Bazy danych – podstawowe pojęcia Access – przydatne pojęcia

Bazy danych – podstawowe pojęcia
baza danych - uporządkowany zbiór danych, dający się łatwo przeszukiwać. Także
oprogramowanie pozwalające na utrzymywanie, przetwarzanie i udostępnianie informacji
użytkownikom. Dane zapisywane są w bazie w postaci pojedynczego pliku o odpowiedniej
strukturze. Najczęściej spotykanym rodzajem baz są relacyjne bazy danych, w których dane
grupowane są w wielu tabelach powiązanych ze sobą tzw. relacjami. Bazy danych
pozwalają na wykonywanie szeregu operacji na przechowywanych polach i rekordach, w
szczególności na sortowanie według dowolnie zdefiniowanych kryteriów, uzupełnianie o
nowe elementy oraz przeszukiwanie według zadanych słów kluczowych. Operacje te mogą
być dowolnie łączone i rozbudowywane - służą do tego specjalne języki, z których
najpopularniejszym jest SQL i jego odmiany.
tabela – przechowuje obiekty tego samego rodzaju (np informacje o przecownikach w firmie)
w postaci rekordów; zawiera pola, które określają jakie dane będzie zawierał pojedynczy
rekord
pole – kolumna tabeli, określona z nazwy i typu, przechowuje informacje tego samego typu
rekord – pojedynczy wiersz tabeli; nazwana struktura danych, złożona ze zbioru nazwanych
pól; każde pole służy do zapisu pojedynczego atrybutu obiektu opisywanego przez rekord, i
charakteryzuje się określonym typem danych, np. liczba całkowita, napis, data, itp. Na ogół
jedno z pól danego typu rekordu wyróżnia się jako klucz główny, tj. unikalny identyfikator
rekordu wśród rekordów danego typu (często przydzielany dość arbitralnie, podobnie jak np.
nr PESEL w ewidencji ludności)
typ danych – typ przechowywanych danych
• Zależy od rodzaju danych jakie są gromadzone w określonym polu. W bazie możliwe
jest określenie różnych typów danych, np. (w MSAccess):
• Tekst (pozwala na wpisanie do pola maksymalnie 255 znaków)
• Memo/nota (65,535 znaków), ale zajmuje dużo pamięci !!!
• Liczba (konieczne wtedy, gdy chcemy dokonywać obliczenia na danym polu)
• Data/Godzina
• Autonuemerowanie – wartości w nowo tworzonych rekordach są wprowadzane
automatycznie, są kolejnymi liczbami
• Tak/Nie (checkbox, tzw. „ptaszek”)
obiekt – element bazy danych, może to być tabela, rekord, makro, formularz itp.
Access – przydatne pojęcia
Widok projektu – pomaga w projektowaniu wyglądu, struktury itp. obiektów bazy danych
• w przypadku tabeli pozwala na definiowanie struktury tabeli, określanie typu pól,
tworzeniu nowych, itp.
• w przypadku formularza pozwala na zaprojektowanie ogólnego wyglądu formularza (np.
kolory, układ elementów, informację z której tabeli ma wyświetlać dane) oraz na
określenie jakie dane mają przechowywać określone elementy na formularzu (np. że
pierwsze pole w górnym prawym rogu ma wyświetlać informacje z pola “imię”)
• w przypadku makr pozala na zdefiniowanie poszczególnych akcji wykonywanych kolejno
po sobie
• itd.
Kreator – pomaga w tworzeniu obiektów różnego typu, pozwalając użytkownikowi na
dokonanie pewnych proponowanych wyborów, akcji itp.
Projektowanie bazy danych – kolejne kroki
Część kroków wykonuje się równocześnie – z uwagi na budowę bazy danych nie można tego
uniknąć. Zawsze należy najpierw przemyśleć bazę danych a dopiero później zacząć ją
implementować.
1. Zastanowić się nad doborem narzędzi i samej bazy danych
•
w zależności od wielkości bazy danych mogą okazać się konieczne bardziej
rozbudowane bazy danych i narzędzia (przyjmuje się, że w Accessie można
tworzyć niewielkie i proste bazy danych)
•
często przy projektowaniu samej bazy danych przydatne są narzędzia do
rysowania powiązań pomiędzy tabelami (czasem baza danych jest tak duża,
że nie da się jej objąć w głowie, na kartce papieru itd.) – (w Access'ie
narzędzie “Relacje”)
2. Zastanowić się jakie dane będą przechowywane w bazie danych
•
zasada – lepiej przewidzieć w bazie danych zbyt dużo danych, niż za mało –
jeśli pewne pola nie będą wykorzystywane to nic się nie stanie, natomiast
jeśli po stworzeniu całej bazy badych wraz z formularzami, zapytaniami,
raportami itp. okaże się, że o czymś zapomnieliśmy trzeba będzię bardzo
wiele zmieniać – należy zachować umiar
3. Zaprojektować “podział” danych na tabele, zgodnie z ich zależnościami
•
nie należy przechowywać wszystkich danych w pojedynczej tabeli
(nadmiarowość i powtarzalność wielu danych) – tzw. normalizacja bazy
danych
•
należy zachować umiar – np. jeśli wartość jakiegoś pola może się powtarzać to
nie zawsze jest konieczne wydzielenie dodatkowej tabeli
4. Zaprojektować powiązania pomiędzy tabelami
•
należy unikać powiązań w kole – np. tabela Pracownik jest powiązana z tabelą
Pensja (czyli w tabeli Pracownik jest bezpośrednie odwołanie do wybranego
rekodru z tabeli Pensja), a tabela Pensja jest powiązania z tabelą Pracownik
(czyli w tabeli Pensja jest bezpośrednie odwołanie do wybranego rekodru z
tabeli Pracownik)
5. Zaprojektować jakie dane (do do pól i typów danych) będą przechowywane w
poszczególnych tabelach
6. Zaprojektować formularze do pracy z bazą danych
•
należy się głównie sugerować potrzebami przyszłego użytkownika oraz
przejrzystością działania
•
formularze powinny być intuicyjne (!!!) (przykładowo unikać wyświetlania pól
przechowujących klucz główny obiektu – informacja ta nie jest potrzeba
użytkownikowi)
7. Przemyśleć podstawowe zapytania do bazy danych
•
ściśle powiązane z formularzami – kiedy, jakie dane będą potrzebne
8. Zacząć implementować (tworzyć) bazę danych w wybranym narzędziu (np. w
Access'ie)
Okno bazy danych
Menu
Analiza
Relacje
Menu wybranego typu obiektów
Aktualnie wybrany typ obiektów
Poniżej “menu wybranego typu obiektów” znajdują się lista już utworzonych obiektów.
Przykładowo jeśli w bazie są zdefiniowane tabele to pojawią się z nazwy na liście.