Protokół kontroli Sekretariatu IV Wydziału Pracy przy Sądzie

XI WW 4191-5/15
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa
prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013,
poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r. poz.
1070 z późn. zm.)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat IV Wydziału Pracy Sądu Rejonowego w Zabrzu
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
10.02. – 12.02.2015r., 16.02. – 19.02.2015r., 25.02. – 27.02.2015r., 12.03.2015r.
I.6.
Zakres/przedmiot
kontroli
I.7. Okres objęty
kontrolą
•
•
•
•
Obsada sekretariatu, warunki i narzędzia pracy
Organizacja pracy w sekretariacie, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Sposób prowadzenia akt sądowych oraz wykonywania innych czynności sekretarskich
01.04.2011r. – 28.02.2015r.
(w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu przedstawiono oraz przeanalizowano dane
obejmujące okres 1 styczeń 2011r. – 31 grudzień 2014r.)
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontrolowany sekretariat IV Wydziału Pracy Sądu Rejonowego w Zabrzu wykonuje wszystkie
czynności przewidziane treścią przepisu § 4 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia
12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych
działów administracji sądowej. Planowaniem i organizowaniem pracy sekretariatu zajmuje się
jego kierownik, który wykazuje się właściwym zaangażowaniem zarówno przy realizowaniu tego
obowiązku jak i wszystkich pozostałych wynikających (m.in.) z treści przepisów § 5 oraz § 9 w/w
Zarządzenia M.S. Również pozostali pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują swoje obowiązki,
zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy.
Sposób organizacji pracy w sekretariacie ulegał na przestrzeni omawianego okresu wielokrotnym
1
zmianom i to z różnych przyczyn. W największym stopniu zmiany te wywoływane były zmianami
w obsadzie sekretariatu oraz zmieniającą się ilością spraw rozpoznawanych w wydziale.
W zakresie warunków pracy niewątpliwie zwraca uwagę bardzo korzystne usytuowanie
sekretariatu wydziału – w wyodrębnionej na parterze części budynku sądowego, do której
dostęp mają jedynie pracownicy sądu. Warunki lokalowe pracy sekretariatu można niewątpliwie
uznać za dobre, właściwe jest również umeblowanie pomieszczeń sekretariatu – odpowiednie
do wykonywanych czynności.
Za prawidłowe uznać trzeba także zapewnione warunki techniczne pracy sekretariatu.
Zapewniony należycie działający sprzęt komputerowy jak również pozostałe urządzenia biurowe
umożliwiają i ułatwiają wykonywanie powierzonych sekretariatowi zadań. Sprzęt ten jest
zadawalającej jakości, jego awarie i usterki usuwane są na bieżąco. Ze sprzętem stanowiącym
wyposażenie sekretariatu współgra także sprzęt, którym dysponują orzekający w wydziale
sędziowie i referendarz. Stworzone są niezbędne do prawidłowego wykorzystywania możliwości
systemu informatycznego „Sawa” połączenia sieciowe.
Wymogi odnośnie rodzajów prowadzonych urządzeń ewidencyjnych jak również odnośnie
rodzajów spraw (czynności) podlegających rejestracji w poszczególnych urządzeniach zawarte
w przepisach Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r. jak również w obowiązujących Zarządzeniach
Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach są w kontrolowanym sekretariacie wydziału w pełnym
zakresie przestrzegane.
Przeważająca większość urządzeń ewidencyjnych w kontrolowanym sekretariacie przez cały
okres podlegający niniejszej kontroli prowadzona była wyłącznie w formie elektronicznej, przy
wykorzystaniu systemu informatycznego „Sawa” firmy Currenda Sp. z o.o. w Sopocie.
W urządzeniach tych w przeważającej większości prawidłowo rejestrowane są czynności sądu,
zamieszczone dane odpowiadają wymogom właściwych dla poszczególnych urządzeń przepisów.
Wpisów dokonuje się najczęściej bezzwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia, na
ich podstawie można ustalić w jakim stadium załatwienia jest dana sprawa i co jest przyczyną
nieukończenia postępowania.
Zwrócono jednakże uwagę, iż fakt jak i terminy wszelkich dokonywanych w sprawie czynności
każdorazowo winny wynikać również z zapisów dokonanych w aktach poszczególnych spraw (nie
tylko z zapisów dokonywanych w systemie).
System „Sawa”, mimo, iż ciągle wykazuje jeszcze pewne nieprawidłowości, niewątpliwie
funkcjonuje o wiele lepiej, niż miało to miejsce jeszcze na przestrzeni lat 2011-2012. Daje
ponadto znacznie większe możliwości, niż dawały urządzenia tradycyjne, odnośnie zakresu
i ilości danych które można w nim zamieścić. Tym samym daje też możliwość dokładniejszego
odzwierciedlenia toku postępowania jak również obiegu akt.
W systemie zamieszczana jest obecnie całość sporządzanych w wydziale protokołów, orzeczeń
jak również znaczna część zarządzeń. Zamieszczona jest tu również całość sporządzanej
i przesyłanej w poszczególnych sprawach korespondencji.
Jak to wynika z treści przepisu § 21 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. „Do czynności często
powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby
wykonywania tych czynności”. W kontrolowanym wydziale w systemie informatycznym są
takowe szablony stworzone.
Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest bezpośrednio w nim
korespondencja wysyłana przez wydział, system daje też możliwość drukowania adresatów
korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru zaopatrzonych w kody kreskowe.
Również przy sporządzaniu protokołów i orzeczeń korzysta się z szablonów.
Ponadto dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu w codziennej pracy
ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z treścią Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego
w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014 roku w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
w formie elektronicznej w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego
okręgu sądowego) możliwym jest sprawowanie nadzoru administracyjnego jak i bieżąca kontrola
obciążenia pracowników.
2
Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu w przeważającej większości
wykonywane są w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi przepisami Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz Regulaminu
urzędowania sądów powszechnych.
Pracownicy dokładają również starań, aby terminowo wykonywać wszystkie powierzone im
czynności.
Przy prowadzeniu akt nie stwierdzono większych niedokładności czy też nieprawidłowości,
w szczególności takich, które miałyby negatywny wpływ na tok postępowania w poszczególnych
sprawach. Niemniej zobowiązano kierownika sekretariatu, aby w ramach obowiązku w zakresie
nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności należących do zadań podległego mu
sekretariatu, dążył do ich zupełnego wyeliminowania.
Problemem aktualnie w kontrolowanym sekretariacie są niewątpliwie znaczne zaległości
w wykonywaniu części powierzonych czynności. Zaległości te powstały z uwagi na znaczny
wzrost obecnie wpływającej i załatwianej w wydziale ilość spraw, aniżeli miało to miejsce na
przestrzeni lat 2011-2013. Powyższe spowodowało, iż ilości akt w poszczególnych referatach
orzeczniczych są bardzo duże, co automatycznie skutkuje, iż również ilości akt w których
czynności do wykonania mają pracownicy sekretariatu są zbyt wielkie, aby było możliwym
terminowe wykonanie wszystkich powierzonych zadań.
Opóźnienia te są niewątpliwie niepokojące i konieczne jest podjęcie działań, które umożliwiłyby
w pierwszej kolejności likwidację powstałej zaległości a następnie umożliwiły wykonywanie
wszelkich zarządzeń bez opóźnień.
Przypomniano pracownikom, iż nawet przy dużym obciążeniu obowiązkami, należy przy
wykonywaniu czynności dochować należytej dokładności i staranności. Ważne również jest, aby
wszyscy pracownicy sekretariatu poczuwali się wspólnie do odpowiedzialności za jakość
i terminowość wykonywania powierzonych zadań.
IX.2. Wnioski
Praca Sekretariatu IV Wydziału Pracy została szczegółowo przedstawiona we wcześniejszych
działach niniejszego protokołu. Mimo występujących w okresie podlegającym kontroli trudności
kadrowych jak również nielicznych stwierdzonych nieprawidłowości – pracę sekretariatu można
ogólnie ocenić jako bardzo dobrą.
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż zastosowano się do przeważającej większości zaleceń
zawartych w sprawozdaniu pokontrolnym z kontroli funkcjonowania sekretariatu
przeprowadzonej w roku 2011r. Wyeliminowano stwierdzone wówczas uchybienia w zakresie
prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, jak również większość nieprawidłowości stwierdzonych
przy prowadzeniu akt.
Kierownik sekretariatu wydziału w sposób prawidłowy wywiązuje się ze swoich obowiązków,
praca w sekretariacie wydziału jest należycie zorganizowana. Również wszyscy pozostali
pracownicy sekretariatu wykazują należyte zaangażowanie w sumienne i terminowe
wykonywanie powierzonych im czynności.
Stwierdzone w trakcie obecnie przeprowadzanej kontroli uchybienia i niedokładności w pracy
sekretariatu zostały szczegółowo opisane w Działach VI i VII niniejszego protokołu, a streszczone
we „Wnioskach” (odpowiednio VI.5 i VII.3). Zobowiązano kierownika sekretariatu do podjęcia
działań zmierzających do ich usunięcia i wyeliminowania na przyszłość.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych zwrócono szczególnie uwagę na:
• obowiązek prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym
zakresie właściwym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia
2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych
działów administracji sądowej;
• konieczność dokonywania wszelkich wymaganych wpisów w całości prowadzonych
w wydziale urządzeń ewidencyjnych niezwłocznie po zaistnieniu ku temu podstawy,
3
•
zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
konieczność dokonywania okresowych kontroli wszystkich prowadzonych w wydziale
urządzeń ewidencyjnych mających na celu sprawdzenie poprawności ich prowadzenia
i rzetelności dokonanych w nich wpisów.
Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu informatycznego
nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia Ministra
Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów
sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Zwrócono także uwagę na konieczność
dokonywania zapisów w systemie przy dokładnym i precyzyjnym zastosowaniu wymogów
sprecyzowanych zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 2 kwietnia 2014r.
w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej – przy uwzględnieniu
aneksu do tegoż zarządzenia z dnia 16 lipca 2014r. Bezwzględnego stosowania wymaga
stanowiąca załącznik nr 3a do w/w zarządzenia instrukcja dokonywania wpisów w programie
Sawa służących kontroli obiegu akt i terminowości podejmowanych czynności.
Jednocześnie zwrócono uwagę, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu powyższych
Zarządzeń nie może być przyczyną niedokładności przy prowadzeniu akt spraw sądowych. Zapisy
dokonane w aktach poszczególnych spraw muszą dokładnie odzwierciedlać wszystkie czynności
dokonywane w poszczególnych sprawach. Fakt dokonania zapisów w tym zakresie w systemie,
nie zwalnia w żadnym zakresie od ich czynienia w aktach (zarówno odnośnie daty jak i samego
faktu dokonywania poszczególnych czynności).
Nie ulega jakiejkolwiek wątpliwości, iż wszyscy pracownicy sekretariatu winni nie tylko znać ale
również stosować w codziennej praktyce obowiązujące przy wykonywaniu poszczególnych
czynności zasady określone Zarządzeniem M.S. z 12.12.2003r. jak również Regulaminem
urzędowania sądów powszechnych. Przy wykonywaniu wszelkich zarządzeń należy dochować
należytej rzetelności i staranności, tak, aby sposób wykonywania zarządzeń przez pracowników
sekretariatu nie był przyczyną przedłużania się postępowania.
W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono w szczególności uwagę na:
•
•
konieczność zachowania większej dokładności i staranności przy dołączaniu i układaniu
kart w aktach, która pozwoli na uniknięcie późniejszej konieczności zmiany numeracji
w aktach, w sytuacji gdy zmiana ta jest jednak wymagana dokonywać jej należy
w sposób przewidziany przepisem § 30 ust. 3 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.;
obowiązek czynienia w aktach adnotacji z których każdorazowo jednoznacznie
każdorazowo będzie wynikać fakt i termin wszystkich podejmowanych w sprawie
czynności.
Zwrócono również uwagę na obowiązek terminowego wykonywania wszystkich czynności
należących do zadań sekretariatu i zobowiązano do podjęcia działań, które to – zwłaszcza
w przyszłości – umożliwią.
Pozytywnie na jakość i terminowość pracy sekretariatu wpłynęłoby niewątpliwie zwiększenie
jego faktycznej obsady, które umożliwiłoby obciążenie poszczególnych osób ilością obowiązków
możliwą do terminowego wykonania.
Na zakończenie kontroli omówiono z kierownikiem sekretariatu szczegółowo stwierdzone
uchybienia i niedokładności, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Zabrzu pełniącą
jednocześnie funkcję Przewodniczącego IV Wydziału Pracy.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie którego
dokonano ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
o
Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.)
4
o
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249 z późn. zm.),
o
Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu
informatycznego „Sawa” przez Spółkę „Currenda” sp. z o.o. w Sopocie.
Materiał źródłowy:
o
o
o
o
Data sporządzenia
protokołu
zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”,
sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału,
informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego
w Zabrzu (m.in. w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariacie Wydziału na przestrzeni
kontrolowanego okresu oraz odbytych przez pracowników szkoleń),
losowo wybrane akta spraw.
10 kwietnia 2015r.
Podpis
5
Starszy inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Ewa Kanczok