Zarządzenie Rektora nr 61_14 w sprawie

Poznań, 5 czerwca 2014 roku
DOP-0212-61/14
Zarządzenie nr 61/2014
Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu
z dnia 5 czerwca 2014 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji gospodarowania
drukami ścisłego zarachowania związanymi z przebiegiem studiów
Na podstawie § 42 ust. 4, pkt 11 oraz ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego
w Poznaniu zarządza się, co następuje:
§1
W Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu wprowadza się instrukcję gospodarowania
drukami ścisłego zarachowania związanymi z przebiegiem studiów, będącą integralną
częścią niniejszego zarządzenia.
§2
Zarządzenie wchodzi w Ŝycie od roku akademickiego 2014/2015.
Rektor
/-/
prof. dr hab. Grzegorz Skrzypczak
Załącznik do zarządzenia Rektora nr 61/2014
z dnia 5 czerwca 2014 roku
Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania związanymi z przebiegiem
studiów w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu
§1
1. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania obejmuje ich ewidencję, kontrolę
i zabezpieczenie.
2. Drukami ścisłego zarachowania są druki, formularze, blankiety i hologramy, w zakresie
których obowiązuje kontrola ilościowa co do kaŜdego egzemplarza.
3. Odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków
ścisłego zarachowania, ponosi wyznaczony pracownik Działu Studiów i Spraw
Studenckich, dziekanatu, Centrum Kształcenia Ustawicznego.
4. Wzór oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarowanie drukami ścisłego
zarachowania znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji.
5. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
1) przyjęciu na stan druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu oraz
spisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego według wzoru znajdującego się
w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji,
2) bieŜącym odnotowaniu przychodu, rozchodu i ewentualnie zapasu w księdze druków
ścisłego zarachowania.
6. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu
zamkniętym, w miarę moŜliwości w szafie metalowej.
§2
1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się w szczególności:
1) dyplomy ukończenia studiów,
2) hologramy do elektronicznych legitymacji,
3) świadectwa ukończenia studiów podyplomowych,
4) świadectwa ukończenia kursów dokształcających.
2. Dziekanaty składają zapotrzebowanie oraz prowadzą gospodarkę drukami ścisłego
zarachowania w zakresie dyplomów ukończenia studiów i hologramów.
3. Centrum Kształcenia Ustawicznego prowadzi gospodarkę drukami ścisłego
zarachowania w zakresie:
1) świadectw ukończenia studiów podyplomowych,
2) świadectw ukończenia kursów dokształcających.
§3
1. Dział Studiów i Spraw Studenckich oraz Centrum Kształcenia Ustawicznego zamawiają
druki ścisłego zarachowania, z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych.
2. Dział Studiów i Spraw Studenckich oraz Centrum Kształcenia Ustawicznego magazynują
druki ścisłego zarachowania oraz wydają je wyłącznie upowaŜnionym do tego
pracownikom, po okazaniu oświadczenia, o którym mowa w §1 ust. 4.
3. KaŜde pobranie udokumentowane powinno być stosownym zapisem w księdze druków
ścisłego zarachowania.
4. Pracownik odpowiedzialny za druki w momencie ich przyjmowania i wydawania powinien
dokonać sprawdzenia ich ilości.
5. Z chwilą pobrania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialność za ich gospodarkę
ponosi osoba, która dokonała pobrania.
6. W przypadku zmiany na stanowisku pracownika, w którego posiadaniu znajdują się
niewykorzystane druki ścisłego zarachowania naleŜy je przekazać protokolarnie innemu
wyznaczonemu pracownikowi.
§4
1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu
załoŜonej księdze druków, zwanej dalej księgą.
2. Księga powinna być trwale złączona (np. poprzez przesznurowanie), opieczętowana, jej
karty ponumerowane. Pierwsza strona zawiera napis „UP w Poznaniu, księga ewidencji
druków ścisłego zarachowania”, a na ostatniej stronie winna być zamieszczona data
i klauzula następującej treści ”księga zawiera ……… stron kolejno ponumerowanych.
Karty wewnętrzne księgi powinny zawierać co najmniej następujące informacje/kolumny:
1) liczba porządkowa,
2) datę dokonania wpisu,
3) nazwę jednostki dostarczającej/odbierającej,
4) przychód,
5) rozchód,
6) zwrot niewykorzystanych druków,
7) zwrot uszkodzonych druków,
8) stan,
9) podpis osoby wydającej,
10) podpis osoby pobierającej.
3. Księga powinna zostać podpisana przez osobę upowaŜnioną do prowadzenia księgi.
4. Podstawą zapisów dotyczących przyjęcia druków ścisłego zarachowania jest dowód
zakupu lub dokument rozchodu magazynowego oraz protokół zdawczo - odbiorczy.
5. Podstawą zapisów dotyczących rozchodu druków ścisłego zarachowania jest
pokwitowanie przez osoby upowaŜnione do odbioru druków.
6. Zapisy w księdze powinny być dokonywane czytelnie – długopisem.
7. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub zamazywanie korektorem błędnych
zapisów.
8. W przypadku pomyłki błędny zapis powinien być przekreślony w taki sposób, aby moŜna
go było odczytać. Osoba dokonująca poprawki obok poprawionego zapisu umieszcza
poprawny zapis, swój podpis oraz bieŜącą datę.
§5
1. Księgę druków naleŜy przechowywać w miejscu zabezpieczonym przed kradzieŜą
i zniszczeniem.
2. W przypadku zaginięcia, uszkodzenia lub kradzieŜy druków ścisłego zarachowania
naleŜy niezwłocznie powiadomić o tym fakcie kierownika jednostki organizacyjnej,
w której zaginął druk. Kierownik podejmuje decyzję w sprawie dalszego postępowania
oraz sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
§6
Druki ścisłego zarachowania podlegają okresowej inwentaryzacji dokonywanej raz
w roku.
Druki ścisłego zarachowania anulowane, nieaktualne lub wadliwe podlegają okresowej
likwidacji.
Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane poprzez wpisanie adnotacji
„anulowano” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności.
Anulowane druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w wyodrębnionej
do tego celu teczce.
Druki ścisłego zarachowania zakwalifikowane do likwidacji przekazywane są podmiotowi
posiadającemu uprawnienia do niszczenia tego typu dokumentów.
Przekazanie druków ścisłego zarachowania do likwidacji musi być potwierdzone
protokołem zdawczo-odbiorczym.
Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego druków przekazanych do likwidacji stanowi
załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji.
Załącznik nr 1 do Instrukcji gospodarowania
drukami ścisłego zarachowania związanymi
z przebiegiem studiów w Uniwersytecie
Przyrodniczym w Poznaniu
Oświadczenie
o odpowiedzialności za druki ścisłego zarachowania
Ja, niŜej podpisana(y)…………………………………………………………………………………
(imię i nazwisko pracownika)
zatrudniona(y)w……………………………………………….………………………………………
(jednostka organizacyjna Uczelni)
1. Przyjmuję odpowiedzialność
zarachowania:
za
gospodarkę
następującymi
drukami
ścisłego
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
(wymienić rodzaj druków ścisłego zarachowania)
2. Przyjmuję do wiadomości obowiązek rozliczenia się z powierzonych mi druków na kaŜde
Ŝądanie pracodawcy.
3. Oświadczam, Ŝe znane mi są przepisy dotyczące gospodarki drukami ścisłego
zarachowania, obowiązujące w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu, zobowiązuję
się do rozliczania z powierzonych mi druków oraz do prowadzenia ich ewidencji, zgodnie
z obowiązującym prawem.
………………., dnia…………………
………………………………………..
(podpis pracownika)
Załącznik nr 2 do Instrukcji gospodarowania
drukami ścisłego zarachowania związanymi
z przebiegiem studiów w Uniwersytecie
Przyrodniczym w Poznaniu
Protokół
zdawczo-odbiorczy druków ścisłego zarachowania
sporządzony w Poznaniu, dnia ……………………………………………………………………….
1. Niniejszy protokół dotyczy przekazania oraz przyjęcia następujących druków ścisłego
zarachowania:
1) dyplomów ukończenia studiów*,
2) hologramów do elektronicznych legitymacji*,
3) świadectw ukończenia studiów podyplomowych*,
4) świadectw ukończenia kursów dokształcających*.
Osoba przekazująca
………………………………………………………………………………………………
(imię i nazwisko pracownika oraz jednostka organizacyjna)
Osoba przyjmująca
……………………………………………………………………………………………………………
(imię i nazwisko pracownika oraz jednostka organizacyjna)
W wyniku zliczenia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania
przekazaniu podlegają:
…………………………………………………………………………………………………………..
(Podać rodzaj druku ścisłego zarachowania)
w liczbie sztuk…………………………………………………………………………………………
(Podać liczbę druków ścisłego zarachowania)
2. Stan ewidencyjny przekazywanych druków ścisłego zarachowania jest zgodny /
niezgodny* z prowadzoną ewidencją (księgą druków ścisłego zarachowania) / dowodem
zakupu*.
3. Osoba przekazująca i przejmująca druki ścisłego zarachowania nie wnosi zastrzeŜeń /
wnosi zastrzeŜenia* do opisanego w protokole stanu druków ścisłego zarachowania.
Uwagi:
………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………….....…………………………………………….………
……………………..………….
(podpis i pieczęć przekazującego)
*niepotrzebne skreślić
.……………………………….
(podpis i pieczęć przyjmującego)
Załącznik nr 3 do Instrukcji gospodarowania
drukami ścisłego zarachowania związanymi
z przebiegiem studiów w Uniwersytecie
Przyrodniczym w Poznaniu
Protokół*
zaginięcia / uszkodzenia/ kradzieŜy**
druków ścisłego zarachowania
sporządzony w …………………. w dniu ………………………..
W wyniku zliczenia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania stwierdza
się zaginięcie / uszkodzenia / kradzieŜ** następujących druków:
L.p.
rodzaj druku ścisłego
zarachowania
liczba
Uwagi:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....
…………………………………………….
………………………………………………………………..
(imię i nazwisko, pieczęć pracownika)
(podpis i pieczęć kierownika jednostki organizacyjnej)
* protokół należy przedłożyć Prorektorowi ds. Studiów
**niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 4 do Instrukcji gospodarowania
drukami ścisłego zarachowania związanymi
z przebiegiem studiów w Uniwersytecie
Przyrodniczym w Poznaniu
Protokół zdawczo-odbiorczy
przekazania do likwidacji druków ścisłego zarachowania
sporządzony w ……………………………………….w dniu ………………………………………..
Niniejszy protokół dotyczy przekazania oraz przyjęcia następujących druków ścisłego
zarachowania:
1) dyplomów ukończenia studiów*,
2) hologramów do elektronicznych legitymacji*,
3) świadectw ukończenia studiów podyplomowych*,
4) świadectw ukończenia kursów dokształcających*.
Osoba przekazująca
………………………………………………………………………………………………
(imię i nazwisko pracownika oraz jednostka organizacyjna)
Osoba przyjmująca
……………………………………………………………………………………………………………
(imię i nazwisko pracownika oraz jednostka organizacyjna)
W wyniku zliczenia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania
przekazaniu podlegają:
……………………………………………………………………………………………………………
(podać rodzaj druków ścisłego zarachowania)
w liczbie……………………………………………………………….................................................
(podać liczbę druków ścisłego zarachowania)
Przyczyną przeznaczenia druków do likwidacji jest:…………………………………………
………………………………………………………….....................................................................
....................................................................................................................................................
……………………..………….
(podpis i pieczęć przekazującego)
*niepotrzebne skreślić
.……………………………….
(podpis i pieczęć przyjmującego)