ZARZĄDZENIE Nr 49/2012 REKTORA POLITECHNIKI

ZARZĄDZENIE Nr 49/2012
REKTORA POLITECHNIKI RZESZOWSKIEJ im. IGNACEGO ŁUKASIEWICZA
z dnia 29 października 2012 r.
w sprawie wprowadzenia Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych
z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących
pracownikami Politechniki Rzeszowskiej
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym
(t.j.: Dz. U. z 2012 r. poz. 572 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§1
Wprowadza się Zasady delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi
podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Politechniki
Rzeszowskiej, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.
§2
System do sporządzania wniosków w sprawie wyjazdu za granicę znajduje się na stronie
http://zamowienia.prz.edu.pl/ . Dostęp do ww. systemu możliwy jest poprzez hasła i loginy
jak do poczty elektronicznej PRz.
§3
Nadzór nad prawidłową realizacją zarządzenia powierzam odpowiednio prorektorom –
zgodnie z zakresem kompetencji.
§4
Do niezakończonych przed dniem wejścia w życie zarządzenia wyjazdów stosuje się
dotychczasowe zasady.
§5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.
Rektor: prof. dr hab. inż. Marek Orkisz
Otrzymują:
wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni
Załącznik do zarządzenia nr 49/2012
Rektora PRz z dnia 29 października 2012 r
Zasady delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi
podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami
Politechniki Rzeszowskiej
I. Zagraniczna podróż służbowa
§1
1. Wyjazdy za granicę mogą odbywać pracownicy, doktoranci, studenci i inne osoby
niebędące pracownikami Politechniki Rzeszowskiej w ramach skierowań udzielonych
w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz w celu realizacji innych zadań
Politechniki Rzeszowskiej.
2. Wyjazdy, o których mowa w ust. 1 realizowane są w celu:
1) prowadzenia badań naukowych;
2) prowadzenia działalności dydaktycznej;
3) szkoleniowym na:
a) odbycie części studiów pierwszego lub drugiego stopnia albo jednolitych studiów
magisterskich,
b) studia doktoranckie, podyplomowe,
c) staże naukowe, specjalistyczne,
d) kursy językowe i inne kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe,
e) praktyki zawodowe.
3. Wyjazdy, o których mowa w ust. 2 pkt. 1-2 realizowane są w szczególności w celu
udziału w kongresach, konferencjach, sympozjach, warsztatach itp.
4. Decyzje w sprawach wyjazdów na podstawie złożonego wniosku (załącznik nr 1 do
niniejszych Zasad) podejmują:
1) rektor w stosunku do prorektorów;
2) odpowiedni prorektorzy, wyznaczeni przez rektora, w stosunku do pozostałych
pracowników, w tym nauczycieli akademickich, oraz doktorantów i studentów
wyjeżdżających za granicę, o ile przepisy szczególne nie określają wyłącznej
kompetencji rektora.
5. Wyjeżdżający składa w Dziale Logistyki i Zamówień Publicznych zaakceptowany przez
przełożonego wniosek wyjazdowy w terminie minimum 14 dni przed wyjazdem.
6. W przypadku konieczności dokonania przedpłaty opłaty konferencyjnej należy dołączyć
rachunek (INVOICE) lub rachunek proforma (PROFORMA INVOICE) wystawiony
na Politechnikę Rzeszowską, al. Powstańców Warszawy 12, 35-959 Rzeszów,
NIP: PL 8130266999, z którego wynika wysokość opłat lub dokument wzywający do
dokonania opłaty z dokładnymi danymi bankowymi i danymi beneficjenta. W ostatnim
przypadku pracownik zobowiązany jest po powrocie przedstawić oryginał rachunku pod
rygorem obowiązku zwrotu wcześniej przelanej kwoty.
II. Dojazdy i przejazdy
§2
1. Organizacją przejazdu, zajmuje się Dział Logistyki i Zamówień Publicznych, który
dokonuje zakupu biletów zgodnie z zaakceptowanym przez prorektora/rektora wnioskiem
pracownika. Istnieje również możliwość dokonania indywidualnej rezerwacji po
wcześniejszym uzgodnieniu z Działem Logistyki i Zamówień Publicznych.
2. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca
kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety
w miejscowości docelowej za granicą tzw. dieta dojazdowa oraz w każdej innej
miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.
3. Pracownikowi nie przysługuje ryczałt określony w ust. 2, gdy strona zagraniczna
zapewnia bezpłatne przejazdy, jak również, gdy pracownik nie ponosi tych kosztów
dojazdu.
III. Diety
§3
1. Dieta za czas pobytu w podróży służbowej poza granicami kraju jest przeznaczona na
pokrycie kosztów wyżywienia i na inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży
w poszczególnych państwach została określona rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce
sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz.
1991 z późn. zm.). Informacja o aktualnych stawkach diet jest zamieszczona na stronie
internetowej PRz http://bzp.portal.prz.edu.pl/aktualnosci/
2. Dietę wylicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży:
a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
3. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy
wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety
ustalonej zgodnie z ust. 3.
4. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje
odpowiednio na:
1)
2)
3)
4)
śniadanie – 15% diety;
obiad – 30% diety;
kolacje – 30% diety;
inne wydatki – 25% diety.
5. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny za wyżywienie, dieta nie
przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje
wyrównanie do wysokości należnej diety.
IV. Nocleg
§4
1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej
rachunkiem hotelowym, w granicach limitu ustalonego rozporządzeniem, o którym mowa
w § 3 ust. 1. Informacja o aktualnych stawkach limitów znajduje się na stronie
internetowej PRz http://bzp.portal.prz.edu.pl/aktualnosci/. Jeżeli pracownik nie
przedstawi rachunku, może otrzymać ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt nie
przysługuje za czas przejazdu.
2. Ryczałt nie przysługuje, gdy Politechnika Rzeszowska lub strona zagraniczna zapewnia
pracownikowi bezpłatny nocleg.
V. Zaliczka
§5
1. Pracownik otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu za granicą.
2. Wypłata zaliczki następuje na podstawie jednego z trzech wariantów:
1) PLN – równowartość dewiz na rachunek bankowy delegowanego;
2) dewizy pobrane w banku przez delegowanego;
3) dewizy na konto dewizowe delegowanego.
3. Wzór wniosku o zaliczkę zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszych Zasad.
4. Jeżeli pracownik pobiera zaliczkę w PLN, stanowiącą równowartość dewiz,
przelicznikiem waluty obcej na walutę polską jest kurs sprzedaży walut banku
obsługującego Politechnikę Rzeszowską obowiązujący w dniu wypłaty.
5. Wypłaty zaliczki dokonuje się przelewem na podstawie zlecenia wystawionego przez
Dział Logistyki i Zamówień Publicznych według wzoru zgodnego z załącznikiem nr 2 do
niniejszych Zasad lub na prośbę pracownika w banku, na podstawie zlecenia
wystawionego przez Dział Logistyki i Zamówień Publicznych według wzoru zgodnego
z załącznikiem nr 3 niniejszych Zasad.
VI. Rozliczenie zaliczki
§6
1. Pracownik zobowiązany jest do przedłożenia rozliczenia kosztów podróży w ciągu 14 dni
od dnia zakończenia podróży. Wszelkie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki,
tj.: bilety, faktury, rachunki, należy złożyć osobiście w Dziale Logistyki i Zamówień
Publicznych. Rozliczenia należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki albo w walucie
polskiej na formularzu rozliczenia zaliczki (załącznik nr 4 do niniejszych Zasad).
2. W przypadku, gdy kwota poniesionych wydatków przekroczy kwotę pobranej zaliczki,
pracownik otrzyma zwrot różnicy w PLN. Przelicznikiem waluty, będzie kurs sprzedaży
danej waluty, określony przez bank, z którego usług korzysta Politechnika Rzeszowska,
na dzień rozliczenia (wypłaty) pracownika z Politechniką Rzeszowską. Ta sama zasada
obowiązuje, gdy pracownik nie pobiera zaliczki na zagraniczną podróż służbową,
a wydatki pokrywa z własnych środków.
3. Jeżeli pracownik w celu odbycia zagranicznej podróży służbowej pobiera zaliczkę
w walucie obcej i zwraca do kasy niewykorzystaną kwotę w PLN, przelicznikiem waluty
jest kurs kupna waluty dla banku, z którego usług korzysta Politechnika Rzeszowska, na
dzień rozliczenia pracownika (wpłaty) z Politechniką Rzeszowską.
§7
System do sporządzania wniosków, znajduje się na stronie http://zamowienia.prz.edu.pl/ .
Dostęp do ww. systemu możliwy jest poprzez hasła i loginy jak do poczty elektronicznej PRz.
Załącznik nr 1 do Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów
związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników
oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej
(zarządzenie nr 49/2012)
Rzeszów, dnia …………………..…….…..
WNIOSEK – SKIEROWANIE NA WYJAZD ZA GRANICĘ
1.
2.
3.
4.
5.
Imię i nazwisko: ……………………………………………………………………………………..………
Tytuł naukowy, stanowisko: ……………………………………………………………………..……...
Jednostka organizacyjna: ……………………………………………………………………………...
Kraj wyjazdu i miejscowość: …………………………………………………………………......………
Termin wyjazdu: ………………………………………………………………………………………..…..
(dokładny termin wyjazdu: od dnia wyjazdu do dnia powrotu włącznie)
6. Rodzaj wyjazdu:
staż naukowy badawczy ……………………………………………………………………………….....
staż naukowy szkoleniowy ………………………………………………………………………………
studia doktoranckie …………………………………………………………………………………..…….
studia podyplomowe ………………………………………………………………………………..…….
kurs językowy …………………………………………………………………………………….....………
praktyki zawodowe …………………………………………………………………………...……………
udział w kongresie, konferencji, sympozjum lub seminarium ……………………….………..
inne ………………………………………………………………………………………………….
(należy załączyć zaproszenie, potwierdzenie przyjęcia referatu, egzemplarz referatu, informację
o konferencji)
7. Świadczenia dewizowe na wyjazd za granicę:
diety pobytowe (ilość dni):
po
(stawka kraju docelowego)
diety hotelowe (ilość nocy):
po
(limit/ryczałt stawki kraju docelowego)
dieta dojazdowa:
uczestnictwo w konferencji (gotówka/przelew):
inne (wiza, przejazdy wewnętrzne):
razem dewizy:
równowartość w złotych:
koszty podróży (samolot, pociąg, autobus, samochód prywatny):
łączny przewidywany koszt pobytu za granicą:
8.
Sposób przekazania zaliczki (deklaracja pracownika) :
a) PLN – równowartość dewiz na rachunek bankowy
…………………………………………….
b) dewizy pobrane w banku przez delegowanego
c) dewizy na konto dewizowe delegowanego nr
...............................................................................................
delegowanego,
nr
Finansowanie wyjazdu:
Grant MNiSzW - ………………………………………………………………………………………………
Działalność statutowa DS- …………………………………………………………………………………
Badania własne BW- ………………………………………………………………………………………...
Fundusz rektora ………………………………………………………………………………………………
Limit katedr/zakładów (narzuty z prac badawczych i studiów podyplomowych) ……
………………………………………………………………………………………………………………….
Programy UE zgodnie z budżetem ……………………………………………………………………..
Inne (wymienić) ……………………………………………………………………………………………….
Akceptuję przyznane świadczenia
………………………….............……………………
Kwestura/Dział Rozliczeń Badań Naukowych/Biuro
Europejskich Programów Badawczych i Rozwojowych
Zatwierdzam:
………………………………………………
właściwy prorektor / rektor
……………………………………………
Podpis osoby kierowanej za granicę
……………………….…………………………
Akceptacja kierownika Jednostki
……………………………………………
Akceptacja dziekana wydziału/kanclerza/dyrektora Biblioteki
Załącznik nr 2 do Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów
związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników
oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej
(zarządzenie nr 49/2012)
(pieczątka zakładu)
ZLECENIE PRZELANIA ZALICZKI NA ZAGRANICZNĄ PODRÓŻ
NR ........................ z dnia ..................................
......................................................................................................................................................
( nazwisko i imię delegowanego; stanowisko służbowe, nr dowodu osobistego )
Zleca się przelanie zaliczki w ............................... na pokrycie wydatków wyjazdu
służbowego
(rodzaj waluty)
do .............................................................. w dniach ...................................................................
- diety
.......................................................................................................
- noclegi
.......................................................................................................
- koszty dojazdu .......................................................................................................
- inne wydatki
.......................................................................................................
razem:
........................................................
słownie: .......................................................................................................................................
źródło finansowania/ nr
konta………………………………………………………………………………
na rachunek bankowy numer: ......................................................................................................
........................................................
(miejscowość, data)
......................................................................
(podpis kierownika Działu Logistyki i
Zamówień Publicznych)
Równowartość w złotych w dniu wypłaty: .................................................................................
.......................................................................
(podpis osoby przeliczającej)
Zatwierdzono do wypłaty
KWESTOR
KANCLERZ
Załącznik nr 3 do Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów
związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników
oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej
(zarządzenie nr 49/2012)
.................................................................
(pieczątka zakładu)
ZLECENIE KASOWE ZALICZKI NA ZAGRANICZNĄ PODRÓŻ
NR ........................ z dnia ..................................
......................................................................................................................................................
( nazwisko i imię delegowanego, stanowisko służbowe, nr dowodu osobistego)
Zleca się wypłatę zaliczki w ................................ na pokrycie wydatków wyjazdu służbowego
(rodzaj waluty)
do .............................................................. w dniach ...................................................................
- diety
- noclegi
- koszty dojazdu
- inne wydatki
razem:
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
........................................................
słownie: .......................................................................................................................................
źródło finansowania………………………………………………………………………………
Dewizy należy pobrać z rachunku bankowego nr………………………………………
........................................................
(miejscowość, data)
....................................................................
(podpis kierownika Działu Logistyki i Zamówień
Publicznych)
Równowartość w złotych w dniu wypłaty:
.................................................................................
........................................................................
(podpis osoby przeliczającej)
Zatwierdzono do wypłaty
..........................................................
KWESTOR
...................................................................
KANCLERZ
Kwituję odbiór zaliczki w kwocie .............................................................. w dniu ....................
.....................................................................
podpis osoby pobierającej zaliczkę
Załącznik nr 4 do Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów
związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników
oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej
(zarządzenie nr 49/2012)
ROZLICZENIE ZALICZKI Z ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
NR ZLECENIA …………………
Imię i nazwisko …………………………………………..
Tytuł i stopień naukowy ………………………………...
Kraj ………………………………………………………...
Miasto ……………………………………………………..
Pobyt za granicą trwał od dnia ……….. godz. ……… do dnia ……….. godz. ………...
Ogółem dni ……………………………………………….
Źródło finansowania: ……………………………………............................……..
I
OTRZYMAŁEM (AM)
Wyszczególnienie
II
Kwota waluty
EUR
WYDATKOWAŁEM (AM)
Wyszczególnienie
Diety pobytowe
1.
dni …… x ……. = …………
Koszty noclegów*
2. noc(e) ……. x ……. = ……..
lub ryczałt (25%)
3. Dieta dojazdowa
Dieta komunikacyjna (ryczałt
4.
10%/dzień)
5. Opłata konferencyjna*
Inne wydatki podlegające
6.
zwrotowi (wymienić)*
7. Ogółem wydatkowałem (am)
8. Dysponowałem (am)
Pozostało
9.
(do zwrotu w banku)
Do wypłaty
10.
delegowanemu (ej)
USD
Inne (wymienić)
Kwota waluty
EUR
USD
Inne (wymienić)
*należy podać kwoty na podstawie posiadanych rachunków/faktur/paragonów oraz dołączyć stosowne dokumenty celem
rozliczenia podróży
Uwaga! Rozliczenie z pobranej zaliczki należy dokonać w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
………………………………….
……………………………….
Sprawdzono pod względem merytorycznym
Podpis składającego rozliczenie
……………………………………….….
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym