Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia cz. 1

WZP/WIS/U-332-11/12
Załącznik nr 2a do SIWZ
dla rozwoju Mazowsza
WYDATEK WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ ZE ŚRODKÓW
EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH REGIONALNEGO
PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO 2007-2013 ORAZ ZE
ŚRODKÓW BUDŻETU WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia cz. 1
I.
Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest: zapewnienie usługi restauracyjnej oraz wynajęcie sal
konferencyjnych
wraz
z
wyposażeniem
dostosowanych
do
przeprowadzenia
10 jednodniowych szkoleń w Warszawie, Ciechanowie, Płocku, Radomiu, Siedlcach
oraz Ostrołęce w ramach RPO WM organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę
Wdrażania Programów Unijnych.
Symbol dostaw i usług zgodnie z CPV:
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków;
70220000-9 – Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne.
II.
Założenia zamówienia:
Przeprowadzenie przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych 10 szkoleń
podstawowych (po 1 szkoleniu w Ciechanowie, Płocku, Radomiu, Siedlcach, Ostrołęce oraz
5 szkoleń w Warszawie) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Mazowieckiego organizowanych dla beneficjentów zainteresowanych aplikowaniem o środki
w ramach RPO WM.
Przewidywana maksymalna ilość uczestników ogółem maksymalnie 250 uczestników szkolenia
(10 szkoleń x 25 uczestników szkolenia) oraz maksymalnie 20 prelegentów (10 szkoleń x
2 prelegentów).
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 1 z 4
WZP/WIS/U-332-11/12
III.
Załącznik nr 2a do SIWZ
Termin wykonania zamówienia :
• Zamówienie zostanie wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do dnia 7 grudnia
2012 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą.
• Zamówienie zostanie wykonane z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel.
IV.
1.
Wykonawca zobligowany jest do:
Zapewnienia sal szkoleniowych wraz z niezbędnym wyposażeniem na czas co najmniej
ośmiu godzin zegarowych dziennie (w godzinach od 8:00 do 16:00) w dniu, w którym
odbywać się będzie każde ze szkoleń:
• stoły, krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu „podkowa” dla maksymalnie
25 uczestników;
• krzesła z miękkim siedziskiem i stolik dla 2 prelegentów;
• rzutnik multimedialny;
• ekran do rzutnika multimedialnego;
• stolik na sprzęt multimedialny;
• tablica typu flipchart oraz mazaki;
• odpowiednie nagłośnienie;
• klimatyzacja/ogrzewanie;
• system zaciemniania i sterowania oświetleniem;
• możliwość pozostawienia płaszczy i kurtek w osobnym zamykanym miejscu np. szafa,
szatnia;
• toaleta dostępna poza salą szkoleniową, ale w bezpośrednim jej sąsiedztwie;
• dostęp do internetu bezprzewodowego, co najmniej w sali szkoleniowej;
• zapewnienie komputerów z dostępem do internetu każdorazowo dla wszystkich uczestników
i prowadzących (tj. maksymalnie 27 sztuk) wraz z obsługą techniczną zapewniającą
podłączenie sprzętu;
• zapewnienie w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsca wraz
z wyposażeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla 1 osoby) w celu zorganizowania
rejestracji uczestników, umożliwienia podpisywania się na liście obecności oraz dystrybucji
materiałów szkoleniowych;
• zapewnienie osoby do obsługi organizacyjnej szkolenia i rejestracji uczestników;
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 2 z 4
WZP/WIS/U-332-11/12
Załącznik nr 2a do SIWZ
• możliwość zorganizowania równolegle 2 szkoleń w 2 różnych salach szkoleniowych
w trakcie tego samego dnia dla dwóch różnych grup uczestników szkolenia w terminach
ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą.
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia (na każde szkolenie) sali szkoleniowej w hotelu
o przyznanej kategorii co najmniej trzygwiazdkowej, dostosowanej do przeprowadzenia szkolenia
dla maksymalnie 25 uczestników oraz osób prowadzących. Sale szkoleniowe znajdować się będą
w obiektach w centrum Warszawy położonych nie dalej niż 3 kilometry od Dworca Centralnego
(licząc od ul. Aleje Jerozolimskie 54, 00-024 Warszawa za pomocą portali umożliwiających pomiar
odległości, tj. www.mapa.pf.pl, www.targeo.pl, www.zumi.pl lub podobnych) oraz w pięciu
miastach (Oddziałach Zamiejscowych MJWPU): Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu
i Siedlcach, w granicach administracyjnych każdego z miast.
2. Zapewnienia wyżywienia każdorazowo dla wszystkich uczestników szkolenia, obejmującego:
a) Obiad składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór
potraw) podawany ok. godziny 13:00 (bufet oraz przestrzeń restauracyjna poza salą
szkoleniową, ale w tym samym budynku). Każdorazowo minimum 2 rodzaje zup, minimum
2 rodzaje mięs lub mięso i ryba, 2 rodzaje surówek/warzyw, 2 rodzaje dodatków
(np. ziemniaki i ryż, makaron i frytki itp.) oraz inne dodatki/przekąski;
• 3 przerwy kawowe w formie bufetu kawowego podawanego: przed rozpoczęciem zajęć
ok. godz. 8:30 (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier,
cytryna, ciastka lub ciasto) oraz podczas dwóch przerw (ok. godz.11:00 oraz po obiedzie) –
kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciastka
lub ciasto;
• w ramach przerw kawowych ciepłe napoje – dostępne przez cały czas trwania szkolenia;
• wyżywienie (obiady oraz przerwy kawowe) powinno być dostępne poza salą szkoleniową,
jednak w jej bezpośrednim sąsiedztwie;
3. Oznakowania sali szkoleniowej, w której odbywało się będzie szkolenie oraz zamieszczenia
informacji na temat szkolenia w widocznym miejscu w holu budynku, w którym odbywało się
będzie szkolenie zgodnie z zaleceniami Zamawiającego.
4. Zapewnienia każdorazowo co najmniej 3 bezpłatnych miejsc parkingowych na czas trwania
szkolenia.
5. Obiekt, w którym znajduje się sala szkoleniowa musi być dostosowany do potrzeb osób
niepełnosprawnych.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 3 z 4
WZP/WIS/U-332-11/12
Załącznik nr 2a do SIWZ
6. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia osoby do stałego kontaktu z Zamawiającym
w sprawie realizacji przedmiotu umowy.
7. Zamawiającemu przysługuje prawo zgłoszenia Wykonawcy najpóźniej na jeden dzień
roboczy przed planowanym terminem szkolenia, ilości rekrutowanych uczestników szkolenia,
która będzie stanowiła podstawę do wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę. Zgłoszona
liczba uczestników nie może być mniejsza niż 13 uczestników szkolenia, ani większa niż 25
uczestników szkolenia.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 4 z 4