Szanowni Państwo

Centrum Szkoleniowe FRDL zaprasza na szkolenie:
Profesjonalne zarządzanie sekretariatem
w jednostkach administracji publicznej
23-24 maja 2016 r.
Adresaci:
Szkolenie skierowane jest do osób pracujących w sekretariatach jednostek
samorządu terytorialnego, biurach zarządu, biurach rad gmin i powiatów,
sekretariatach samorządowych jednostek organizacyjnych (oświatowych,
komunalnych, kultury, urzędy pracy).
Cel:
Praca osoby zatrudnionej w sekretariacie jednostki administracji publicznej
wymaga dużego zaangażowania. Sekretariat to miejsce z jednej strony
pierwszego kontaktu z klientem administracji, z drugiej strony to miejsce
obsługi najwyższej kadry zarządzającej. Połączenie tych obszarów wymaga
znakomitych umiejętności interpersonalnych, organizacyjnych, ale przede
wszystkim wiedzy jak prawidłowo wykonywać zadania sekretariatu.
Korzyści:
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy będą mieli:
 wiedzę z zakresu techniki biurowej i zarządzania sekretariatem
przy uwzględnieniu Instrukcji Kancelaryjnej i JRWA,

wiedzę i umiejętności z zakresu komunikacji w różnych aspektach
działania sekretariatu (narady, spotkania, rozmowy telefoniczne,
przekazywanie
i zbieranie
informacji
współpracownikom
i przełożonym),

umiejętność zarządzania czasem oraz działania w sytuacjach trudnych
i stresujących,

wiedzę z zasad savoir – vivre w administracji publicznej,

umiejętność budowania wizerunku przełożonego, jako kierownika
jednostki.
Szkolenie oparte na przykładach i sytuacjach występujących
w praktyce działania sekretariatów.
Miejsce
Szczecin, ul. Kolumba 86
( od 1 maja 2016 nowa siedziba FRDL w Szczecinie)
Czas trwania
I dzień: 9.00 – 14.00 II dzień: 9.00 – 14.00
Cena:
460,00 zł netto/os. przy zgłoszeniu do 9.05.2016 r.
490,00 zł netto/os. przy zgłoszeniu po 9.05.2016r.
Zwolnione z VAT w przypadku szkoleń podnoszących kwalifikacje
pracowników jst oraz ich jednostek organizacyjnych oraz finansowania
szkolenia w co najmniej 70%ze środków publicznych. W cenie: materiały
szkoleniowe, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, lunch i serwis kawowy.
Rabat 10% dla każdej kolejnej osoby zgłoszonej z tej samej instytucji
Program:
1. Kompetencje osób zajmujących się obsługą sekretariatu. Analiza najważniejszych
wymagań
w stosunku
do
osób
zajmujących
stanowiska
sekretarskie
(asystenckie). Wskazanie standardów wykonywania pracy w sekretariatach.
2.
Komunikacja werbalna i pozawerbalna. Moduł w którym zostaną poruszone
najważniejsze elementy sprawnej komunikacji interpersonalnej. W trakcie tej
części podczas pracy w grupach, parach i indywidualnie uczestnicy nabędą
umiejętności w zakresie słuchania, dopytywania oraz formułowania precyzyjnych
wypowiedzi.
 Aktywne słuchanie, precyzyjne formułowanie wypowiedzi, informacje zwrotne
do współpracowników i klientów,
 Komunikacja pozawerbalna - dlaczego taka ważna?
 Błędy i bariery komunikacyjne, na co należy uważać, czego unikać.
2. Technika biurowa tradycyjna oraz prowadzenie korespondencji mailowej. W tym
module zostaną omówione najważniejsze zagadnienia prawidłowego prowadzenia
korespondencji danej instytucji.
 Jak napisać dobre pismo?
 Rodzaje pism,
 Zasady redagowania pism, elementy składowe pisma,
 Części pisma,
 Protokoły, sprawozdania, notatki,
 Instrukcja kancelaryjna, obieg korespondencji,
 Jak poprawnie konstruować wiadomości e – mailowe.
3. Zarządzanie czasem. Czas to najcenniejszy element pracy w sekretariacie, od
umiejętności zarządzania nim zależy bardzo często dobra organizacja całej
instytucji. W tym module uczestnicy dowiedzą się jak planować swój czas pracy
oraz jak nadzorować - monitorować czas pracy przełożonych.
 Gdzie gubię cenny czas? Organizacja pracy własnej i biura,
 Sprawy pilne, ważne, nieważne i mniej pilne,
 Zarządzanie pocztą elektroniczną i tradycyjną, delegowanie zadań do komórek
merytorycznych, elektroniczny kalendarz przełożonych,
 Jak pracować, gdy większość działań jest nie planowanych.
4. Savoir – vivre. Część szkolenia poświęcona budowaniu wizerunku danej
instytucji, poprzez prawidłowe przygotowanie spotkań z uszanowaniem
należnego miejsca dla gości i gospodarzy. Uczestnicy dowiedzą się jak
profesjonalne załatwienie spraw, ubiór, sposób prowadzenia rozmów
telefonicznych, zachowanie uprzejmości w codziennej pracy wpływają
na pozytywny odbiór administracji publicznej.
 Etykieta administracji publicznej z uwzględnieniem ubioru,
 Powitanie, dbanie o dobry wizerunek instytucji,
 Rozmowy telefoniczne,
 Precedencja – hierarchia stanowisk i funkcji,
 Organizacja spotkań z osobami o różnym statusie społecznym.
5. Trudne sytuacje w pracy sekretariatu, czyli jak zmierzyć się z codziennymi
wyzwaniami stawianymi przed osobami zatrudnionymi w sekretariatach, jak
asertywnie reagować na zastrzeżenia klientów i radzić sobie w trudnych
sytuacjach:
 Jak radzić sobie z emocjami w stresujących sytuacjach,
 Trudni ludzie czy trudne zadania?
 Asertywność w pracy.