniki - przekładki muszą być na
kolorowym papierze;
V. ZAKRES RZECZOWY PROJEKTU INWESTYCYJNEGO
Zakres rzeczowy projektu inwestycyjnego obejmuje następujący zakres robót budowlanych i dostaw
specjalistycznego sprzętu.
1. Realizacji 4 zadań w ramach Kategorii "Roboty budowlane"
(a) Zadanie nr 8. 1. ["ROBOTY BUDOWLANE"] - [RB] w ramach kategorii wydatków nr 3
[Roboty budowlane] (Wykonanie robót budowlanych (SUW plus wodociągi do studni) wynagrodzenie ryczałtowe
(b) Zadanie nr 8. 2. ["ROBOTY BUDOWLANE"] - [RB] w ramach kategorii wydatków nr 3
[Roboty budowlane] (Posadowienie linii światłowodowych (Budowa rurociagów kablowych,
Budowa przełacznicy ODF (SUW); (…)
(c) Zadanie nr 8.3. ["ROBOTY BUDOWLANE"] - [RB] w ramach kategorii wydatków nr 3
[Roboty budowlane] - MODERNIZACJA I RENOWACJA SIECI WODNOKANALIZACYJNYCH FIDIC CZERWONY (1)
Strona 13 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
(d) Zadanie nr 8.4 ["ROBOTY BUDOWLANE"] - [RB] w ramach kategorii wydatków nr 3
[Roboty budowlane] - FIDIC CZERWONY ( 2) (Modernizacja Oczyszczalni )
2. Realizacji 3 zadań w ramach kategorii Dostawa specjalistycznego sprzętu"
(a) Zadanie nr 10.1. [ DOSTAWA SPRZĘTU SPECJALISTYCZNEGO ] -System informacji
przestrzennej GIS
(b) Zadanie nr 10.2. [ DOSTAWA SPRZĘTU SPECJALISTYCZNEGO ] -Zakup sprzętu
specjalistycznego do bieżącej obsługi systemu wodno-kanalizacyjnego (pojazd WUKO,
Pojazd do inspekcji sieci kamerami TV),
(c) Zadanie nr 10.3. [ DOSTAWA SPRZĘTU SPECJALISTYCZNEGO ] -Dostawa wraz z
instalacją modułów OZE
3. Wykaz wszystkich zadań (z uwzględnieniem zadań o charakterze wydatków pośrednich
zawiera Załącznik II.1.4. Załącznik II.1.4. Harmonogramy i plany JRP;
4. Główne składowe budżetu projektu wynoszą odpowiednio:
Koszty całkowite
Koszty kwalifikowalne
Kwota dotacji
Podatek VAT
68 555 304,0
41 310 824,2
27 244 479,8
12 625 707,5
VI. Koordynator Projektu POIIS musi posiadać następującą wiedzę i
doświadczenie:
Koordynator Projektu POIIS, z racji pełnionej funkcji musi się wykazać wszechstronną specjalistyczną
wiedzą z kilku obszarów, które uznano za kluczowe w zapewnieniu pełnienia tej funkcji w ramach JRP
zgodnie z potrzebami Zamawiającego. Koordynator Projektu POIIS wszystkie zadania w ramach
umowy będzie wykonywał osobiście, dlatego nie dopuszcza się świadczenia usług przez kilka osób.
Wynika to z formuły wdrażania projektu w której Koordynator Projektu POIIS jest członkiem Jednostki
Realizującej Projekt.
1) Wiedza: Koordynator POIIS
Obszar
wiedzy
0
Wiedza
ogólna
1.
Zarządzanie
Potrzeba
Zamawiającego
uzasadniająca
Koordynator POIIS
będzie wykonywał pracę
głównie o charakterze
technicznym
Istotą zatrudnienia
Koordynatora jest
zapewnienie dobrej
organizacji pracy
Jednostki Realizującej
Projekt poprzez
przygotowanie narzędzi
pracy JRP
wspomagających
zarządzanie projektem
Minimalnie
Wymagane
Dopuszczalne jest poniższe
doświadczenie równoważne
Studia wyższe o profilu technicznym potwierdzone
dyplomem magister inżynier bez określania
specjalności
Dowolne Studia
podyplomowe z
zakresu
zarządzania
projektami (w
nazwie musi być
zwrot zarządzanie
projektami)
Strona 14 z 18
Studia Magistersko- inżynierskie
z zakresu Zarządzania lub
3 szkolenia z zakresu technik
zarządzania projektami
obejmujące np. Prince 2;
zarządzanie ryzykiem w
projekcie, Project Menager etc
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
Obszar
wiedzy
2
Rachunkow
ość i
finanse
3
Zamówienia
publiczne
4
Prawo
cywilne
Potrzeba
Zamawiającego
uzasadniająca
przez Kierownika JRP
Współpraca z Głównym
księgowym w zakresie
księgowania operacji
gospodarczych w
ramach projektu
(zakładowy plan kont i
rozliczanie środków
trwałych w budowie)
Wsparcie merytoryczne
Kierownika JRP w
przeprowadzeniu 8
postępowań
przetargowych oraz 5
zamówień w ramach
rozeznania rynku
Tworzenie umów w
ramach SIWZ dla
zaplanowanych
zamówień publicznych
oraz wprowadzanie
zmian do tych umów z
zachowaniem
kwalifikowalności
wydatków
Minimalnie
Wymagane
Dopuszczalne jest poniższe
doświadczenie równoważne
Ukończone Studia
Podyplomowe z
Rachunkowości
Praca na stanowisku
księgowego przez okres min 1
rok lub prowadzenie własnej
działalności o tym profilu
Ukończone Studia
Podyplomowe z
prawa zamówień
publicznych
Min 3 szkolenia z zakresu
zamówień publicznych
Ukończone Studia
Podyplomowe z
prawa cywilnego
lub
gospodarczego i
handlowego
Dopuszczalne jest posiadanie
jakichkolwiek studiów
prawniczych w specjalności
prawa cywilnego (uwaga! jest to
wymaganie przekraczające
minimalne wymogi- ) Za
równoważne studiom
podyplomowym należy uznać
min 3 szkolenia z zakresu
tworzenia umów, w tym 2 na
bazie prawa cywilnego i jedno z
procedur FIDIC
1) Doświadczenie: Koordynator POIIS
Obszar wiedzy
1.
Zarządzanie
Potrzeba
Zamawiającego
uzasadniająca
Istotą zatrudnienia
Koordynatora
POIIS jest
zapewnienie dobrej
organizacji pracy
Jednostki
Realizującej Projekt
poprzez
przygotowanie
narzędzi pracy JRP
wspomagających
zarządzanie
projektem przez
Kierownika JRP
Minimalnie Wymagane
Dopuszczalne jest poniższe
doświadczenie równoważne
Pełnienie funkcji
koordynatora Projektu
POIIS/Pełnomocnika
ds. realizacji Projektu
przez okres co
najmniej 24 miesięcy
(może to być jeden
projekt lub 2 projekty
po 12 miesięcy, ale z
zastrzeżeniem, że
projekty zostały
rozliczone od początku
do końca) - od
pierwszego do
ostatniego wniosku o
płatność
Pełnienie funkcji członka
JRP posiadającego
kompetencje do zarządzania
i lub organizacji pracy JRP,
w tym:
- Kierownika JRP lub
- MAO (Menadżera
Administracyjno
Organizacyjnego) lub
-Zastępcy MAO
przez okres co najmniej 24
miesięcy (może to być jeden
projekt lub 2 projekty po 12
miesięcy, ale z
zastrzeżeniem, że projekty
zostały rozliczone od
początku do końca) - od
pierwszego do ostatniego
wniosku o płatność
Strona 15 z 18
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
Obszar wiedzy
Potrzeba
Zamawiającego
uzasadniająca
Minimalnie Wymagane
Dopuszczalne jest poniższe
doświadczenie równoważne
2
Rachunkowość i
finanse
Doświadczenie w
rozliczaniu projektu ze
środków unijnych w
ramach POIIS w tym
sporządzanie
Wniosków o płatność
w generatorze
wniosków w okresie
min 24 miesiące aż do
zakończenia realizacji
min 1 projektu.
Doświadczenie w rozliczaniu
projektu ze środków unijnych
w ramach POIIS w tym
sporządzanie Wniosków o
płatność w generatorze
wniosków w okresie min 12
miesięcy aż do zakończenia
realizacji min 2 projektów
(2 x 12 m-cy)
3
Zamówienia
publiczne
Współpraca z
Głównym
księgowym w
zakresie
księgowania
operacji
gospodarczych w
ramach projektu
(zakładowy plan
kont i rozliczanie
środków trwałych w
budowie)
Wsparcie
merytoryczne
Kierownika JRP w
przeprowadzeniu 8
postępowań
przetargowych oraz
5 zamówień w
ramach rozeznania
rynku zgodnie z
podziałem pracy w
Załączniku 1.2
Przeprowadzenie w
imieniu
Zamawiającego min 3
procedur
przetargowych, w tym:
- Min 1 procedury
przetargowej na roboty
budowlane według
reguł FIDIC;
- Min 1 procedury
przetargowej
(dowolnego rodzaju
ale z zastrzeżeniem że
była to procedura
unijna)
- Min 1 procedurę
przetargową na
dostawę
specjalistycznego
sprzętu (bez względu
na wielkość procedury)
Uwaga! pozycje 2 i 3
mogą dotyczyć
jednego przetargu
Opracowanie min 2
SIWZ, zawierających
wzór umowy w tym:
- 1 SIWZ na roboty
budowlane według
reguł FIDIC( procedura
krajowa)
-1 SIWZ na roboty
budowlane lub
dostawy (dla
procedury unijnej)
- Przeprowadzenie w imieniu
Zamawiającego min 1
procedury przetargowej:
dowolnego rodzaju ale z
zastrzeżeniem, że była to
procedura unijna)
oraz
- Min 2 lata
udokumentowanego
doświadczenia na
stanowisku specjalista ds.
zamówień publicznych (bez
względu na rodzaj podmiotuZamawiający, Wykonawca)
Strona 16 z 18
Aktualizacja i lub
opracowanie min 3 SIWZ
dla procedur przetargowych,
z uwzględnieniem wzoru
umowy, w tym:
- aktualizacja lub
opracowanie 1 SIWZ na
roboty budowlane według
reguł FIDIC
-aktualizacja lub
opracowanie 1 SIWZ na
roboty budowlane lub
dostawy (dla procedury
unijnej)
- aktualizacja lub
opracowanie 1 SIWZ na
usługi (dowolny przedmiot
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
Obszar wiedzy
4
Prawo cywilne
5.
Sektor wodno
ściekowy
6
Optymalizacja
korzyści
Zamawiającego
Potrzeba
Zamawiającego
uzasadniająca
Zarządzanie
umowami w
ramach
udzielonych
zamówień
publicznych, w tym
bieżąca ocena
zgodności działań
wykonawców z
wymaganiami
SIWZ oraz
wprowadzanie
zmian do tych
umów z
zachowaniem
zasady równego
traktowania
wykonawców
Koordynator POIIS
musi mieć
doświadczenie we
wdrażaniu
projektów wodno
ściekowych po to
aby uwzględnić
specyficzne
uwarunkowania
wynikające z
zakresu
rzeczowego
projektu we
wszystkich
opracowywanych
dokumentach
przykładowo w
części
sprawozdawczej
wniosku o płatność
Potrzebą
Zamawiającego jest
zapewnienie
optymalizacji
działań JRP za
sprawą
opracowanych
narzędzi
Minimalnie Wymagane
Wymagane jest
zarządzanie min 3
umowami na roboty
budowane, usługi, lub
dostawy w taki
sposób, że w ramach
każdego kontraktu
przygotowano min 2
Aneksy wraz z
protokołami
konieczności zmian
umowy- które to
aneksy zostały
pozytywnie
zaopiniowane przez
Instytucję
Zarządzającą
Dopuszczalne jest poniższe
doświadczenie równoważne
zamówienia)
Uwaga! pozycje 2 i 3 mogą
dotyczyć jednego przetargu
Dopuszczalne jest
- pełnienie funkcji Inżyniera
Kontraktu w ramach
kontraktu FIDIC dowolnego
rodzaju
oraz
- Zarządzanie min jednym
projektem unijnym od A do Z
w ramach którego był
kontrakt FIDIC
Uwaga! pozycje 1,2 mogą
dotyczyć jednego projektu
Wymaga się aby choć
jeden z obszarów
wymienionych w pkt.
1,2,3 lub 4 dotyczył
gospodarki wodno
ściekowej.
Zamawiający uzna, że
Koordynator POIIS zna
specyfikę sektora wodno
ściekowego jeżeli
przygotował dokumentację
aplikacyjną dla projektu
wodno ściekowego w tym
Studium Wykonalności w
ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i
Środowisko POIIS 20142020
Opracowanie min 3
procedur JRP dla
projektu POIIS. Za
procedurę należy
rozumieć pewną
instrukcję
postępowania
odnoszącą się do
powtarzalnego
procesu dzięki której
proces przebiega
efektywniej niż bez
procedury to jest
szybciej z
1)
Strona 17 z 18
2)
Opracowanie min 1
Regulaminu udzielania
Zamówień Publicznych
oraz
Opracowanie min 1
Podręcznika
zarządzania Umową
FIDIc
Lub zakładowej
instrukcji obiegu i
archiwizacji
dokumentów
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES WYMAGAŃ DOTYCZĄCY KOORDYNATORA JRP
Obszar wiedzy
Potrzeba
Zamawiającego
uzasadniająca
Minimalnie Wymagane
Dopuszczalne jest poniższe
doświadczenie równoważne
zapewnieniem
przewidywalnej jakości
bez względu na osobę
korzystającą z
procedury
1. Gdyby w trakcie realizacji Robót okazało się, iż wskazana przez Wykonawcę osoba wypełnia
swoją funkcję nienależycie i/lub naruszy w jakikolwiek sposób wymóg zachowania zasady
bezstronności
i/lub zaniechania będą niezgodne z Kontraktem i/lub będą zagrażały
prawidłowej realizacji umowy) to Zamawiający będzie uprawniony nakazać Wykonawcy
naprawę uchybienia a po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu do odstąpienia od
umowy;
2. Zwycięski Wykonawca dostarcza dokumenty potwierdzające wiedzy i doświadczenia przez
Koordynatora POIIS niezwłocznie w terminie 14 dni na pierwsze żądanie Zamawiającego w
dowolnym dla Zamawiającego momencie. Dokumenty mają potwierdzać posiadaną wiedzę i
doświadczenie najpóźniej na dzień składania ofert. W razie nie dostarczenia żądanych
dokumentów lub jakiekolwiek braku w doświadczeniu Wykonawca zobowiązany będzie do
zapłaty kary umownej (na podstawie zapisów umowy) a Zamawiający uprawniony będzie do
odstąpienia od umowy ze skutkiem ex tunc (tj. ze skutkiem wstecznym).
Strona 18 z 18