tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

Łódź, dnia 5 sierpnia 2014 roku
Pan
LESŁAW KOŁODZIEJCZYK
Wójt Gminy Będków
WK-602/34/2014
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz.
1113) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień
publicznych w Gminie Będków1. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2011 –
2013 dotyczące przede wszystkim: kontroli wewnętrznej; prowadzenia
rachunkowości; zadłużenia jednostki; sporządzania sprawozdań finansowych;
realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku;
udzielania zamówień publicznych; wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji
i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych
nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących
przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki
oraz naruszania procedur kontroli wewnętrznej. Wykazane uchybienia
i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
I.
W zakresie unormowań wewnętrznych
1.
Według stanu na dzień przeprowadzania czynności kontrolnych stwierdzono,
że w Gminie Będków nie opracowano instrukcji w sprawie kontroli
zarządczej, o której mowa w przepisach rozdziału 6 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz. 885 ze zm.). Kontrola ta, zgodnie z art. 68 - 71 ww. ustawy,
stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań
w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Jej celem
jest: [1] zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami
wewnętrznymi, [2] skuteczność i efektywność działania, [3] wiarygodność
sprawozdań, [4] ochrona zasobów, [5] przestrzeganie i promowanie zasad
1
Czynności kontrolne prowadzone były w dniach 24 lutego 2014 roku – 16 kwietnia 2014 roku. Protokół podpisany
został w dniu 24 czerwca 2014 roku.
1
etycznego postępowania, [6] efektywność i skuteczność przepływu
informacji, [7] zarządzanie ryzykiem. Zapewnienie funkcjonowania
adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do
obowiązków m.in. wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego
zarządu jednostki samorządu terytorialnego.
2.
Stwierdzono
brak
rzetelnie
opracowanej
i
ujednoliconej
polityki
rachunkowości, stanowiącej zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze
zm.), podstawę prowadzenia rachunkowości jednostki. O powyższym fakcie
świadczyło, m.in., obowiązywanie w tym samym czasie trzech zarządzeń
Wójta Gminy Będków: [1] zarządzenia nr 0151/21/06 z dnia 10 listopada
2006 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę
finansową Gminy Będków, w którym załącznik nr 1 stanowił zakładowy plan
kont dla Budżetu i Urzędu Gminy; [2] zarządzenia nr 0151/14a/2008 z dnia
25 sierpnia 2008 roku w sprawie ustalenia planu kont dla jednostki
budżetowej Urzędu Gminy w Będkowie, oraz planu kont dla ewidencji
podatków i opłat niepodatkowych należności budżetowych, realizowanych
przez organ podatkowy Gminy Będków; [3] zarządzenia nr 0050.51.2012
z dnia 27 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki
rachunkowości). Co istotne, żadne ze wskazanych wyżej zarządzeń nie
zawierało pełnych regulacji odpowiadających wymogom określonym
w art. 10 ustawy o rachunkowości, a wprowadzając kolejne zarządzenia nie
uchylono we właściwej części zarządzeń poprzednich. W konsekwencji czego,
w Gminie Będków obowiązywały trzy zarządzenia, nie będące ze sobą zgodne
oraz nie zawierające wszystkich regulacji wymaganych ustawą o
rachunkowości. Pomimo tego, o czym mowa w dalszej części wystąpienia
pokontrolnego, kontrolowana jednostka prowadząc księgi rachunkowe
Urzędu Gminy i Budżetu Gminy nie stosowała się do zawartych w nich
regulacji. Dodatkowo, ostatnie ze wskazanych wyżej zarządzeń
nr 0050.51.2012 z dnia 27 grudnia 2012 roku zostało skopiowane
z
zarządzenia
nr
45/FN/2012
Wójta
Gminy
Kołczygłowy
w województwie pomorskim, przenosząc wiernie jego treść,
zawierając odwołanie do ww. numeru zarządzenia i nazwy jednostki
samorządu terytorialnego.
3.
Stwierdzono naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości,
zgodnie z którym - przyjęta w jednostce polityka rachunkowości powinna
określać sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej
zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte
zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych
oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a także określać wykaz ksiąg
rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu
komputera – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na
informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych
powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych. W polityce rachunkowości wskazano, iż
prowadzenie ksiąg rachunkowych przebiegać będzie techniką komputerową
oraz częściowo ręcznie, nie precyzując, które księgi prowadzone są w jaki
sposób. Ponadto, w §12 zarządzenia nr 0151/21/06 Wójta Gminy z dnia
10 listopada 2006 roku wskazano, iż konta ksiąg pomocniczych prowadzone
są m.in. co najmniej dla: [1] środków trwałych, wartości niematerialnych
i prawnych oraz dokonywanych na nich odpisów umorzeniowych, których
ewidencja prowadzona jest w księdze inwentarzowej, [2] rozrachunków
z kontrahentami. Nie zawarto informacji, które z tych ksiąg prowadzone są
metodą ręczną, a które komputerowo. Jak ustalili kontrolujący,
2
w rzeczywistości dla
żadnej ewidencji na
natomiast w formie
środków trwałych,
z kontrahentami.
4.
wartości niematerialnych i prawnych nie prowadzono
kontach ksiąg pomocniczych (ręcznie i komputerowo),
ręcznej prowadzona była ewidencja pomocnicza dla
pozostałych środków trwałych oraz rozrachunków
Stwierdzono naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit „c” ustawy o rachunkowości,
poprzez brak uregulowania w polityce rachunkowości zasad systemu
przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu
komputera – poprzez brak opisu systemu informatycznego, zawierającego
wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury
oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz
programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod
zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto
brak określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
W zakresie zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego w latach 2012
– 2013
1.
W uchwale nr XXXVII/185/13 Rady Gminy w Będkowie z dnia 30 grudnia
2013 roku w sprawie uchwalenia budżetu stwierdzono zawyżenie
o 150.000,00 zł kwoty spłat krajowych pożyczek i kredytów z lat 2010 –
2012. Zamiast kwoty 300.000,00 zł, która to kwota wynikała
z harmonogramu do umowy nr 1/2012/G zawartej w dniu 5 kwietnia
2012 roku z Powiatowym Bankiem Spółdzielczym w Tomaszowie
Mazowieckim, na kwotę ogółem 2.100.000,00 zł, kontrolowana jednostka
zaplanowała rozchody w wysokości 450.000,00 zł.
2.
W wyniku weryfikacji 100% umów kredytu zaciągniętych przez Gminę
Będków w latach 2010 – 2013, kontrolujący stwierdzili naruszenie art. 91
ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - w przypadku
ubiegania się przez jednostkę samorządu terytorialnego o kredyt lub
pożyczkę na cel, o którym mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 i art. 90, a także
w przypadku zamiaru emisji przez jednostkę samorządu terytorialnego
papierów wartościowych na cel, o którym mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4
i art. 90, zarząd tej jednostki jest obowiązany uzyskać opinię regionalnej
izby obrachunkowej o możliwości spłaty kredytu lub pożyczki lub wykupu
papierów wartościowych. Jak ustalono: [1] umowę kredytu nr 1/2010/G
z dnia 5 sierpnia 2010 roku z Powiatowym Bankiem Spółdzielczym
w Tomaszowie Mazowieckim, na kwotę ogółem 1.875.000,00 zł, zawarto
przed wydaniem w dniu 19 listopada 2010 roku uchwały nr V/210/2010
Składu Orzekającego RIO w Łodzi. Wniosek o wydanie opinii wpłynął do RIO
w Łodzi w dniu 13 sierpnia 2010 roku, tj. 8 dni po zawarciu umowy;
[2] umowę kredytu nr 1/2011/G z dnia 27 października 2011 roku
z Powiatowym Bankiem Spółdzielczym w Tomaszowie Mazowieckim
podpisano po wydaniu w dniu 3 listopada 2011 roku przez Skład Orzekający
RIO w Łodzi uchwały nr V/289/2011. Wniosek o wydanie opinii wpłynął do
RIO w Łodzi w dniu 3 listopada 2011 roku, tj. 6 dni po zawarciu umowy
kredytowej.
3.
W trakcie czynności kontrolnych, kontrolujący zwrócili się do Skarbnika
Gminy Będków o przekazanie celem weryfikacji, ostatecznych (po korektach)
sprawozdań Rb-Z - o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz
poręczeń i gwarancji, aktualnych na koniec każdego z czterech kwartałów
2012 i 2013 roku. W ramach powyższego przekazano kontrolującym,
m.in., sprawozdanie Rb-Z według stanu na koniec I kwartału 2012 roku,
3
sporządzone w dniu 23 maja 2012 roku (korekta nr 1), podpisane przez
Skarbnika Gminy oraz Wójta Gminy Pana Lesława Kołodziejczyka. Zgodnie ze
sprawozdaniem, kwota zadłużenia ogółem wynosiła 2.045.000,00 zł. Po
weryfikacji przedmiotowego sprawozdania z Informatycznym Systemem
Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego BeSTi@,
a także ze sprawozdaniem przekazanym do RIO w Łodzi w formie
papierowej, stwierdzono, że ww. sprawozdanie nie zostało faktycznie
przekazane do RIO w Łodzi, ani w formie elektronicznej, ani w formie
papierowej. Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami stwierdzić
zatem można, iż sprawozdanie to nie zostało wprowadzone do obiegu
prawnego, a zatem nie stanowiło dla kontrolujących podstawy do
dokonywania weryfikacji.
4.
W celu weryfikacji kwoty zadłużenia Gminy Będków właściwej na koniec
każdego kwartału 2012 i 2013 roku, kontrolą objęto, poza sprawozdaniami
Rb-Z, umowy zawierane z bankami dotyczące udzielenia kredytu,
harmonogramy spłaty rat, a także wyciągi bankowe potwierdzające wpływ
transz kredytu na konto i spłaty poszczególnych rat. W wyniku kontroli
stwierdzono, że w sprawozdaniach Rb-Z sporządzonych na dzień: 31 marca
2012 roku; 30 września 2012 roku; 31 grudnia 2012 roku; 31 marca
2013 roku; 30 czerwca 2013 podano nierzetelne dane dotyczące wysokości
zadłużenia Gminy Będków. Po weryfikacji dokumentacji księgowej, w tym
wyciągów bankowych banku obsługującego Gminę Będków stwierdzono
następujące nieprawidłowości:
−
sprawozdanie Rb-Z za I kwartał 2012 roku – kwota wykazana
w sprawozdaniu w wysokości 1.845.000,00 zł została zaniżona
o 200.000,00 zł i powinna wynosić 2.045.000,00 zł. Zadłużenie na IV kwartał
2011 roku wynosiło ogółem 2.065.000,00 zł, w I kwartale Bank dokonał
spłaty transzy kredytu w wysokości 200.000,00 zł, co potwierdza WB nr 20
z dnia 30 stycznia 2012 roku, a Gmina Będków dokonała spłaty dwóch rat
kredytu: 100.000,00 zł (WB nr 64 z dnia 30 marca 2012 roku tytułem
umowy nr 1/2011/G) oraz 120.000,00 zł (WB nr 21 z dnia 31 tycznia
2012 roku tytułem umowy 1/2010/G). Wobec powyższego - 2.065.000,00 zł
+ 200.000,00 zł – 100.000,00 zł – 120.000,00 zł = 2.045.000,00 zł;
−
sprawozdanie Rb-Z za III kwartał 2012 roku (korekta nr 1) – kwota
zadłużenia ogółem wskazana w sprawozdaniu wynosiła 4.541.299,00 zł
zamiast 4.382.793,00 zł. Różnica w wysokości 158.506,00 zł spowodowana
była: nieuwzględnieniem w kwocie zadłużenia kredytu zaciągniętego na
pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu na podstawie
umowy nr 2/2012 z dnia 27 sierpnia 2012 roku w wysokości 500.000,00 zł.
Kredyt ten nie był uruchamiany jako limit w saldzie, a został przekazany na
rachunek Gminy Będków w dniu 27 września 2012 roku, co potwierdza WB
nr 165. Spłaty I raty w kwocie 200.000,00 zł dokonano w dniu 28 września
2012 roku (WB nr 189), a II raty w kwocie 300.000,00 zł dopiero w dniu
23 listopada 2012 roku (WB nr 230). Zatem, na dzień 30 września 2012 roku
tytułem umowy kredytu nr 2/2012 Gmina Będków posiadała zadłużenie
w kwocie 300.000,00 zł.
Kontrolujący stwierdzili także, że w kwocie zadłużenia ogółem wynoszącej
wg sprawozdania 4.541.299,00 zł jednostka uwzględniła dwie pożyczki
z Banku Gospodarstwa Krajowego: PROW 313.11.02312 z dnia 16 grudnia
2011 roku na kwotę 458.506,00 zł oraz PROW nr 413.11.02636 z dnia
19 czerwca 2012 roku na kwotę 297.793,00 zł. Zgodnie z dokumentacją
źródłową otrzymaną przez JST z Banku Gospodarstwa Krajowego,
zamknięcia rachunków otwartych do pożyczki nr PROW313.11.02312
4
dokonano z dniem 12 września 2012 roku, co wskazuje na brak zadłużenia
Gminy Będków tytułem przedmiotowej umowy pożyczki na koniec III
kwartału 2012 roku.
Do sprawozdania Rb-Z na koniec III kwartału 2012 roku Gmina Będków
wskazała, iż posiada zadłużenie w wysokości 780.000,00 zł tytułem umowy
kredytu zawartej z Bankiem PKO BP w dniu 21 września 2012 roku,
aneksowanej w dniu 30 grudnia 2013 roku na kwotę ogółem
1.000.000,00 zł. Zgodnie z dokumentacją źródłową transze kredytu Bank
przekazywał w następujących terminach: I transza 900.000,00 zł w dniu
27 września 2012 roku (WB nr 188), II transza 300.000,00 zł w dniu
10 października 2012 roku (WB nr 198), III transza 300.000,00 zł w dniu
15 listopada 2012 roku (WB nr 224). Spłata pierwszej raty w wysokości
40.000,00 zł miała miejsce w dniu 30 grudnia 2013 roku. Powyższe
wskazuje, iż na koniec III kwartału 2012 roku kwota zadłużenia ogółem
tytułem przedmiotowej umowy kredytu została zaniżona o 120.000,00;
-
sprawozdanie Rb-Z za IV kwartał 2012 roku – kwota zadłużenia ogółem wg
sprawozdania wynosiła 4.482.793,00 zł, zamiast 4.682.793,00 zł (zaniżenie
o 200.000,00zł). Powyższe wynikało z faktu, iż w przedmiotowym
sprawozdaniu uwzględniono zadłużenie tytułem umowy kredytu z Bankiem
BKO BO w wysokości 1.300.000,00 zł. Jak wskazano we wcześniejszej części
wystąpienia pokontrolnego, do dnia 15 listopada 2012 roku Bank przekazał
na rachunek JST wszystkie trzy transze w kwocie ogółem 1.500.000,00 zł, co
wskazuje na zaniżenie kwoty zadłużenia o 200.000,00 zł ogółem;
-
sprawozdanie Rb-Z za I kwartał 2013 roku – kwota zadłużenia ogółem wg
sprawozdania wynosiła 4.015.000,00 zł, zamiast 4.215.000,00 zł. Powyższe
spowodowane
było
uwzględnieniem
w
kwocie
zadłużenia
kwoty
1.300.000,00 zł tytułem umowy kredytu z PKO BP, zamiast pełnej kwoty
kredytu w wysokości 1.500.000,00. Powyższe oznaczało zaniżenie kwoty
zadłużenia o 200.000,00 zł;
-
sprawozdanie Rb-Z za II kwartał 2013 roku – kwota zadłużenia ogółem
wg sprawozdania wynosiła 3.945.000,00 zł, zamiast 4.045.000,00 zł.
Powyższe spowodowane było uwzględnieniem kwoty 1.400.000,00 zł
zadłużenia tytułem umowy kredytu z Bankiem PKO BP, zamiast pełnej kwoty
przekazanego,
a
jeszcze
niespłacanego
kredytu
w
wysokości
1.500.000,00
zł,
co
spowodowało
zaniżenie
kwoty
zadłużenia
o 100.000,00zł.
5.
W sprawozdaniach RB-Z sporządzonych na koniec II, III, IV kwartału
2012 roku oraz I, III i IV kwartału 2013 roku kwoty zadłużenia tytułem
pożyczek zaciągniętych w Banku Gospodarstwa Krajowego wykazywane były,
wraz z kwotą zadłużenia wynikającą z pozostałych kredytów, w kolumnie
nr 10 Banki, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora
finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 43,
poz. 247 ze zm.). Pożyczki udzielane na podstawie rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 12 sierpnia 2008 roku oraz z dnia 26 października
2010 roku w sprawie pożyczek z budżetu państwa na wyprzedzające
finansowanie w ramach programu rozwoju obszarów wiejskich, należało
wykazywać w kolumnie 5 – wierzyciele krajowi grupa I. W przypadku tych
pożyczek Bank Gospodarstwa Krajowego występuje tylko w roli pośrednika,
co potwierdza pismo Ministerstwa Finansów z dnia 15 lutego 2011 roku
nr DP14/657/19/MKT/2011/629.
5
W zakresie ewidencji księgowej
1.
Zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2012 rok dokonano dopiero w trakcie
czynności kontrolnych RIO w Łodzi, tj. w dniu 27 lutego 2014 roku,
z naruszeniem § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity
Dz. U z 2013 r., poz. 289). Powyższy przepis wskazuje, że rokiem
obrotowym jest rok budżetowy, okresem sprawozdawczym jest miesiąc,
a ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki
kontynuującej działalność powinno nastąpić do dnia 30 kwietnia roku
następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega
zatwierdzeniu, w ciągu w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania
finansowego za rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych, zgodnie
z art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości polega na nieodwracalnym
wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach
tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3
przedmiotowej ustawy.
2.
Kontrolujący stwierdzili wspólne prowadzenie ksiąg rachunkowych dla
Budżetu Gminy, Urzędu Gminy Będków oraz Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej, co stanowiło naruszenie art. 4 ustawy o rachunkowości
w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, gdzie wskazano, że jednostki
organizacyjne mają obowiązek prowadzić odrębne księgi rachunkowe w celu
zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych
z tymi jednostkami, aby rzetelnie i jasno przedstawić sytuacje finansową
i majątkową oraz wynik finansowy. Powyższa reguła odnosi się także do
Urzędu Gminy. Warto wskazać, iż po poprzedniej kontroli kompleksowej,
przeprowadzonej w Gminie Będków w 2010 roku, wystosowano do jednostki
zalecenia, w których stwierdzono tożsame naruszenie przepisów ustawy
o rachunkowości, formułując wniosek pokontrolny zobowiązujący jednostkę
do odrębnego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych (finansowych)
dotyczących jednostek organizacyjnych Gminy Będków. Pismem znak
K.1710.1.2011 z dnia 17 maja 2011 roku, w odpowiedzi na wnioski
pokontrolne, kierownik jednostki odpowiedział, że „Podjęto czynności w celu
odrębnego
ewidencjonowania
zdarzeń
gospodarczych
(finansowych)
dotyczących jednostek gospodarczych Gminy Będków. Dotyczy to przede
wszystkim Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Ewidencjonowanie choć
będzie przeprowadzone przez służby pracownicze Urzędu Gminy, to w
księgach będzie odzwierciedlało wyłącznie sytuacje finansową danej
jednostki”. Powyższe świadczy o niewykonaniu przez Gminę zaleceń
pokontrolnych.
3.
W rezultacie kontroli ewidencji księgowej Gminy Będków stwierdzono
prowadzenie przez jednostkę odrębnych rejestrów księgowych – dzienników,
na których ewidencjonowano w szczególności operacje związane
z inwestycjami dofinansowanymi ze środków budżetu Unii Europejskiej. Jak
ustalono, rejestry te prowadzone były na komputerze przenośnym, który nie
był przechowywany przez cały czas w siedzibie Urzędu Gminy w Będkowie,
co potwierdziła Skarbnik Gminy Będków Pani Małgorzata Jabłońska
w wyjaśnieniach z dnia 26 lutego 2014 roku, stanowiących załącznik nr 5 do
protokołu kontroli. Dodatkowo, rejestry te nie były w żaden sposób
powiązane z właściwą ewidencją księgową Gminy Będków, prowadzoną
6
w systemie informatycznym, na komputerach stacjonarnych znajdujących się
w siedzibie jednostki. Operacje tam ewidencjonowane nie były uwzględniane
w księgach rachunkowych Gminy Będków, powodując nierzetelne
sporządzanie sprawozdań finansowych, brak możliwości powiązania
sprawozdań z księgami rachunkowymi, a także szereg naruszeń ustawy
o rachunkowości, w szczególności:
−
naruszenie art. 8 ustawy o rachunkowości – poprzez brak opisania
w obowiązującej polityce rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do
oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
Nie zawarto informacji na temat prowadzenia dzienników częściowych, oraz
w sprawie prowadzenia ich poza siedzibą jednostki, informując jedynie, iż
miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest Urząd Gminy w Będkowie
ul. Parkowa 3, 97-319 Będków;
−
art. 13, art. 14 i art. 15 ww. ustawy, zgodnie z którymi to przepisami - księgi
rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów)
i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia
obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz
składników aktywów i pasywów (inwentarz). Dziennik zawiera chronologiczne
ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez
względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien
umożliwić uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald
kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane,
a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania
zapisów w dzienniku powinien umożliwić ich jednoznaczne powiązanie ze
sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Przy prowadzeniu
ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien
posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został
wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby
odpowiedzialnej za treść zapisu. Konta księgi głównej (art. 15) zawierają
zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej
obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku
zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym
koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
W kontrolowanej jednostce prezentowany podział struktury księgowej
powodował rejestrowanie szeregu operacji księgowych w ich systemowym
oddzieleniu od ewidencji Gminy Będków, uniemożliwiając wspólną, jednolitą i
wiarygodną prezentację danych w ramach poszczególnych ksiąg
rachunkowych.
W ramach kontroli Skarbnik Gminy przekazała prowadzone w ten sposób
rejestry oraz obroty z tych rejestrów: [1] „Biblioteka” za 2012 i 2013 rok,
[2] „Inwestycje – świetlica Brzustów” za 2012 rok, [3] „PROW budowa
świetlicy Brzustów” za 2012 i 2013 rok, [4] „PROW kanalizacja Zacharz” za
2013 rok, [5] „Inwestycje Świetlice, Kalinów, Sługocice, Nowicy” za
2013 rok, [6] obroty z rejestru „PROW Budowa świetlicy Brzustów” za 2012
i 2013 rok - wskazane salda zgodne były z kwotami wykazanymi
w zestawieniu obrotów i sald dla rejestru „PROW budowa świetlicy
Brzustów”, [7] obroty z rejestru „PROW kanalizacja Zacharz” za 2013 rok salda nie były w pełni zgodne z saldami wskazanymi w zestawieniu obrotów
i sald „PROW kanalizacja Zacharz”. Nie wykazano wszystkich kont, w tym
750 i 751, [8] obroty z rejestru „Świetlice” za 2013 rok - salda w pełni nie
były zgodne z zestawieniem obrotów i sald dla „Inwestycji Świetlice, Kalinów,
Sługocice, Nowiny” [9] obroty z rejestru „PROW Dom Ludowy w Wyknie” –
7
nie udostępniono kontrolującym
przedmiotowy rejestr.
zestawienia
obrotów
i
sald
pod
W wyniku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż dodatkowo,
w odrębnych rejestrach prowadzono ewidencję księgową do kont 134 i 260.
Co istotne, na podstawie danych przedstawianych kontrolującym niemożliwa
była pełna weryfikacja prowadzonych w ten sposób operacji księgowych,
bowiem jak nadmieniono powyżej, rejestry te nie były w żaden sposób
powiązane z dziennikiem oraz księgą główną organu, a także nie były
powiązane wewnętrznie, tzn. niemożliwe było sporządzenie jednego wydruku
zawierającego zestawienie odrębnych rejestrów oraz sald na nich
występujących.
Wobec powyższego, informacja jaką dysponowali kontrolujący zależna była
od dokumentów udostępnianych przez Skarbnika Gminy Będków. Jak
szczegółowo opisano w protokole kontroli kompleksowej, Skarbnik Gminy
składała kontrolującym wyjaśnienia, które nie odzwierciedlały w pełni stanu
faktycznego, w tym m.in. wyjaśnienie z dnia 12 marca 2014 roku,
stanowiące załącznik nr 7 do protokołu kontroli, w którym, na wniosek
kontrolujących o precyzyjne wskazanie pełnej ewidencji prowadzonej
w sposób opisany powyżej, poprzez wskazanie wszystkich kont księgowych,
Skarbnik Gminy stwierdziła, że w ten sposób „(…) prowadzone są
wyodrębnione konta, jak i rachunki bankowe dla inwestycji dofinansowanych
ze środków unijnych (PROW). Dla każdej inwestycji PROW prowadzone jest
konto 137 z wyróżnikiem. Kilka inwestycji ma zabezpieczenie umowy
należytego wykonania. Dla tego zakresu zadania prowadzony jest oddzielny
rachunek bankowy, a także oddzielne konto 139 z odpowiednim
wyróżnikiem. Konto 131 prowadzone jest dla ewidencji Gminnej Biblioteki
Publicznej.” Nie wskazano na szereg kont z poszczególnych rejestrów
inwestycji, w tym m.in. 014, 074, 401, 404, 740, 751, a także na konto 134
czy 260;
-
naruszenie art. 71 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dokumentację
o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe,
dokumenty
inwentaryzacyjne
i
sprawozdania
finansowe
należy
przechowywać w należyty sposób i chronić przez niedozwolonymi zmianami,
nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona
danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników
danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na
systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na
informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości
zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od
wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu
ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego
rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych
i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub
zniszczeniem. W omawianym przypadku, wszystkie wydruki sporządzane
z przenośnego laptopa, w miejscu przeznaczonym na dane osoby
sporządzającej zawierały odwołanie „Ważny facet”. Wobec czego brak jest
możliwości bezpośredniego stwierdzenia, który z uprawnionych pracowników
Urzędu Gminy w Będkowie posiadał dostęp do tego komputera oraz do
ewidencji księgowej, oraz czy ten dostęp miały osoby uprawnione, a dane na
nim zawarte chronione były przez właściwe w tym zakresie oprogramowanie.
Z uwagi na fakt, iż laptop wynoszony był poza siedzibę Urzędu, niemożliwe
jest także potwierdzenie, czy w dane na nim przechowywane, nie miały
8
wglądu osoby nie będące pracownikami jednostki, co stanowiłoby naruszenie
zasad bezpieczeństwa ochrony danych księgowych, w tym także tych
prawnie chronionych, jak dane osobowe czy rachunki bankowe;
-
naruszenie art. 24 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - księgi
rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie
i na bieżąco. Za rzetelne uznaje się te księgi, w których zapisy
odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za prowadzone bezbłędnie uznaje się
księgi, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie
zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe,
zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych
procedur obliczeniowych. Z kolei za sprawdzalne księgi rachunkowe, uznaje
się te, które umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich
zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych,
a w szczególności: [1] udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację
dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich
etapach przetwarzania danych, [2] zapisy uporządkowane są chronologicznie
i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających
sporządzanie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych
sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń
finansowych, [3] w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu
komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu
rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, [4] zapewniony jest
dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną
technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres
sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów
dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za
prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają
sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych
i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń
finansowych, a zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są
sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie
rzadziej niż na koniec miesiąca w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok
obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.
Powyższe wskazuje, iż w świetle stwierdzonego stanu faktycznego - rejestry
prowadzone w Gminie Będków, nie mające normatywnych podstaw
funkcjonowania w polityce rachunkowości jednostki, niespełniające wymagań
formalnych, nie mogą zostać uznane za wiarygodne, a ustalenie
rzeczywistego stanu zobowiązań i należności, aktywów i pasywów,
rzeczywistego stanu środków pieniężnych, w których posiadaniu jest Gmina
Będków, w obecnym stanie faktycznym jest niemożliwe, w szczególności
biorąc pod uwagę: [1] niewłaściwe rozliczanie się gminy z jednostkami
budżetowymi, [2] występujące na koniec roku salda kont 130 i 101,
wskazujące na wydatkowanie środków pieniężnych ponad faktycznie
posiadane, tj. debet, [3] umożliwienie prowadzenia odrębnej ewidencji
księgowej, poza siedzibą Urzędu, [4] brak sporządzania jakichkolwiek
sprawozdań z wykonanych dochodów i wydatków, bądź ich wybiórcze
sporządzanie przez niektóre jednostki organizacyjne.
4.
Stwierdzono, że kontrolowana jednostka utworzyła w ramach ewidencji
księgowej odrębny podmiot „Hydrofornia”, w zakresie operacji związanych
z obsługą finansowo-księgową wodociągów w Gminie. Ewidencja księgowa
Hydroforni została całkowicie wyodrębniona z ksiąg rachunkowych
kontrolowanej jednostki, powodując naruszenie art. 13, art. 14, art. 15
i art. 24 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo, prowadzenie wskazanej
9
ewidencji w znacznym stopniu naruszało przepisy rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, bowiem prowadzona była
ona odręcznie, a przedstawione kontrolującym zestawienie obrotów i sald za
2012 rok oraz za 2013 rok nie wypełniało norm zawartych w art. 13 ustawy
o rachunkowości, zawierając jedynie konto „101” - kasa i „131’ - rachunek
bankowy, pomimo faktu, iż w sprawozdaniach finansowych z działalności
wodociągu wykazywano ewidencjonowanie wynagrodzenia osobowego
pracowników, składek ZUS i na Fundusz Pracy, zakupu materiałów
i wyposażenia, energii, usług remontowych, usług pozostałych, podróży
krajowych, ZFŚS, które zgodnie z ww. rozporządzeniem powinny być
eiwdencjonowane na właściwych kontach księgowych, wykazanych następnie
w zestawieniu obrotów i sald. Dla hydroforni, z uwagi na prowadzoną
odrębnie ewidencję księgową, sporządzano kwartalne sprawozdania
z dochodów i wydatków, składane do Urzędu Gminy. Niemniej jednak
zauważyć należy, że brak było podstaw prawnych do traktowania hydroforni,
jako odrębnej jednostki organizacyjnej, a tym samym prowadzenia dla niej
wyodrębnionej rachunkowości, która na dodatek nie była uwzględniana
w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Będków. Wszelkie dochody
i wydatki związane z „hydrofornią” powinny być ewidencjonowane rzetelnie,
sprawdzalnie, na bieżąco w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Będków.
5.
Stwierdzono przypadki naruszenia art. 11 ustawy o finansach publicznych
oraz art. 20 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi to przepisami jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów
publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje
wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na
rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki
samorządu terytorialnego. Ponadto, do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie,
które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jak ustalono w wyniku
kontroli, gmina prowadziła wyodrębnioną ewidencję księgową i założyła
osobny rachunek bankowy dla tzw. „Hydroforni”, na którym ujmowano
szereg operacji związanych, m.in., z wpłatami mieszkańców za wodę,
wypłatą wynagrodzeń dla pracowników. Środki te nie były odprowadzane na
rachunek bieżący Gminy Będków ani na inny rachunek Gminy,
a wydatkowane na bieżące potrzeby, co świadczyło o dokonywaniu wydatków
bezpośrednio z uzyskanych dochodów. W związku z powyższym w księgach
rachunkowych Gminy Będków nie zaewidencjonowano wszystkich operacji
księgowych występujących w danym okresie sprawozdawczym.
6.
Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej w Gminie Będków
kontrolujący stwierdzili nieprowadzenie znacznej ilości kont księgowych,
mimo takiego obowiązku nałożonego przez przepisy rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz przez regulacje
wewnętrzne, tj. zarządzenia Wójta Gminy Będków: nr 0151/21/06 z dnia
10 listopada 2006 roku, nr 0151/14a/2008 z dnia 25 sierpnia 2008 roku,
nr 0050.51.2012 z dnia 27 grudnia 2012 roku. Ujawniono także naruszenia
10
przepisów prawa związane z ewidencją dokonywaną na prowadzonych
kontach księgowych:
Dla budżetu Gminy Będków:
−
stwierdzono nieprowadzenie następujących kont księgowych: konta 222 rozliczenie dochodów budżetowych, konta 240 - pozostałe rozrachunki, konta
260 - zobowiązania finansowe, konta 909 - rozliczenia międzyokresowe,
konta 960 - skumulowany wynik budżetu, konta 961 - wynik wykonania
budżetu, konta 991 - planowane dochody budżetu, konta 992 - planowane
wydatki budżetu. Odnośnie kont 960, 961 i 260 kontrolującym przekazano
sporządzone w formie odręcznej, na kartce papieru, niesformalizowane
zestawienie, nieopatrzone datą sporządzenia, na którym odręcznie
narysowano „szubieniczki” do przeksięgowań z konta 960 na konto 961,
księgowania wpłat i spłat na koncie 260 oraz wyliczenie skumulowanego
niedoboru budżetu. Tego sposobu prowadzenia ww. kont nie można nazwać
ewidencją
księgową,
w
świetle
regulacji
zawartych
w
ustawie
o rachunkowości, bowiem art. 23 ustawy o rachunkowości, stanowi, iż
zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez
pozostawienia miejsc na późniejsze dopiski i zmiany, a zapis księgowy
powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej,
określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego
stanowiącego podstawę zapisu oraz datę, jeżeli różni się ona od daty
dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, kwotę
i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy. Jak wskazano w ust. 5
powyższego przepisu, zapisy w księgach rachunkowych powinny być
dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od
wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
−
stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prowadzenia następujących kont
księgowych: [1] konta 134 – poprzez brak zapewnienia możliwości ustalenia
stanu
zadłużenia wg umów kredytowych, na koncie tym nie
ewidencjonowano wszystkich kredytów i pożyczek, w konsekwencji czego
saldo konta nie odpowiadało faktycznej kwocie zadłużenia Gminy Będków;
[2] konta 223 – poprzez pominięcie obowiązku ujmowania po stronie Ma
wydatków dokonanych przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej
z okresowych sprawozdań, w korespondencji z kontem 902. W 2012 roku
oraz w 2013 roku obroty konta po stronie Ma wynosiły 0,00 zł. Dodatkowo,
pomimo takiego obowiązku, nie prowadzono ewidencji szczegółowej do konta
223 w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi
jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych na ich rachunki środków
pieniężnych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków
budżetowych; [3] kont 901 i 902 – poprzez niedokonanie przeksięgowania
sald ww. kont na właściwą stronę konta 961. Na kontach tych nie
ewidencjonowano wszystkich dochodów i wydatków budżetu Gminy Będków,
a jedynie te ponoszone przez Urząd Gminy, co miało bezpośredni wpływ na
rzetelność sporządzania sprawozdań finansowych Rb-R27S i Rb-28S oraz
Rb-NDS i możliwość powiązania danych tam wykazanych z ewidencją
księgową kontrolowanej jednostki (szerzej zagadnienie opisano w dalszej
części wystąpienia pokontrolnego);
Dla Urzędu Gminy Będków:
−
stwierdzono nieprowadzenie w kontrolowanej jednostce wszystkich
wymaganych kont księgowych, w tym: [1] konta 020 - wartości
niematerialne i prawne, [2] konta 071 - umorzenie środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych, [3] konta 201 - rozrachunki
11
z odbiorcami i dostawcami, [4] konta 222 - rozliczenie dochodów
budżetowych, [5] konta 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, [6] konta
224 - rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków
europejskich, [7] konta 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami,
[8] konta 720 - przychody z tytułu dochodów budżetowych, [9] konta 800 fundusz jednostki, [10] konta 851 - zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych, [11] konta 860 - wynik finansowy, [12] konta 980 - plan
finansowy wydatków budżetowych;
−
stwierdzono przypadki naruszenia art. 13 ust. 5 oraz art. 18 ustawy
o rachunkowości, zgodnie z którymi to przepisami - przy prowadzeniu ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną
kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald (art. 13). Na
podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec
każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca,
zestawienie obrotów i sald, zawierające: [1] symbole lub nazwy kont,
[2] salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres
sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na
koniec okresu sprawozdawczego, [3] sumę sald na dzień otwarcia ksiąg
rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku
roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego
zestawienia powinny być zgodne z zestawieniem obrotów dzienników
częściowych (art.18). Zestawienie obrotów i sald sporządzone za okres od
dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2012 roku oraz za okres od dnia
1 stycznia do dnia 31 grudnia 2013 roku jedynie w zakresie kont 101, 130,
135 i 139, 225, 229 wskazywało na bilans otwarcia na dany rok. Dla
pozostałych kont (w tym dla konta 011, 013, 080, 221, 231, 240) bilans
otwarcia dla strony Wn i Ma wskazywał na wartość 0,00 zł;
−
pozostałe nieprawidłowości związane z ewidencją księgową kont księgowych
Urzędu Gminy: [1] konto 101 - kasa – wykazano na dzień 31 grudnia
2012 roku i na dzień 31 grudnia 2013 roku saldo Ma kont 101-1 i 101-2
w wysokości odpowiednio 404.615,27 zł i 14.365,51 zł oraz 403.289,74 zł
(2013 rok), pomimo iż zgodnie z ww. rozporządzeniem Ministra Finansów konto 101 może wykazywać jedynie saldo Wn oznaczające stan gotówki
w kasie. Saldo Ma świadczy o niedoborze gotówki; [2] konto 130 - rachunek
bieżący jednostki - wykazano na dzień 31 grudnia 2012 i 2013 roku salda
Wn konta 130, a także salda Ma konta 131-1 - rachunek bieżący Urząd
Gminy, salda Wn konta 130-2 - rachunek GOPS, salda Wn konta 130-5 rachunek bieżący wpłaty podatku. Wskazuje to na fakt, iż nie dokonano
przeksięgowań środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku do
budżetu gminy oraz naruszono regulacje związane z ewidencją wydatków
budżetowych, wykazując dla konta 130-2 saldo Ma zamiast saldo Wn;
[3] konto 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych, ewidencji
operacji dokonywano jedynie po stronie Ma konta (wpłaty), nie dokonując
tym samym przypisu należności z tytułu dochodów budżetowych i zwrotu
nadpłat; [4] konto 225 - rozrachunki z budżetami i konto 229 - pozostałe
rozrachunki
publicznoprawne,
zaniechano
prowadzenia
ewidencji
szczegółowej umożliwiającej ustalenie stanu należności i zobowiązań według
tytułu rozrachunków i podmiotów; [5] konto 240 - pozostałe rozrachunki –
prowadzono wspólną ewidencję księgową dla rozrachunków Urzędu Gminy
oraz budżetu Gminy Będków, przy braku zapewnienia ewidencji szczegółowej
umożliwiającej osobne przypisanie należności i roszczeń, w konsekwencji
czego nieprawidłowo sporządzone zostały sprawozdania finansowe budżetu i
Urzędu Gminy, poprzez zaniechanie wykazania w obu przypadkach salda Ma
konta 240, które wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiło
12
3.641.370,21 zł; [6] konta zespołu 4 - koszty według rodzajów i ich
rozliczenie – nie dokonano przeniesienia sald kont 400 - amortyzacja,
401 - zużycie materiałów i energii, 402 - usługi obce, 403 - podatki i opłaty,
404, - wynagrodzenia, 405 - ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
rodzajowe, 409 - pozostałe koszty rodzajowe, w końcu roku obrotowego na
konto 860. Dodatkowo dokonywano operacji księgowych na kontach 410
i 411 pomimo braku faktycznego wyodrębnienia tych kont w regulacjach
wewnętrznych Gminy Będków oraz w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów.
Część księgowań na kontach zespołu 4 ewidencjonowana była z pominięciem
klasyfikacji planu finansowego; [7] konta zespołu 7 - przychody, dochody
i koszty – nie dokonywano na koniec roku przeniesienia salda konta 740 dotacje i środki na inwestycje i 750 - przychody finansowe, na konto 860.
Podsumowując stwierdzony powyżej stan faktyczny, stwierdzić należy, że
prawidłowe
prowadzenie
powyższych
kont
warunkuje
rzetelność,
prawidłowość i sprawdzalność ewidencji księgowej. Ich brak w księgach
rachunkowych budżetu, czy też Urzędu Gminy, skutkował naruszeniem
w zakresie ewidencji szeregu operacji księgowych przepisów rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, poprzez
nienależyte
ewidencjonowanie
operacji,
niewłaściwe
sporządzanie
sprawozdań budżetowych oraz finansowych oraz brak możliwości powiązania
sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową Gminy Będków, która
zgodnie z §9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,
powinna stanowić podstawę ich sporządzania.
7.
Kontrolujący stwierdzili także, iż w związku z nierzetelnie prowadzoną
ewidencją księgową, kwota zadłużenia z tytułu umów kredytów oraz
pożyczek nie była zgodna z saldami konta 134 właściwymi na ostatni dzień
każdego z czterech kwartałów 2012 i 2013 roku. Ustalono także, iż Gmina
Będków prowadziła kilka ewidencji księgowych konta 134 - kredyty bankowe,
których salda nie były ze sobą zgodne i nie prowadziła ewidencji pożyczek
udzielonych z Banku Gospodarstwa Krajowego na koncie 260 - zobowiązania
finansowe. Dodatkowo, część prowadzonych kont wykazywała na koniec
kwartałów salda Wn, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie
z którym - konto 134 może wykazywać jedynie saldo Ma, oznaczające stan
zadłużenia z tytułu kredytów zaciągniętych na finansowanie budżetu.
Wykazywanie przez Gminę Będków salda Wn konta 134 świadczy
o naruszeniu ww. przepisów oraz nierzetelnym prowadzeniu ksiąg
rachunkowych.
8.
Stwierdzono nieprawidłowe ewidencjonowanie dotacji przekazywanych dla
klubów sportowych, poprzez księgowanie Wn740/Ma130, Wn 223/Ma133,
Wn-1/Ma998. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
13
Rzeczypospolitej Polskiej, ewidencja tego typu operacji powinna uwzględniać
konto 224 - rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu
środków europejskich i przebiegać w sposób następujący: przekazanie
środków Wn224/Ma130, rozliczenie dotacji Wn 810/Ma 224, rozliczenie
i zwrot dotacji w tym samym roku budżetowym Wn130/Ma224.
9.
Dokonując weryfikacji zapisów księgowych stwierdzono przypadki naruszenia
art. 23 ust. 2 i 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - zapis księgowy
powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji, określenie rodzaju
i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę
zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać
pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu,
oznaczenie kont, których dotyczy, a zapisy w dzienniku i na kontach księgi
głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich
sprawdzenie. Kontrolujący stwierdzili dokonywanie szeregu operacji
księgowych bez jakichkolwiek nazw na kwotę 1.150.526,47 zł
w 2012 roku, oraz na kwotę 1.196.037,53 zł w 2013 roku, a także
szeregu księgowań nazwanych jedynie „przeksięgowanie”.
10.
Stwierdzono naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, przy ewidencjonowaniu
subwencji oświatowej przekazanej w grudniu na styczeń roku następnego,
w następującym zakresie:

zaewidencjonowano operację wpływu subwencji oświatowej w dniu
21 grudnia 2012 roku (WB nr 253) na styczeń roku następnego na kontach
Wn130/Ma 740, zamiast na kontach Wn133/Ma 901 albo 909 – w przypadku
subwencji przypadające w międzyokresie. Zgodnie z powyżej przywołanym
aktem prawnym konto 909 – rozliczenia międzyokresowe, służy do ewidencji
rozliczeń
międzyokresowych.
Na
stronie
Wn
konta
ujmuje
się
w szczególności koszty finansowe stanowiące wydatki przyszłych okresów
(np. odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek w korespondencji
z kontami 134 lub 260), a na stronie Ma przychody finansowe stanowiące
dochody przyszłych okresów (np. subwencje i dotacje przekazane w grudniu
dotyczące następnego roku budżetowego). Ewidencja szczegółowa
prowadzona do konta powinna umożliwić ustalenie stanu rozliczeń
międzyokresowych według ich tytułów. Kontrolowana jednostka dokonała
wyodrębnienia konta 909 zarządzeniem nr 0151/21/06 Wójta Gminy Będków
z dnia 10 listopada 2006 roku w sprawie przepisów wewnętrznych
regulujących gospodarkę finansową w Gminie Będków. Mimo to, konto nie
było stosowane.
11.
Z uwagi na fakt, że zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, do przychodów Urzędu
jednostki samorządu terytorialnego zalicza się dochody budżetu JST nie ujęte
w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych,
Gmina Będków wykazała wpływ subwencji oświatowej w ewidencji księgowej
Urzędu Gminy. Z tym, iż z naruszeniem ww. rozporządzenia nie dokonano
14
księgowania Wn 800/Ma 720, oraz równocześnie Wn720/Ma 860. Gmina
Będków do ewidencjonowania wpływu subwencji stosowała konto 740, które
nie zostało wskazane w obowiązującym planie kont dla Urzędu Gminy
Będków, wprowadzonym w życie na mocy zarządzenia nr 0151/14a/2008
Wójta Gminy z dnia 25 sierpnia 2008 roku.
12.
Stwierdzono naruszenie regulacji zwartych w przepisach rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, poprzez
każdorazowe ewidencjonowanie odsetek od kredytów i pożyczek w księgach
rachunkowych Urzędu Gminy Wn 402/Ma 130, oraz równolegle Wn „-1”/Ma
998. Powyższe wskazuje, iż księgowanie odbywało się z pominięciem
ewidencji budżetu gminy: konta 134 - kredyty bankowe i konta
260 - zobowiązania finansowe, oraz konta 909 - rozliczenia międzyokresowe,
w zakresie kosztów finansowych stanowiących wydatki przyszłych okresów.
Rozporządzenie nie przewiduje także możliwości ewidencjonowania operacji
na koncie „-1”. Natomiast w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Będków
odsetki od kredytów i pożyczek należało ewidencjonowań Wn 751 - koszty
finansowe/Ma 130, a następnie przeksięgować na wynik finansowy
Wn860/Ma751, bowiem konta grupy 7, zgodnie z ww. rozporządzeniem nie
wykazują na koniec roku salda.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
1.
W Urzędzie Gminy Będków nie prowadzono ewidencji księgowej na koncie
201. Zarówno na dzień 31 grudnia 2012 roku, jak i 31 grudnia 2013 roku,
konto 201 nie wykazywało żadnego salda oraz brak było obrotów na tym
koncie w latach 2012-2013.
2.
Ujęcia księgowego podatku VAT – podlegającego rozliczeniu z Urzędem
Skarbowym – dokonywano w nieprawidłowy sposób. Faktury rozliczane
w deklaracjach VAT-7 za poszczególne miesiące były ewidencjonowane na
kontach jedynie w kwotach brutto, a podatek VAT z nich wynikający nie był
nigdzie wyodrębniony. Niewłaściwa ewidencja faktur, od których VAT jest
naliczany i odliczany oraz brak wyodrębnionych w planie kont - kont
analitycznych do konta 225, uwzględniających rozliczenie VAT-u, nie
pozwalały na odrębne określenie podatku należnego i naliczonego za dany
okres oraz ustalenie stanu rozrachunków z Urzędem Skarbowym w zakresie
VAT-u. Konto 225 na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazywało saldo Ma
w kwocie 10.502,00 zł, natomiast nie zostało wykazane w bilansie jednostki
za 2012 rok.
3.
Na koncie 229 nie była prowadzona ewidencja szczegółowa wg tytułów
rozrachunków oraz podmiotów, z którymi dokonywane są rozliczenia. Konto
229 na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazywało saldo Ma w kwocie
30.759,81 zł, które nie zostało wykazane w bilansie jednostki za 2012 rok.
4.
Konto 231 według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku i 31 grudnia
2013 roku nie wykazywało żadnego salda. Oznaczało to, że jednostka nie
naliczyła dodatkowego wynagrodzenia rocznego w księgach rachunkowych
roku, którego to wynagrodzenie dotyczyło, co naruszało zasadę memoriału,
o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wskazuje,
aby w księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie osiągnięte,
15
przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi
przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich
zapłaty.
5.
W latach 2012-2013 konto 234 nie wykazywało żadnych obrotów.
Kontrolujący ustalili, że pracownicy zaciągali w kontrolowanym okresie
pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), których
rozliczenie nie było ewidencjonowane na żadnym koncie zespołu 2 jednostki.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej, na koncie 234 powinny być ewidencjonowane
zdarzenia księgowe związane z udzielonymi pracownikom pożyczkami z ZFŚS
oraz ich spłata.
6.
Jednostka prowadziła wspólne konto 240 dla organu i jednostki. Do konta nie
była natomiast prowadzona ewidencja szczegółowa pozwalająca ustalić
rozrachunki według poszczególnych tytułów oraz według kontrahentów.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1.
W konsekwencji nieprawidłowości wskazanych we wcześniejszej części
wystąpienia pokontrolnego, dotyczących wspólnego prowadzenia ewidencji
księgowej dla budżetu Gminy, Urzędu oraz Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej, z naruszeniem art. 4 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy
o rachunkowości, stwierdzono także naruszenie przepisów rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. nr 20, poz. 103), zgodnie z którymi - jednostki
budżetowe przekazują zarządowi jednostki samorządu terytorialnego
miesięczne sprawozdania Rb-27S i Rb-28S w terminie 10 dni po upływie
okresu sprawozdawczego, a roczne nie później niż do dnia 1 lutego po
upływie daty okresu sprawozdawczego. W kontrolowanej jednostce
stwierdzono następujące nieprawidłowości:
−
Urząd Gminy Będków (jako jednostka budżetowa) nie złożył w 2012 i 2013
roku żadnego miesięcznego oraz rocznego sprawozdania Rb-27S i Rb-28S;
−
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej nie złożył w 2012 i 2013 roku żadnego
miesięcznego oraz rocznego sprawozdania Rb-27S i Rb-28S;
−
Zespół Szkolno-Gimnazjalny nie sporządzał w 2012 i 2013 roku sprawozdań
miesięcznych, jedynie sprawozdania kwartalne i roczne. Stwierdzono także
przypadki naruszania § 6 ust. 1 pkt 1, § 10 i §1 8 ww. rozporządzenia
Ministra Finansów, zgodnie z którymi to przepisami - sprawozdania
jednostkowe sporządzane są przez kierowników jednostek organizacyjnych
na podstawie ksiąg rachunkowych. Sprawozdania należało sporządzać
w sposób czytelny i trwały, a podpisy na sprawozdaniach należało składać
odręcznie na każdym formularzu w miejscu oznaczonym. Pod podpisem
umieszczało się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.
Kierownicy samorządowych jednostek organizacyjnych sporządzający
sprawozdania byli zobowiązani do terminowego przekazywania sprawozdań
odbiorcom sprawozdań. Za prawidłowe sporządzanie jednostkowych
sprawozdań finansowych odpowiedzialność ponoszą, zgodnie z § 9
ww. rozporządzenia, kierownicy tych jednostek. Jednostki otrzymujące
sprawozdania, zobowiązane były do sprawdzenia ich pod względem
16
formalno-rachunkowym. Sprawozdania Zespołu Szkolno-Gimnazjalnego,
przedłożone kontrolującym, nie zostały opatrzone we właściwym miejscu
podpisem głównego księgowego oraz kierownika jednostki. Nie zostały one
także opatrzone datą sporządzenia.
Sprawozdanie Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych JST za okres
od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku, sporządzone w dniu 22 lutego
2013 roku; sprawozdanie Rb-28S - z wykonania planu wydatków budżetowych JST
za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku, sporządzone w dniu 24
maja 2013 roku (korekta nr 1):
2.
Kontrolujący stwierdzili znaczące rozbieżności związane z kwotami dochodów
ogółem i wydatków ogółem, które zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej, powinny wynikać z salda Ma konta
901 – oznaczającego sumę dochodów budżetu jednostki samorządu
terytorialnego za dany rok, sala Ma konta 902 oznaczającego sumę
wydatków
budżetu
jednostki
samorządu
terytorialnego
(przed
przeksięgowaniem na konto 961). Jak ustalono, dochody wykonane,
wykazane w kolumnie nr 7 sprawozdania Rb-27S wynosiły 12.065.604,71 zł,
a saldo konta 901 - 9.220.682,13 zł – różnica 2.844.922,58 zł. Natomiast
wydatki wykonane wykazane w kolumnie 6 sprawozdania Rb-28S wynosiły
13.194.848,09 zł, a saldo konta 902 - 7.675.639,72 zł – różnica
5.519.208,37 zł. Z uwagi na brak możliwości, na podstawie dostępnych
urządzeń księgowych i dokumentów źródłowych, ustalenia stanu faktycznych
wykonanych dochodów i wydatków, kontrolujący zwrócili się do Skarbnika
Gminy o wyjaśnienie wskazanych rozbieżności. Wyżej wymieniona,
w wyjaśnieniach złożonych kontrolującym w dniu 1 kwietnia 2014 roku,
stanowiących załącznik do protokołu kontroli poinformowała, że „(…)
W sprawozdaniu Rb-27S ujęte są wszystkie dochody wykonane przez Urząd
Gminy, Hydrofornie, kwoty dotacji otrzymanych z tytułu umów PROW. (…)
Wyłącznie dochody Urzędu Gminy księgowane były na koncie 901. (…) Na
ogólną sumę 12.065.604,71 zł składają się kwoty: [1] 9.220.682,13 zł –
kwota zaksięgowana przez Urząd na koncie „901”, [2] 280.538,69 zł – kwota
dochodów zgodnie ze sprawozdaniem Hydrofornia, [3] 1.911.335,98 zł –
kwota dotacji PROW (kanalizacja 1.278.383,00 + projekt GOPS „Bądźmy
Aktywni” 174.446,98 + Dom Ludowy w Wyknie PROW 458.506,00 zł),
[4] 84.253,05 zł – kwota wpłat czynszu w domach nauczyciela „Oświata”,
[5] 75.566,86 zł – kwota sprawozdania przyjętego od Urzędów Skarbowych,
[6] 6.772,00 zł – kwota różnicy udziałów w podatku dochodowego od osób
fizycznych (na rachunek Urzędu wpłynęło 804.467,00 zł a sprawozdanie MF
797.695,00 zł), [7] 500.000,00 zł – dotacja Ministerstwa Sportu – budowa
„Moje Boisko Orlik”.
W sprawozdaniu Rb-28S ujęte są wszystkie wydatki wykonane przez Urząd
Gminy, Hydrofornię, Oświatę, a także wydatki związane z inwestycjami
PROW. (…) Na koncie tym widnieją też operacje przeksięgowań na konto
inwestycyjne, konto GOPS, z którego poczynione były także wydatki. (…).
W ten sposób w części tej konto zostało podwojone. Na ogólną sumę
13.194.848,09 zł składają się kwoty: [1] 7.675.639,72 zł – kwota
zaksięgowana przez Urząd na koncie „902”, [2] 4.077.086,87 zł – kwota
wydatków zgodnie ze sprawozdaniem „Oświata”, [3] 288.179,25 zł – kwota
17
wydatków zgodnie ze sprawozdaniem „Hydrofornia”, [4] 1.039.624,92 zł –
kwota wydatków związanych z projektami UE: (projekt oświaty
„Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania uczniów kl. I-III” –
35.439,65 zł + projekt GOPS „Bądźmy aktywni” 179.392,27 zł + projekt
PROW „Budowa Domu Ludowego w Wyknie” – 500.000,00 zł + Projekt PROW
„Budowa świetlicy wiejskiej w Brzustowie – 324.793,00 zł), [5] 20.000,00 zł
– kwota udzielonej dotacji – dofinansowanie prac konserwatorskich,
[6] 23.000,00 zł – kwota udzielonej dotacji dofinansowanie zadań zleconych
Stowarzyszeniu Kultury Fizycznej, [7] 60.000,00 zł – kwota dotacji dla
samorządowej
Jednostki
Kultury
Gminnej
Biblioteki
Publicznej,
[8] 157.680,27 zł – wydatki związane z funduszem sołeckim,
[9] -146.362,94 zł – kwota wpłat za sporządzenie posiłków (obiady).
Zauważyć trzeba, iż po zsumowaniu kwot wskazanych w powyższych
wyjaśnieniach, ogólna kwota dochodów wynosiła 12.079.148,72 zł.
W sprawozdaniu wskazano na kwotę 12.065.604,71 zł.
Sprawozdanie Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych JST za okres
od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku, sporządzone w dniu 26 lutego
2014 roku (korekta nr 1); sprawozdanie Rb-28S - z wykonania planu wydatków
budżetowych JST za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku,
sporządzone w dniu 20 lutego 2014 roku:
3.
Analogicznie do nieprawidłowości wykazanych we wcześniejszej części
wystąpienia, także i w tym przypadku kontrolujący stwierdzili znaczące
rozbieżności pomiędzy saldami kont 901 i 902, przed przeksięgowaniem na
konto 961, a danymi ujętymi w przedmiotowych sprawozdaniach: kwota
wykonanych dochodów ogółem z kolumny 7 sprawozdania Rb-27S wynosiła
10.178.816,41 zł, natomiast saldo konta 901 - 9.266.496,07 zł – różnica
912.320,34 zł; kwota wykonanych wydatków ogółem z kolumny
6 sprawozdania Rb-28S wynosiła 10.867.248,57 zł, natomiast saldo konta
902 - 6.000.895,23 zł – różnica 4.866.353,34 zł. Zgodnie z wyjaśnieniami
złożonymi kontrolującym przez Skarbnika Gminy w dniu 1 kwietnia
2014 roku „Na ogólną sumę 10.178.816,41 zł składają się kwoty:
[1] 9.266.496,07 zł – kwota zaksięgowana przez Urząd na koncie „901”,
[2] 303.258,04 zł – kwota dochodów zgodnie ze sprawozdaniem
„Hydrofornia”, [3] 474.934,61 zł – kwota dotacji PROW (kanalizacja
177.141,61 zł + świetlica Brzustów 297.793,00), [4] 69.363,80 zł – kwota
wpłat czynszu w domach nauczyciela „Oświata”, [5] 62.031,89 zł – kwota
sprawozdania przyjętego od Urzędów Skarbowych, [6] 2.732,00 zł – kwota
różnicy udziałów podatku dochodowego od osób fizycznych (na rachunek
Urzędu wpłynęło 814.896,00 zł – sprawozdanie MF 817.628,00zł). (…) Na
ogólną sumę 10.867.248,57 zł składają się kwoty: [1] 6.000.895,23 zł –
kwota zaksięgowana przez Urząd na koncie „902”, [2] 3.978.030,03 zł –
kwota wydatków zgodnie ze sprawozdaniem „Oświata”, [3] 276.665,63 zł –
kwota wydatków zgodnie ze sprawozdaniem „Hydrofornia”, [4] 677.141,61 zł
– kwota wydatków związanych z realizacją projektów współfinansowanych
z UE: (budowa kanalizacji Będków – Zacharz- 177.141,61 zł + budowa
świetlic Nowiny, Sługocice, Kalinów – 500.000,00 zł),[5] 30.000,00 zł –
kwota
udzielonej
dotacji
na
dofinansowanie
prac
remontowych
i konserwatorskich obiektów zabytkowych, [6] 2.000,00 zł – kwota
udzielonej dotacji dla Komendy Powiatowej Policji, [7] 20.000,00 zł – kwota
udzielonej dotacji na dofinansowanie zadań zleconych stowarzyszeniom
kultury fizycznej, [8] 60.000,00 zł – kwota udzielonej dotacji dla
samorządowej
jednostki
kultury
–
Gminna
Biblioteka
Publiczna,
18
[9] -179.483,93 zł – kwota zwrotu wydatków za sporządzenie posiłków
(wkład) – obiady, stołówka.
4.
Stwierdzono brak wykazania w dziale 756, rozdziale 75616, § 0910
sprawozdania Rb-27S, za okres od początku roku do dnia 31 grudnia
2012 roku kwoty skutków finansowych w wysokości 2.502,90 zł oraz za
okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku kwoty skutków
finansowych w wysokości 746,00 zł, co stanowiło naruszenie rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości
budżetowej, zgodnie z którym - w kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez
organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za
okres sprawozdawczy”, w zakresie umorzeń zaległości podatkowych,
wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez organ podatkowy
gminy lub miasta na prawach powiatu za okres sprawozdawczy umorzeń
w całości lub w części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty
prolongacyjnej w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy
lub miasta na prawach powiatu. Wykazane w tej kolumnie skutki powinny
wynikać z decyzji właściwych organów gminy lub miasta na prawach
powiatu, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności. Wykazane
kwoty powinny być zgodne z rejestrem przypisów i odpisów.
Sprawozdanie Rb-NDS
terytorialnego:
-
o
nadwyżce
i
deficycie
jednostki
samorządu
5.
W sprawozdaniu Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia
2012 roku, sporządzonym w dniu 22 lutego 2013 roku, stwierdzono
zaniżenie kwoty przychodów ogółem w pozycji D1. o 200.000,00 zł. Zamiast
kwoty 4.456.299,00 zł wskazano 4.356.574,75 zł. Powyższa nieprawidłowość
spowodowana była nieuwzględnieniem w kwocie przychodów III transzy
środków przekazanych na rachunek Gminy Będków z dniu 20 stycznia
2012 roku (WB nr 20), tytułem umowy nr 1/2011/G z dnia 27 października
2011 roku. Jak ustalono w wyniku kontroli, kwota ta nie została
uwzględniona w sprawozdaniu za 2012 rok, bowiem dotyczyła umowy
zawartej w 2011 roku. Niemniej jednak kontrolujący stwierdzili, iż w
sprawozdaniu Rb-NDS za 2011 rok kwota 200.000,00 zł także nie została
uwzględniona. Powyższe stanowiło naruszenie wówczas obowiązującego
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie
sprawozdawczości budżetowej, w którym wskazano, że w sprawozdaniu
Rb-NDS, po stronie wykonania, w części dotyczącej kredytów i pożyczek,
wykazują się łączną kwotę poszczególnych tytułów i powinna być ona zgodna
z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres
sprawozdawczy. Zaniżenie kwoty przychodów spowodowało tym samym
zaniżenie o 200.000,00 zł wartości pozycji „Finansowanie”, gdzie zamiast
kwoty 1.339.685,75 zł należało wykazać 1.139.685,75 zł.
6.
W sprawozdaniu Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia
2013 roku, sporządzonym w dniu 26 lutego 2014 roku, stwierdzono, iż
z uwagi na zaniżenie kwoty przychodów w sprawozdaniu Rb-NDS za
2012 rok o 200.000,00 zł, która to kwota stanowiła wysokość wolnych
środków jaką Gmina Będków dysponowała na dzień 31 grudnia 2012 roku,
w sprawozdaniu Rb-NDS za 2013 rok zaniżono o 200.000,00 zł kwotę
wykazaną w pozycji D.1 - przychody ogółem, gdzie zamiast 2.984.009,72 zł
wskazano 2.784.009,72 zł.
7.
Zaniżono w sprawozdaniu Rb-NDS za 2013 rok o 200.000,00 zł kwotę
wykazaną w pozycji D.2 - rozchody ogółem, co spowodowane było
19
nieuwzględnieniem spłat czterech rat kredytu po 50.000,00 zł każda,
w związku z umową nr 1/2012/G z dnia 21 marca 2012 roku. Spłaty
poszczególnych rat potwierdzają wyciągi bankowe: WB nr 35 z dnia
18 lutego 2013 roku, WB nr 92 z 9 maja 2013 roku, WB nr 179 z 30 sierpnia
2013 roku oraz WB nr 232 z dnia 5 listopada 2013 roku.
Sprawozdanie Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek
samorządu terytorialnego:
8.
W odniesieniu do sprawozdania Rb-ST – o stanie środków na rachunkach
bankowych jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonego na koniec
2012 roku, stwierdzono, iż stan środków na rachunku budżetu Gminy
Będków został zaniżony o 183.411,99 zł, zamiast kwoty 392.251.76 zł
wykazano 208.839,77 zł. Stwierdzona nieprawidłowość spowodowana była:

nieuwzględnieniem w przedmiotowym sprawozdaniu faktycznej kwoty
środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym Gminy
Będków, które zgodnie z potwierdzeniem salda otrzymanym z Powiatowego
banku Spółdzielczego w Tomaszowie Mazowieckim na dzień 31 grudnia
2012 roku wynosiły 286.110,25 zł;

nieuwzględnieniem stanu środków znajdujących się na prowadzonym przez
Gminę Będków drugim rachunku bankowym, do którego prowadzono konto
139-2. Jak ustalili kontrolujący podczas weryfikacji zapisów księgowych na
ww. koncie, służyło ono za drugi rachunek bieżący kontrolowanej jednostki,
na którym dokonywano księgowania m.in. [1] wpływu dotacji w kwocie
333.334,00 zł tytułem umowy nr 15/PF/)r/2012 z dnia 13 kwietnia
2012 roku na realizację inwestycji „Moje Boisko Orlik 2012”, [2] wpływu
dotacji w kwocie 500.000,00 zł tytułem umowy zawartej z Ministerstwem
Sportu na dofinansowanie inwestycji „Moje Boisko Orlik 2012”, [3] wpływu
transzy środków w ramach programu „Bądźmy aktywni” na kwotę
183.628,40 zł, [4] przelewu środków po zamknięciu rachunku kredytowego.
Szczegółowo konto opisane zostało w protokole kontroli, gdzie wskazano
szereg operacji na nim ewidencjonowanych. Zgodnie z wyjaśnieniami
Skarbnika Gminy, złożonymi kontrolującym w dniu 14 marca 2014 roku,
stanowiącymi załącznik nr 4 do protokołu kontroli, na koncie tym
„Ewidencjonowane są wydatki związane z zapłatą faktur za inwestycje
realizowane przez Gminę Będków, prowizje bankowe, wpłaty i wypłaty dot.
podatku VAT do Urzędu Skarbowego oraz przeksięgowania środków na
pokrycie w/w operacji. Widniejące na koniec roku saldo wynika z
nieprzeksięgowania środków na organ”. Powyższe wprost wskazuje, że konto
to służyło Gminie Będków, jako drugi, bieżący rachunek bankowy,
w konsekwencji czego wartość środków - wg stanu na dzień 31 grudnia
2012 roku - w kwocie 90.347,49 zł, zgromadzona na przedmiotowym
rachunku, powinna zostać wykazana w sprawozdaniu Rb-ST, jako stan
środków pieniężnych Gminy Będków zgromadzonych na rachunkach
bankowych;

niewykazaniem kwoty środków znajdujących się na wyodrębnionym
rachunku bankowym prowadzonym dla hydroforni, gdzie saldo na dzień
31 grudnia 2012 roku wynosiło 8.338,97 zł. Jak wskazano we wcześniejszej
części wystąpienia pokontrolnego Gmina Będków prowadziła dla „podmiotu
hydrofornia”, bez podstaw prawnych do takiego wyodrębnienia, odrębną
ewidencję księgową, niepołączoną z ewidencją księgową jednostki, a także
osobny
rachunek
bankowy,
na
którym
ewidencjonowano
wpłaty
mieszkańców za wodę. Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez Skarbnika
20
Gminy Będków, „…kwoty pobierane z tytułu opłat za wodę odprowadzane są
na rachunek Gminy, który jest rachunkiem pomocniczym budżetu Gminy.
kwoty wpłat nie są odprowadzane na inny rachunek Gminy”. Powyższe
wskazuje, iż saldo konta wynoszące 8.338,97 zł powstało tytułem opłat
stanowiących dochód Gminy Będków i o ww. kwotą należało zwiększyć
wartość ujętą w sprawozdaniu Rb-ST;

niewykazaniem kwoty środków znajdujących się na wyodrębnionym
rachunku bankowym prowadzonym dla Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego
w Będkowie, na którym zgromadzone były środki pochodzące z wpłat
czynszów od nauczycieli, subwencji i dotacji dla szkoły, gdzie saldo na dzień
31 grudnia 2012 roku wynosiło 7.455,05 zł. Jak wskazano we wcześniejszej
części wystąpienia pokontrolnego Gmina Będków prowadziła odrębną
ewidencję księgową, niepołączoną z ewidencją księgową jednostki, a także
odrębne konto bankowe dla ww. Zespołu. Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi
kontrolującym przez Skarbnika Gminy w dniu 17 kwietnia 2014 roku,
stanowiącymi załącznik nr 13 do protokołu kontroli ”Kwoty pobierane
(z wynagrodzeń) odprowadzane są na rachunek Gminy, na którym
prowadzone są operacje wpływu subwencji oświatowej Gminy i dotacji z
budżetu Gminy. Kwoty widniejące na rachunku zwiększają kwotę dotacji,
która jest przekazywana na funkcjonowanie oświaty. Przez prowadzenie
operacji w taki sposób kwoty pobierane z czynszu są bezpośrednio
wykorzystywane, jako dotacja”. Uwzględniając powyższe wyjaśnienia, oraz
nieprawidłowości związane z rozliczaniem się przez Zespół z Gminą Będków
stwierdzić należy, że o środki znajdujące się na przedmiotowym rachunku
bankowym należało zwiększyć wartość wskazaną w sprawozdaniu Rb-ST.
9.
W odniesieniu do sprawozdania Rb-ST, sporządzonego na koniec 2013 roku,
kontrolujący stwierdzili, iż kwota wykazana, jako stan środków na rachunku
bankowym budżetu jednostki samorządu terytorialnego zaniżona została
o 61.314,64 zł, zamiast 390.860,16 zł wykazano 329.545,52 zł. Powyższa
nieprawidłowość spowodowana była:

nieuwzględnieniem salda konta 139-4, tj. salda wyodrębnionego rachunku
bankowego prowadzonego dla ewidencji operacji gospodarczych związanych
z gospodarką odpadami komunalnymi. Według potwierdzenia z banku saldo
ww. konta na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło 44.042,61 zł. Zgodnie
z art. 6r ustawy z dnia 13 września 1996 roku o utrzymaniu czystości
i porządku w Gminach (tekst jednolity z 2013 r., poz. 1399 ze zm.), opłata
za gospodarowanie odpadami komunalnymi stanowi dochód gminy. Wobec
powyższego środki zgromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym
powinny zwiększać stan środków na rachunku budżetu JST ogółem
w sprawozdaniu Rb-ST;

nieuwzględnieniem
salda
wyodrębnionego
rachunku
bankowego
prowadzonego dla „podmiotu hydrofornia”, które wg potwierdzenia z banku
na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło 13.337,22 zł;

nieuwzględnieniem
salda
wyodrębnionego
rachunku
bankowego
prowadzonego dla Zespołu Szkolno-Gimnazjalnego, które wg potwierdzenia
z banku na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło 3.896,83 zł;

nieuwzględnieniem salda wyodrębnionego drugiego rachunku bieżącego
Gminy Będków, do którego prowadzone było w ewidencji księgowej JST
konto 139-2, którego saldo, zgodnie z potwierdzeniem przekazanym przez
bank na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło 37,98 zł.
21
Sprawozdanie Rb-PDP - roczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych
na koniec 2013 roku:
10.
W wyniku weryfikacji sprawozdania Rb-PDP, sporządzonego według stanu na
koniec 2013 roku, w zakresie skutków finansowych obniżenia górnych
stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy stwierdzono:
[1] zaniżenie o 8.577,00 zł w przypadku skutków finansowych w podatku
rolnym: zamiast kwoty 161.099,00 zł wykazano 152.522,00 zł; [2] zaniżenie
o 12.323,00 zł w przypadku skutków w podatku od nieruchomości: zamiast
kwoty 89.487,00 zł wykazano 77.164,00 zł; [3] zaniżenie o 18.860,00 zł
w przypadku skutków w podatku od środków transportowych: zamiast kwoty
18.860,00 zł wykazano 0,00 zł. Powyższe nieprawidłowości spowodowane
były niewłaściwie dokonywanymi przez pracowników Urzędu Gminy Będków
obliczeniami. Stwierdzono, iż wyliczenia dokonywano na podstawie
wydruków z programu „Groszek” obsługującego ewidencję księgową Gminy
Będków „Analiza stawek podatkowych”, sporządzanych na ostatni dzień
każdego kwartału. W dokumencie tym, zakładając prawidłowo prowadzoną
ewidencję księgową, wykazana jest właściwa na dzień sporządzenia wydruku
podstawa opodatkowania w m2 bądź ha, stawka podatku wynikająca
z uchwały Rady Gminy, maksymalna stawka podatku ustalana w corocznych
obwieszczeniach Ministra Finansów, wyliczona kwota podatku na podstawie
obu stawek, a w konsekwencji jej porównania, skutki obniżenia górnych
stawek podatkowych. Wyliczenia górnych stawek na podstawie danych
właściwych
na
ostatni
dzień
każdego
kwartału
było
sprzeczne
z
postanowieniami
rozporządzenia
Ministra
Finansów
w
sprawie
sprawozdawczości budżetowej, gdzie w § 3 załącznika nr 39 wskazano, iż
w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres
sprawozdawczy” wykazuje się kwoty stanowiące różnicę pomiędzy
dochodami, jakie gmina lub miasto na prawach powiatu mogłaby uzyskać
stosując górne stawki podatkowe, a dochodami jakie powinna uzyskać,
stosując niższe stawki uchwalone przez radę gminy lub miasta na prawach
powiatu. W przypadku zastosowania przez gminę lub miasto na prawach
powiatu obniżenia górnej stawki, różnicę – pomiędzy stawką górną,
a przyjętą w uchwale przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu,
przemnożoną przez podstawę opodatkowania – wykazuje się w kolumnie
„Skutki obniżenia górnych stawek…” narastająco od początku roku do końca
okresu sprawozdawczego. Powyższe oznacza, że wyliczenia należy
dokonywać miesięcznie, bowiem zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 12 stycznia
1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U.
nr 95, poz. 613 ze zm.): [1] obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego
dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności
uzasadniające powstanie tego obowiązku (ust.1), [2] jeżeli w trakcie roku
podatkowego zaistniało zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania
w tym roku, a w szczególności zmiana sposobu wykorzystania przedmiotu
opodatkowania lub jego części, podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu,
poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu,
w którym nastąpiło zdarzenie (ust. 3), [3] obowiązek podatkowy wygasa
z upływem miesiąca, w którym ustały okoliczności uzasadniające ten
obowiązek (ust. 4), [4] jeżeli obowiązek podatkowy powstał lub wygasł
w ciągu roku, podatek na ten rok ustala się proporcjonalnie do liczby
miesięcy, w których istniał obowiązek. Wyjątek stanowi jedynie art. 6 ust. 2
ww. ustawy, zgodnie z którym - jeżeli okolicznością, od której jest
uzależniony obowiązek podatkowy, jest istnienie budowli albo budynku lub
ich części, obowiązek podatkowy powstaje z dniem 1 stycznia roku
następującego po roku, w którym budowa została zakończona albo w którym
22
rozpoczęto użytkowanie budowali albo budynku lub ich części przed ich
ostatecznym wykończeniem. W innym przypadku każda zmiana przedmiotu
opodatkowania uwidoczniona zostaje na przełomie miesiąca, zakładając
rzetelnie prowadzoną ewidencję podatkową.
Uwzględniając powyższe, kontrolujący dokonali obliczenia skutków
finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych, narastająco od
początku
roku,
z
uwzględnieniem
wszystkich
zmian
przedmiotu
opodatkowania, dokonując wyliczenia osobno za każdy miesiąc, na podstawie
wydruków „Analiza stawek podatkowych” wg podstawy opodatkowania
właściwej na ostatni dzień każdego miesiąca. Z uwagi na fakt, iż do ewidencji
podatkowej nie wprowadzono powierzchni budynków i gruntów objętych
zwolnieniem z podatku na mocy uchwały nr X/52/07 Rady Gminy Będków z
dnia 5 grudnia 2007 roku w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości,
kontrolujący uwzględnili je w swoich obliczeniach na podstawie pisemnych
informacji złożonych przez kontrolowaną jednostkę.
W zakresie podatku od nieruchomości - kwoty nieprawidłowości przedstawiono
w ujęciu tabelarycznym poniżej:
Rozdział 75616 §0310 – osoby fizyczne
Kwartał
I
II
III
IV
Dane kwartalne
z tabeli nr 14
arkusza
kontrolnego (zł)
A
19.368,00
38.637,00
57.803,00
76.935,00
Dane wynikające
z kwartalnych
sprawozdań Rb27 S Gminy
Będków (zł)
B
19.336,25
22.185,00
58.143,75
76.862,00
Rozdział 75615 §0310 – osoby prawne
Różnica A –
B (zł)
Dane kwartalne
z tabeli nr 15
arkusza
kontrolnego (zł)
C
31,75
16.452,00
-340,75
73,00
D
2.760,00
5.736,00
9.144,00
12.552,00
Dane wynikające z
kwartalnych
sprawozdań Rb-27
S Gminy Będków
(zł)
E
2.061,75
4.123,50
7.090,50
302,00
Różnica D –
E (zł)
F
698,25
1.612,50
2.053,50
12.250,00
Dane uzyskane na podstawie tabel nr 14 i 15 arkuszy kontrolnych.
Suma skutków obniżenia górnych
stawek podatkowych wyliczona
łącznie dla osób fizycznych i
prawnych w 2013 roku (zł)
A
89.487,00
Skutki obniżenia górnych stawek
podatkowych wykazanych w Rb-PDP
B
77.164,00
Różnica
C
12.323,00
Dane uzyskane na podstawie tabeli nr 18 arkusza kontrolnych.
W zakresie podatku rolnego - kontrolujący dokonali wyliczeń analogicznie do
powyżej przedstawionego stanowiska. Nieprawidłowości w ujęciu tabelarycznym
przedstawiono poniżej:
Rozdział 75616 §0320 – osoby fizyczne
Kwartał
I
II
III
IV
Dane kwartalne z
tabeli nr 14
arkusza
kontrolnego (zł)
A
40.157,00
80.287,00
120.414,00
160.547,00
Dane wynikające
z kwartalnych
sprawozdań Rb27 S Gminy
Będków (zł)
B
35.156,25
70.251,50
105.269,25
140.273,00
Rozdział 75615 §0320 – osoby prawne
Różnica A –
B (zł)
Dane kwartalne
z tabeli nr 15
arkusza
kontrolnego (zł)
C
5.000,75
10.035,50
15.144,75
20.274,00
D
138,00
276,00
414,00
552,00
Dane wynikające z
kwartalnych
sprawozdań Rb-27
S Gminy Będków
(zł)
E
0,00
0,00
75,50
12.249,00
Różnica D –
E (zł)
F
138,00
276,00
338,50
-11.697,00
Dane uzyskane na podstawie tabel nr 14 i 15 arkuszy kontrolnych.
Suma skutków obniżenia górnych
stawek podatkowych wyliczona łącznie
dla osób fizycznych i prawnych w 2013
roku (zł)
A
161.099,00
Skutki obniżenia górnych stawek
podatkowych wykazanych w Rb-PDP (zł)
B
152.522,00
Różnica A-B (zł)
C
8.577,00
Dane uzyskane na podstawie tabeli nr 18 arkusza kontrolnych.
23
W zakresie podatku od środków transportowych - pracownik merytorycznie
odpowiedzialny dokonywał wyliczeń skutków obniżenia górnych stawek na
podstawie analizy sporządzanej przez program DOS, jednocześnie nie był on
w stanie wskazać inspektorom kontroli sposobu dokonywania wyliczeń przez
ten program, dysponując jedynie ostatecznym wydrukiem, wskazującym
jedynie kwotę ww. skutków. Dodatkowo, jak ustalono w wyniku czynności
kontrolnych, Gmina Będków nie wprowadziła na podstawie art. 12 ust. 4
ustawy o podatkach i opłatach lokalnych zwolnienia w podatku od środków
transportowych, jednocześnie będąc w posiadaniu trzech pojazdów: dwóch
samochodów ciężarowych, z których jeden nie podlegał opodatkowaniu, oraz
autobusu. Przy braku podstawy prawnej JST nie opłacała podatku od
nieruchomości, a także nie uwzględniała tych pojazdów w skutkach obniżenia
górnych stawek. Dokonując wyliczeń na podstawie tabelarycznych zestawień
sporządzonych przez pracownika odpowiedzialnego za podatek od środków
transportowych, w których zawarto informację o podstawie opodatkowania,
ilości miesięcy opodatkowania, wymiaru, oraz na podstawie uchwały
nr X/51/07 Rady Gminy z dnia 5 grudnia 2007 roku w sprawie wysokości
stawek w podatku od środków transportowych i obwieszczenia Ministra
Finansów z dnia 2 sierpnia 2012 roku w sprawie górnych granic stawek
kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2013 roku (M.P. z dnia 14 sierpnia
2012 roku, nr 587), kontrolujący dokonali wyliczenia skutków obniżenia
górnych stawek, stwierdzając zaniżenie ich o ~8.096,00 zł.
Bilans z wykonania budżetu Gminy Będków za 2012 rok sporządzony w dniu
29 kwietnia 2013 roku oraz Urzędu Gminy Będków za 2012 rok sporządzony
w dniu 29 kwietnia 2013 roku, podpisane przez Skarbnika Gminy Będków
Małgorzatę Jabłońską, oraz zatwierdzone w tym samym dniu przez Wójta Gminy
Lesława Kołodziejczyka:
11.
Wymienione sprawozdania finansowe sporządzone zostały z naruszeniem
wyznaczonego przez art. 52 ust.1 ustawy o rachunkowości terminu 31 marca roku następującego po roku budżetowym. Sprawozdanie finansowe
sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa
w art. 12 ust. 2 (art. 45 ww. ustawy). Zgodnie z art. 52 ust. 1 tej ustawy,
kierownik jednostki zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego nie
później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je
właściwym organom zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa,
postanowieniami statutu lub umowy. Przepis ten stosuje się do sprawozdania
finansowego sporządzanego na dzień określony w art. 12 ust. 2 lub na inny
dzień bilansowy. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami,
weryfikacją w zakresie terminów sporządzania objęto także sprawozdanie
z wykonania budżetu Gminy Będków za 2013 rok oraz Urzędu Gminy
w Będkowie za 2013 rok. Jak ustalono, oba sprawozdania sporządzone
zostały w dniu 24 kwietnia 2014 roku, a więc także z naruszeniem
przywołanych na wstępie przepisów ustawy o rachunkowości.
12.
W odniesieniu do bilansu z wykonania budżetu Gminy Będków za 2012 rok –
stwierdzono następujące nieprawidłowości:

pozycja I.1.1. „Środki pieniężne budżetu” 208.839,77 zł – wykazaną kwotę
zaniżono o 183.423,99 zł, wykazując 208.839,77 zł zamiast 392.263,76 zł.
Powyższe spowodowane zostało, jak opisano we wcześniejszej części
wystąpienia pokontrolnego, niewykazaniem w przedmiotowej pozycji:
[1] faktycznej kwoty środków pieniężnych znajdujących się na rachunku
bankowym w wysokości 286.110,25 zł; [2] salda drugiego rachunku
24
bankowego do obsługi bieżącej budżetu w wysokości 90.359,49 zł, do
którego prowadzono w ewidencji księgowej konto 139-2, [3] salda rachunku
bankowego prowadzonego dla „podmiotu hydrofornia” w wysokości
8.338,97 zł, [4] salda rachunku bankowego w wysokości 7.455,00 zł
prowadzonego
dla
Zespołu
Szkolno-Gimnazjalnego,
na
którym
ewidencjonowano m.in. czynsze mieszkaniowe nauczycieli, dotacje i
subwencje dla szkoły;

pozycja II.2 „Należności od budżetów” 302,50 zł – zaniżono dane
o 20.169,40 zł, wskazując 302,60 zł zamiast 20.472,00 zł. Zgodnie
z obowiązującymi przepisami, w pozycji tej wykazuje się saldo Wn konta 224
- rozrachunki budżetu, gdzie saldo Wn oznacza stan należności budżetu
z tytułu pozostałych rozrachunków. Jak ustalono w wyniku kontroli Gmina
Będków prowadziła nierzetelną ewidencję do konta 224 nie ewidencjonując
po stronie Wn konta żadnych operacji księgowych, co stanowiło naruszenie
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej.
W rezultacie weryfikacji wyciągu bankowego za okres od dnia 1 stycznia do
dnia 31 stycznia 2013 roku, kontrolujący stwierdzili, że w dniu 4 stycznia
2013 roku na rachunek Urzędu Gminy wpłynęła kwota 360,00 zł tytułem
należnych dochodów Gminy za okres od dnia 24 grudnia do dnia 31 grudnia
2012 roku, a w dniu 8 stycznia kwota 20.112,00 zł tytułem ostatecznego
rozliczenia udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych za grudzień
2012 roku;

pozycja II.3 „Pozostałe należności” 0,00 zł – zgodnie z przepisami w pozycji
tej wykazuje się, m.in., saldo Wn konta 222 - rozliczenie dochodów
budżetowych, konta 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, konta 240 pozostałe rozrachunki, konta 260 - zobowiązania finansowe. Jak stwierdzono
we wcześniejszej części wystąpienia, Gmina Będków nie prowadziła ewidencji
do konta 222, służącego do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez
jednostkę dochodów budżetowych, a do konta 223 prowadziła jedynie
ewidencję po stronie Wn, która na koniec roku wskazywała na saldo
w wysokości 3.879.000,00 zł, przy obrotach po stronie Ma w wysokości
0,00 zł. Zgodnie z ww. rozporządzeniem Ministra Finansów, saldo to,
w wysokości 3.879.000,00 zł, wskazywałoby więc na stan przelanych
środków na rachunki bieżące jednostek budżetowych. Co istotne, niemożliwe
było zweryfikowanie obrotów na koncie 223 w odniesieniu do poszczególnych
jednostek budżetowych, bowiem jak już wspomniano, Urząd Gminy Będków
i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej nie składał do budżetu gminy
sprawozdań Rb-27S i Rb-28S, a Gminny Zespół Szkolno-Gimnazjalny składał
sprawozdania nierzetelnie, sporządzone po terminie, a dodatkowo ewidencja
konta 223 nie była prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie stanu
rozliczeń z poszczególnymi jednostkami;

pozycja I.1.2 „Zobowiązania długoterminowe” 4.482.793,00 zł – stwierdzono
zaniżenie kwoty wykazanej w sprawozdaniu finansowym o 200.000,00 zł
oraz niezgodność danych ujętych w ww. pozycji z ewidencją księgową Gminy
Będków. Jak wskazano we wcześniejszej części wystąpienia pokontrolnego,
faktyczna kwota zadłużenia kontrolowanej jednostki na dzień 31 grudnia
2012 roku wynosiła 4.682.793,00 zł. Powyższa nieprawidłowość wynikała
z pomniejszenia o 200.000,00 zł zadłużenia JST z tytułu umowy kredytu
zawartej w dniu 21 września 2012 roku z Bankiem BKO BP na kwotę ogółem
25
1.500.000,00 zł. Z kolei, zgodnie z zestawieniem obrotów i sald Gminy
Będków za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2012 roku, saldo Ma
konta 134 wynosiło 2.317.000,00 zł;

pozycja I.2 „Zobowiązania wobec budżetów” 0,00 zł – nierzetelnie
prowadzona ewidencja do konta 224 - rozrachunki budżetu, uniemożliwiła
weryfikację i potwierdzenie wskazanej w sprawozdaniu wartości. Zgodnie
z zestawieniem obrotów i sald za okres od początku roku do dnia 31 grudnia
2012 roku, saldo Ma konta 224, wskazujące na stan zobowiązań wynosiło
75.865,40 zł, przy braku obrotów po stronie Wn, które wskazywałyby na
stan należności budżetu z tytułu pozostałych rozrachunków. Stosownie do
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej,
na stan zobowiązań budżetu JST wskazuje saldo Ma konta 224. Zgodnie
z wyjaśnieniami złożonymi w dniu 26 marca 2014 roku przez Skarbnika
Gminy Będków, na koncie 224 księgowane były kwoty przekazywanych
należnych udziałów od urzędów skarbowych, a powstałe saldo Ma nie stanowi
zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków;

pozycja I.3 „Pozostałe zobowiązania” 0,00 zł – z naruszeniem regulacji
zawartych w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów, Gmina Będków
prowadziła wspólne konto 240 - pozostałe rozrachunki, dla budżetu Gminy
oraz dla Urzędu Gminy Będków, nie wykazując w żadnym ze sprawozdań
finansowych kwoty 3.641.370,21 zł, stanowiącej saldo Ma konta na dzień
31 grudnia 2012 roku;

pozycja II. „Aktywa Netto Budżetu” - 4.472.350,63 zł, w tym „Wynik
wykonania budżetu” - 1.129.243,38 zł, „Skumulowany wynik budżetu” 3.343.107,25 zł – z uwagi na brak prowadzenia w księgach rachunkowych
Gminy Będków kont 961 i 960 niemożliwa była weryfikacja ww. danych.
13.
W odniesieniu do bilansu Urzędu Gminy w Będkowie za 2012 rok –
stwierdzono następujące nieprawidłowości:

pozycja A.I „Wartości niematerialne i prawne” 0,00 zł – kontrolujący
stwierdzili nierzetelne sporządzenie sprawozdania w tym zakresie, bowiem
jak ustalono w Gminie Będków nie była prowadzona żadna ewidencja
wartości niematerialnych i prawnych, mimo posiadania przedmiotów
zaliczających się do tej grupy;

pozycja
A.II.1.1.
„Grunty”
151.300,00
zł
–
wartość
wskazana
w sprawozdaniu finansowym nie była zgodna z saldem konta 011, które wg
stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiło 6.578,00 zł. Szerzej
zagadnienie opisano w dalszej części wystąpienia pokontrolnego, odnoszącej
się do ewidencji majątku i inwentaryzacji;

pozycja A.II.1.2 „Budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej”
14.130.829,15 zł – wartość zawyżono o ~452.109,93 zł. Powyższa
nieprawidłowość spowodowana była naruszeniem art. 28 ustawy
o rachunkowości, zgodnie z którym - w bilansie wykazuje się środki trwałe
w wartości netto, tj. wartości brutto (początkowej) pomniejszonej o
umorzenia. W ewidencji księgowej jednostki wartości środków trwałych
winny być wykazywane w wartości brutto, a kwota umorzeń powinna być
wykazywana w danych uzupełniających do bilansu. Suma tych dwóch
wartości (wartość netto z bilansu i umorzeń), powinna odpowiadać danym
26
w syntetycznych urządzeniach księgowych. Jednostka do sprawozdania
finansowego
przyjmowała
wartość
początkową
środka
trwałego.
Nieprawidłowość ta spowodowała, na próbie kontroli obejmującej poz.
A.II.1.2 „Budynki”, oraz A.II.1.4 „Środki transportu”, zawyżenie wartości
posiadanych aktywów, co najmniej o odpowiednio 454.109,93 zł
i 934.884,18 zł (w zakresie środków transportowych 100% powinno podlegać
pełnemu umorzeniu na dzień sporządzania sprawozdania). Zauważyć należy,
że w przypadku weryfikacji 100% środków trwałych kwota zawyżenia
znacznie wzrośnie. Powyższe naruszenia niosą ze sobą konsekwencje
związane z nieprawidłowościami w ustalaniu funduszu jednostki, a tym
samym w prezentowaniu przez kontrolowaną jednostkę nieprawdziwej
sytuacji finansowej i majątkowej;

pozycja A.II.2 „Środki trwałe w budowie (inwestycje) 0,00 zł – stwierdzono
zaniżenie powyższej wartości o faktyczne saldo Wn konta 080, które według
zestawienia obrotów i sald za okres od początku roku do dnia 31 grudnia
2012 roku Gminy Będków wynosiło 1.537.036,18 zł;

pozycja B.II.2 „Należności od budżetów” 302,60 zł – pozycja ta tożsama była
z pozycją II.2 „Należności od budżetów” bilansu z wykonania budżetu Gminy
Będków. Odnosząc się do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej, w pozycji tej należy wykazać saldo
Wn konta 225 - rozrachunki z budżetami, które służy do ewidencji
rozrachunków z budżetami, w szczególności z tytułu dotacji, podatków,
nadwyżek, środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Po
stronie Wn konta ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, pa stronie Ma
zobowiązania wobec budżetów. Zgodnie z zestawieniem obrotów i sald za
okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku, konto 225 nie
wykazywało salda Wn, a jedynie saldo Ma w kwocie 10.502,00 zł, wobec
czego wartość wykazana w tej pozycji bilansu powinna wynosić 0,00zł;

pozycja B.II.4 „Pozostałe należności” 335.153,75 zł – kontrolujący stwierdzili
brak powiązania ww. kwoty z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z wyjaśnieniami Skarbnika Gminy Będków z dnia 16 kwietnia
2014 roku, wartość ta nie wynika z sald poszczególnych kont księgowych,
a ze sprawozdania Rb-27S, stanowiąc sumę poszczególnych pozycji: udziały
przekazane przez urzędy skarbowe 7.682,25 zł, podatek od nieruchomości
od osób prawnych i fizycznych, odpowiednio 52.264,85 zł i 109.376,90 zł,
podatek rolny, leśny i od środków transportowych od osób fizycznych,
odpowiednio 56.716,70 zł, 1.627,60 zł, oraz 9.400,41 zł, zaliczki na fundusz
alimentacyjny - 97.905,04 zł, a także sumę zaległości z tytułu udziałów
przekazywanych przez urzędy skarbowe 231.107,71 zł. W wyniku kontroli
stwierdzono natomiast, że konto 221, według zestawienia obrotów i sald za
okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku, wykazywało jedynie
obroty Ma, a i w konsekwencji saldo Ma w łącznej wysokości
1.892.395,48 zł. Powyższe sprzeczne było z regulacjami zawartymi
w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku, gdzie
wskazano, że saldo Wn konta 221, stanowiące w kontrolowanym przypadku
0,00 zł, pokazuje stan należności z tytułu dochodów budżetowych. Saldo Ma
natomiast przedstawia stan zobowiązań z tytułu nadpłat w tych dochodach;

pozycja B.III.2 „Środki pieniężne na rachunkach bankowych” 208.839,77 zł –
kwota wykazana w przedmiotowej pozycji sprawozdania finansowego
27
odpowiadała kwocie wykazanej w pozycji I.1.1 „Środki pieniężne budżetu”
bilansu z wykonania budżetu Gminy Będków, co stanowiło naruszenie
podstawowych zasad sporządzania sprawozdań finansowych. W pozycji tej
należało wykazać pozostałe rachunki bankowe, poza rachunkami służącymi
do obsługi budżetu JST. Z uwagi na fakt, że kontrolowana jednostka
prowadziła wspólny rachunek bankowy dla Urzędu Gminy i budżetu Gminy
Będków, w pozycji tej nie wykazuje się ponownie salda konta wykazanego
w sprawozdaniu z wykonania budżetu. Salda pozostałych rachunków
bankowych, na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiły: konto 139-6 –
zabezpieczenie należytego wykonania umów – 14.487,99 zł; konto 131 –
biblioteka – 1.615,50 zł, konto 135 – zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych – 12.342,37 zł, konto 137-5 – rachunek środków własnych PROW
świetlica Brzustów 347,18 zł – razem 28.793,04. Powyższa nieprawidłowość
spowodowała zawyżenie wartości wskazanej w tej pozycji bilansu
o 180.046,75 zł;

pozycja A.I. „fundusz jednostki” 8.292.272,55 zł, oraz pozycja A.II „Wynik
finansowy” 3.353.549,62 zł – z uwagi na opisane we wcześniejszej części
wystąpienia pokontrolnego naruszenia zasad wynikających z przepisów
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej,
wynikające z nieprowadzenia w księgach rachunkowych Gminy Będków
ewidencji do kont: 800 - fundusz jednostki, oraz 860 - wynik finansowy,
a także z uwagi na szereg nieprawidłowości związanych z nierzetelnym
wykazywaniem w bilansie środków trwałych w wartości początkowej, nie
pomniejszonej o umorzenia, mających bezpośredni wypływ na wysokość
wyniku finansowego, niemożliwe jest wskazanie rzeczywistych wartości
stanowiących fundusz jednostki oraz wynik finansowy;

pozycja C.I „Zobowiązania długoterminowe” 4.482.793,00 zł – w pozycji tej
kontrolowana jednostka wykazała stan zadłużenia Gminy Będków na dzień
31 grudnia 2012 roku, wynikający ze sprawozdania Rb-Z zamiast stan
zobowiązań jednostki – Urzędu Gminy – których termin zapłaty przypada
w okresie dłuższym niż jeden rok od dnia bilansowego, z wyjątkiem
zobowiązań z tytułu dostaw i usług, które niezależnie od terminu płatności
stanowią zawsze zobowiązania krótkoterminowe i wykazywane są w dalszej
części sprawozdania finansowego;

pozycja C.II.2 „Zobowiązania wobec budżetów” 198.700,00 zł – kwota ta
stanowi subwencje oświatową przekazaną w grudniu 2012 roku na styczeń
roku następnego, którą to wartość należy wykazywać w pozycji III „Inne
pasywa” sprawozdania z wykonania budżetu Gminy Będków. W pozycji C.II.2
przedmiotowego sprawozdania wykazać należy saldo Ma konta 225 rozrachunki z budżetami, stanowiące stan zobowiązań wobec budżetów.
Według ewidencji księgowej saldo konta 225 na dzień 31 grudnia 2012 roku
wynosiło 10.502,00 zł;

pozycja D.1 „Zakładowy Fundusz świadczeń Socjalnych” 12.342,37 zł –
zgodnie z ww. rozporządzeniem Ministra Finansów, wartość wykazana w tej
pozycji powinna stanowić saldo Ma konta 851. W Gminie Będków, naruszając
powyższe regulacje, nie wprowadzono do ewidencji księgowej konta 851,
a operacje związane z ZFŚS ewidencjonowano na koncie 135 - rachunek
funduszy specjalnego przeznaczenia, którego saldo na dzień 31 grudnia
2012 roku wynosiło 12.342,37 zł.
28
W zakresie gospodarki kasowej
1.
W „Instrukcji kasowej” stwierdzono rozbieżności w zapisach. W rozdziale VII
w ust. 8 zawarto zapis, że „raport kasowy rozchodowy sporządza się
i zamyka codziennie (...). Raport kasowy przychodowy sporządza się
i zamyka w okresie dekadowym”. Natomiast w dalszej części instrukcji,
w rozdziale VIII - Zasady wypełniania formularzy i druków kasowych, przy
punkcie dotyczącym Raport kasowy - RK wskazano, że: „dokonywane
operacje kasowe wypełnia się za każdy dzień, w którym wystąpiły operacje.
Raport dla operacji w zakresie wypłat sporządza się codziennie i zamyka się
w okresach dekady”.
2.
Jednostka nie stosowała obowiązującej „Instrukcji kasowej” w następujących
przypadkach:

raporty kasowe nie zawierały informacji, kiedy zostały sporządzone,
a podpisy osoby sporządzającej i sprawdzającej były nieczytelne. Zgodnie
z rozdziałem VIII „Instrukcji kasowej” - raport kasowy powinien zawierać
m.in. datę sporządzenia z podaniem roku, miesiąca, dnia oraz godziny;

raporty kasowe sporządzane były w
w zależności od obrotu gotówki w kasie;

we wszystkich raportach kasowych nie zachowano ciągłości numeracji
załączonych dokumentów. Zgodnie z rozdziałem VII ust. 1 „Instrukcji
kasowej”, zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone
przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym
objęte nimi wpłaty zostały zaewidencjonowane. Ponadto, w Instrukcji
określono,
że
raporty
kasowe
będą
sporządzane
w
porządku
chronologicznym, tzn. w takiej kolejności, w jakiej występują wpłaty
i wypłaty.
3.
Na wielu raportach kasowych źle wpisywano numery faktur lub rachunków
(np. RK nr 31/13, RK nr 32/13, RK nr 33/13, RK nr 34/13, RK nr 35/13, RK
nr 36/13, RK nr 38/13, RK nr 39/13, RK nr 40/13, RK nr 41/13, RK nr 42/13,
RK nr 43/13). Ponadto, na notach księgowych z dnia 5 i 16 września
2013 roku, załączonych do RK nr 32/13, w treści wpisano, że pobrano
czekiem gotówkę podając ten sam numer czeku (załączone kwity bankowe
mają różne numery czeków). Stwierdzono, że na RK nr 33/13 w pozycji nr 3
wpisano kwotę rozchodu 187,88 zł a załączona faktura opiewała na kwotę
187,86 zł.
4.
Do
raportów
kasowych
nie
załączano
kompletu
dokumentów
potwierdzających rozchód na wypłatę wynagrodzeń. Powyższe stwierdzono
przy następujących raportach kasowych: RK nr 33/13 – zgodnie z raportem
rozchód był w wysokości 15.465,29 zł a załączona dokumentacja
potwierdzała jedynie rozchód w wysokości 7.453,48 zł; RK nr 36/13 –
zgodnie z raportem rozchód był w wysokości 9.939,07 zł, a załączona
dokumentacja potwierdzała jedynie rozchód w wysokości 2.210,08 zł; RK
nr 39/13 – zgodnie z raportem rozchód był w wysokości 12.988,62 zł,
a załączona dokumentacja potwierdzała jedynie rozchód w wysokości
8.106,38 zł. Ponadto, w raporcie tym pod pozycją nr 11 wskazano rozchód
na wypłatę wynagrodzenia w wysokości 1.186,66 zł, jednak nie załączono
dokumentów potwierdzających ten rozchód; RK nr 43/13 – zgodnie
z raportem rozchód wynosił 7.355,74 zł a załączona dokumentacja
potwierdziła jedynie rozchód w wysokości 2.210,08 zł.
różnych
odstępach
czasowych
29
5.
Na dowodach księgowych, stanowiących podstawę zapisów w raportach
kasowych, odnotowano dekretację, wskazując na jakich kontach wydatek ma
być zaksięgowany, jednak obok dekretacji nie było podpisu pracownika
sporządzającego adnotację, czym naruszono art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy
o rachunkowości, który wskazuje, że dowód księgowy powinien zawierać
m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia
dowodu
w
księgach
rachunkowych
(dekretacja),
podpis
osoby
odpowiedzialnej za te wskazania.
6.
Stwierdzono, że przy opisie jednej z faktur załączonej do RK nr 39/13
zastosowano korektor, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 ustawy o
rachunkowości, który stanowi, że błędy w dowodach mogą być poprawiane
przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności
skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki
oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy
nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
1.
W kontrolowanej jednostce ewidencja syntetyczna do konta 221 prowadzona
była tylko po stronie Ma konta. Po stronie Wn wskazanego konta
w kontrolowanym okresie nie widniały żadne operacje gospodarcze. Zgodnie
z zasadami ewidencji na koncie 221 określonymi w przepisach
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej,
na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów
budżetowych i zwrot nadpłat. Ponadto, zapisy w ewidencji syntetycznej były
niezgodne z zapisami w ewidencji analitycznej.
2.
W latach 2012-2013 organ podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości
od osób prawnych dokonywał przypisu podatku przed datą wpływu deklaracji
podatkowej do organu podatkowego. Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 w zw. z § 11
ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października
2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U nr 208, poz. 1375
ze zm.), przypisów na poszczególnych kontach podatników należy
dokonywać, m.in., na podstawie złożonych deklaracji na podatek. Ponadto,
organ podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych
dokonywał przypisu podatku mimo niedoręczenia decyzji ustalającej
wysokość zobowiązania podatkowego (zgodnie z art. 21 § 1 pkt 2 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa - tekst jednolity Dz. U.
z 2012 r., poz. 749 ze zm., zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem
doręczenia decyzji ustalającej wysokość tego zobowiązania).
3.
(…)2
2
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte
w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku
Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
30
4.
Organ podatkowy wystawiał tytuły wykonawcze z dużym opóźnieniem. Dwaj
podatnicy posiadali zaległości za lata 2009-2013, natomiast organ
podatkowy wystawił tytuły wykonawcze dopiero w grudniu 2013 roku.
Podobnie sytuacja wyglądała u kolejnych trzech podatników, którzy posiadali
zaległości za lata 2011-2013. Organ podatkowy wystawił tytuły wykonawcze
dopiero w lutym 2014 roku.
W zakresie dochodów z majątku
1.
Stwierdzono przypadki zaniechania sporządzenia wykazu nieruchomości
przeznaczonych do oddania w najem, co naruszało art. 35 ust. 1 ustawy
z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity
Dz. U. z 2014 r., poz. 518 ze zm.). Powołany przepis stanowi, że właściwy
organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości
przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste,
użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni
w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego
wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie
lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a
także na stronach internetowych właściwego urzędu. Dalej ust. 1b stanowi,
że obowiązek, o którym mowa wyżej, nie dotyczy oddania nieruchomości
w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy.
2.
Umowa najmu z dnia 2 stycznia 2013 roku dotycząca lokalu użytkowego
położonego przy ul. Warszawskiej 4, o powierzchni 14,75 m2 (garaż), została
zawarta na czas nieoznaczony, natomiast Gmina nie przeprowadziła
przetargu w tym zakresie. Zawarcie umowy najmu na czas nieoznaczony
z pominięciem procedury przetargowej naruszało art. 37 ust. 4 ustawy
o gospodarce nieruchomościami.
W zakresie przestrzegania zasad gospodarki finansowej, określonych w
art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych:
Stwierdzono przekroczenie planu wydatków w dziale 600, rozdziale 60016, §4430
na kwotę 11.343,84 zł3.
Uchwałą nr XVII/82/11 Rady Gminy w Będkowie z dnia 29 grudnia 2011 roku
w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2012 rok, w załączniku nr 2a
zabezpieczono środki w dziale 600, rozdziale 60016 na łączna kwotę
469.544,39 zł, z tego w §4120 „Zakup materiałów i wyposażenia” na kwotę
40.000,00 zł, w § 4300 – „Zakup usług pozostałych” na kwotę 70.000,00 zł oraz
w §6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” na kwotę 359.544,39 zł.
Powyższa uchwała budżetowa nie przewidywała wydatków w § 4430. Jednocześnie
w klasyfikacji dział 600, rozdział 60016, § 4430 dokonano następujących
wydatków:
3
Badanie przeprowadzono z wykorzystaniem technik informatycznych – programu wspierającego analizę danych
ACL.
31
Plan (zł)
Data wydatku
0,00
11.01.2012
0,00
11.01.2012
0,00
11.01.2012
Kwota
wydatku (zł)
Przedmiot wydatku
Opłata za zajęcie pasa drogowego WB nr 7 z
dnia 11.01.2012; decyzja znak
ZDP.7130.DZ.60.2011 z dnia 29.07.2011
Opłata za zajęcie pasa drogowego, WB nr 7 z
dnia 11.01.2012; decyzja znak
ZDP.7130.DZ.61.2011.R z dnia 29.07.2011
Opłata za zajęcie pasa drogowego WB nr 7 z
dnia 11.01.2012; decyzja znak
ZDP.7130.DZ.59.2011.R z dnia 29.07.2011
Kwota
przekroczenia (zł)
960,48
- 960,48
879,12
- 1.839,60
9.504,24
- 11.343,84
Uchwałą nr XIX/90/12 Rady Gminy w Będkowie z dnia 20 lutego 2012 roku
zwiększono plan wydatków w dziale 600, rozdziale 60016 na łączną kwotę
60.000,00 zł, z tego w § 4430 na kwotę 20.000,00 zł. W powyższej uchwale
wskazano, że przed zmianą plan dla przedmiotowej klasyfikacji wynosił 0,00 zł.
Powyższą nieprawidłowość potwierdziła Skarbnik Gminy Będków w złożonych
kontrolującym wyjaśnieniach stwierdzając, że „(…) Dnia 11 stycznia 2012 roku
dokonano opłaty za zajęcie pasa drogowego Zarządu Dróg Powiatowych, którą
należało uiścić do dnia 15 stycznia. Ogólny plan w dz. 600, rozdz. 60016 zawierał
możliwość wydatkowania. Zmianę dotyczącą określonego paragrafu dokonano na
posiedzeniu najbliższej pierwszej w 2012 roku sesji Rady Gminy uchwałą nr
XIX/90/12 z dnia 20.02.2012”.
Stwierdzono przekroczenie planu wydatków w dziale 010, rozdziale 01095, §4430
o kwotę 115.514,70 zł4
Uchwałą nr XVII/82/11 Rady Gminy Będków z dnia 29 grudnia 2011 roku
w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2012 rok, w załączniku nr 2a
zabezpieczono środki w dziale 010, rozdziale 01010, § 6050 na kwotę
100.000,00 zł, oraz w dziale 01030, § 2850 na kwotę 5.000,00 zł. Nie dokonano
tym samym zabezpieczenia środków finansowych w rozdziale 010195 i § 4430.
Niemniej jednak w przedmiotowej klasyfikacji dokonano następujących wydatków:
Plan (zł)
Data wydatku
Przedmiot wydatku
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
26.04.2012
26.04.2012
26.04.2012
26.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
27.04.2012
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Zwrot podatku akcyzowego
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy
Kwota wydatku (zł)
101.095,15
5.148,96
4.123,94
- 863,57
863,57
662,84
537,29
224,94
269,48
199,50
134,81
123,50
1.606,20
489,90
328,70
252,78
316,71
Kwota przekroczenia
(zł)
- 101.095,15
- 106.244,11
- 110.368,05
- 109.504,48
- 110.368,05
- 111.030,89
- 111.568,18
- 111.793,12
- 112.062,60
- 112.262,10
- 112.396,91
- 112.520,41
- 114.126,61
- 114.616,51
- 114.945,21
- 115.197,99
- 115.514,70
Dopiero uchwałą nr XXI/96/12 Rady Gminy w Będkowie z dnia 17 maja 2012 roku
zaplanowano wydatki w dziale 010, rozdziale 01095, § 4430 w wysokości
115.699,43 zł. Przedmiotową nieprawidłowość potwierdzają wyjaśnienia Skarbnika
4
J.w.
32
Gminy Będków stanowiące załącznik nr 28 do protokołu kontroli, w których wyżej
stwierdził on, że „(…) kwota dotyczy wypłat producentom rolnym zwrotu podatku
akcyzowego. Dnia 24 kwietnia 2012 roku do Urzędu Gminy w Będkowie wpłynęło
pismo ŁU Wojewódzkiego w sprawie zwiększenia planu dotacji przeznaczonej na
realizację ustawy o zwrocie podatku akcyzowego. Dnia 25 kwietnia 2012 roku na
rachunek Urzędu wpłynęły środki finansowe w wysokości 118.013,32 zł. Realizacja
wypłat zwrotu podatku akcyzowego musiała być dokonana do dnia 30 kwietnia
2012 roku (zgodnie z pismem Sekretarza Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi.)
W latach wcześniejszych wpłaty te dokonywane były do końca maja danego roku.
Z uwagi na krótki okres realizacji wypłat 25 – 30 kwietnia (w tym dni wolne od
pracy), nie można było zwołać posiedzenia Rady Gminy. Zmianę dotycząca
określonego działu dokonano na posiedzeniu najbliższej sesji rady Gminy Uchwałą
XXI/96/12 z dnia 17.05.2012r.”
Stwierdzono przekroczenie planu wydatków w dziale 900, rozdziale 90015, § 4300
o kwotę 14.613,32 zł5.
Uchwałą nr XVII/82/11 Rady Gminy Będków z dnia 29 grudnia 2011 roku
w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2012 rok, w załączniku nr 2a
zabezpieczono wydatki w dziale 900, rozdziale 90015 w łącznej wysokości
177.000,00 zł, z tego w §4300 w wysokości 30.000,00 zł. Od dnia 1 stycznia
2012 roku dokonywano w przedmiotowej klasyfikacji szeregu wydatków, co
doprowadziło w konsekwencji do przekroczenia w dniu 3 października 2012 roku
planu wydatków o 1.821,96 zł. Mimo braku zwiększenia planu, w dalszym ciągu
dokonywano wydatków, dopuszczając do przekroczenia w kwocie 14.613,32 zł
w dniu 8 listopada 2012 roku. Uchwałą nr XXV/125/12 z dnia 12 listopada
2012 roku zwiększono plan wydatków w dziale 900, rozdziale 90015 i § 4300,
jednak jedynie o kwotę 10.000,00 zł, co powodowało w dalszym ciągu istnienie
przekroczenia planu o 4.614,32 zł. Zarządzeniem nr 0050.45.2012 Wójta Będkowa
z dnia 21 grudnia 2012 roku po raz kolejny zwiększono plan o 5.000,00 zł, co
spowodowało jedynie zmniejszenie kwoty przekroczenia do 1.458,32 zł. Uchwałą
nr XXVI/131/2012 Rady Gminy Będków z dnia 27 grudnia 2012 roku po raz
kolejny zwiększono wydatki w przedmiotowej klasyfikacji, o 9.000,00 zł.
Dokonywane wydatki przedstawiono w poniższej tabeli:
5
Plan (zł)
Data
wydatku
Przedmiot wydatku
30.000,00
Od
01.02.2012 –
do
06.09.2012
Konserwacja oświetlenie ulicznego, przyłącze
30.000,00
03.10.2012
30.000,00
26.10.2012
30.000,00
08.11.2012
40.000,00
12.11.2012
40.000,00
11.12.2012
Konserwacja oświetlenia ulicznego FV nr 120 z
dnia 28.09.2013 – potwierdzenie zapłaty
03.10.2012, WB nr 193 z 03.10.2012
Przyłącze FV nr 249/6/10/2012 z 22/10/2012
oraz FV nr 214/6/10/2012 z 17.10.2012,
potwierdzenie zapłaty w dniu 26.10.2012, WB nr
210 z 26.10.2012
Konserwacja oświetlenia ulicznego FV nr 146 z
31.10.2012, potwierdzenie zapłaty z dnia
08.11.2012, WB nr 219 z 08.11.2012
Zmiana planu uchwałą nr XXV/125/12 z
12.11.2012
Konserwacja oświetlenia ulicznego FV nr 165 z
dnia 30.11.2012, potwierdzenie zapłaty z
11.12.2012, WB nr 245 z 11.12.2012
Kwota
wydatku
(zł)
Kwota
przekroczenia (zł)
Razem
29.976,96
+23.04
1.845,00
- 1.821,96
10.946,36
- 12.768,32
1.845,00
- 14.613,32
0,00
- 4.613,32
1.845,00
- 6.458,32
J.w.
33
45.000,00
21.12.2012
54.000,00
27.12.2012
Zmiana planu zarządzeniem nr 0050.45.2012 z
21.12.2012
Zmiana planu uchwałą nr XXVI/131/2012 z dnia
27.12.2012
0,00
- 1.458,32
0,00
+7.541,68
W zakresie udzielania zamówień publicznych
„Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w miejscowościach Będków – Zacharz –
Nowiny oraz Rosocha” – projekt współfinansowany przez Unię Europejską w
ramach Programu Rozwój Obszarów Wiejskich 2007 – 2013 Działanie 321
„Podstawowe Usługi dla Gospodarki i Ludności Wiejskiej”.
1.
Dokumentacja projektowa, sporządzona została na postawie umowy nr
U-p/1/2011 zawartej w dniu 28 marca 2011 roku między Gminą Będków
a Przedsiębiorstwem Projektowo-Wykonawczym „BIOPROJEKT” Grzegorz
Jaśki ul. Fabryczna 26, 97-310 Moszczenica. Za wykonanie przedmiotu
umowy strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości 52.500,00 zł netto,
tj. 64.575,00 zł brutto, płatne w dwóch transzach. Na mocy ww. umowy
wykonawca sporządził projekt budowlany, specyfikacje techniczną,
kosztorysy inwestorskie wraz z przedmiarami. W dniu 1 lutego 2013 roku
z wykonawcą zawarto umowę dotyczącą aktualizacji przedmiotowej
dokumentacji
projektowej
w
zakresie
kosztorysów
inwestorskich
i przedmiarów robót, za wynagrodzeniem w kwocie 3.690,00 zł brutto.
Zgodnie z dokumentacją przedstawioną kontrolującym, zaktualizowane
kosztorysy sporządzone zostały w dniu 2 stycznia 2013 roku, a zatem przed
zawarciem powyższej umowy. W wyniku analizy dokumentacji projektowej
kontrolujący stwierdzili, że zamawiający - Gmina Będków opisał przedmiot
zamówienia z naruszeniem art. 29 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r.,
poz. 907 ze zm.), zgodnie z którym - przedmiot zamówienia opisuje się
w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych
i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności
mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie
można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję,
oraz poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia,
chyba, że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia
i zamawiający nie może opisać przedmiotu za pomocą dostatecznie
dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub
równoważny”. W powyższej dokumentacji zamawiający określił, iż projektuje
się wyposażenie pompowni w system pomp „METALCHEM” lub równoważny,
a producentem przepompowni jest firma „METALCHEM WARSZAWA” S.A.
ul. Studzienna 7a, 01-259 Warszawa lub równoważna.
Niemniej jednak samo stosowanie zapisu „lub równoważne” jest
niewystarczające dla spełnienia regulacji wynikającej z art. 29 ustawy Prawo
zamówień publicznych, bowiem jak wskazano w tym przepisie, jedynym
odstępstwem od zakazu opisu przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie na
znaki towarowe jest specyfika przedmiotu zamówienia, uniemożliwiająca opis
przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń.
W kontrolowanym przypadku nie można stwierdzić, by przedmiot
zamówienia był na tyle charakterystyczny i nietypowy, aby niemożliwe stało
się jego opisanie w sposób wskazany w art. 29 ust.1 ustawy Prawo
34
zamówień publicznych. Powyższe stanowisko potwierdza orzecznictwo KIO
(np. wyrok z dnia 15 października 2011 roku KIO 2132/116).
2.
W związku z ogłoszeniem w dniu 14 lutego 2013 roku przetargu na realizację
inwestycji pn.: „Budowa kanalizacji sanitarnej w miejscowościach Będków –
Zacharz – Nowiny oraz Rosocha”, poprzez opublikowanie w Biuletynie
Zamówień Publicznych ogłoszenia o zamówieniu nr 23489-2013, do
ustalonego na dzień 1 marca 2013 roku terminu składania ofert do siedziby
zamawiającego wpłynęło pięć ofert. Zgodnie z kosztorysami inwestorskimi
wartość zamówienia oszacowana została na 4.095.194,92 zł, natomiast
przed otwarciem ofert zamawiający poinformował, że na realizację
przedmiotu zamówienia zamierza przeznaczyć 3.500.000,00 zł.
W rezultacie weryfikacji złożonych ofert kontrolujący stwierdzili, iż cena
oferowana przez dwóch wykonawców znacząco odbiegała od wskazanych
powyżej wartości ustalonych przez zamawiającego: oferta nr 4 złożona przez
firmę „BINSTAL” Bożena Tchórz ul. Spalska 26/28, 97-200 Tomaszów
Mazowiecki – wskazywała na cenę netto w wysokości 1.962.723,00 zł,
2.414.149,29 zł brutto, a oferta nr 5, złożona przez „BINSTAL” s.c. Tchórz
Honorata i Tchórz Przemysław ul. Konstytucji 3-go Maja 38 97-200
Tomaszów Mazowiecki – cenę netto 1.864.227,00 zł, co daje kwotę
2.292.999,21 zł brutto. Wskazane przez powyższych wykonawców oferty
stanowiły odpowiednio: 47,93 % i 45,52% wartości zamówienia oszacowanej
na podstawie kosztorysów inwestorskich, oraz 56,08% i 53,26% wartości
jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację inwestycji, ogłoszoną
przed otwarciem ofert. Porównując powyższe wartości do cen, jakie oferowali
wykonawcy w trzech pozostałych ofertach, także należy stwierdzić duże
dysproporcje, gdzie: [1] w ofercie nr 1 wykonawca P.H.U. Wodociągi
i Kanalizacje Krzysztof Kuciński 95-015 Głowno, ul. Ordona 15 zaoferował
cenę netto 2.909.756,10 zł, (3.579.000,00 zł brutto), co stanowiło 71,05%
oszacowanej w kosztorysach wartości zamówienia i 83,14% kwoty
zamówienia, jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację
inwestycji; [2] w ofercie nr 2 wykonawca „BARNIAK” Projektowanie,
Wykonawstwo, Konserwacje Urządzeń Wod.Kan. Marek Bartniak 95-050
Konstantynów Łódzki ul. Baczyńskiego 6, zaoferował 2.510.500,00 zł netto
(3.087.915,00 zł brutto), co daje odpowiednio 61,30% i 71,73%; [3]
a w ofercie nr 3 wykonawca „SKANSKA S.A” 01-518 Warszaw, ul. Generała
Józefa Zajączka 9 zaoferował 2.556.075,21 zł netto (3.143.972,51 zł brutto),
6
„Zastosowanie art. 29 ust. 3 pzp winno mieć miejsce, gdy specyfika danego zamówienia, cechy zamawianego
przedmiotu przemawiają za tym, że jego opis będzie efektywniejszy i bardziej adekwatnie odda charakterystykę
przedmiotu, gdy nastąpi odesłanie do znaku towarowego, patentu lub pochodzenia, zaś typowy opis, dokonany
poprzez charakterystykę i opis cech funkcjonalnych, technicznych i jakościowych może nie oddać lub oddać nie w
pełni uzasadnianej specyfiką zamówienia potrzeby zamawiającego. Dopuszczenie możliwości zastosowania urządzeń
i rozwiązań równoważnych nie może sprowadzać się do ogólnego stwierdzenia, że wykonawcy mogą zaoferować
(zastosować) urządzenia i rozwiązania o parametrach „nie gorszych”, ale winno polegać na określeniu, jakie cechy i
właściwości przedmiotu wyznaczają te równoważność. Jakkolwiek brak jest przepisu p.z.p., który wprost nakładałby
na zamawiającego obowiązek precyzowania wymogów, parametrów, odnoszących się do dopuszczalnego zakresu
równoważności ofert, wskazywania określonych parametrów i ich minimalnych wielkości dla oceny równoważności
oferowanych produktów, jednak wskazanie dopuszczalnego zakresu równoważności ofert należy uznać co najmniej
za pożądane w świetle zasad zawartych w art. 7 ust. 1 p.z.p., a nadto przepisu art. 29 ust. 2 p.z.p. Nie sposób
przyjmować, by za równoważne należało uznawać te materiały, urządzenia, które zostały wymienione przez
zamawiającego – równoważność w takim wypadku byłaby iluzoryczną i sprowadzałaby się jedynie do możliwości
zaoferowania urządzeń i materiałów jedynie producenta i typu wymienionego w siwz. Pojęcie równoważności nie
może oznaczać tożsamości produktów, ponieważ przeczyłoby to istocie oferowania produktów równoważnych i
czyniłoby możliwość oferowania produktów równoważnych pozorną i w praktyce niemożliwą do spełnienia. Gdy
zamawiający nie wymienił wszystkich istotnych dla niego parametrów i cech wymaganego przedmiotu, które miałyby
decydować o zachowaniu równoważności, nie jest dopuszczalne przyjęcie tezy, że w takim wypadku równoważność
dotyczy wszystkich parametrów danego urządzenia”.
35
co stanowiło odpowiednio 62,42% i 73,03%. Mimo powyższych okoliczności,
zamawiający zaniechał przeprowadzenia procedury związanej z ustaleniem,
czy ceny oferowane przez „BINSTAL” Bożena Tchórz i „BINSTAL” s.c. Tchórz
Honorata i Tchórz Przemysław, nie stanowią rażąco niskiej ceny, o której
mowa w art. 90 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z powołanym
przepisem, zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską
cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się do wykonawcy
o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty
mających wpływ na wysokość ceny. W przypadku braku złożenia przez
wykonawcę wyjaśnień lub gdy ocena wyjaśnień wraz z dowodami potwierdza
rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia zamawiający
odrzuca ofertę wykonawcy. Zgodnie z ust. 2 przywołanego powyżej przepisu,
oceniając wyjaśnienia, należy brać pod uwagę obiektywne czynniki,
w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane
rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania
zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy oraz
wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.
Powyższe wskazuje, zatem iż ustalenie rażąco niskiej ceny powinno odbywać
się w odniesieniu do danego przedmiotu zamówienia, tj. konkretnego dobra,
jakie zamawiający chce pozyskać. Dlatego właściwa jest weryfikacja
konkretnej, zaoferowanej przez wykonawcę ceny, w odniesieniu do
konkretnego przetargu, a nie powoływanie się na dotychczasowe
doświadczenie i praktykę wykonawcy7. W omawianym przypadku,
w wyjaśnieniach złożonych kontrolującym przez Wójta Gminy Będków,
stanowiących załącznik nr 44 do protokołu kontroli, brak wszczęcia
postępowania mającego na celu ustalenie rażąco niskiej ceny podyktowany
był doświadczeniami z realizacji podobnego zadania w 2010 roku.
3.
Dokonując szczegółowej weryfikacji ofert, co do których istniała znacząca
zbieżność nazw firm „BINSTAL” Bożena Tchórz oraz „BINSTAL” s.c. Honorata
Tchórz i Przemysław Tchórz, kontrolujący stwierdzili istotne powiązania
między tymi podmiotami:
−
oferty złożone przez ww. podmioty były tożsame w zakresie sposobu ich
przygotowania poprzez zastosowanie identycznych kopert i nadruków na
kopertach. Oferty wypełnione zostały komputerowo taką samą czcionką
i złożone w tym samym dniu - 1 marca 2013 roku w odstępie jednej minuty
(oferta nr 4 złożona o godzinie 09:46, oferta nr 5 złożona o godzinie 09:47);
−
w zakresie treści ofert, firma „BINSTAL” s.c. w załączniku nr 9 do SIWZ,
stanowiącym wzór zobowiązania do udostępnienia zasobów przez inne
podmioty wskazała, że podmiotem udostępniającym zasoby będzie firma
„BINSTAL” Bożena Tchórz ul. Spalska 28/26, 97-200 Tomaszów Mazowiecki.
Przedmiotem udostępnienia będzie wiedza oraz doświadczenie niezbędne do
wykonania zamówienia. W załączniku nr 5 do oferty „BINSTAL s.c.”,
obejmującym wykaz osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia,
załączono zestawienie treściowo tożsame z tym załączonym do oferty przez
„BINSTAL” Bożena Tchórz, zgodnie z którym - kierownikiem budowy przy
realizacji zamówienia zostanie Bożena Tchórz, a kierownikiem robót
drogowych Edward Kamiński;
−
w dalszej części oferty firmy „BINSTAL” s.c., obejmującej wykaz wykonanych
robót budowlanych (doświadczenie), wskazano na trzy pozycje: [1] Urząd
Gminy Odrzywole – załączono referencje wskazujące, iż roboty wykonane
7
Opinia Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 8 kwietnia 2011 roku znak UZP/DP/0-PKA/20332/3661/11.
36
zostały przez firmę „BINSTAL” Bożena Tchórz z siedzibą ul. Konstytucji 3-go
Maja 38, 97-200 w Tomaszowie Mazowieckim; [2] Urząd Gminy w Będkowie
– załączono referencję wskazujące, iż roboty budowlane wykonane zostały
przez firmę „BINSTAL” Bożena Tchórz z siedzibą przy ul. Spalskiej 26/28;
[3] Urząd Gminy Sławno – załączono referencje wskazujące, iż roboty
budowlane wykonała firma „BINSTAL” Bożena Tchórz z siedzibą przy
ul. Spalskiej 28/26 w Tomaszowie Mazowieckim;
−
w załączonym do oferty „BINSTAL” Bożena Tchórz wydruku z Centralnej
Ewidencji i Informacji o działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej
wskazano, że adres głównego miejsca wykonywania działalności oraz adres
do doręczeń to ul. Spalska 26/28, 97-200 Tomaszów Mazowiecki, a adres
dodatkowych miejsc wykonywania działalności to ul. Konstytucji 3 Maja 38,
97-200 Tomaszów Mazowiecki, a więc adres tożsamy z tym, który jest
adresem głównego miejsca wykonywania działalności przez firmę „BINSTAL”
s.c. Honorata Tchórz i Przemysław Tchórz;
−
w umowie spółki cywilnej „BINSTAL” s.c. w Tomaszowie Mazowieckim
zawartej w dniu 6 października 2011 roku wskazano, iż Przemysław Tchórz
jest synem Mieczysława i Bożeny Tchórz, zamieszkałych w Tomaszowie
Mazowieckim przy ul. Wołodyjowskiego 5, 97-200. Z kolei w zaświadczeniu
z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w podatkach z dnia 14 grudnia
2013 roku, załączonym do oferty firmy „BINSTAL” Bożena Tchórz, wskazano,
iż wyżej wymieniona, właścicielka firmy, zamieszkuje pod wskazanym
w ww. umowie spółki adresem – ul. Wołodyjowskiego 5, 97-200 Tomaszów
Mazowiecki.
Co istotne, w toku postępowania przetargowego, w związku z koniecznością
uzupełnienia ofert, zamawiający wezwał wykonawców do ich uzupełnienia
w celu weryfikacji spełniania przez nich warunków udziału w postępowaniu:
„BINSTAL” Bożena Tchórz pismo z dnia 7 marca 2013 roku – odpowiedź
doręczona została do Urzędu Gminy w dniu 14 marca o godzinie 11:40;
„BINSTAL” s.c. Honorata Tchórz i Przemysław Tchórz pismo z dnia 7 marca
2013 roku – odpowiedź doręczona została do Urzędu w dniu 14 marca
o godzinie 11:50. Po uzupełnieniu dokumentów, stwierdzono, że oferent nr 5
firma „BINSTAL” s.c. Honorata Tchórz i Przemysław Tchórz nie spełniali
warunków udziału w postępowaniu, w konsekwencji czego - zostali na mocy
art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych wykluczeniu
z udziału w postępowaniu. Zamawiający w SIWZ określił, że o zamówienie
mogą ubiegać się wykonawcy znajdujący się w odpowiedniej sytuacji
ekonomicznej lub finansowej, którzy m.in. wykażą, że posiadają środki
finansowe lub zdolność kredytową w wysokości, co najmniej 1.000.000,00 zł.
Na potwierdzenie spełniania warunku wykonawca zobowiązany był
dostarczyć informacje z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, w której wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą
wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową.
W uzupełnionej z dniem 14 marca 2013 roku ofercie wykonawca przedstawił
opinię bankową, z której wynikało m.in., że „BINSTAL” s.c. Honorata Tchórz
i Przemysław Tchórz posiada zdolność kredytową w wysokości 700.000,00 zł,
jednocześnie nie informującą o konkretnej wysokości środków znajdujących
się na rachunku bankowym. Odniesiono się jedynie do ilości cyfr
stanowiących obroty na przedmiotowym rachunku bankowym, w danym
przedziale czasowym.
Powyższe ustalenia odnieść należy do ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r.,
nr 153, poz. 1503 ze zm.), gdzie wskazano w art. 3 – art. 15 katalog czynów
37
nieuczciwej konkurencji, którymi jest działanie sprzeczne z prawem lub
dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy
lub klienta. I tak, czynami nieuczciwej konkurencji jest, m.in., utrudnianie
innym przedsiębiorcom dostępu do rynku, w szczególności przez:
[1] sprzedaż towarów lub usług poniżej kosztów ich wytworzenia lub
świadczenia albo ich odsprzedaż poniżej kosztów zakupu w celu eliminacji
innych przedsiębiorców, [2] nakłanianie osób trzecich do odmowy sprzedaży
innym przedsiębiorcom albo niedokonywania zakupu towarów lub usług od
innych przedsiębiorców, [3] rzeczowo nieuzasadnione, zróżnicowane
traktowanie niektórych klientów, [4] pobieranie innych niż marża handlowa
opłat za przyjęcie towaru do sprzedaży, [5] działanie mające na celu
wymuszenie
na
klientach
wyboru
jako
kontrahenta
określonego
przedsiębiorcy lub stwarzanie warunków umożliwiających podmiotom trzecim
wymuszanie zakupu towaru lub usługi u określonego przedsiębiorcy. Ostatni
z powyższych czynów może polegać m.in. na [1] ograniczeniu w istotny
sposób lub wyłączeniu możliwości dokonywania przez klienta zakupu u
innego przedsiębiorcy, [2] stworzeniu sytuacji powodujących pośrednio lub
bezpośrednio narzucanie klientom przez podmioty trzecie konieczności
dokonania zakupu u danego przedsiębiorcy lub u przedsiębiorcy, z którym
dany przedsiębiorca pozostaje w związku gospodarczym. Analizując treść
przywołanych przepisów w kontekście stwierdzonych okoliczności, stwierdzić
można, iż współpraca między firmami „BINSTAL” s.c. Honorata Tchórz
i Przemysław Tchórz i „BINSTAL” Bożena Tchórz nie była przypadkowa,
a podmioty te miały możliwość porozumiewania się ze sobą przy
sporządzaniu ofert i ustalaniu ceny, w celu jedynie pozornego jej
zróżnicowania, w konsekwencji których to uzgodnień, zamawiający dokonał
wyboru jednego z podmiotów działających w porozumieniu. Szereg
wskazanych powyżej przesłanek świadczący o możliwości zaistnienia
tzw. zmowy przetargowej między wykonawcami ubiegającymi się
o udzielenie zamówienia publicznego.
Istotą postępowań o udzielenie zamówienia publicznego jest wybór
najkorzystniejszej oferty dokonany w warunkach uczciwej konkurencji
między wykonawcami, a nie wspólne przygotowanie ofert przez
wykonawców. W odwołaniu do art. 3 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji, sprzeczne z dobrymi obyczajami jest współdziałanie
wykonawców, którzy powinni w takim przetargu konkurować ze sobą.
Ustalenia kontroli znajdują potwierdzenie na gruncie orzecznictwa Krajowej
Izby Odwoławczej: wyrok KIO: 1225/12 i 1229/12 z dnia 26 czerwca
2012 roku oraz KIO 517/13 z dnia 20 marca 2013 roku8. Stwierdzić zatem
można, iż działanie zamawiającego, polegające na niewykluczeniu
z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Budowa sieci
kanalizacji sanitarnej w miejscowościach Będków – Zacharz – Nowiny oraz
Rosocha” dwóch podmiotów: BINSTAL Bożena Tchórz oraz BISNTAL s.c.
Honorata Tchórz i Przemysław Tchórz, stanowiło naruszenie art. 89 ust. 1
pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający
8
„(…) Stworzeniem warunków wymuszających na klientach dokonanie wyboru określonego przedsiębiorcy oraz
ograniczeniem dostępu do rynku jest składanie ofert przez podmioty powiązane ze sobą kapitałowo, organizacyjnie,
udostępniające sobie potencjał osobowy oraz zasoby w postaci doświadczenia i oferujące ten sam produkt, w sytuacji
gdy wykluczenie jednego z nich lub odrzucenie złożonej przez niego oferty prowadzi nie do wyboru oferty
niezależnego konkurującego wykonawcy, lecz do wyboru oferty wykonawcy powiązanego. (…) Podnoszone przez
odwołującego, a wręcz notoryjne (możliwe do ustalenia na podstawie samej zbieżności nazw, nazwisk i siedzib
podmiotów) organizacyjne lub rodzinne powiązania pomiędzy poszczególnymi przedsiębiorcami składającymi oferty,
sposób przygotowania i wyceniania wskazujący na ich wspólne przygotowania, przesądzają o tego typu kwalifikacji
działań wykonawców. Powyższe okoliczności i tzw. formalne podobieństwa ofert są jak najbardziej wystarczające w
tym zakresie(…)”.
38
odrzuca ofertę, jeżeli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji
w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Stwierdzenie
istnienia zmowy przetargowej, z uwagi na brak dostępu do zawieranych
między wykonawcami porozumień, powinno opierać się na dowodach
pośrednich, uzasadniających mniejsze lub większe domniemanie zaistnienia
czynu9.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1.
Z ewidencji księgowej na koncie 011 wynikało, że konto na dzień 1 stycznia
2012 roku wykazuje saldo 0,00 zł, natomiast w bilansie za 2012 rok
wykazano w pozycji aktywów A.II – „Rzeczowe aktywa trwałe”, wartość
10.596.238,96 zł. Na dzień 31 grudnia 2012 roku saldo konta 011 wynosiło
1.151.786,45 zł, natomiast w bilansie za 2012 rok wykazano w pozycji A.II
wartość 15.793.339,99 zł. Powyższe wskazuje na niezgodność prowadzonej
ewidencji księgowej Urzędu z poszczególnymi pozycjami bilansu za 2012 rok
dotyczącymi środków trwałych.
2.
Jednostka prowadziła ewidencję analityczną środków trwałych z podziałem
na następujące grupy: [1] budynki i budowle, [2] wodociągi, [3] kanalizacja,
[4] oczyszczalnia ścieków, [5] drogi asfaltowe, [6] środki transportu Urzędu
Gminy Będków, [7] środki transportowe OSP, [8] sprzęt gospodarczy.
W odrębnej księdze inwentarzowej pod nazwą GRUNTY, ujęte były grunty,
które nie podlegają amortyzacji. Wskazany podział środków trwałych był
niezgodny z podziałem rodzajowym i zasadami klasyfikowania środków
trwałych określonymi w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
10 grudnia 2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U.
z 2010 r., nr 242, poz. 1622). Ponadto, ewidencja syntetyczna na koncie 011
była niezgodna z ewidencją analityczną środków trwałych prowadzoną
ręcznie.
3.
W wyniku kontroli dokumentów źródłowych ustalono, że wartość początkowa
następujących dróg: Drzazgowa Wola-Ceniawy, Ewcin oraz Zacharz, została
zaniżona o koszty opracowania dokumentacji oraz koszty nadzoru
inwestorskiego.
Wartość
drogi
Drzazgowa
Wola-Ceniawy
wynosiła
170.284,66 zł, a po uwzględnieniu ww. kosztów powinna wynosić
173.784,66 zł. Podobnie wartość drogi Ewcin wynosiła 81.948,99 zł,
a powinna wynosić 83.948,99 zł. Również droga Zacharz została
wprowadzona do ewidencji środków trwałych w wartości 65.475,36 zł,
a powinna być wprowadzona do ewidencji w wartości 67.475,36 zł. Ponadto
dla takich środków trwałych jak: zagęszczarka, traktor, zamiatarka oraz
odśnieżarka, nie zostały sporządzone dokumenty OT w momencie przyjęcia
tych środków trwałych do używania.
4.
Zgodnie z ewidencją księgową konto 013 wykazywało wartość 0,00 zł
w 2012 roku, jako bilans otwarcia, co oznaczało, że w latach wcześniejszych
jednostka nie ewidencjonowała pozostałych środków trwałych na koncie
syntetycznym
013.
Ponadto,
występowała
niezgodność
ewidencji
syntetycznej na koncie 013 z ewidencją analityczną pozostałych środków
trwałych.
5.
W ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych ujmowano
w kontrolowanym okresie składniki majątkowe, które powinny być ujęte
w ewidencji syntetycznej i analitycznej konta 011 - środki trwałe. Jako
9
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 sierpnia 2006 roku III SK 6/06.
39
przykład można wskazać drukarkę laserową OKI B840n o wartości 3.899,10
zł, zgodnie z fakturą nr FS-46/11/U1D z dnia 20 lipca 2011 roku, a także
kocioł CO o wartości 8.062,00 zł, zgodnie z fakturą nr 59/2012 z dnia
19 października 2012 roku.
6.
Urząd nie prowadził w ewidencji księgowej konta syntetycznego 071 umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
W związku z tym, w kontrolowanym okresie nie były ewidencjonowane
odpisy umorzeniowe środków trwałych.
7.
W wyniku kontroli dokumentów źródłowych ustalono, że następujące środki
trwałe: „Dom Ludowy w Wyknie”, „Moje Boisko Orlik” oraz „Droga
Drzazgowa Wola-Ceniawy” rozpoczęto amortyzować z opóźnieniem. „Dom
Ludowy w Wyknie” przyjęto do ewidencji w kwietniu 2012 roku, natomiast
wartość umorzenia środka trwałego była naliczana od początku 2013 roku.
„Moje Boisko Orlik” przyjęto do ewidencji w październiku 2012 roku,
a umorzenie środka trwałego było naliczane od początku 2013 roku. „Droga
Drzazgowa Wola-Ceniawy” została przyjęta do ewidencji w październiku
2012 roku, umorzenie środka trwałego było naliczane od początku
2013 roku. Zgodnie z art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym
od osób prawnych, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości
początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych,
z zastrzeżeniem art. 16k ww. ustawy, począwszy od pierwszego miesiąca
następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono
do ewidencji środków trwałych.
8.
Urząd Gminy Będków nie prowadził ewidencji księgowej na koncie 020 –
wartości niematerialne i prawne. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że składniki
majątku, które mogły być zaewidencjonowane na ww. koncie były kupowane
ponad 10 lat temu i zostały zamortyzowane. Kontrolujący nie odnotowali
faktu ujęcia w ewidencji syntetycznej i analitycznej wartości niematerialnych
i prawnych także w poprzednich latach.
9.
Stwierdzono przypadki naruszenia art. 26 ust. 1, 2 i 3 ustawy
o rachunkowości, w zakresie terminów przeprowadzania inwentaryzacji.
Z uwagi na szereg nieprawidłowości związanych z ewidencja księgową
jednostki, kontrolujący zwrócili się do Skarbnika Gminy Będków
o przedstawienie dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej w 2012 roku
rocznej inwentaryzacji, m.in., w zakresie środków pieniężnych w kasie,
środków pieniężnych na rachunkach bankowych, należności, pożyczek
i kredytów. W odpowiedzi na powyższe, w dniu 26 marca 2014 roku
kontrolujący otrzymali wyjaśnienie, zgodnie z którym „Obiekt Urzędu Gminy
w Będkowie, oraz pozostałe obiekty mienia komunalnego (szkoła,
hydrofornia, oczyszczalnia ścieków), są obiektami strzeżonymi – Firma
TRANSFER – Tomaszów Mazowiecki. Zgodnie z art. 26 ustawy
o rachunkowości, a także zgodnie z § 6 instrukcji inwentaryzacyjnej,
inwentaryzację przeprowadza się raz w ciągu 4 lat. Nie jest coroczne
prowadzone potwierdzenie sald (środków pieniężnych, należności). Raz
w ciągu 4 lat sporządzany jest spis z natury środków trwałych na terenie
strzeżonym”. Jak wskazano w powyższym wyjaśnieniu, Gmina Będków
przeprowadza jedynie pełne inwentaryzacje składników majątku raz na
cztery lata.
10.
Stwierdzono nieobjęcie inwentaryzacją wszystkich składników majątkowych
Gminy Będków, co stanowiło naruszenie art. 26 ustawy o rachunkowości.
W trakcie czynności kontrolnych Skarbnik Gminy przedłożyła kontrolującym
księgę inwentarzową innych środków trwałych „Urządzenia techniczne –
40
Hydrofornia”. W księdze tej ujęte były cztery pozycje na łączną kwotę
44.800,00 zł. Co istotne, w żadnym z przedstawionych kontrolującym
protokołów z przeprowadzonej inwentaryzacji, ani w żadnym arkuszu
spisowym, nie wskazano na dokonanie inwentaryzacji urządzeń technicznych
hydroforni, ujętych w przedmiotowej księdze.
11.
W zakresie inwentaryzacji zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów
i pożyczek, wg stanu nadzień 31 grudnia 2013 roku – kontrolujący
stwierdzili, że inwentaryzacja przeprowadzona została nierzetelnie. Jako
potwierdzenie
zinwentaryzowania
zobowiązań,
w
dokumentacji
przedstawionej kontrolującym znajdowało się jedynie tabelaryczne
zestawienie kredytów, sporządzone przez Skarbnika Gminy Będków w dniu
17 stycznia 2014 roku. Zgodnie z zestawieniem, kwota zadłużenia ogółem
wynosiła 5.356.425,74 zł, co było zgodne z faktyczną kwotą zadłużenia.
Niemniej jednak, jako drugi dokument potwierdzający inwentaryzację
w przedmiotowym zakresie, przekazano kontrolującym sprawozdanie
z rozliczenia inwentaryzacji z dnia 17 stycznia 2014 roku, podpisane przez
Skarbnika oraz Wójta Gminy Będków, w którym stwierdzono, iż stan
zadłużenia na dzień 31 grudnia 2013 roku w podanej wyżej wysokości jest
zgodny z ewidencją księgową konta 134 Gminy Będków. W rzeczywistości
saldo konta 134 na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło 476.655,00 zł, co
świadczy o tym, iż stan zadłużenia nie był zgodny z ewidencją księgową
jednostki. Powyższe naruszało regulacje zawarte w art. 27 ust. 1 i ust. 2
ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi, przeprowadzenie i wyniki
inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami
ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między
stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych
należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego,
na który przypadł termin inwentaryzacji. Dokumentację, o której mowa
powyżej stanowią, np. dowody wewnętrzne jednostki, o których mowa
w art. 20 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy. Dowody te powinny być rzetelne, zgodne
z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
i zawierać co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy, wolne od błędów
rachunkowych, o czym mówi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
12.
W zakresie inwentaryzacji kasy – na podstawie sporządzonego w dniu
31 grudnia 2013 roku protokołu nr 1/2013, stwierdzono, że stan gotówki
w kasie wynosił 1.197,88 zł, co było zgodne z saldem kasowym i raportem
kasowym nr 43/13. Zgodność stanu środków pieniężnych w kasie z saldem
konta 101 na dzień 31 grudnia 2013 roku wskazuje, że nie przekazano
środków pieniężnych z kasy do Urzędu, a następnie do budżetu gminy.
Można zatem stwierdzić, że budżet gminy na dzień 31 grudnia 2013 roku
posiadał należności od swojej jednostki w wysokości 1.197,88 zł, która to
kwota w konsekwencji zwiększała stan wolnych środków budżetu Gminy
Będków.
13.
W zakresie inwentaryzacji środków pieniężnych zgromadzonych na
rachunkach bankowych – jako potwierdzenie inwentaryzacji Skarbnik Gminy
Będków przekazała kontrolującym jedynie tabelaryczne zestawienie
numerów rachunków bankowych ze wskazaniem na saldo wg stanu na dzień
31 grudnia 2013 roku, sporządzone przez Skarbnika Gminy w dniu
17 stycznia 2014 roku. W powyższym zestawieniu wskazano na
14 rachunków bankowych, z których 9 wykazywało na dzień 31 grudnia
2013 roku saldo. Kontrolujący stwierdzili, iż w rzeczywistości Gmina Będków
prowadziła dodatkowy, piętnasty rachunek bankowy, przeznaczony do
ewidencji opłat za gospodarowanie odpadami, który nie został wykazany
41
w przedmiotowym zestawieniu, a zgodnie z potwierdzeniem salda z banku –
stan środków na tym rachunku, na dzień 31 grudnia 2013 roku, wynosił
44.042,61 zł. Stwierdzone nieprawidłowości świadczą o nierzetelnie
przeprowadzonej inwentaryzacji środków pieniężnych znajdujących się na
rachunkach bankowych oraz o naruszeniu art. 27 ust. 1 ustawy
o rachunkowości, w zakresie braku należytego udokumentowania
przeprowadzonej inwentaryzacji i powiązania jej z zapisami ksiąg
rachunkowych. Zgodnie z art. 26 ust.1 pkt 1 ww. ustawy, inwentaryzacja
środków
pieniężnych
na
rachunkach
bankowych
powinna
zostać
przeprowadzona drogą otrzymania od banków potwierdzenia prawidłowości
wskazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz
wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
14.
W zakresie weryfikacji sald kont rozrachunkowych – zespół spisowy:
inspektor Beata Kowalczyk, inspektor Jolanta Burczyńska oraz inspektor
Marzanna Jagiełło, po dokonaniu weryfikacji, sporządził zestawienie zbiorcze,
które nie zostało opatrzone podpisami osób je sporządzających, a jedynie
zatwierdzone przez Wójta Gminy Będków. Kontrolujący, dokonując
weryfikacji przedmiotowego zestawienia z ewidencją księgową jednostki
i dokumentacją źródłowa stwierdzili szereg rozbieżności, co przedstawiono
w poniższej tabeli:
Konto
Zestawienie zbiorcze wg.
inwentaryzacji
Należności
(A)
225
221
229
231
234
240
0,00
406.602,14
0,00
0,00
0,00
0,00
Zobowiązania
(B)
0,00
11.383,45
53.350,01
275.536,90
22.527,00
0,00
Zestawienie obrotów i sald za
okres od początku roku do dnia
31.12.2013
Należności
(C)
Zobowiązania
(D)
0,00
0,00
0,00
1.904.806,86
9,93
0,00
0,00
0.00
BRAK TAKIEGO KONTA
0,00
1.757.110,91
Różnice
Należności
(C-A)
Zobowiązania
(D-B)
0,00
0,00
- 406.602,14
1.893.423,41
9,93
- 53.350,01
- 275.527,00
0,00
BRAK TAKIEGO KONTA
1.757.110,91
0,00
Ponownie, poza tabelarycznym zestawieniem, o którym mowa powyżej, nie
udokumentowano w należyty sposób przeprowadzonej inwentaryzacji i nie
powiązano jej z zapisami w księgach rachunkowych, a także nie wyjaśniono
różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach
rachunkowych, co stanowiło naruszenie art. 27 ustawy o rachunkowości,
oraz
wskazuje
na
nierzetelnie
przeprowadzone
czynności
inwentaryzacyjnych.
15.
W zakresie weryfikacji salda konta 080 - inwestycje – kontrolujący
stwierdzili, że mimo obowiązku - nałożonego zarządzeniem nr 0050.37.2013
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku Gminy
Będków - zinwentaryzowania powyższego konta, którego saldo Wn na dzień
31 grudnia 2013 roku, wynosiło 565.899,98 zł, jednostka nie przeprowadziła
inwentaryzacji, co potwierdziła Skarbnik Gminy w oświadczeniu złożonym
kontrolującym w dniu 7 kwietnia 2014 roku, stanowiącym załącznik nr 52 do
protokołu kontroli.
16.
W zakresie inwentaryzacji gruntów konto 011 - środki trwałe – jak wskazano
we wcześniejszej części wystąpienia pokontrolnego, Gmina Będków nie
prowadziła ewidencji analitycznej do konta 011 zgodnie z podziałem
wskazanym w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków
Trwałych. W zakresie gruntów ewidencja majątku prowadzona była w formie
ręcznej, w osobnej księdze środków trwałych. Jak wskazano w „Rozliczeniu
inwentaryzacji za 2013 rok”, sporządzonym przez Skarbnika Gminy, wartość
42
gruntów na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiła 151.300,00 zł. Wartość ta
odpowiadała kwocie ujętej w KŚT „Grunty”. Niemniej jednak, zgodnie
z zestawieniem obrotów i sald za okres od początku roku do dnia 31 grudnia
2013 roku, saldo Wn konta 011 wynosiło 6.578,00 zł, na którą to kwotę
składało się nabycie 22 regałów (Wn011/Ma080). Z uwagi na brak
wprowadzenia bilansu otwarcia do konta 011, poza ww. kwotą nie
wskazywało ono na posiadanie przez Gminę Będków innych środków
trwałych.
Prawidłowa inwentaryzacja gruntów polega na porównaniu danych
wynikających z ewidencji księgowej z dokumentacją źródłową, w tym m.in.
z aktami notarialnymi nabycia lub zbycia nieruchomości, decyzjami
komunalizacyjnymi, orzeczeniami sądu. Brak prowadzenia rzetelnej ewidencji
do konta 011, w tym w zakresie gruntów, wskazuje na brak możliwości
przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób zgodny z przepisami prawa. Jak
poinformowała kontrolujących Skarbnik Gminy - „inwentaryzację gruntów
przeprowadzono na podstawie porównania danych ksiąg-rejestru oraz
sprawdzono ich stan zagospodarowania i przeznaczenia”, co wskazuje na
nierzetelnie przeprowadzoną inwentaryzację gruntów.
17.
W zakresie inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury –
ustalono, że jednego dnia, w przeciągu jednej godziny, w odstępie czasowym
14:00 – 15:00, zespół spisowy dokonał spisu pozycji znajdujących się na
arkuszach spisowych nr 29 – 36. W zakresie przedmiotów majątkowych
objętych arkuszami nr nr 33, 34 i 35 stwierdzono naruszenie art. 26 ust.1
pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - inwentaryzację środków
trwałych do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw
zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych,
należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z
tytułów publicznoprawych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w
art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie
ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było
możliwe – przeprowadza się metodą porównania danych ksiąg rachunkowych
z odpowiednimi dokumentami. Cechą szczególną tej metody inwentaryzacji
jest stwierdzenie faktycznej ilości majątku poprzez, m.in., przeliczenie czy
zważenie i ujęcie na arkuszach spisowych, wycena ujętych na arkuszach
składników w celu ustalenia ich rzetelnej wartości, a także porównanie ilości
i wartości składników majątkowych objętych spisem z danymi wynikającymi
z
ksiąg
rachunkowych.
Nieprawidłowo,
metodą
spisu
z
natury
zinwentaryzowano m.in.: [1] arkusz nr 33 - linia wodociągowa z przyłączami
- 724.805,23 zł, linia wodociągowa z przyłączami - 63.564,84 zł, linia
wodociągowa
z
przyłączami
122.427,99
zł,
linia
wodociągowa
i 52 sztuki przyłączy - 349.012,41 zł, przyłącza 4.261,49 zł, linia
wodociągowa z przyłączami Spinka - 287.927,73 zł; [2] arkusz nr 34 kanalizacja na łączną kwotę 4.497.222,12 zł, w tym: kanalizacja I etap 520.256,47 zł, kanalizacja II etap, przyłącza dla 130 dostawców 219.415,41 zł, kanalizacja Będków, Rosocha, Wykno, Rudnik 2.083.594,12 zł, obiekty infrastruktury - 470.666,07 zł, rozruch
technologiczny - 36.791,95 zł; [3] arkusz nr 35 – drogi i chodniki na łączną
kwotę - 4.933.202,26 zł. Zgodnie z przywołanym na wstępie art. 26 ust.1
pkt 3 ustawy o rachunkowości, wyżej wymienione składniki należało
zinwentaryzować metodą weryfikacji sald poprzez porównanie danych
wynikających z ewidencji księgowej z dokumentacją źródłową. Dodatkowo,
w arkuszu spisowym nr 34 spisano rozruch technologiczny, który ujęty jest
w księdze środków trwałych oczyszczalni ścieków. Rozruch ten, jako
czynność mająca na celu uruchomienie oczyszczalni oraz sprawdzenie jej
43
działania, nie jest środkiem trwałym i nie może być w niej ewidencjonowany.
Nie podlega także inwentaryzacji (a już na pewno nie da się go spisać
z natury).
W zakresie wynagrodzeń nauczycieli
1.
W wyniku kontroli stwierdzono, że Gmina Będków w sprawozdaniu za
2013 rok zawyżyła wydatki poniesione na nauczycieli mianowanych o kwotę
288,66 zł oraz błędnie wyliczyła strukturę zatrudnienia jednego z nauczycieli
mianowanych. Powyższe spowodowało zaniżenie kwoty różnicy między
wydatkami faktycznie poniesionymi a iloczynem w rozumieniu art. 30 ustawy
z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2006 r.,
Dz. U. nr 97, poz. 674 ze zm.) o kwotę 914,79 zł.
2.
Przy obliczaniu osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego Sj w 2013 roku
dla nauczycieli mianowanych, błędnie wyliczono okres zatrudnienia dla
jednego z nauczycieli oraz w okresie I-VIII uwzględniono dwóch nauczycieli,
którzy nie posiadali stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego.
Sposób dokonywania wyliczeń spowodował, że w 6 przypadkach na 8
skontrolowanych zaniżono wypłacone jednorazowe dodatki uzupełniające,
natomiast w pozostałych 2 przypadkach jednorazowe dodatki uzupełniające
zostały zawyżone.
Odpowiedzialność za ujawnione naruszenia ponoszą Wójt Gminy, Skarbnik Gminy
oraz pracownicy Urzędu Gminy w zakresie wskazanym szczegółowo w protokole
kontroli.
II.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie
działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu
w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1.
Ustalić zasady kontroli zarządczej obowiązujące w Urzędzie Gminy
w Będkowie w celu zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, zgodnie z art. 68 – 71 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych.
2.
Ustalić zasady (politykę)
rachunkowości
odpowiadające wszystkim
wymaganiom wskazanym w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości, w tym m.in. określić sposoby prowadzenia ksiąg
rachunkowych, w tym co najmniej zakładowy plan kont, ustalający wykaz
kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady
prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi
głównej, a także wykaz ksiąg rachunkowych. Przy prowadzeniu ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera ustalić wykaz zbiorów danych
tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych
z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji
całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opis
systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych
przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierającego
wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury
44
oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz
programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod
zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto
określić wersje oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
3.
W planie rozchodów budżetu ustalać kwoty spłat zaciągniętych pożyczek
i kredytów zgodnie z zawartymi umowami i harmonogramami spłat.
4.
Zapewnić przestrzeganie art. 91 ust. 2 ustawy o finansach publicznych,
zgodnie z którym - w przypadku ubiegania się przez jednostkę samorządu
terytorialnego o kredyt lub pożyczkę na cel, o którym mowa w art. 89 ust. 1
pkt 2-4 i art. 90, a także w przypadku zamiaru emisji przez jednostkę
samorządu terytorialnego papierów wartościowych na cel, o którym mowa
w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 i art. 90, zarząd tej jednostki jest obowiązany
uzyskać opinię regionalnej izby obrachunkowej o możliwości spłaty kredytu
lub pożyczki lub wykupu papierów wartościowych.
5.
Zapewnić prezentowanie na potrzeby jednostki jedynie prawidłowo
wprowadzonych do obiegu prawnego sprawozdań budżetowych oraz
finansowych.
6.
Sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych Rb-Z sporządzać
zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych
w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 43, poz. 247 ze zm.).
7.
W sprawozdaniach Rb-Z wykazywać rzetelne dane, wynikające
z prawidłowo prowadzonej przez Gminę Będków ewidencji konta 134
i konta 260, odzwierciedlającej wartość nominalną zobowiązań
jednostki na koniec danego okresu sprawozdawczego według
tytułów dłużnych oraz wobec grup wierzycieli, uwzględniając także
kwoty zadłużenia z tytułu kredytu zaciąganego na przejściowy
deficyt, w sytuacji występowania z tego tytułu zadłużenia na koniec
okresu sprawozdawczego.
8.
W sprawozdaniach Rb-Z prawidłowo wykazywać wysokość pożyczek
udzielanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego, w kolumnie 5 –
wierzyciele krajowi grupa I.
9.
Zapewnić ostateczne zamykanie ksiąg rachunkowych jednostki najpóźniej
w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok
obrotowy. Zgodnie z art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości, ostateczne
zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej
działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia
sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych
polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów
księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z
uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3.
10.
W związku z regulacjami zawartymi w art. 4 ustawy o rachunkowości i art. 3
ust. 1 pkt 1 tej ustawy, zapewnić prowadzenie dla jednostek organizacyjnych
Gminy Będków odrębnych ksiąg rachunkowych w celu zapewnienia
ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z tymi
jednostkami, aby rzetelnie i jasno przedstawić sytuację finansową
i majątkową oraz wynik finansowy jednostek.
11.
Zapewnić przestrzeganie regulacji zawartych w ustawie rachunkowości,
w szczególności:
45

art. 8 ustawy, poprzez ujmowanie w polityce rachunkowości wszystkich
zdarzeń istotnych dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku
finansowego jednostki;

art. 13 ustawy, poprzez prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmujących
zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą
dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont
księgi głównej oraz sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg
pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz);

art. 14 ust. 1 ustawy, poprzez dokonanie zmian zapewniających prowadzenie
dziennika zawierającego chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń jakie
nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, umożliwiającego uzgodnienie
jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,

art. 15 ust. 1 ustawy, poprzez prowadzenie księgi głównej, która zawierać
będzie zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, na której kontach
obowiązywało będzie ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie
w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu;

art. 71 ustawy, przez zapewnienie przechowywania w należyty sposób
i
ochrony
przed
niedozwolonymi
zmianami,
nieupoważnionym
rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem ksiąg rachunkowych,
dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych oraz sprawozdań
finansowych;

art. 24 ustawy, w zakresie obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych
w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i na bieżąco;

art. 20 ust.1 ustawy, poprzez wprowadzanie do ksiąg rachunkowych,
w postaci zapisu, każdego zdarzenia gospodarczego dotyczącego danego
okresu sprawozdawczego.
12.
W zakresie zapisu księgowego zapewnić przestrzeganie art. 23 ust. 2 i 4
ustawy o rachunkowości.
13.
Włączyć ewidencję księgową prowadzoną
ewidencji księgowej Urzędu Gminy.
14.
Przestrzegać regulacji zawartych w art. 13 ust. 5 oraz art. 18 ust.1 ustawy
o rachunkowości, w zakresie zapewnienia automatycznej kontroli ciągłości
zapisów, przenoszenia obrotów i sald, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych
przy użyciu komputera. Ponadto, sporządzać na podstawie zapisów na
kontach księgi głównej, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie
obrotów i sald zawierające, m.in., salda kont na dzień otwarcia ksiąg
rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku
roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, oraz sumę
sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres
sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na
koniec okresu sprawozdawczego.
15.
Wprowadzić do polityki rachunkowości oraz należycie stosować,
zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek
budżetowych
mających
siedzibę
poza
granicami
Rzeczypospolitej Polskiej, konta księgowe: dla Budżetu Gminy 134,
222, 223, 240, 260 ,901, 902, 960, 961, 991, 992 oraz dla Urzędu
w
ramach
„Hydroforni”
do
46
Gminy 020, 071, 101, 130, 201, 221, 222, 223, 224, 225, 234, 240,
400, 401, 402, 403, 404, 405, 409, 720, 740, 750, 800, 851, 860,
980.
16.
Zapewnić zgodne z ww. rozporządzeniem Ministra Finansów prowadzenie
kont 134 oraz 260, wskazujących na rzeczywisty stan zadłużenia Gminy
Będków.
17.
Zapewnić
zgodne
z
ww.
rozporządzeniem
Ministra
Finansów
ewidencjonowanie dotacji przekazywanych dla klubów sportowych,
z uwzględnieniem konta 224 - rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności
z budżetu środków europejskich.
18.
Rozliczenia międzyokresowe na koncie 909 ewidencjonować zgodnie
z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej.
19.
Wpływ subwencji oświatowej ujmować w księgach rachunkowych budżetu
Gminy oraz Urzędu Gminy Będków, z zastosowaniem właściwych kont
księgowych, wskazanych we wcześniejszej części wystąpienia pokontrolnego.
20.
Odsetki od kredytów i pożyczek ujmować w księgach rachunkowych budżetu
Gminy oraz Urzędu Gminy Będków, z zastosowaniem właściwych kont
księgowych, wskazanych we wcześniejszej części wystąpienia pokontrolnego.
21.
Zapewnić zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości oraz przepisami
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej, prowadzenie ewidencji na koncie 201 – rozrachunki z tytułu dostaw
i usług. Ewidencja bilansowa do konta 201 powinna być tak prowadzona, aby
zapewniała dane wymagane do sporządzenia bilansu, natomiast ewidencja
szczegółowa może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej
oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań
krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.
22.
Zapewnić prawidłowe ewidencjonowanie operacji gospodarczych związanych
z rozliczaniem podatku VAT.
23.
Przestrzegać zasad ewidencji na kontach 225, 229, 231, 234 oraz odrębnie
240 (jednostka) i 240 (organ), określonych w przepisach rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej.
24.
Ujmować w księgach rachunkowych jednostki
gospodarcze dotyczące danego okresu zgodnie
określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
25.
Zapewnić sporządzenie sprawozdań jednostkowych przez podległe Gminie
jednostki budżetowe, stosownie do wymogów rozporządzenia Ministra
budżetowej operacje
z zasadą memoriału
47
Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119).
26.
Zapewnić prawidłowe prowadzenie konta 901 – dochody budżetu
i konta 902 - wydatki budżetu.
27.
Zapewnić prawidłowe sporządzenie sprawozdań budżetowych Rb27S i Rb-28S, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, uwzględniając
uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
28.
Sprawozdania Rb-NDS - o nadwyżce i deficycie jednostki samorządu
terytorialnego sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w załączniku
nr 39 (rozdział 6) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia
2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, gdzie wskazano, że
sprawozdanie Rb-NDS sporządza się narastająco za kolejne kwartały roku
budżetowego, a dane dotyczące przychodów i rozchodów po stronie
wykonania powinny być zgodne z odpowiednio wykonanymi przychodami
i rozchodami wynikającymi, z urządzeń księgowych.
29.
Sprawozdania Rb-ST - o stanie środków na rachunkach jednostki
samorządowej, sporządzać zgodnie z załącznikiem nr 39 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości
budżetowej, uwzględniając stan środków na rachunku budżetu jednostki
samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych, zgodnych
z zapisami w księgowości banku.
30.
Dokonać korekty sprawozdania Rb-PDP za 2013 rok w związku
z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych
stawek podatkowych w podatku od nieruchomości i w podatku rolnym10.
Poprawione sprawozdanie przekazać do RIO w Łodzi, wskazując przyczynę
korekty.
31.
Złożyć zaległe deklaracje podatkowe dla Gminy Będków w zakresie podatku
od nieruchomości i podatku od środków transportowych, wykazać skutki
finansowe z tym związane w sprawozdawczości budżetowej za 2014 rok.
32.
Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP
danych dotyczących skutków finansowych obniżenia górnych stawek
podatkowych i skutków finansowych decyzji wydanych przez organ
podatkowy. Umorzone odsetki od zaległości podatkowych ujmować wyłącznie
w sprawozdaniu Rb-27S.
33.
Sporządzać
sprawozdania
finansowe
na
dzień
zamknięcia
ksiąg
rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady
wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, zgodnie
z art. 45 ustawy o rachunkowości.
34.
Zapewnić terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych: z wykonania
budżetu Gminy Będków oraz dla Urzędu Gminy Będków, zgodnie z art. 52
ust.1 ustawy o rachunkowości – do dnia 31 marca roku następującego po
roku budżetowym.
35.
Sprawozdania finansowe: z wykonania budżetu Gminy Będków oraz dla
Urzędu Gminy Będków sporządzać zgodnie z przepisami rozporządzenia
10
Bez kwot związanych ze złożeniem deklaracji podatkowych przez Gminę. Patrz wniosek pokontrolny
nr 31.
48
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających
siedzibę
poza
granicami
Rzeczypospolitej
Polskiej,
z
uwzględnieniem uwag zawartych we wcześniejszej części wystąpienia
pokontrolnego.
36.
W bilansie Urzędu Gminy Będków wykazywać środki trwałe w wysokości
netto, tj. wartości brutto (początkowej) pomniejszonej o umorzenia. Na
podstawie uwag zawartych we wcześniejszej części wystąpienia dokonać
weryfikacji środków trwałych w celu ustalenia rzeczywistej kwoty aktywów
oraz funduszu jednostki.
37.
Dokonać analizy obowiązującej w Urzędzie Gminy Będków Instrukcji
kasowej, w celu usunięcia sprzeczności między poszczególnymi jej zapisami.
38.
Zobowiązać pracowników jednostki do przestrzegania postanowień Instrukcji
kasowej obowiązującej w Urzędzie Gminy Będków.
39.
Zapewnić przestrzeganie art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości,
w zakresie dekretacji dowodu księgowego.
40.
Błędy w dowodach poprawiać zgodnie z wymogami określonymi w art. 22
ust. 3 ustawy o rachunkowości.
41.
Prowadzić ewidencję syntetyczną i analityczną na koncie 221 w sposób
zgodny z zasadami ewidencji określonymi w rozporządzeniu Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej oraz w sposób zgodny
z ustawą o rachunkowości, która w art. 16 ust. 1 wskazuje, że ewidencja
syntetyczna powinna być zgodna z ewidencją analityczną.
42.
Dokonywać przypisu podatku od nieruchomości od osób prawnych
w księgowości podatkowej na podstawie złożonych deklaracji podatkowych.
Natomiast w przypadku podatku od nieruchomości od osób fizycznych
dokonywać przypisu podatku w księgowości podatkowej z datą skutecznego
doręczenia decyzji ustalającej podatek.
43.
Podjąć czynności w celu opodatkowania nieruchomości oddanej w bezpłatne
użytkowanie (…)11.
44.
Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania
zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca
1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz.
U. z 2012 roku, poz. 1015 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 20 maja 2014 roku w sprawie trybu postępowania
11
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte
w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku
Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr
Walczak.
49
wierzycieli
należności
pieniężnych
przy
podejmowaniu
czynności
zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r.,
poz. 656).
45.
Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości
przeznaczonych do oddania w najem, przestrzegając art. 35 ust. 1 ustawy
z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
46.
Zawierać umowy użytkowania, najmu lub dzierżawy na czas oznaczony
dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony w drodze przetargowej, zgodnie
z art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
47.
Zapewnić dokonywanie wydatków budżetowych w granicach kwot ujętych
w budżecie, stosownie do art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych,
zgodnie z którym to przepisem - dokonywanie wydatków winno następować
w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem
prawidłowo
dokonanych
przeniesień
i
zgodnie
z
planowanym
przeznaczeniem.
48.
Udzielając zamówień publicznych zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy
z
dnia
29
stycznia
2004
roku
Prawo
zamówień
publicznych,
z uwzględnieniem uwag zawartych w pierwszej części wystąpienia
pokontrolnego, w szczególności:

art. 29 ust. 1-3 ustawy, w zakresie zakazu opisywania przedmiotu
zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencje oraz
zakazu opisu przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych,
patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką
przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu
zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu
takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”;

art. 90 ustawy, w zakresie zwracania się do wykonawcy o udzielenie
w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających
wpływ na wysokość ceny, celem ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską
cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

art. 89 ust. 1 pkt 3 ustawy, w zakresie obowiązku odrzucania oferty, jeżeli
jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w myśl art. 3 – 15 ustawy
z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
49.
Prowadzić księgę inwentarzową stanowiącą ewidencję analityczną środków
trwałych zgodnie z podziałem rodzajowym i zasadami klasyfikowania
środków trwałych określonymi w przepisach rozporządzeniu Rady Ministrów z
dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
50.
Zapewnić zgodność ewidencji syntetycznej na koncie 011 z ewidencją
analityczną
środków
trwałych,
przestrzegając
art.
16
ustawy
o rachunkowości, który wskazuje, że konta ksiąg pomocniczych powinny
zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont
księgi głównej.
51.
Do wartości początkowej środków trwałych zaliczać wszystkie koszty
poniesione do momentu przyjęcia środka trwałego do używania, zgodnie
z art. 16g ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od
osób prawnych. Ponadto, przestrzegać Instrukcji obiegu i kontroli
dokumentów, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy Będków nr
0050.48.2012 z dnia 27 grudnia 2012 roku, a w szczególności sporządzać
dowody OT dokumentujące przyjęcie nowego środka trwałego.
50
52.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci
zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym
zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zapewnić zgodność
ewidencji syntetycznej na koncie 013 z ewidencją analityczną pozostałych
środków trwałych, przestrzegając art. 16 ustawy o rachunkowości, który
wskazuje, że konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące
uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.
53.
Ujmować w ewidencji prowadzonej do konta 011 – środki trwałe, składniki
majątkowe o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł.
54.
Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, w zakresie opisu
zasad funkcjonowania konta 071, które powinno być prowadzone w ewidencji
księgowej Urzędu. Na stronie Ma konta ujmuje się zwiększenia, a na stronie
Wn ujmuje się zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków
trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
55.
Przestrzegać art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
prawnych. Zgodnie ze wskazanym przepisem, odpisów amortyzacyjnych
dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości
niematerialnych i prawnych, z zastrzeżeniem art. 16k ww. ustawy,
począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten
środek lub wartość wprowadzono do ewidencji środków trwałych.
56.
Prowadzić ewidencję stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej
wartości niematerialnych i prawnych na koncie 020, zgodnie z zasadami
rachunkowości określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej.
57.
Zapewnić
przestrzeganie
terminów
przeprowadzania
inwentaryzacji,
o których mowa w art. 26 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości.
58.
Zapewnić rzetelne i zgodne z wymogami wynikającymi z art. 26 ustawy
o rachunkowości, dotyczącymi w szczególności metod inwentaryzowania,
przeprowadzanie
inwentaryzacji
poszczególnych
rodzajów
aktywów
i pasywów jednostki.
59.
Zapewnić należyte udokumentowanie i powiązanie z zapisami ksiąg
rachunkowych czynności inwentaryzacyjnych, stosownie do art. 27 ust. 1
i 2 ustawy o rachunkowości.
60.
Inwentaryzację gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest
znacznie utrudniony, przeprowadzać na podstawie porównania danych
wynikających z ewidencji księgowej z dokumentacja źródłową, w tym m.in.
z aktami notarialnymi nabycia lub zbycia nieruchomości, decyzjami
komunalizacyjnymi, orzeczeniami sądów, zgodnie z art. 26 ust.1 pkt 3
ustawy o rachunkowości.
61.
Przy obliczaniu średniorocznej struktury zatrudnienia, osobistych stawek
wynagrodzenia zasadniczego Sj i jednorazowych dodatków uzupełniających
Dj, przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z
dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania
51
z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach
awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu
terytorialnego (Dz. U. nr 6, poz. 35 ze zm.).
62.
Mając na uwadze skalę i charakter naruszeń dotyczących
prowadzenia
rachunkowości
jednostki
oraz
sporządzania
sprawozdań budżetowych i finansowych podjąć działania w celu
zapewnienia prawidłowej realizacji obowiązków pracowniczych
przez Skarbnika Gminy i podległe mu służby finansowo – księgowe.
63.
Mając na uwadze skalę i charakter naruszeń dotyczących
prowadzenia
rachunkowości
jednostki
oraz
sporządzania
sprawozdań budżetowych i finansowych dokonać analizy możliwości
wyegzekwowania odpowiedzialności od właściwych rzeczowo
pracowników z tytułu naruszenia obowiązków pracowniczych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana
Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub
przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ww. ustawy, do wniosków
zawartych w II części wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia
zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki
kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za
pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym
mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń, w odniesieniu do
wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy w Będkowie
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Będkowie
aa.
52