orum liderów

FORUM
LIDERÓW
Dwumiesięcznik „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi” 5/2005.
Powielanie, przedrukowywanie oraz rozpowszechnianie bez wiedzy
i zgody Redakcji ZZL jest zabronione
Krzysztof Jatczak*
Program telepracy w CalPERS
Forum liderówW niniejszym opracowaniu autor przedstawia program telepracy stworzony dla potrzeb Kalifornijskiego Zak³adu Ubezpieczeñ Emerytalnych, który zosta³ ujêty
w dokumencie „CalPERS Telework Program 2000 Policy and Procedures”.
Lawinowy postêp w zakresie technologii informatycznych i telekomunikacyjnych otworzy³ drogê dla nowej formy organizacji pracy, w której to nie cz³owiek przemieszcza siê,
aby dotrzeæ do miejsca wykonywania pracy, ale praca w sensie fizycznym przybli¿a siê
do cz³owieka tam, gdzie gotów jest on j¹ œwiadczyæ. Liczne zalety pracy na odleg³oœæ czyni¹ z niej atrakcyjn¹, a przez to coraz bardziej istotn¹ z punktu widzenia czêstoœci zastosowania formê organizacji pracy1.
Wiele firm na sta³e wprowadzi³o ju¿ telepracowników do swoich za³óg. Ze wzglêdu
na specyfikê telepracy wiele organizacji zdecydowa³o siê nadaæ jej formalne ramy. Sformu³owanie procedury telepracy jest nie tylko wyrazem œwiadomoœci roli, jak¹ w gospodarce opartej na wiedzy mo¿e odgrywaæ praca na odleg³oœæ. Procedura formalizuj¹ca
to zagadnienie w organizacji pozwala na systemowe korzystanie z walorów telepracy, jak
i dojrza³e zmierzenie siê z potencjalnymi trudnoœciami, jakie ta forma organizacji pracy
ze sob¹ niesie, w tym w sferze zarz¹dzania zasobami ludzkimi.
CalPERS
CalPERS jest organizacj¹ oferuj¹c¹ ubezpieczenia emerytalne i zdrowotne. Powsta³a
w 1932 roku. Obecnie w programach ubezpieczeniowych prowadzonych przez CalPERS
*
1
Krzysztof Jatczak jest pracownikiem Dzia³u Zasobów Ludzkich w Grupie ¯ywiec.
Dokument dostêpny w internecie [http:/www.dpa.ca.gov] 06.06.2005.
62
Forum liderów
uczestniczy ponad 1,4 miliona pracowników instytucji publicznych, emerytów oraz cz³onków ich rodzin, a sama organizacja zatrudnia ponad 1600 osób. Jej misj¹ jest „przybli¿aæ
bezpieczeñstwo finansowe i zdrowotne wszystkim uczestnikom systemu”. Aby urzeczywistniæ tê misjê, CalPERS d¹¿y do zapewnienia wysokiej jakoœci obs³ugi klientów oraz
rozwijania innowacyjnych programów s³u¿¹cych interesom wszystkich interesariuszy.
Tym za³o¿eniom odpowiada w ramach zarz¹dzania zasobami ludzkimi deklaracja chêci
przyci¹gania, rozwoju i utrzymania kompetentnej, kreatywnej i wysoce zmotywowanej
za³ogi. Aby nie pozostaæ jedynie w sferze deklaracji, firma musi podejmowaæ takie
dzia³ania, które podnios¹ jej atrakcyjnoœæ w oczach obecnych i potencjalnych pracowników. Jednym z nich jest opracowanie i wdro¿enie specjalnego programu telepracy.
Za³o¿enia programu telepracy
Program telepracy w CalPERS wychodzi naprzeciw potrzebom interesariuszy. Wymienia
on explicite oczekiwane korzyœci wynikaj¹ce ze stosowania telepracy, wiele z nich dotyczy
bezpoœrednio pracowników oraz zarz¹dzania zasobami ludzkimi:
c
poprawa skutecznoœci, wydajnoœci i morale pracowników
c
ograniczenie liczby nieobecnoœci w pracy
c
wspieranie zdrowia i dobrego samopoczucia pracowników
c
umo¿liwienie rekrutacji i utrzymania lepszych pracowników
c
stworzenie nowych mo¿liwoœci pracy dla niepe³nosprawnych.
Efektywnoœæ korzystania z pracy na odleg³oœæ jako formy organizacji pracy wynika
z kilku czynników powi¹zanych z danym stanowiskiem pracy, takich jak charakter pracy,
ocena efektów pracy osoby na danym stanowisku, stosunki miêdzy pracownikiem a jego
prze³o¿onym. Praca na odleg³oœæ mo¿e byæ z powodzeniem stosowana wszêdzie tam,
gdzie mamy do czynienia z prac¹ wykonywan¹ w sposób indywidualny. Przyk³adem mog¹
byæ prace zwi¹zane z przetwarzaniem informacji, takie jak: pisanie, czytanie, analiza, prowadzenie rozmów telefonicznych, programowanie, obróbka tekstu czy wprowadzanie
danych. Prze³o¿eni, których podw³adni s¹ zainteresowani teleprac¹, musz¹ obok uwzglêdniania charakteru pracy braæ pod uwagê predyspozycje potencjalnych telepracowników,
na przyk³ad, czy posiadaj¹ oni wystarczaj¹c¹ wiedzê, doœwiadczenie, ale tak¿e poziom
motywacji wewnêtrznej i samodzielnoœci w dzia³aniu. Specjalny za³¹cznik do procedury
telepracy w CalPERS okreœla czynniki, które prze³o¿eni powinni rozwa¿yæ w razie porozumieñ o telepracy zawieranych przez ich pracowników.
Ogólne zasady
W programie telepracy mog¹ uczestniczyæ wszyscy pracownicy CalPERS, którzy uzyskali
status sta³ych pracowników s³u¿by cywilnej, przy czym osi¹gniêcie tego statusu jest do-
Forum liderów
63
stêpne tak¿e dla pracowników w okresie próbnym i posiadaj¹cych umowy na czas okreœlony. Uczestnictwo w programie jest dobrowolne i wymaga zgody bezpoœredniego
prze³o¿onego oraz szefa wydzia³u, w którym dana osoba pracuje. Porozumienie o telepracy musi byæ co najmniej raz do roku weryfikowane w rozmowie telepracownika z bezpoœrednim prze³o¿onym.
W porozumieniu musz¹ siê znaleŸæ m.in. zapisy o dok³adnym harmonogramie organizacji telepracy, w którym pracownik i prze³o¿ony musz¹ ustaliæ, kiedy pracownik bêdzie
wykonywa³ pracê w tym systemie; póŸniejsze zmiany musz¹ byæ uzgadniane z prze³o¿onym, a trwa³e zmiany zapisane w porozumieniu. W razie zaistnienia szczególnych potrzeb pracodawcy, telepracownik jest jednak¿e zobowi¹zany do stawienia siê w pracy
w dni, które zgodnie z harmonogramem powinny byæ dniami telepracy. Poza tym pracuj¹c poza siedzib¹ firmy, pracownik musi byæ dostêpny za pomoc¹ œrodków telekomunikacyjnych.
Wdra¿aj¹c program telepracy, CalPERS przyjê³o nastêpuj¹ce za³o¿enia:
c
wynagrodzenie, œwiadczenia, status pracy i zakresy odpowiedzialnoœci nie ulegaj¹ zmianie ze wzglêdu na uczestnictwo w programie
c
iloœæ czasu przepracowanego przez telepracownika w danym okresie rozliczeniowym jest taka sama, niezale¿nie od tego czy uczestniczy on w programie
c
pracownicy wraz z prze³o¿onymi, nim przyst¹pi¹ do udzia³u w programie, zostan¹ przeszkoleni w zasadach jego funkcjonowania.
Zagadnieniem niezmiernie istotnym telepracy jest bezpieczeñstwo danych, które s¹
przetwarzane poza siedzib¹ firmy. CalPERS zobowi¹za³o telepracowników do przestrzegania nastêpuj¹cych zasad:
c
korzystanie z zasobów informacyjnych firmy tylko w celach zwi¹zanych z wykonywan¹ prac¹
c
regularne tworzenie kopii bezpieczeñstwa przetwarzanych danych
c
zabezpieczenie has³em wszystkich systemów komputerowych oraz bezpieczne
przechowywanie hase³
c
u¿ywanie najnowszego oprogramowania antywirusowego dostarczanego przez
firmê
c
zwracanie do firmy materia³ów zawieraj¹cych poufne informacje celem w³aœciwego ich przechowywania lub zniszczenia
c
przestrzeganie praw autorskich oprogramowania dostarczanego przez CalPERS
c
tworzenie warunków, w których postronne osoby nie bêd¹ mog³y dotrzeæ do poufnych informacji firmy
c
informowanie komórki bezpieczeñstwa informacji w firmie o ka¿dym przypadku
podejrzanego lub rzeczywistego naruszenia bezpieczeñstwa informacji.
64
Forum liderów
Zakresy odpowiedzialnoœci
Polityka telepracy w CalPERS œciœle definiuje zakresy odpowiedzialnoœci poszczególnych
podmiotów zaanga¿owanych w funkcjonowanie programu. Podmioty te zosta³y uwidocznione na rys. 1.
Rol¹ kadry zarz¹dzaj¹cej jest wspieranie mened¿erów ni¿szego szczebla we wdra¿aniu telepracy na tych stanowiskach, na których charakter pracy umo¿liwia pracê na odleg³oœæ.
Szefowie wydzia³ów zarz¹dzaj¹ programem telepracy w swoich wydzia³ach, zatwierdzaj¹ porozumienia o telepracy, dokonuj¹ planowania odpowiednich zasobów i czuwaj¹
nad przestrzeganiem wszystkich zasad obowi¹zuj¹cych w programie.
Zakres odpowiedzialnoœci prze³o¿onych obejmuje:
c
wspieranie korzystania z telepracy przez podleg³ych pracowników
c
identyfikowanie stanowisk, które umo¿liwiaj¹ pracê na odleg³oœæ
c
monitorowanie telepracy w zakresie realizacji celów, utrzymania wydajnoœci, jakoœci obs³ugi klientów
c
ocena pracy telepracowników w sposób analogiczny do oceny pracowników nie
korzystaj¹cych z tej formy organizacji pracy
c
okreœlanie precyzyjnych, mierzalnych i realistycznych celów dla telepracowników
wraz z wyznaczaniem zadañ, terminów ich realizacji oraz jakoœci œwiadczonej pracy
c
uczestniczenie w szkoleniach w dziedzinie telepracy.
Rysunek 1. Podmioty uczestnicz¹ce w programie telepracy
Kadra zarz¹dzaj¹ca
Prze³o¿eni
Szefowie wydzia³ów
Wydzia³ Wsparcia
Informatycznego
Wydzia³ Administracyjny
Telepraca
Pracownicy
Wydzia³ Zasobów Ludzkich
ród³o: opracowanie w³asne na podstawie CalPERS Telework Program 2000 Policy and Procedures
Forum liderów
65
Odpowiedzialnoœæ pracowników zwi¹zana z udzia³em w programie telepracy
dotyczy:
c
znajomoœci zasad telepracy sformu³owanych w polityce, procedurach i wytycznych
c
sk³adania wniosków o telepracê do swoich prze³o¿onych w razie zainteresowania
t¹ form¹ organizacji pracy, a nastêpnie tworzenia wraz z prze³o¿onym indywidualnego planu telepracy
c
uczestniczenia w szkoleniach dla telepracowników
c
stworzenia i utrzymywania bezpiecznego, czystego i wolnego od ryzyka œrodowiska pracy w sytuacji wykonywania pracy w domu
c
zapewnienia w³aœciwego poziomu opieki i bezpieczeñstwa zarówno dla sprzêtu
bêd¹cego w³asnoœci¹ CalPERS, jak i prywatnego sprzêtu wykorzystywanego w telepracy
c
obowi¹zku naprawy lub wymiany sprzêtu pracodawcy powierzonego w celu
œwiadczenia pracy, a uszkodzonego, zgubionego czy skradzionego z winy pracownika
c
rozliczania z urzêdami skarbowymi celem korzystania z ulg zwi¹zanych z prowadzeniem biura w domu.
W realizacji programu telepracy istotn¹ rolê odgrywa Wydzia³ Zasobów Ludzkich,
który jest odpowiedzialny za:
c
ogóln¹ koordynacjê programu i monitorowanie jego funkcjonowania
c
ocenê stosunków pracowniczych i czuwanie nad stanem bezpieczeñstwa na stanowiskach pracy poza biurem
c
wyznaczenie koordynatora programu telepracy, który wspiera prze³o¿onych
w zakresie stosowania procedur telepracy, udzielaj¹c wszelkich informacji, czuwa
nad ich aktualnoœci¹, ocenia funkcjonowanie programu, proponuj¹c ewentualne
ulepszenia, reprezentuje CalPERS na forum Stanowej Grupy Doradczej ds. Telepracy.
Wydzia³ Administracji zapewnia w uzasadnionych przypadkach doradztwo w zakresie tworzenia ergonomicznych, bezpiecznych stanowisk pracy w domach pracowników
i innych alternatywnych dla siedziby firmy miejscach, wsparcie dotycz¹ce dostarczenia
niezbêdnych dla stanowiska œrodków komunikacji, pomoc w pozyskiwaniu alternatywnych miejsc œwiadczenia pracy.
Wydzia³ Wsparcia Informatycznego odpowiada za legalnoœæ oprogramowania wykorzystywanego w wykonywaniu pracy poza siedzib¹ firmy oraz jego zgodnoœæ ze standardami w CalPERS, doradza prze³o¿onym w zdefiniowaniu odpowiednich konfiguracji
sprzêtowych niezbêdnych do sprawnej pracy, a nastêpnie tworzy je i utrzymuje w odpowiednim stanie.
66
Forum liderów
Podsumowanie
Telepraca jest now¹ form¹ organizacji pracy oferuj¹c¹ korzyœci dla firmy i jej pracowników. Z perspektywy organizacji wszystkie podejmowane dzia³ania musz¹ w jasny sposób
wpisywaæ siê w system zarz¹dzania i przyczyniaæ do realizacji za³o¿onych celów. W odniesieniu do telepracy oznacza to, zw³aszcza w przypadku du¿ych organizacji, koniecznoœæ
formu³owania programów i procedur czyni¹cych z telepracy u¿yteczne narzêdzie wspieraj¹ce osi¹ganie tych¿e celów. W programie telepracy CalPERS uregulowane zosta³y
podstawowe kwestie, takie jak: zakres stosowania programu, sposób formalnego potwierdzania warunków, czynniki sprzyjaj¹ce efektywnemu wykorzystaniu tej formy organizacji pracy, zagadnienia bezpieczeñstwa informacji, role poszczególnych podmiotów
wspó³realizuj¹cych program. Zapoznanie siê z tym programem pozwala na spojrzenie
na zagadnienie telepracy w sposób praktyczny, g³êboko osadzony w organizacyjnej rzeczywistoœci.
Literatura
[http://www.calpers.ca.gov]
[http://www.dpa.ca.gov]
[http://www.sustel.org/]
[http://www.telecommutect.com/content/itacsurvey2004.htm]
[http://www.telework.gov]
[http://www.workingfromanywhere.org/]