Zarządzanie finansowe - Program Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Leonardo da Vinci
Zarządzanie finansami w projekcie
UMOWY IVT, PLM, VETPRO 2013
SPIS TREŚCI:
1.
Ogólne zasady finansowe
2.
Polityka kursowa
3.
Typy podstawowych kontroli
4.
Dokumentacja projektu
5.
Najczęstsze wady raportów
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE
• uprawnionymi wydatkami są tylko te, poniesione w okresie określonym
w umowie finansowej,
• zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków,
• zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych
kont
analitycznych,
bądź
innego,
odpowiedniego
systemu
ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację
źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją
projektu w okresie obowiązywania umowy,
• brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu
LdV,
• ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy
dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE
KOSZTY NIEUPRAWNIONE
•
VAT – jeśli instytucja Beneficjenta może go odliczyć,
• straty związane z różnicami kursowymi,
• koszty nie związane z realizowanym projektem,
• koszty przejazdu taksówką.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA
Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie
działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów
rzeczywistych np. koszty podróży przy stażach/wymianach trwających do 12
tygodni włącznie.
Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach:
zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla
skali kosztów jednostkowych poniższe wytyczne nie mają zastosowania;
beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb
rozliczeniowych.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane
przez NA w PLN lub EUR – w zależności od waluty konta
wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej.
Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym
należy wykazać w euro.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
UWAGA:
• Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta danego dowodu finansowego, a nie
waluta w jakiej dokonano za niego zapłaty.
• Dokument wystawiony w walucie EUR
Dowody finansowe wystawione w walucie EUR nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie w
jakiej dokonano za niego zapłaty. Np. w przypadku biletu lotniczego wystawionego w EUR,
gdzie płatność została dokonana kartą kredytową w PLN, podstawą jest kwota wynikająca z
biletu, tj. w EUR.
• Dokument wystawiony w walutach innych niż EUR
Dowody finansowe wystawione w walucie innej niż EUR podlegają przewalutowaniu na EUR,
przy czym jako wydatek należy traktować kwotę wynikającą z dowodu finansowego a nie
kwotę zapłaty, jeśli była ona ponoszona w innej walucie niż waluta dowodu.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN oraz EUR
Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy
stosować:
• miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i
opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej
przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009
-2&Delim=,&Language=en
Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o dacie
przekazania płatności.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
POLITYKA KURSOWA c.d.
Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN oraz EUR c.d.
Gdy umowa finansowa narzuca stosowanie dwóch lub więcej kursów:
Kurs ten należy stosować do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w
okresie od dnia dokonania danej płatności zaliczkowej do dnia poprzedzającego
następną płatność zaliczkową.
Oznacza to, iż kurs pierwszej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich
poniesionych wydatków w okresie od dnia kwalifikowalności kosztów (pierwszy
dzień obowiązywania umowy finansowej) do dnia poprzedzającego wypłatę drugiej
zaliczki.
Natomiast kurs ostatniej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich
wydatków w okresie od dnia jej wypłaty do końca okresu kwalifikowalności
kosztów (ostatni dzień obowiązywania umowy finansowej).
UWAGA:
Punktem odniesienia jest data wystawienia dowodu finansowego a nie data
faktycznej zapłaty zobowiązania.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI:
Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce:
• podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot
– w siedzibie beneficjenta
• po zakończeniu działania tzw. desk check
- w siedzibie Narodowej Agencji
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.:
Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu – „on-the-spot”
• cel: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o
dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi, takimi
jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do składania wniosków, itd.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.:
Kontrola po zakończeniu działania „desk check” zza biurka
• cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie się,
że udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone poważnymi lub
powtarzającymi się błędami.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW
Podstawą do analizy finansowej jest część finansowa raportu
końcowego, co oznacza, iż beneficjent nie przesyła wraz z raportem
końcowym żadnej dokumentacji finansowej (np. listy dowodów
księgowych, oryginałów dowodów księgowych).
Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze
wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o
dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej
potwierdzającej fakt poniesienia kosztów.
Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany
dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli
typu „desk check” - w siedzibie NA):
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU
1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący
sposób:
•
podróż samolotem – wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych
(tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie
faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;
•
podróż autobusem – wymagane jest przedstawienie biletów lub faktury VAT.
W przypadku przedstawienia faktury należy opisać na odwrocie dokument
podając trasę podróży, datę podróży, liczbę uczestników – jeżeli nie wynika
to z faktury;
•
podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie
faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.
•
podróż samochodem prywatnym lub firmowym – w zależności od tego, który
wariant jest najtańszy:
- przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej
organizacji, przy czym zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z
dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu
kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i
motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.)
stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta
zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie
wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania
wydatków w PLN na EUR.
- lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie, autokarowego lub
lotniczego ekonomicznego - na trasie przejazdu samochodu, przy czym wskazany jest
wybór najbardziej ekonomicznej opcji. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego
biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe.
Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podróży samochodem
osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane od przewoźnika
(PKP/PKS/linie lotnicze) oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony
internetowej. O wystawienie oświadczenia do przewoźnika występuje sam beneficjent.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.
2. W przypadku kosztów utrzymania:
potwierdzenie uczestnictwa w
działaniu – zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i
zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego
organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające
okres pobytu za granicą (dla uczestników oraz opiekunów).
3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i
językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji
przygotowania lub uczestnictwa w nim podpisane przez uczestników.
4. W przypadku kosztów organizacji mobilności (zarządzanie): listę i
rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Załączniki - Dowody księgowe
Wszystkie dokumenty finansowe muszą być właściwie opisane przez beneficjenta,
tj. opis powinien zawierać:
• cel zakupu,
• kwotę i walutę dokumentu finansowego,
• źródło finansowania tj. informacja, iż dana kwota została rozliczona ze środków
LdV w ramach projektu nr…… oraz w ramach jakiej linii budżetowej……,
• zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,
• oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.),
zamieszczoną na stronie internetowej www.leonardo.org.pl,
• ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy).
Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy
pozostałych kosztach.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Załączniki - Dowody księgowe c.d.
Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu
należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie
z poniższą zasadą:
• w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny
dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że
zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy
beneficjenta;
• w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie
przelewu np. wyciąg bankowy.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Wytyczne do raportów końcowych w ramach
Programu „Uczenie się przez całe Życie”:
Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania Programu „Uczenie się
przez całe życie – Leonardo da Vinci” nie zwalniają z obowiązku stosowania
przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o
rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i
skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy
sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu „Uczenie się przez całe
życie – Leonardo da Vinci”.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Najczęstsze wady raportów:
KONTROLA RUTYNOWA:
• brak wymaganych załączników (np. oświadczenia o zastosowanej polityce kursowej do
kosztów rzeczywistych).
KONTROLA DESK CHECK:
• nieuporządkowana dokumentacja,
• błędy rachunkowe,
• zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut,
• niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Kontakt
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321
fax: (22) 463 10 21
Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV:
Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145,
[email protected]
Anna Myrcha tel. (22) 46 31 142
[email protected]
PROGRAM LEONARDO DA VINCI