Zagadanienia marytoryczne - Program Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Leonardo da Vinci
Zarządzanie projektem TOI –część I
Współpraca partnerska, zapewnienie jakości,
monitoring.
Szkolenie dla Beneficjentów TOI 2011
Warszawa, 14.09.2011 r.
Zarządzanie projektem
Zarządzanie projektem ma zapewnić:
osiągnięcie zaplanowanych rezultatów
w planowanym terminie
przy takich zasobach, jakie zaplanowano.
Jakość rezultatów powinna być jak najwyższa… Co to znaczy?
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Jakość
Jakość jest ogólnie rozumiana jako „dobroć” (produktu) ale ma różne
wymiary, nie zawsze i nie dla wszystkich równie ważne, np.:
• użyteczność (funkcjonalność);
• niezawodność (brak wad), bezpieczeństwo użytkowania;
• zgodność z założeniami (celami, potrzebami);
• zgodność ze standardami / normami;
• trwałość;
• łatwość modyfikacji/naprawy/korekty;
• łatwość obsługi;
• estetyka/atrakcyjność dla użytkownika
itd.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Jakość
Jakość rezultatów powinna być jak najwyższa….
… na tyle na ile pozwala czas i budżet.
Przy ustalonym (nieprzekraczalnym) czasie i budżecie, jakość rezultatów
końcowych zależy od:
- skutecznego zarządzania
- i wejściowych zasobów i materiałów.
W projektach LdV TOI wejściowe zasoby i materiały są to:
•konsorcjum i
•transferowane produkty.
(Angażowanie w projekt grup docelowych i interesariuszy jest obowiązkową dobrą
praktyką zarządzania projektem i pozwala zyskać niejako dodatkowe zasoby i lepiej
poznać potrzeby tych grup i ich rozumienie jakości rezultatów. )
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Jakość projektu (wniosku)
Dlatego w konkursie wniosków LdV TOI ocenia się:
(przewidywaną) jakość planowanych rezultatów
czy i na ile:
- są relewantne do programu Leonardo;
- wymagają i warte są europejskiej współpracy międzynarodowej;
- przyczynią się do poprawy jakości/systemu VET w krajach
„importujących” transfer;
- są odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby ostatecznych beneficjentów;
- stanowić będą odpowiednią do potrzeb adaptację innowacyjnych i
dobrych jakościowo produktów wejściowych (transferowanych);
- będą trwałe;
- nadadzą się do dalszej adaptacji w innych kontekstach, zwłaszcza w
innych krajach europejskich.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Jakość wniosku c.d.
Dlatego w konkursie wniosków LdV TOI oceniane są - oprócz jakości planowanych rezultatów :
- jakość konsorcjum
(trafność doboru partnerów do zadań w projekcie;
kompetencje i doświadczenie partnerów jako instytucji
i osób stanowiących zespół projektu;
pozycja, kontakty i ogólnie - możliwości organizacji partnerskich w zakresie
upowszechniania, zwłaszcza w krajach „importujących” transferowane produkty);
- jakość planu działań, planu zarządzania jakością i planu waloryzacji i
upowszechniania.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Zgodność projektu z założeniami
To co zostało zadeklarowane we wniosku – który stanie się częścią umowy –
jest dla partnerstwa zobowiązujące.
Trzeba zatem tak zarządzać projektem, żeby stworzyć dobre rezultaty końcowe
i dobrze zrealizować zaplanowane działania.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Ocena projektu po zakończeniu
Merytoryczna ocena ex post projektu LdV TOI prowadzana przez NA i
zewnętrznych ekspertów skupia się przede wszystkim na
jakościowej ocenie produktów końcowych.
Jakość rezultatów oceniana jest pod różnymi aspektami:
- zgodności z planami/umową ;
- zgodności z najnowszymi osiągnięciami w kształceniu/szkoleniu
zawodowym w danym sektorze / dla danej grupy docelowej;
- użyteczności i adekwatności do potrzeb grup docelowych;
- trwałości - rezultaty będą stosowane w instytucjach/krajach partnerskich
po zakończeniu projektu;
- oddziaływania projektu na grupy docelowe, region, krajowe systemy VET
w krajach partnerstwa.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Ocena projektu po zakończeniu
NA ocenia również zarządzanie projektem:
- zarządzanie jakością;
- testowanie;
- ewaluację;
- upowszechnianie;
-sposób zarządzania partnerstwem (m.in. zgodnym z umową
zaangażowaniem poszczególnych partnerów w poszczególne zadania,
znajdującym odbicie np w protokołach ze spotkań partnerskich. )
Dobre zarządzanie przekłada się na jakość produktów.
Jak więc dobrze zarządzać projektem?
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Zarządzanie jakością
Zarządzanie jakością polega na czuwaniu nad realizacją projektu tak, żeby
rezultaty końcowe spełniły wymagania jakościowe (grup docelowych,
partnerstwa, NA, interesariuszy)
Trzeba stworzyć plan zarządzania jakością i wskaźniki jakości, uwzględniając
fakt, że im wcześniej wychwycony zostanie błąd, tym tańsze koszty jego
usunięcia czy zmniejszenia jego skutków.
Koszt usunięcia błędu w fazie implementacji może być nawet 10 razy wyższy
niż koszt usunięcia błędu na etapie testowania, a 100 razy wyższy, niż
usunięcie go na etapie projektowania.
Ale: system kontroli jakości i wczesnego wykrywania też kosztuje i to tym
więcej, im jest doskonalszy.
Wskazane jest więc znalezienie (analiza i wyliczenia) i uzgodnienie (w gronie
konsorcjum, ew. też użytkowników/interesariuszy) optymalnego planu kontroli
i wskaźników jakości.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Cechy dobrze dobranych wskaźników jakości
/M.Polak, I.Laskowska/
Znaczenie dla projektu – wskaźniki powinny
dotyczyć najbardziej istotnych obszarów działania / rezultatów
Uniwersalność – wskaźników nie powinny być zbyt liczne i zbyt specyficzne
Wskaźniki powinny być zrozumiałe dla wszystkich (partnerzy, beneficjenci,
ewaluatorzy); precyzyjne i jednoznaczne,
Dane wyjściowe potrzebne do oszacowania wskaźników muszą być
aktualne;
Dostępne/osiągalne w odpowiednim czasie;
Nakład pracy i czasu potrzebnego na zebranie i przetworzenie danych
potrzebnych do oszacowania wskaźników muszą być proporcjonalne do
korzyści.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Kontrolowanie jakości
/z wykorzyst. M.Polak, I.Laskowska/
Kontrolowanie jakości wymaga umiejętnego podejścia ze strony
kontrolujących członków zespołu partnerstwa i nie powinno zantagonizować
partnera/osób których praca jest oceniana.
Kontrola jakości musi być jednakowo rozumiana przez wszystkich partnerów,
a jej metody akceptowane przez wszystkich. Wynik kontroli jakościowej musi
zawierać sugestie jak dokonać poprawy.
Niektóre błędy trzeba świadomie zaakceptować, żeby nie wstrzymywać
postępu projektu.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Kontrolowanie jakości
Decyzje o akceptacji błędów muszą być jednak dobrze przemyślane,
a są błędy które są nieakceptowalne, zwłaszcza takie, które mogą wprowadzić
w niebezpieczny błąd uczącego się.
Jeżeli przewidujemy istnienie ryzyka dla projektu, które miałoby poważne
konsekwencje dla któregoś z ważnych rezultatów, to w ramach zarządzania
ryzykiem wskazane jest zaplanować działania zapobiegawcze i prowadzić
monitoring ryzyka.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Monitoring
Monitoring polega na systematycznym zbieraniu i raportowaniu informacji
pokazujących zmiany w czasie i służy do:
- określenia, jak postępuje wdrożenie projektu i praca nad rezultatami w
stosunku do założeń (do harmonogramu) – ile zrobiono, ile wydano pieniędzy,
ile poświęcono czasu;
- określenia efektywności /skuteczności w stosunku do planu i wskaźników.
Pomaga w zarządzaniu jakością, w zarządzaniu ryzykiem (monitoring jakości i
monitoring ryzyka) i w zarządzaniu zmianą.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Monitoring
Odpowiedzialność za monitorowanie postępów całego projektu i wydatków w
projekcie spoczywa na Beneficjencie.
W ramach zarządzania partnerstwem Beneficjent powinien zadbać, by
Partnerzy monitorowali każdy swoje działania i wydatki.
Jeżeli wyznaczeni są partnerzy odpowiedzialni za poszczególne pakiety
robocze, to oni monitorują realizację tych pakietów – ale ostateczna
odpowiedzialność za cały projekt, przypomnimy, spoczywa na Beneficjencie.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Współpraca partnerska
W LdV TOI oczekiwany jest aktywny udział wszystkich partnerów – i każdy musi
skorzystać z projektu, nie tylko „importujący” (wymiar europejski).
Międzynarodowe partnerstwo LdV TOI ma dać możliwości uczenia się od siebie
nawzajem zarówno dla osób jak i dla instytucji partnerskich i – stworzenia dzięki
temu lepszych produktów.
Zdarza się, że w projekcie gubi się ta idea partnerstwa i wartości dodanej jaką ma
tworzyć …. zamiast tego mamy sytuację „każdy robi swoje”… i w produktach
końcowych nie widać nawet śladu wzajemnej inspiracji.
Ważne rozpoznanie jaką korzyść z realizacji projektu ma (i mieć może po
zakończeniu) instytucja partnera; czy osoby realizujące projekt.
Ważne jest odpowiednie motywowanie i też monitoring (wczesne wykrywanie
ryzyka).
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Zarządzanie grupą partnerską (konsorcjum)
Zarządzanie grupą partnerską jest obowiązkiem Beneficjenta.
Odbywa się na podstawie umów z partnerami
(NA udostępnia dawne wzory takich umów);
Obejmuje:
- koordynowanie prac w ramach projektu;
- dbanie o terminowe wykonywanie zadań i o terminowe dostarczanie sprawozdań i
rzetelność rozliczeń (sankcje - wstrzymanie wypłaty środków);
- wydatki partnerów powinakceptacja wydatków przez Beneficjenta (opisy faktur).
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Umowa między Beneficjentem a Partnerem – sugestie
Sugerujemy, by w umowie w partnerami ująć zobowiązania partnera:
- dołożenie wszelkich starań w celu realizacji oraz właściwego
zarządzania pracami projektu.
- przestrzeganie wszystkich postanowień umowy zawartej przez
Beneficjenta z Narodową Agencją Programu.
-przekazanie Beneficjentowi wszelkich informacji i dokumentów
wymaganych przez Beneficjenta/NA na potrzeby zarządzania projektem.
-przekazania Beneficjentowi wszelkich informacji i dokumentów
koniecznych do sporządzenia sprawozdania cząstkowego/końcowego
oraz kopii wszystkich dokumentów potwierdzających działania Partnera.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Umowa między Beneficjentem a Partnerem - c.d.:
sugerowane załączniki do umowy z partnerem
1.
2.
3.
4.
5.
6.
szczegółowy budżet Partnera
szczegółowy opis zadań
harmonogram prac
harmonogram sprawozdawczości
przewodnik dla wnioskodawców
porozumienie o prawach autorskich
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Porozumienie konsorcjum
w sprawie praw autorskich i ewentualnej komercjalizacji
Porozumienie konsorcjum w sprawie praw autorskich do produktów
końcowych - ważne – nawet, jeśli nie jest planowana
komercjalizacja.
Niekiedy Beneficjenci uznawali, że powinno obejmować nie tylko
kwestie korzystania z produktów takich, jakie powstaną na koniec
projektu, ale również – kwestie ich ewentualnego dalszego
rozwijania.
Jedni beneficjenci odkładają podpisanie umów dot praw autorskich
na koniec projektu; inni wolą nie odkładać ich podpisania. Zależy to
od projektu i partnerstwa.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Partnerstwo i rezultaty projektu
Bardzo ważne: upewnienie się że wszyscy partnerzy – i wszystkie osoby
pracujące w projekcie – dokładnie tak samo rozumieją:
1. końcowe rezultaty / produkty;
2. grupę docelową;
3. cele projektu, założenia dot. testowania i ewaluacji itd. i związki
między poszczególnymi rezultatami cząstkowymi/etapowymi a
końcowymi i między poszczególnymi działaniami a rezultatami.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Partnerstwo i rezultaty projektu
Czasem partnerstwo traci z oczu funkcjonalne związki między
poszczególnymi rezultatami i między działaniami i rezultatami.
Zapomina, że badanie potrzeb, upowszechnianie, szkolenie testowe,
ewaluacja - służyć mają jakości głównych rezultatów końcowych.
Poszczególne działania prowadzi się tak, jakby trzeba je było „odrobić” bo
zostały zapisane we wniosku, ale tylko dlatego.
Zdarza się że końcowa konferencja odbywa się wyłącznie w gronie
partnerów, zamiast służyć upowszechnianiu.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Rezultaty i ich odbiorcy
Doprecyzowując w gronie konsorcjum koncepcję poszczególnych produktów,
rezultatów czy nawet materiałów służących upowszechnianiu
należy dokładnie ustalić komu i do czego ma służyć:
•grupie docelowej?
•samemu partnerstwu?
•wszystkim interesariuszom?
Np. do kogo adresowana jest strona internetowa projektu?
Powinna tam być przede wszystkim zrozumiale napisana informacja o celach
projektu i głównych rezultatach i kontakty do Beneficjenta i partnerów.
Informacje o spotkaniach partnerskich niekoniecznie są ważne dla
potencjalnych użytkowników produktów projektu czy potencjalnych
przyszłych partnerów – chyba, że są to spotkania otwarte na które można
przyjść.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Rezultaty – kryteria jakości
Dobre zarządzanie projektem ma spowodować aby:
• Wszystkie planowane rezultaty osiągnięto - liczba egz.,
wersje język. itd. - jak w umowie;
• Testy i ewaluacja były właściwie dobrane,
przeprowadzone i wykorzystane (tj. wnioski wyciągnięte i
potrzebne zmiany wprowadzone) ,
• Rezultaty odpowiadały najnowszym osiągnięciom w
danym sektorze/dla danej grupy docelowej;
• Rezultaty były dla grup docelowych odpowiednie i
użyteczne, i spełniały ich potrzeby.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Rezultaty i zarządzenie projektem cd.
Rezultaty końcowe projektu TOI powinny być trwałe: tak, by można je było
w krajach partnerskich stosować przez dłuższy czas – jeśli takie były
założenia we wniosku.
Pomoże w tym uzyskanie przez partnerów wsparcia instytucjonalnego dla
projektu.
Upowszechnienie powinno być odpowiednie do grup docelowych
Projekt powinien wywrzeć wpływ na grupy docelowe, system kształcenia i
szkolenia zawodowego w kraju beneficjenta/partnerów;
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Rezultaty, testowanie, ewaluacja
Najważniejsze w projektach TOI są produkty końcowe i ich jakość.
Na ich jakość mają wpływ rezultaty „robocze” i etapowe, a także
działania takie jak testowanie i ewaluacja.
Zapisy (sprawozdawanie) tych działań pomagają trafniej ocenić
produkty końcowe.
Np. testowanie i ewaluacja pozwalają partnerstwu zapewnić jakość
produktu np. w sensie dostosowania do potrzeb grupy docelowej.
A raport z testowania i raport z ewaluacji daje innym członkom zespołu
i interesariuszom – a także NA – dodatkowe informacje o produktach np. pokazując, ze grupa testowa była reprezentatywna, pilotaż
miarodajny a informacje zwrotne i wyniki ewaluacji uwzględniono,
wprowadzając odpowiednie zmiany. Czyli z opisu testowania i
ewaluacji wynika ważna informacja o jakości produktu końcowego i
tego, jak odpowiada na potrzeby danej grupy zawodowej.
To opis upowszechniania i jego efektów może pokazać, że produkt
rzeczywiście jest trwały – tzn. będzie użytkowany.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Testowanie i ewaluacja a jakość produktów końcowych
Nie należy traktować testowania, ewaluacji i upowszechniania jako
„formalnego” wymogu, który, tak jak zamieszczenie logo programu,
jest wymogiem grantobiorcy, który trzeba spełnić.
Przeprowadzenie ewaluacji i nie wykorzystanie jej wyników (tzn. nie
wprowadzenie zmian, które ewaluator rekomendował) jest błędem w
zarządzaniu jakością w projekcie - zmarnowaniem szansy na lepszy
rezultat końcowy.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Mamy nadzieję że projekty TOI 2011 wykorzystają szanse i ich
produkty będą bardzo dobre, czego Państwu serdecznie życzymy.
Dziękuję za uwagę.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI