Plan Komunikacji na temat projektu samooceny

Plan Komunikacji
na temat projektu samooceny
Urząd Gminy Śliwice
Śliwice, luty 2010
Partner projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
SPIS TREŚCI:
WPROWADZENIE ................................................................................................... 3
1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie ........................................................ 3
2. Plan
komunikacji
uczestników
wdrożenia
metody
CAF
w Urzędzie .......................................................................................................... 4
2.1. Zainteresowane strony ...................................................................................... 4
2.2. Potrzeby informacyjne ...................................................................................... 4
2.3. Dostawca informacji.......................................................................................... 4
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu ................................. 5
2.5. Metody komunikacji ......................................................................................... 5
3. Mobilizacja
pracowników
Urzędu
na
rzecz
zaangażowania
w proces samooceny .......................................................................................... 6
2
WPROWADZENIE
Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu
wdrożenia metody CAF w Urzędzie Gminy Śliwice
W szczególności w dokumencie określone zostaną:
o
cel projektu wdrożenia metody CAF,
o
strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,
o
sposób, forma i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu
przekazywanej poszczególnym grupom odbiorców,
o
sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces
samooceny.
1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie
Powszechny Model Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest
narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu
poprawę zarządzania. Model skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji
obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu,
iż osiągnięcie pożądanych rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa,
wpływającego na politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi,
działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy
zarządzania zmianą. Dzięki CAF organizacje wyrażające chęć wdrożenia
systematycznego procesu doskonalenia swoich działań uzyskują proste,
przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do
doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez:
o
identyfikację mocnych stron,
o
identyfikację obszarów do doskonalenia,
o
opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
o
możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji
publicznej
z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej
(benchmarking),
o
przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
3
2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia metody CAF w Urzędzie
Wzajemna komunikacja stanowi podstawowy obszar wszelkich przedsięwzięć
w zakresie zarządzania zmianami, zwłaszcza podczas przeprowadzania
samooceny. Podjęcie decyzji o przeprowadzeniu i wdrożeniu metody CAF
rozpoczyna proces zarządzania jakością w Urzędzie.
2.1. Zainteresowane strony
o
o
o
o
o
Kierownictwo Urzędu,
Członkowie Grupy Samooceny,
pracownicy Urzędu,
klienci Urzędu,
Partnerstwo: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz F5
Konsulting Sp. z o.o.
2.2. Potrzeby informacyjne
Kierownictwo Urzędu będzie otrzymywało wszelkie informacje o planowanych
i realizowanych działaniach na spotkaniach z Ekspertem oraz koordynatorem CAF.
Członkowie grupy samooceny materiały związane z wdrażaniem projektu będą
otrzymywali na spotkaniach grupy. Wymiana informacji następować będzie na
spotkaniach z Ekspertem, koordynatorem CAF i Wójtem Gminy.
Pozostali
pracownicy
Urzędu
będą
informowani
o
planowanych
i podejmowanych działaniach na spotkaniach z koordynatorem CAF i Wójtem
Gminy, informowani o wynikach samooceny oraz o podjętych działaniach
doskonalących.
Klienci zostaną poinformowani o udziale Urzędu w projekcie CAF oraz jego
realizacji poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Urzędu: www.sliwice.pl
oraz w mediach.
2.3. Dostawca informacji
Dostawcą informacji nt. projektu wdrożenia CAF jest Koordynator Projektu.
Dostawca informacji ma za zadanie:
o Przestrzeganie ustalonych terminów dostarczanych informacji, zgodnie z
określonym planem częstotliwości dostarczania komunikatów na temat projektu.
o Zachowanie ustalonej zawartości komunikatów na temat poszczególnych faz
projektu.
4
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu
Wymagania (zakres oraz forma
informacji)
Częstotliwość/terminy
przekazywania informacji
Odbiorca informacji
Cel informacji
Kierownictwo i wszyscy
pracownicy Urzędu
poinformowanie o projekcie,
wybór grupy samooceny
Kierownictwo Urzędu
- sprawozdania z postępów realizacji
Informowanie o planowanych i
projektu
realizowanych działaniach
na bieżąco
Pracownicy, mieszkańcy
gminy
stała informacja o projekcie
na bieżąco
Członkowie grupy
samooceny
informowanie o planowanych i
od 29 marca 2010 do
realizowanych działaniach z
- informacja ustna, papierowa, e-mail
zakończenia projektu
samooceny
Liderzy grup samooceny
spotkania, warsztaty
uzgadniające,
- informacja ustna, papierowa, e-mail
od 29 marca 2010 do
zakończenia projektu
Zespoły projektowe,
koordynator
warsztaty dotyczące planu
usprawnień
spotkanie, materiały, konsultacje
po 15 kwietnia 2010
Koordynator, Ekspert
spotkania doradcze
informacja ustna, sprawozdania z
postępów w realizacji projektu
kwiecień-maj 2010
Kierownictwo, wszyscy
pracownicy
prezentacja wyników
samooceny
spotkanie, sprawozdanie, prezentacja maj 2010
Klienci Urzędu,
mieszkańcy gminy
spotkanie, sprawozdanie, prezentacja
prezentacja wyników
czerwiec 2010
z koordynatorem i grupą samooceny,
samooceny i plan doskonalenia
strona internetowa
Partnerstwo
Wymiana informacji w celu
zapewnienia sprawnej
realizacji projektu
- informacja ustna o realizacji działań,
spotkania bezpośrednie
luty 2010
strona internetowa urzędu
e-mail, materiały
na bieżąco przez okres
trwania projektu
2.5. Metody komunikacji
Założenia komunikacyjne obejmują podstawowe zasady zmierzające do realizacji
wytyczonego celu komunikacyjnego. Są nimi:
1. Nacisk na komunikowanie wewnętrzne zwłaszcza skuteczny i systematyczny obieg
informacji w ramach działań stałych, uzupełniany działaniami cyklicznymi.
2. Elastyczność, związana z harmonogramem realizowanych kroków i
przystąpieniem Urzędu Gminy w Śliwicach do projektu, z uwzględnieniem specyfiki
urzędu.
Celami działań stałych są:
o Właściwy przepływ informacji między kluczowymi uczestnikami na wszystkich
etapach realizacji projektu, uwzględniając specyfikę Urzędu Gminy w Śliwicach.
o Ustalenia praktycznych aspektów realizacji projektu,
o Zapewnienia zgodności z wymogami UE,
5
Sprawozdania
Prezentacja wyników samooceny,
Informacja o planie doskonalenia.
Sprawozdania informujące o postępach w realizacji projektu, uwzględniające
działania zrealizowane oraz opis działań planowanych do realizacji wraz
z zakładanymi terminami będą przekazywane kierownictwu urzędu.
Po przeprowadzeniu warsztatów i spotkań uwzględniających grupy samooceny,
nastąpi opracowanie wyników samooceny i opracowanie planu naprawczego.
Sprawozdania będą przekazywane kierownictwu i pracownikom.
Strona WWW
Na stronie internetowej Gminy www.sliwice.pl będzie zamieszczana w specjalnie
przygotowanej zakładce – „CAF w Urzędzie Gminy w Śliwicach” bieżąca informacja
na temat wdrażania projektu i etapów jego realizacji. Informacja będzie kierowana
zarówno dla klienta zewnętrznego jak i pracowników urzędu.
Spotkania bezpośrednie
W ramach projektu zaplanowane są spotkania z udziałem konsultanta wiodącego
udzielającego wyjaśnień i pomocy w ramach pracy; w zakresie uzgadniania wyników
samooceny oraz poszukiwania konsensusu.
3. Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania w proces
samooceny
Korzyści dla pracowników Urzędu wynikające z osobistego zaangażowania
w proces samooceny:
- Zdobycie wiedzy o nowoczesnych technikach zarządzania oraz systemów
zarządzania jakością, stosowanych w administracji publicznej,
- Dogłębne poznanie macierzystej jednostki, w tym szczegółowego zakresu jej
działania, realizowanych procesów oraz mechanizmów kontroli wewnętrznej,
- Uzyskanie realnego wpływu na kształtowanie i funkcjonowanie jednostki
dzięki uczestnictwu w procesie projektowania i wdrażania planów usprawnień,
- Wsparcie Kierownictwa Urzędu w procesie samooceny oraz zbierania
dowodów dokumentujących mocne strony organizacji i wdrożone elementy
systemu zarządzania.
6