profesjonalne zarządzanie sekretariatem w jednostkach

RozwiązaniaWrocław,
informatyczne
19 sierpnia 2015 r.
Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego
im. Waleriana Pańki
Praca osoby zatrudnionej
w sekretariacie jednostki
administracji publicznej wymaga
dużego zaangażowania. Sekretariat
to miejsce z jednej strony
pierwszego kontaktu z klientem
administracji, z drugiej strony
to miejsce obsługi najwyższej kadry
zarządzającej. Połączenie tych
obszarów wymaga znakomitych
umiejętności interpersonalnych,
organizacyjnych ale przede
wszystkim wiedzy jak prawidłowo
wykonywać zadania sekretariatu.
PROFESJONALNE ZARZĄDZANIE
SEKRETARIATEM W JEDNOSTKACH
ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
PROGRAM:
1.
Kompetencje osób zajmujących się obsługą sekretariatu. Analiza
najważniejszych wymagań w stosunku do osób zajmujących stanowiska
sekretarskie (asystenckie). Wskazanie standardów wykonywania pracy
w sekretariatach. Kluczowe kompetencje; rola i funkcja sekretariatu.
2.
Technika biurowa tradycyjna oraz prowadzenie korespondencji e mailowej:
W tym module zostaną omówione najważniejsze zagadnienia
prawidłowego prowadzenia korespondencji danej instytucji.
 Jak napisać dobre pismo?
 Rodzaje pism,
 Zasady redagowania pism,
 Elementy składowe pisma,
 Części pisma,
 Protokoły, sprawozdania, notatki,
 Instrukcja kancelaryjna, obieg korespondencji,
 Jak poprawnie konstruować wiadomości e – mailowe.
3.
Zarządzanie czasem:
Czas to najcenniejszy element pracy w sekretariacie, od umiejętności
zarządzania nim zależy bardzo często dobra organizacja całej instytucji.
W tym module uczestnicy dowiedzą się jak planować swój czas pracy
oraz jak nadzorować - monitorować czas pracy przełożonych.
 Zarządzanie pocztą elektroniczną i tradycyjną, delegowanie zadań
do komórek merytorycznych, elektroniczny kalendarz przełożonych,
 Jak pracować, gdy większość działań jest nie planowanych.
4.
Savoir – vivre:
Część szkolenia poświęcona budowaniu wizerunku danej instytucji,
poprzez prawidłowe przygotowanie spotkań z uszanowaniem należnego
miejsca dla gości i gospodarzy. Uczestnicy dowiedzą się jak wygląda
profesjonalne załatwienie spraw, ubiór, sposób prowadzenia rozmów
telefonicznych, zachowanie uprzejmości w codziennej pracy wpływają
na pozytywny odbiór administracji publicznej.
 Etykieta administracji publicznej z uwzględnieniem ubioru,
 Powitanie, dbanie o dobry wizerunek instytucji,
 Rozmowy telefoniczne,
 Precedencja – hierarchia stanowisk i funkcji,
 Organizacja spotkań z osobami o różnym statusie społecznym.
5.
Trudne sytuacje w pracy sekretariatu, czyli jak zmierzyć się z codziennymi
wyzwaniami stawianymi przed osobami zatrudnionymi w sekretariatach,
jak asertywnie reagować na zastrzeżenia klientów i radzić sobie
w trudnych sytuacjach.
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy
będą mieli:
 wiedzę z zakresu techniki biurowej
i zarządzania sekretariatem przy
uwzględnieniu Instrukcji
Kancelaryjnej i JRWA,
 wiedzę i umiejętności z zakresu
komunikacji w różnych aspektach
działania sekretariatu (narady,
spotkania, rozmowy telefoniczne,
przekazywanie i zbieranie
informacji współpracownikom
i przełożonym),
 umiejętność zarządzania czasem
oraz działania w sytuacjach
trudnych i stresujących,
 wiedzę z zasad savoir – vivre
w administracji publicznej,
 umiejętność budowania wizerunku
przełożonego, jako kierownika
jednostki.
Szkolenie oparte na przykładach
i sytuacjach występujących
w praktyce działania administracji
publicznej.
SZ K OL EN I E S KI ER O W AN E
D O O S ÓB PR AC U J ĄC YC H W :
 sekretariatach jednostek
samorządu terytorialnego,
 biurach zarządu,
 biurach rad gmin i powiatów,
 sekretariatach samorządowych
jednostek organizacyjnych
(oświatowych, komunalnych,
kultury, powiatowych urzędów
pracy).
D AN E D O KO NT A K TU :
Ośrodek Kształcenia Samorządu
Terytorialnego im. Waleriana Pańki
40-014 Katowice ul. Mariacka 1
NIP 522 000 18 95
tel/fax. 32 259 86 73, 32 253 84 09
e-mail: [email protected]
www .ok st .p l
OS OB A D O K ONT A K TU :
Marlena Moliszewska - Gumulak,
tel. 32 206 98 43 w. 29,
[email protected]
Miejsce szkolenia:
Wrocław, siedziba Ośrodka, ul. Piłsudskiego 49 - 57, III piętro.
Mapka dojazdu jest na www.okst.pl/dojazd
Termin i godzina:
19 sierpnia 2015 r. godz. 10.00 – 15.00
Cena: w przypadku zgłoszenia do 15 lipca 2015 r. 219 zł, od 16
lipca 2015 r. cena 299 zł netto/os.
Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania
szkolenia ze środków publicznych. Cena zawiera materiały
szkoleniowe,
zaświadczenie
o ukończeniu
szkolenia,
poczęstunek i serwis kawowy.
Zgłoszenia:
Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać mailem lub
faksem do 14 sierpnia 2015 r. Uwaga: Ilość miejsc ograniczona.
Brak pisemnej rezygnacji na 3 dni przed szkoleniem będzie
równoznaczny z obciążeniem Państwa pełnym kosztem
szkolenia. Płatność przelewem na podstawie faktury
otrzymanej po szkoleniu.
Karta zgłoszenia – kod szkolenia: 829/15D/G
Nazwa Nabywcy(dane do FVAT):..................................................................................................................…………………………………………
Ulica, nr domu: ........................................................ Miejscowość ………………………………………..…..………………kod pocztowy……….….…………………...
NIP: .................................................................... Tel................................................... e - mail ……………………………………………………………….…………………
1.
.......................................................................................................................................................................................................................................
imię i nazwisko, (wypełnić drukowanymi)
wydział/ stanowisko
2.....................................................................................................................................................................................................................................
imię i nazwisko, (wypełnić drukowanymi)
wydział/ stanowisko
Oświadczam, że szkolenie dla ww. pracowników jest kształceniem zawodowym finansowanym w całości lub co najmniej 70% ze środków
publicznych (właściwe zaznaczyć) TAK / NIE
...................………………………………….
podpis
UWAGA!
Ilość miejsc ograniczona. O udziale w szkoleniu decyduje kolejność zgłoszeń. Zgłoszenie na szkolenie musi zostać potwierdzone przesłaniem do Ośrodka karty
zgłoszenia. Brak pisemnej rezygnacji ze szkolenia najpóźniej na trzy dni przed terminem będzie równoznaczny z obciążeniem Państwa należnością za to szkolenie.
Należność należy płacić przelewem przed lub po szkoleniu (na przelewie prosimy podać nazwę szkolenia lub jego numer).
NR RACHUNKU: BPH: 68-10600076-0000321000197618