Załącznik do uchwały nr 173 KM PO KL
Transkrypt
Załącznik do uchwały nr 173 KM PO KL
Zał.1 Tabela rekomendacji z badania ewaluacyjnego, pn. „Samorząd terytorialny przyjazny przedsiębiorcy - ocena poziomu obsługi przedsiębiorców” Lp. Wniosek Rekomendacja Adresat Sposób wdrożenia Status Termin realizacji Klasyfikacja 31.12.2015 r. rekomendacj a operacyjna Rekomendacje dotyczące okresu programowania EFS w latach 2014-2020 1. Strony BIP samorządów są bardzo zróżnicowane pod względem rozkładu, wyglądu i zawartości. W efekcie tego przedsiębiorcy i inni klienci korzystający z BIP-ów kilku urzędów mogą mieć problem z odnalezieniem pożądanych treści, a nawet ze orientowaniem się, że są na stronie BIP. Na biuletynach urzędów często brakuje również informacji o procedurze realizacji poszczególnych usług lub informacje te są niepełne, w związku z czym niektórzy niedoinformowani klienci (np. na temat koniecznych dokumentów) są zmuszeni odbyć więcej niż jedną wizytę w jednej sprawie. (str. 47) Należy upowszechnić wymogi dotyczące jakości i zrozumiałości treści portalu samorządowego BIP. Informacje na stronach BIP należy podawać prostym, poprawnym językiem unikając wieloznaczności i ograniczając stosowanie słów trudnych, czy określeń branżowych. Oprócz treści określonych wymogami z ustawy o dostępie do informacji publicznej i rozporządzeniu o BIP), powinny się w nim znaleźć informacje nt.: dane kontaktowe do osób odpowiedzialnych za dane sprawy (np. pytaj o podatki panią X pod numerem) dane i adresy wydziałów przetargi, konkursy, konkursy na zadana publiczne dla NGO, naborach na stanowiska strategia rozwoju samorządu, aktualny i planowany budżet informacja o radzie samorządu (w tym oświadczenia majątkowe) przyjęte uchwały regulamin urzędu, statut samorządu informacje o jednostkach organizacyjnych i pomocniczych link do ESP MAC Upowszechnienie przez organ centralny (MAC lub jednostka podległa MAC) zalecanych rozwiązań dot. treści BIP, opracowanych w Standardzie minimum świadczenia usług na rzecz przedsiębiorstw (funkcjonowania urzędu) w ramach niniejszego badania. Mogłoby to się odbywać poprzez zamieszczenie na stronie www MAC, a także w ramach organizowanych dla pracowników JST konferencji i szkoleń. rekomenda cja do wdrożenia w całości 1 Lp. 2. Wniosek Zarówno w opinii środowisk przedsiębiorców, jak i samorządowców, wydanie zestawu zaleceń zawierającego standardy minimum znacznie poprawiłaby jakość świadczonych usług oraz ułatwiłaby organizację pracy w urzędach. (str. 52) Rozwiązaniem cieszącym się uznaniem ze strony przedsiębiorców jest funkcjonowanie w urzędzie dedykowanej komórki (biura/wydziału), zajmującej się obsługą inwestorów. Propozycja powołania tego typu komórek (formułowana na etapie konsultacji Standardu minimum) w średnich i małych JST spotkała się z dużym zainteresowaniem lokalnych przedsiębiorców, formułujących dodatkowo oczekiwania, ze działalność tego typu komórek będzie Rekomendacja Adresat Sposób wdrożenia Status link do eUrzędu (jeśli jednostka go posiada) w szczególności – pełne, kompletne i regularnie aktualizowane karty usług. W każdym JST powinna również zostać wskazana osoba odpowiedzialne za okresowe (optymalnie – kwartalne) aktualizowanie treści BIP. Rekomenduje się wprowadzenie miękkich wytycznych na temat standardów obsługi klientów (standardu minimum). Taki dokument, opracowany m.in. na podstawie dobrych praktyk przedstawiający najlepsze praktyki stosowane w wyróżniających (cieszących się dobrą opinią przedsiębiorców) urzędach JST, powinien zawierać zarówno wytyczne dotyczące obsługi klientów biznesowych, jak i indywidualnych. MAC Opracowanie i opublikowanie na stronach www MAC wytycznych na temat standardów obsługi klientów (standardu minimum) o charakterze miękkich wytycznych, których wprowadzenie w urzędach jest rekomendowane przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji. Spełnianie przez JST minimalnych standardów w zakresie: organizacji pracy; zarządzania jednostką; logistyki i organizacji przestrzeni; bezpieczeństwa IT i technologii; współpracy z przedsiębiorcami; informowania i działań promocyjnych, a także tworzenia w JST rekomenda cja do wdrożenia w całości Termin realizacji Klasyfikacja 31.12.2020 r. rekomendacj a operacyjna 2 Lp. Wniosek Rekomendacja Adresat ukierunkowana także na zainteresowane inwestowaniem w JST małe i średnie firmy, które często nie maja zasobów finansowych, by zapewnić sobie zewnętrzne usługi doradcze w zakresie inwestycji. (str. 53) 3. Realizacja procesu elektronizacji powinna dostarczyć przedsiębiorcom i obywatelom kompletnych eusług – pozwalających na załatwienie sprawy w całości drogą elektroniczną. Ponadto przedsięwzięcie powinno być planowane przy poszanowaniu środków publicznych w sposób możliwie najefektywniejszy finansowo. (str. 37) W związku z rekomendacją dotyczącą elektronizacji w pierwszej kolejności usług ustandaryzowanych, o W ramach środków Programu Operacyjnego WER, Działanie 2.18, typy operacji Wdrażanie w administracji publicznej rozwiązań poprawiających efektywność zarządzania usługami dziedzinowymi w obszarach istotnych dla prowadzenia działalności gospodarczej: podatki i opłaty lokalne, zarządzanie nieruchomościami, w szczególności w zakresie gospodarowania lokalami użytkowanymi – dofinansowanie w szczególności powinno uwzględniać możliwość wprowadzania w JST systemów back-office, takich jak: systemu informatycznego klasy ERP, systemu finansowo-księgowego, MAC Sposób wdrożenia dedykowanych komórek/wydziałów zajmujących się obsługą inwestora (jako standard optimum dla JST posiadających ofertę inwestycyjną) powinno być również promowane w ramach organizowanych dla pracowników JST konferencji i szkoleń, w tym – realizowanych w ramach projektów ze środków UE perspektywy 2014-2020 (publikacja mogłaby wówczas być rozpowszechniana w formie materiałów konferencyjnych lub szkoleniowych). Zamieszczenie w dokumentacji konkursowej wyboru projektów do dofinansowania w ramach Działania 2.18 POWER kryterium komplementarności projektów (np. w ten sposób, by pozyskaniu środków na wdrożenie systemu dziedzinowego obsługującego pewien obszar usług świadczonych przez JST, towarzyszyło udostępnienie przez JST co najmniej jednej usługi Status rekomenda cja do wdrożenia w całości Termin realizacji Klasyfikacja 31.12.2020 r. rekomendacj a operacyjna 3 Lp. 4. Wniosek Rekomendacja charakterze cyklicznym, masowych (powszechne, np. obowiązek składania deklaracji w obszarze podatków i opłat lokalnych), konieczne jest w tym zakresie zapewnienie funkcjonowania w urzędzie rozwiązań wewnętrznych (tzw. elektronicznych systemów back office), które zapewniają dostępność usług w pełni elektronicznych dla klientów na zewnątrz. (str. 72; 93) Najlepsze efekty przynosi połączenie realizacji projektu (lub projektów) systemowego z konkursowymi, co łącznie zapewnia zarówno oczekiwane przez przedsiębiorców ujednolicenie standardów, jak i umożliwia jednostkom małym, o niskim poziomie rozwoju instytucjonalnego (pod warunkiem ich „premiowania” w kryteriach dostępu w trybie konkursowym wyboru projektów Działania 2.18 POWER), uzupełnianie braków i zaspokajanie najpilniejszych potrzeb, zidentyfikowanych w danej jednostce. (str. 94) systemu logistycznego. Systemy dziedzinowe (np. finansowoksięgowe) poprawiają funkcjonowanie pojedynczych komórek organizacyjnych, natomiast systemy ERP (w tym systemy logistyczne, systemy EZD) poprawiają funkcjonowanie całego urzędu w szczególności poprzez: usprawnienie i przyspieszenie komunikacji, możliwość kontroli nadzorczej nad pracownikami oraz zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów. Niska popularność e-usług administracyjnych wynika Oprócz obecnie prowadzonych ogólnopolskich kampanii Adresat Sposób wdrożenia Status Termin realizacji Klasyfikacja rekomenda cja do 31.12.2020 r. rekomendacj a operacyjna z tego obszaru na platformie ePUAP2). Ponadto w kryteriach wyboru projektów konkursowych, premiowana powinna być ich realizacja w partnerstwach JST – taka forma daje możliwość uzyskania efektu synergii. Zalecane jest także zamieszczenie w dokumentacji konkursowej wyboru projektów do dofinansowania w ramach Działania 2.18 POWER, kryterium ułatwiającego pozyskanie środków przez urzędy małe, zwłaszcza gminne (gminy wiejskie i miejskowiejskie). Mniejszy wpływ na ocenę beneficjenta powinno mieć natomiast doświadczenie w realizacji innych projektów – takie kryterium przyczynia się do negatywnego zjawiska pogłębiana się rozwarstwienia samorządów w kontekście uzyskiwania środków. MAC Wprowadzenie w zapisach dokumentacji 4 Lp. Wniosek Rekomendacja m.in. z braku wiedzy wśród przedsiębiorców nt. możliwości ich realizacji elektronicznie; towarzyszy temu także niski poziom ich wiedzy na temat wykorzystywania w tym celu możliwości uwierzytelniania za pomocą profilu zaufanego. (str. 89; 99-100) informacyjnych, informacji na temat dostępnych e-usług w danej JST powinni dostarczać sami urzędnicy, informując klientów o możliwości realizacji usługi w sposób elektroniczny podczas ich wizyty w urzędzie. Ze względu na niski poziom wiedzy nt. profilu zaufanego, urzędnicy powinni także uzupełniać te informacje o wskazówki dot. możliwości korzystania z profilu zaufanego w celu realizacji usług administracyjnych oraz informować w jaki sposób ustanowić profil zaufany (np. pomóc wypełnić wniosek, poinformować w jakim najbliższym urzędzie można go uzyskać). Adresat Sposób wdrożenia Status konkursowych Działania 2.18 POWER obowiązku informowania klientów JST przez urzędników nt. możliwości realizacji dostępnych w danej JST e-usług administracyjnych oraz nt. sposobu uzyskiwania profilu zaufanego - udzielenie wsparcia dla beneficjenta uwarunkowane byłoby od podjęcia przez pracowników JST działań informacyjnopromocyjnych dot. dostępnych e –usług i profilu zaufanego. wdrożenia w całości Termin realizacji Klasyfikacja 5