mazowiecki urząd wojewódzki w warszawie

MAZOWIECKI URZĄD WOJEWÓDZKI W WARSZAWIE
REGULAMIN WEWNĘTRZNY
BIURA BUDŻETOWO-KSIĘGOWEGO
Zatwierdzam
Halina Stachura-Olejniczak
dyrektor generalny
Warszawa, 20 października 2014 r.
REGULAMIN WEWNĘTRZNY BIURA BUDŻETOWO-KSIĘGOWEGO
Na podstawie § 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego
w Warszawie stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 377 Wojewody Mazowieckiego
z dnia 31 lipca 2014 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Urzędu
Wojewódzkiego w Warszawie ustala się Regulamin Wewnętrzny Biura Budżetowo-Księgowego.
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
Regulamin Wewnętrzny Biura Budżetowo-Księgowego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego
w Warszawie, określa w szczególności zadania i strukturę organizacyjną, zadania kierownictwa
oraz zakres działania wewnętrznych komórek organizacyjnych Biura Budżetowo-Księgowego.
Rozdział II
Słownik terminów
§ 2.
Ilekroć w Regulaminie Wewnętrznym Biura Budżetowo-Księgowego jest mowa o:
1) Wojewodzie – należy przez to rozumieć Wojewodę Mazowieckiego;
2) Urzędzie – należy przez to rozumieć Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie;
3) Dyrektorze
Generalnym
–
należy przez
to
rozumieć
Dyrektora
Generalnego
Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie;
4) biurze – należy przez to rozumieć Biuro Budżetowo-Księgowe;
5) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Biura Budżetowo-Księgowego;
6) oddziale – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Biura Budżetowo-Księgowego;
7) kierowniku oddziału – należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej Biura
Budżetowo-Księgowego;
8) wykazie akt – należy przez to rozumieć Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt organów
zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.
2
Rozdział III
Struktura biura
§ 3.
1. W skład biura wchodzą następujące oddziały posługujące się przy znakowaniu prowadzonych
spraw i akt symbolami:
1) Oddział Realizacji Dochodów ……………………………………………....……...BBK-I;
2) Oddział Zamówień Publicznych …………………………………………………....BBK-II;
3) Oddział Finansowo–Księgowy ………………………………………….……….....BBK-III.
2. Strukturę organizacyjną biura określa schemat, stanowiący załącznik do regulaminu
wewnętrznego.
Rozdział IV
Kierowanie wydziałem i podporządkowanie
§ 4.
1. Biurem kieruje Dyrektor.
2. Podczas nieobecności Dyrektora jego zadania wykonuje wyznaczony przez Dyrektora
pracownik.
3. Podległość
poszczególnych
oddziałów
przedstawia
schemat
stanowiący
załącznik
do regulaminu wewnętrznego.
§ 5.
1. Oddziałami kierują kierownicy oddziałów.
2. Kierownik
Oddziału
Finansowo-Księgowego
pełni
jednocześnie
funkcję
Głównego
Księgowego Urzędu.
3. Podczas nieobecności kierownika oddziału kierowanie oddziałem sprawuje zastępca kierownika
oddziału lub inny wyznaczony przez kierownika oddziału pracownik.
4. Kierownicy oddziałów odpowiedzialni są przed Dyrektorem za należytą organizację pracy
oraz prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań przez oddziały, a w szczególności za:
1) właściwy podział pracy;
3
2) porządek i dyscyplinę pracy;
3) merytoryczną i formalno-prawną poprawność załatwianych spraw;
4) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów o ochronie informacji
niejawnych oraz ochronie danych osobowych;
5) prawidłową i terminową realizację zadań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi,
a w szczególności:
a) sporządzanie opisów stanowisk pracy oraz zakresów czynności,
b) sporządzanie indywidualnych programów rozwoju zawodowego,
c) planowanie rozwoju zawodowego podległych pracowników,
d) dokonywanie ocen okresowych,
e) motywowanie pracowników;
6) systematyczne archiwizowanie dokumentów przez pracowników.
5. Skargi na kierowników oddziałów rozpatruje Dyrektor.
§ 6.
1. W celu zapewnienia spójności działań biura w miarę potrzeb, nie rzadziej niż raz
w miesiącu, odbywają się spotkania Dyrektora z kierownikami oddziałów.
2. Termin spotkania ustala Dyrektor.
3. W spotkaniach, o których mowa w ust. 1 mogą uczestniczyć, w miarę potrzeb, pracownicy
biura, dyrektorzy innych wydziałów, inni zainteresowani pracownicy Urzędu oraz zaproszeni
goście.
Rozdział V
Zadania wspólne oddziałów
§ 7.
Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych biura należy:
1) realizacja zadań, określonych w § 14 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, zgodnie
z zakresem działania;
2) planowanie podstawowych zadań biura;
4
3) współdziałanie
w
zakresie
sprawnego
przepływu
informacji
niezbędnych
do zapewnienia prawidłowej i terminowej realizacji zadań przez biuro;
4) prawidłowe dysponowanie składnikami majątkowymi będącymi własnością Urzędu
i pozostającymi na stanie biura.
Rozdział VI
Zakresy działania
§ 8.
Do zakresu działania Oddziału Realizacji Dochodów należy:
1) ewidencjonowanie,
wydawanie
i
rozliczanie
druków
mandatów
karnych
oraz przydzielanie i rozliczanie serii i numerów mandatów generowanych
przy
wykorzystaniu
systemu
teleinformatycznego
jednostkom
uprawnionym
do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego;
2) przyjmowanie rozliczeń wykorzystanych bloczków mandatowych od jednostek
uprawnionych do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego;
3) sprzedaż
bloczków
mandatów
karnych
podległym
jednostkom
samorządu
terytorialnego uprawnionym do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego;
4) rozliczanie jednostek uprawnionych do nakładania grzywien w drodze mandatu
karnego z wystawionych mandatów karnych, w tym zliczanie oraz wyjaśnianie
powstałych nieprawidłowości w zdawanych rejestrach odcinków mandatów karnych;
5) prowadzenie ewidencji należności oraz przygotowywanie danych do przypisu
należności z tytułu grzywien nałożonych w drodze mandatu karnego w systemie
informatycznym służącym do rozliczania mandatów;
6) ewidencja wpłat z tytułu nałożonych grzywien w systemie informatycznym służącym
do rozliczania mandatów;
7) wystawianie
tytułów
wykonawczych
oraz
prowadzenie
spraw
związanych
z windykacją należności powstałych w związku z nieuiszczeniem w terminie grzywien
nałożonych w drodze mandatu karnego;
8) prowadzenie spraw o umorzenie w całości bądź w części, odroczenie lub rozłożenie
na raty spłaty należności Skarbu Państwa z tytułu: grzywien nakładanych w drodze
mandatów karnych kredytowanych, kar pieniężnych nałożonych przez Wojewodę
Mazowieckiego, kosztów związanych z wydaleniem cudzoziemców z terytorium
5
Rzeczypospolitej Polskiej, zwrotu kosztów postępowania przed Wojewódzką Komisją
do spraw Orzekania o Zdarzeniach Medycznych, kar i opłat nałożonych
przez inspektorów nadzoru budowlanego oraz wydawanie decyzji Wojewody w tym
zakresie;
9) dochodzenie należności wynikających z wydanych przez Wojewodę postanowień
o ukaraniu grzywną za nieuzasadnione niestawiennictwo jako świadek lub biegły
albo bezzasadne odmówienie złożenia zeznania, wydania opinii, okazania przedmiotu
oględzin lub udziału w innej czynności urzędowej;
10) dochodzenie kosztów egzekucyjnych poniesionych przez Wojewodę będącego
organem egzekucyjnym w egzekucji obowiązków o charakterze niepieniężnym;
11) prowadzenie windykacji należności budżetowych w trybie przepisów o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji powstałych z tytułu kar pieniężnych nałożonych
przez Wojewodę Mazowieckiego, kosztów związanych z wydaleniem cudzoziemców
z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, kar nałożonych przez inspektorów nadzoru
budowlanego;
12) rozpatrywanie zarzutów wnoszonych na prowadzone postępowanie egzekucyjne;
13) prowadzenie kontroli w organach rządowej administracji zespolonej w zakresie
dokumentacji i ewidencji grzywien nakładanych w drodze mandatów karnych
oraz sposobu rozprowadzania i rozliczania bloczków mandatowych;
14) współpraca z właściwymi organami w zakresie prowadzonych postępowań
oraz udzielanie informacji dotyczących prowadzonych spraw;
15) współdziałanie z Oddziałem Finansowo-Księgowym w celu zapewnienia zgodności
systemu służącego do ewidencjonowania i rozliczania mandatów oraz systemu
finansowo-księgowego.
§ 9.
Do zakresu działania Oddziału Zamówień Publicznych należy:
1) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w Urzędzie;
2) nadzór nad prawidłową realizacją zadań wynikających z zarządzeń Wojewody
i Dyrektora Generalnego w sprawie ustalenia zasad w zakresie udzielania zamówień
publicznych w Urzędzie;
3) udział w komisjach przetargowych powoływanych do przeprowadzenia postępowań
o zamówienie publiczne w Urzędzie;
6
4) weryfikacja dokumentacji dotyczącej wyboru oferty w postępowaniu o zamówienie
publiczne w Urzędzie;
5) współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych w zakresie:
a) publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych,
b) postępowań odwoławczych;
6) prowadzenie rejestrów udzielonych zamówień w Urzędzie;
7) weryfikacja faktur i rachunków pod kątem zgodności z przepisami Prawo zamówień
publicznych oraz uregulowaniami wewnętrznymi;
8) monitorowanie zamówień publicznych udzielanych przez kierowników zespolonych
służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz Komendanta Wojewódzkiego Państwowej
Straży Rybackiej;
9) przygotowywanie informacji dla Wojewody dotyczących nieprawidłowości w planach
i informacjach w zakresie zamówień publicznych przedkładanych przez kierowników
zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz Komendanta Wojewódzkiego
Państwowej Straży Rybackiej;
10) opracowywanie i aktualizowanie, w porozumieniu z wydziałami Urzędu, informacji
zbiorczych z zakresu zamówień publicznych w ramach środków przewidzianych
w budżecie na dostawy, usługi, roboty budowlane, których wydatkowanie podlega
rygorom ustawy Prawo Zamówień Publicznych;
11) współpraca z wydziałami Urzędu w zakresie zamówień publicznych.
§ 10.
Do zakresu działań Oddziału Finansowo–Księgowego należy:
1) prowadzenie spraw finansowych Urzędu w ramach środków dysponenta III stopnia,
w tym:
a) realizacja wydatków oraz pobór i odprowadzanie dochodów w zakresie
określonym planem finansowym,
b) opracowywanie projektu planu budżetu na rok następny w zakresie wydatków
i dochodów,
c) opracowywanie planu finansowego według szczegółowej klasyfikacji budżetowej,
przy współudziale komórek merytorycznych Urzędu,
d) opracowywanie wystąpień w sprawie korekt budżetu na rok bieżący,
e) sporządzanie zapotrzebowań na środki w zakresie realizowanych wydatków
budżetowych,
7
f) sporządzanie sprawozdań opisowych z wykonania planu, przy współudziale
komórek merytorycznych,
g) przygotowywanie danych, dokumentów i zestawień do wniosków o płatność
w ramach realizowanych projektów współfinansowanych za środków Unii
Europejskiej;
2) prowadzenie rachunkowości Urzędu, w szczególności:
a) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
b) sporządzanie sprawozdań budżetowych – miesięcznych, kwartalnych i rocznych,
c) sporządzanie sprawozdania rocznego – bilansu;
3) sprawdzanie, pod względem formalnym i rachunkowym, dokumentów księgowych;
4) wystawianie faktur VAT, prowadzenie rejestru VAT i sporządzanie deklaracji
VAT-7;
5) kompleksowa obsługa bankowości elektronicznej rachunków będących w dyspozycji
biura;
6) obsługa Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa (TREZOR) w zakresie
realizowanych zadań;
7) prowadzenie rachunków działalności pozabudżetowej Urzędu w banku komercyjnym;
8) prowadzenie rejestru zawartych umów finansowanych ze środków będących
w dyspozycji biura;
9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń ze stosunku pracy i umów cywilnoprawnych;
10) prowadzenie kasy Urzędu;
11) przygotowywanie zestawień danych finansowych w ramach projektu „Kultura
Przejrzystości i Skrzętności Kosztów”;
12) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych;
13) obsługa finansowo-księgowa Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
Rozdział VII
Zasady podpisywania pism i decyzji
§ 11.
1. Dyrektor uprawniony jest do podpisywania korespondencji w zakresie realizowanych
przez
biuro
zadań
oraz
pism
i
decyzji
wynikających
z
udzielonych
przez Wojewodę lub Dyrektora Generalnego upoważnień.
8
2. W czasie nieobecności Dyrektora do podpisywania korespondencji w zakresie zadań
realizowanych przez biuro uprawniony jest wyznaczony przez Dyrektora pracownik,
posiadający stosowne upoważnienia Wojewody lub Dyrektora Generalnego.
3. Kierownicy oddziałów oraz pracownicy wykonujący zadania na stanowiskach pracy
uprawnieni są do podpisywania pism i decyzji w zakresie posiadanych upoważnień.
Rozdział VIII
Znakowanie spraw
§ 12.
1. Znakowanie spraw dokonywane jest w ramach oddziałów na podstawie wykazu akt,
zawierającego symbole liczbowe podzielone na klasy pierwszego, drugiego, trzeciego
i czwartego rzędu, hasła i kategorię archiwalną.
2. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie oddziału;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. Oznaczając pismo znakiem sprawy można po znaku sprawy umieścić inicjały prowadzącego
sprawę, które dodawane są po oznaczeniu roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. Poszczególne elementy znaku sprawy oraz inicjały prowadzącego sprawę umieszcza się
w kolejności, o której mowa w ust. 2 i ust. 3. W oznaczeniu komórki organizacyjnej stosuje się
znak rozdzielający minus, a pozostałe elementy znaku sprawy oddziela się kropką,
w następujący sposób: BBK-I.002.3.2014.TS, gdzie:
1) BBK-I to oznaczenie komórki organizacyjnej – oddziału;
2) 002 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 3 to liczba określająca trzecią sprawę rozpoczętą w danym roku w komórce organizacyjnej
oznaczonej BBK-I, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 002;
4) 2014 to oznaczenie roku, w którym się sprawa rozpoczęła;
5) TS to inicjały prowadzącego sprawę.
9
Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego
Biura Budżetowo-Księgowego MUW
Schemat Organizacyjnej
Biura Budżetowo-Księgowego
DYREKTOR
BIURA
Oddział Realizacji
Dochodów
Oddział Zamówień
Oddział
Publicznych
Finansowo-Księgowy
10