Protokół kontroli - Urząd Miasta Kędzierzyn

Kędzierzyn-Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku
AKW.1712.6.2015
/znak sprawy/
Biuro Informatyki i Ochrony Informacji
w miejscu
/podmiot kontrolowany/
Protokół kontroli
planowej, przeprowadzonej w dniach od 13 listopada 2015 roku do 07 grudnia 2015 roku
Biurze Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle oraz w Wydziale
Finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, przez pracownika Biura Audytu i Kontroli
Wewnętrznej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, specjalistę ds. audytu i kontroli Macieja
Wesołowskiego, działającego na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle
do przeprowadzenia kontroli nr AKW.1711.2.2015, AKW.1712.1.2015 z dnia 24 marca 2015 roku.
Określenie celu kontroli:
Kontrola w zakresie ewidencjonowania i zatwierdzania dowodów księgowych wydanych
na okoliczność realizacji wydatków, stosownie do planów finansowo-rzeczowych.
Ustalenia wstępne
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Czynności kontrolne prowadzono w oparciu o postanowienia Regulaminu instytucjonalnej
kontroli wewnętrznej przeprowadzanej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 73/AKW/2015 Prezydenta Miasta
Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 lutego 2015 roku w sprawie nadania Regulaminu instytucjonalnej
kontroli wewnętrznej przeprowadzanej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle.
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia
gospodarki finansowej. Ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych, na podstawie
zapisów dokonywanych na kontach księgowych zweryfikowano prawidłowość ich ujęcia
w stosownych sprawozdaniach budżetowych. Sprawdzono również księgową dokumentację
źródłową potwierdzającą dokonanie określonych wydatków (rachunki, umowy, faktury) oraz
porównano je z powiązanymi wyciągami bankowymi. Sprawdzono, czy poszczególne dokumenty
zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez
głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez kierownika Biura Informatyki i Ochrony
Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, w zgodzie z przyjętymi przepisami wewnętrznymi.
Dokonano analizy wybranej grupy wydatków pod kątem ich legalności i zgodności z planem
finansowym.
W szczególności analizie poddano dokumentację księgową dotyczącą realizacji wydatków
związanych z zakupem materiałów i wyposażenia (§ 4210), wydatków związanych z zakupem usług
remontowych (§ 4270), wydatków dotyczących zakupu usług pozostałych (§ 4300), opłat
z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych (§ 4360), wydatków związanych ze szkoleniem
pracowników (§ 4700) oraz wydatków na zakupy inwestycyjne (§ 6060).
Okres objęty kontrolą ustalono w obszarze wydatków § 4210, § 4270, § 4300, § 4360, § 4700,
§ 6060 od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku włącznie.
Wybór próby z populacji podlegającej ocenie elementów poddanych badaniom kontrolnym
polegał każdorazowo na doborze przypadkowym (wg Glosariusza terminów dotyczących kontroli
i audytu w administracji publicznej, NIK lipiec 2005 roku – to niestatystyczna technika doboru próby
w której kontroler/audytor wybiera elementy populacji w sposób przypadkowy, tj. bez stosowania
osądu kontrolera/audytora oraz bez stosowania metod statystycznych).
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielał Kierownik Biura Informatyki i Ochrony
Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Pan Jacek Bednarek oraz pracownik Biura Informatyki
i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Pani Izabela Krauze.
Sprawy organizacyjne
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanym
zarządzeniem nr 40/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 14 stycznia 2015 roku
zakres działania Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obejmuje:
m. in.:
1) wdrażanie i eksploatację systemów komputerowych w Urzędzie Miasta, a w szczególności:
a) zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz zabezpieczanie dla niego serwisu
gwarancyjnego i pogwarancyjnego,
b) zabezpieczanie danych z wdrożonych systemów komputerowych oraz odpowiadającej im
dokumentacji,
c) zakup i prowadzenie ewidencji materiałów eksploatacyjnych do sprzętu komputerowego,
d) zapewnienie połączenia sieci informatycznej Urzędu Miasta z siecią Internet,
e) tworzenie, aktualizację i obsługę informatyczną strony internetowej Gminy,
f) tworzenie i aktualizację podmiotowej strony Urzędu Miasta Biuletynu Informacji Publicznej
(BIP), w trybie i na zasadach określonych w obowiązujących przepisach, w tym
wykonywanie obowiązków administratora strony podmiotowej BIP oraz prowadzenie
dziennika zmian treści informacji publicznej udostępnianej w BIP stosownie do treści
§ 51 w/w regulaminu organizacyjnego,
g) wykonywanie czynności przewidzianych w instrukcji kancelaryjnej dla organów Gmin
w zakresie wykorzystania informatyki w czynnościach kancelaryjnych;
2) wdrażanie we współpracy z geodezyjnymi służbami powiatowymi, zarządcami sieci uzbrojenia
technicznego terenu, właściwymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta, gminnymi
jednostkami organizacyjnymi, komunalnymi osobami prawnymi i spółkami z udziałem Gminy,
systemów informacji przestrzennej, a w szczególności:
2
a) tworzenie i aktualizowanie warstw graficznych i bazy danych opisowych w tym
powiatowych baz danych krajowego systemu informacji o terenie,
b) zarządzanie systemem oraz planowanie i wydatkowanie środków finansowych na realizację
działań, o których mowa wyżej;
3) informatyczne szkolenie pracowników Urzędu Miasta.
Podstawą gospodarki finansowej Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta
Kędzierzyn jest przyjęty przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle plan finansowy Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle.
Kierownikiem Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest Pan
Jacek Bednarek, któremu Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle zarządzeniem Nr 1764/Or/2013 z dnia
20 grudnia 2013 roku udzielił pełnomocnictwa do jednoosobowego składania oświadczeń woli w
zakresie zarządu mieniem gminy Kędzierzyn-Koźle objętego zadaniami Biura Informatyki
i Ochrony Informacji, określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta KędzierzynKoźle. Zobowiązania powstałe po stronie gminy w wyniku w/w oświadczeń woli nie mogą
przekraczać równowartości 5 000 zł, bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz muszą być zgodne
z zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
obowiązującym w roku budżetowym, w którym złożono oświadczenie woli.
Z kolei zarządzeniem Nr 1765/Or/2013 z dnia 20 grudnia 2013 roku Prezydent Miasta KędzierzynKoźle udzielił pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem gminy
Kędzierzyn-Koźle objętym zadaniami Biuro Informatyki i Ochrony Informacji, określonymi
w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, łącznie z Prezydentem Miasta
Kędzierzyn-Koźle lub inną osobą umocowaną przez Prezydenta Miasta do takich czynności
prawnych. Zobowiązania powstałe po stronie gminy w wyniku w/w oświadczeń woli nie mogą
przekraczać równowartości 6 000 euro według średniego kursu NBP obowiązującego w dniu ich
zlożenia, bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz muszą być zgodne z zatwierdzonym przez
Prezydenta Miasta planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obowiązującym w roku
budżetowym, w którym złożono oświadczenie woli.
Obsługę finansowo-księgową Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle prowadzi Wydział Finansowy
Urzędu Miasta, którego (na podstawie w/w Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle) zakres działań obejmuje m. in.:
1. prowadzenie rachunkowości budżetu miasta;
2. nadzór nad realizacją budżetu przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta oraz gminne
jednostki organizacyjne a także sporządzanie sprawozdania z realizacji budżetu miasta
w terminach określonych w przepisach szczególnych;
W dniu 29 września 2011 roku Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle Pan Tomasz Wantuła
powierzył Skarbnikowi Miasta Pani Joannie Hariasz obowiązki i odpowiedzialność za ich
wykonanie, w zakresie m. in. prowadzenia rachunkowości gminy Kędzierzyn-Koźle zgodnie
z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz dokonywania wstępnej
kontroli:
a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z budżetem miasta i planem finansowym
Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle,
b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
Z kolei Skarbnik Miasta Pani Joanna Hariasz w dniu 29 września 2011 roku upoważniła Głównego
Księgowego – Kierownika Referatu Obsługi Finansowej Urzędu Miasta Pana Tadeusza Orlika
do składania w imieniu Skarbnika Miasta kontrasygnaty na dokumentach stwierdzających dokonanie
czynności prawnych powodujących i mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych
3
o wartości do 100 000 zł netto oraz przekazała jemu swoją odpowiedzialność w zakresie danego
upoważnienia.
Charakterystyka stanu prawnego
Podstawą prawną gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego jest uchwała
budżetowa. Zasady gospodarki finansowej w tym obszarze reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009
roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz ustawa z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) wraz z rozporządzeniami
wykonawczymi do nich, tj.:
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289),
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.), określające w stosownych załącznikach
rozporządzenia klasyfikację paragrafów wydatków.
Z kolei art. 54 ust. 1 pkt 3b ustawy o finansach publicznych, mówi o tym że główny księgowy
jednostki sektora finansów publicznych dokonuje m.in. wstępnej kontroli kompletności i rzetelności
dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Stosownie do przepisu
określonego w art. 54 ust. 3 w/w ustawy dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej
kontroli, jest złożenie przez niego podpisu na dokumencie. Złożony podpis oznacza, że główny
księgowy:
1. nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny
prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,
2. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności
i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,
3. zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.
W toku wykonywania budżetu obowiązuje m.in. zasada dokonywania wydatków w granicach
kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień
i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 254 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku
o finansach publicznych). Z kolei art. 261 w/w ustawy, stanowi, że kierownik jednostki może
w celu realizacji zadań zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych
w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. W znaczeniu konkretnym zaś, dysponowanie
środkami określonymi w planie finansowym oznacza wydawanie poleceń co do sposobu ich
wykorzystania.
Zasady funkcjonowania kont zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Artykuł 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz.
330 z późn. zm.) określa elementy, które powinien zawierać dowód księgowy. Tylko dowody
księgowe zawierające wszystkie elementy wymienione w ust. 1 pkt 1 - 6 w/w ustawy spełniają
4
wymóg kompletności. To minimum informacji kwalifikujących dokument do księgowania. Zgodność
zawartości dowodu z wymogami ustawy podlega kontroli formalnej.
Z kolei zgodnie z art. 22 ust. 1 w/w ustawy dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne
z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające
co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest
dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Z kolei regulacje prawne dotyczące realizacji zamówień publicznych zawarte zostały przede
wszystkim w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r.
poz. 907 z późn. zm.).
Ponadto zamówienia publiczne prowadzone w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle unormowane
są również Regulaminem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę
Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanym Zarządzeniem
nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 27 lutego 2015 roku obowiązującym
od dnia wejścia w życie, tj. od 27 lutego br. Wcześniej obowiązujące procedury wewnętrzne
dotyczące zamówień publicznych, na które powołano się w protokole kontroli, nadano Zarządzeniem
Nr 1936/Or/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 maja 2014 roku – obowiązujące
od dnia 09 maja 2014 roku do dnia 27 lutego 2015 roku.
Ustalenia szczegółowe
Podstawą gospodarki finansowej Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle jest przyjęty przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle plan finansowy Urzędu
Miasta Kędzierzyn-Koźle, zgodnie z § 39 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle nadanego zarządzeniem nr 40/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle
z dnia 14 stycznia 2015 roku.
W wyniku analizy dokumentacji normatywnej ustalono, że:
1. Księgowość budżetu gminy i jednostki budżetowej Urzędu Miasta prowadzona jest przy
zastosowaniu zintegrowanego systemu komputerowego KSAT 2000 opracowanego przez
firmę COIG S.A. z Katowic.
2. Stosownie do art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r.
poz. 330 z późn. zm.) Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle zarządzeniem 993/Fn/2012 z dnia
30 lipca 2012 roku ustalił szczególne zasady rachunkowości w Urzędzie Miasta KędzierzynKoźle.
3. Dane wykazane w wydrukach - z systemu komputerowego KSAT 2000 opracowanego przez
firmę COIG S.A. z Katowic noszących nazwę „zestawienie planu, wyk. i koszty (szablony)”
na dzień 30 września 2015 roku są - zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną wydatków
w rozbiciu na poszczególne podziałki klasyfikacji budżetowej.
W ramach kontroli wydatków bieżących Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle skontrolowano wydatki zrealizowane w ramach § 4210, § 4270, § 4300, § 4360,
§ 4700, § 6060 od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku włącznie. Oryginały
faktur i rachunków dokumentujących wydatki komórki organizacyjnej po uprzednim sprawdzeniu,
opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, przekazywane
są do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, prowadzącego obsługę finansowo –
księgową komórki kontrolowanej.
5
Tabela 1 Wydatki wykonane przez BIO od dnia 01 stycznia 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku.
Kwota dotychczas wykonanych wydatków
/zł/
Rozdz. 75023
4210
38 013,21
4270
8 828,81
4300
304 240,81
4360
29 740,28
4700
3 088,00
6060
104 673,00
Razem
488 584,11
§
Na podstawie dokonanej kontroli dowodów księgowych w ramach przyjętej próby badawczej
sprawdzono prawidłowość powadzonej dokumentacji pod względem rachunkowym, formalnym
i merytorycznym. Powyższe dokumenty skontrolowano pod kątem kompletności, rzetelności
i prawidłowości ujęcia dowodów w ewidencji księgowej. Sprawdzono sposób opisu,
ewidencjonowania, dekretowania i księgowania dokonanych wydatków.
Ponadto ustalono, że:
 dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu w oryginalnej
postaci w Wydziale Finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle;
 dokumenty rachunkowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym
rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
 księgowanie jest ciągłe chronologicznie wg daty i numerów. Zestawienia obrotów i sald kont
księgi głównej sporządzane są z podziałem na okresy sprawozdawcze;
 wydatki poniesione na zakup materiałów i wyposażenia (§ 4210), usług remontowych
(§ 4270), usług pozostałych (§ 4300), usług telekomunikacyjnych (§ 4360), wydatków
związanych ze szkoleniem pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej
(§ 4700), oraz wydatków na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych (§ 6060),
klasyfikowane były prawidłowo.
Faktury zaewidencjonowane w badanym okresie w Wydziale Finansowym w Kędzierzynie-Koźlu
posiadają podpis głównego księgowego.
Ustalenia kontroli w zakresie gospodarowania środkami finansowymi w zakresie realizacji planu
rzeczowo-finansowego – wydatki
W ramach działu 750 rozdział 75023 § 4210 kontrolujący sprawdził wydatki związane z zawartą
w dniu 01 kwietnia 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez Prezydenta
Miasta Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską (zwaną dalej Zamawiającym) ze Sławomirem
Gołąbkiem prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą Firma Handlowa „TONEX”,
z siedzibą w Kędzierzynie-Koźlu reprezentowaną przez Sławomira Gołąbka – właściciela (zwanego
dalej Wykonawcą) – umową nr 1/BIO/2015 na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek.
Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 02 kwietnia 2015 roku pod
nr 61/BIO/2015. Projekt umowy został zaopiniowany przez radcę prawnego Leszka Dulębę o czym
świadczy jego podpis pod pieczęcią niniejszy dokument nie budzi zastrzeżeń pod względem
formalno-prawnym. Umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik
pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Wykonanie zadania
6
na podstawie w/w umowy obejmowało dostawę tonerów, wkładów atramentowych i bębnów firmy
ActiveJet i oryginałów wg zestawienia znajdującego się w formularzu ofertowym. Wykonawcy
za wykonanie poszczególnych etapów umowy przysługiwało wynagrodzenie, które to
wynagrodzenie ustalano w oparciu o zestawienie cen zawartych w ofercie, stanowiącej załącznik
do w/w umowy, na podstawie faktury VAT wystawianej po każdym z etapów dostawy. Zgodnie
z w/w umową całkowite wynagrodzenie brutto (wraz z podatkiem od towarów i usług VAT) wynosiło
13 373,08 zł. Ponadto w umowie zastrzeżono, iż w przypadku nie wykonania – za zgodą
Zamawiającego – pełnego zakresu określonego ofertą przedmiotu zamówienia, Zamawiającemu
służyło prawo do zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy ustalonego w w/w umowie, o wartość
niewykonanych pozycji z oferty, przy czym przyjęto, że cena jednostkowa zestawu stanowi iloraz
ceny całkowitej brutto danego zestawu przez ilość jego jednostek z załącznika nr 1 do w/w umowy
(formularza ofertowego z zestawieniem cen). Termin realizacji przedmiotu umowy został rozłożony
na trzy etapy:
 I etap – 14 dni kalendarzowych liczonych od daty zawarcia umowy na tonery, wkłady
atramentowe i bębny formy ActiveJet i oryginały. Potwierdzeniem wykonania I etapu
zamówienia w terminie był protokół odbiorczo-zdawczy z dnia 09 kwietnia 2015 roku, który
realizował zamówienie zawarte w piśmie nr BIO.2601.1.17.2015 z dnia 02 kwietnia 2015
roku.
 II etap – do 7 dni po złożeniu zamówienia na tonery, wkłady atramentowe i bębny firmy
ActiveJet i oryginały. Potwierdzeniem wykonania II etapu zamówienia w terminie
był protokół odbiorczo-zdawczy z dnia 25 maja 2015 roku, który realizował zamówienie
zawarte w piśmie nr BIO.2601.1.17.2015 z dnia 22 maja 2015 roku.
 III etap – do 7 dni po złożeniu zamówienia na tonery, wkłady atramentowe i bębny firmy
ActiveJet i oryginały. Potwierdzeniem wykonania III etapu zamówienia w terminie
był protokół odbiorczo-zdawczy z dnia 24 czerwca 2015 roku, który realizował zamówienie
zawarte w piśmie nr BIO.2601.1.17.2015 z dnia 17 czerwca 2015 roku.
Zgodnie z § 8 ust. 2 Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę
Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego zarządzeniem
Nr 1936/Or/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 9 maja 2014 roku Przygotowanie
zamówienia wyłączonego z obowiązku stosowania przepisów Ustawy, o wartości przekraczającej
5000 zł netto, obejmuje sporządzenie przez Właściwego Kierownika lub Kierownika Wydziału
Inżynierii Miejskiej notatki służbowej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego
Regulaminu Zamówień Publicznych, zwanej dalej notatką służbową, zawierającej ustalenia
dotyczące odpowiednio:
1) przedmiotu zamówienia;
2) w przypadku dostaw i usług - okresowej powtarzalności lub braku okresowej powtarzalności
tego samego rodzaju;
3) wartości zamówienia;
4) podstaw prawnych i faktycznych wyłączenia obowiązku stosowania przepisów Ustawy przy
udzielaniu zamówienia;
5) sposobu udzielenia zamówienia;
6) w przypadku określonym w § 12 ust. 3 pkt. 1 i ust. 5 - kryteria oceny i wyboru
najkorzystniejszej oferty;
7) w przypadku określonym w § 12 ust. 3 pkt 2 - wskazanie wybranego Wykonawcy.
Mając powyższe na względzie przed zawarciem w/w umowy została sporządzona w dniu 18 lutego
2015 roku w/w notatka służbowa, która to notatka została pozytywnie zaopiniowania przez
7
Kierownika Wydziału Zamówień Publicznych, a następnie zatwierdzona przez Prezydenta Miasta
Kędzierzyn-Koźle. Wartość w/w zamówienia oszacowano na kwotę 13 800,00 zł netto na podstawie
sporządzonego zestawienia cen dołączonego do w/w notatki. Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle
zaakceptował w dniu 30 marca 2015 roku wybór w/w firmy po przeprowadzonych przez Biuro
Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle negocjacjach cenowych
z firmami, które odpowiedziały na zapytanie ofertowe na dostawę materiałów eksploatacyjnych
dla urządzeń posiadanych przez urząd. Przeprowadzone negocjacje cenowe doprowadziły do
obniżenia wartości zamówienia do kwoty 13 373, 76 zł.
Kontrolujący zwraca uwagę, iż zgodnie z § 16 ust. 5 Regulaminu postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta
Kędzierzyn-Koźle nadanego Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle
z dnia 27 lutego 2015 roku (a także we wcześniejszym regulaminie, nadanym Zarządzeniem
Nr 1936/Or/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 maja 2014 roku) – umowy
w sprawach zamówień udzielanych z wyłączeniem procedur określonych w Ustawie o wartości
przekraczającej 5 000 zł netto winny, z zastrzeżeniem ust. 5, zostać oznaczone sygnaturą notatki,
o której mowa w § 8 ust. 2 niniejszego Regulaminu Zamówień Publicznych.
Na podstawie w/w umowy, a także na podstawie w/w protokołów odbiorczo-zdawczych opłacono:
a) Fakturę VAT nr 1082/2015 z dnia 08 kwietnia 2015 roku na kwotę 7 465,80 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 06 maja 2015 roku,
b) Fakturę VAT nr 1659/2015 z dnia 25 maja 2015 roku na kwotę 2 620,42 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 08 czerwca 2015 roku,
c) Fakturę VAT nr 1994/2015 z dnia 24 czerwca 2015 roku na kwotę 3 286,84 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 06 lipca 2015 roku.
Wskazane faktury po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu
Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - zostały
opłacone w terminie określonym w w/w fakturach.
Bez uwag
Z kolei fakturę VAT nr FV/150/02/2015 z dnia 17 lutego 2015 roku na kwotę 135,30 zł brutto
za konserwację i kalibrację plotera opłacono w ramach działu 750 rozdział 75023 § 4270.
Przedmiotowa faktura wystawiona przez „A-Z Serwis” Włodzimierz Stasiuk po uprzednim
sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym
przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - została opłacona w dniu 02 marca 2015
roku tj. w terminie określonym w w/w fakturze. Nadto na w/w fakturze znajduje się podpis
pracownika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Planowania przestrzennego Urzędu Miasta
potwierdzającego wykonanie w/w naprawy.
Bez uwag
W ramach działu 750 rozdział 75023 § 4300 kontrolujący sprawdził wydatek związany z zawartą
w dniu 27 lutego 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez Prezydenta Miasta
Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską (zwaną dalej Licencjobiorcą) z Wolters Kluwer S.A.
z siedzibą w Warszawie 01-208, reprezentowaną przez Panią Edytę Jagielską – Kierownika Działu
CRM i Wsparcia Sprzedaży, na podstawie pełnomocnictwa z dnia 04 stycznia 2015 roku (zwanej
dalej Licencjodawcą) umowę licencyjno-aktualizacyjną nr 43/ADMW/2015 (tzw. kontynuacja
8
dotychczasowych licencji w nowym okresie abonentowych). Umowę wpisano do rejestru umów
Urzędu Miasta w dniu 17 marca 2015 roku pod nr 55/BIO/2015. Umowa została zaopiniowana przez
radcę prawnego Macieja Pająka o czym świadczy jego podpis pod pieczęcią niniejszy dokument nie
budzi zastrzeżeń pod względem formalno-prawnym. Ponadto umowę z up. Skarbnika Miasta
Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu
Miasta Kędzierzyn-Koźle.
Na podstawie w/w umowy Licencjodawca udzielił Licencjobiorcy niewyłączne i niezbywalne
licencje na korzystanie z publikacji on-line (każda licencja na jeden jednoczesny dostęp) wraz
z aktualizacją wymienionych w załączniku nr 1 do Umowy i w okresach abonamentowych tamże
określonych oraz zasadach określonych w w/w umowie. Okres abonamentowy trwa od dnia
01 marca 2015 roku do dnia 29 lutego 2016 roku. Przedmiot licencji obejmuje publikację on-line
stanowiące „Lex dla Samorządu Terytorialnego PLUS”, rozszerzone o moduł dodatkowy „Prawo
Europejskie on-line”, „Zamówienia Publiczne on-line oraz Czasopisma on-line (w ilości 25 licencji)
oraz „Prawo Ochrony Środowiska on-line Wersja Gold” (w ilości l licencja).
Licencjodawcy od Licencjobiorcy na podstawie w/w umowy przysługiwało wynagrodzenie netto
w wysokości 19 890 zł. Wynagrodzenie netto należne Licencjodawcy ulegało podwyższeniu
o podatek od towarów i usług wg jego stawki obowiązującej w dacie wystawienia faktury VAT.
Przed zawarciem w/w umowy została sporządzona w dniu 23 lutego 2015 roku notatka służbowa,
o której mowa w z § 8 ust. 2 w/w Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, która to notatka została pozytywnie zaopiniowania przez
Kierownika Wydziału Zamówień Publicznych, a następnie zatwierdzona przez Prezydenta Miasta
Kędzierzyn-Koźle. Wartość w/w zamówienia wyszacowano na kwotę 19 890,00 zł netto
na podstawie oferty oraz rozmów telefonicznych z przedstawicielami firmy Wolters Kluwer S.A.
W okresie objętym kontrolą, tj. w dniu 26 marca 2015 roku zapłacono przelewem (na podstawie
w/w umowy) fakturę nr 1515032900 z dnia 27 lutego 2015 roku w wysokości 19 890,00 zł netto,
tj. 24 464,70 zł brutto, w terminie określonym w w/w fakturze. Wskazana faktura została prawidłowo
sprawdzona, opisana i zaakceptowana pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym
przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle.
Bez uwag
Z kolei w ramach działu 750 rozdział 75023 § 4360 kontrolujący sprawdził wydatki związane
z zawartą w dniu 10 lutego 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską (zwaną dalej Abonentem)
ze Spółką 3S S.A. z siedzibą w Katowicach 40-568 reprezentowaną przez Sebastiana Jędryka (zwaną
dalej Operatorem) - umowę nr 134.12.2015 na świadczenie usług telekomunikacyjnych. Umowę
wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 20 lutego 2015 roku pod nr 33/BIO/2015. Umowa
została zaopiniowana przez radcę prawnego Leszka Dulębę o czym świadczy jego podpis pod
pieczęcią niniejszy dokument nie budzi zastrzeżeń pod względem formalno-prawnym. Ponadto
umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik pełniący funkcję
Głównego Księgowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Przedmiotem w/w umowy jest
świadczenie przez Operatora na rzecz Abonenta usług telekomunikacyjnych polegających
na transmisji informacji pomiędzy siecią Abonenta, a siecią Internet za pośrednictwem operatora,
zgodnie ze specyfikacją usług.
Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. Płatności następują z góry za dany miesiąc
kalendarzowy. Abonent zobowiązany jest do zapłaty należności za świadczone mu przez Operatora
9
usługi, określone w fakturze, na rachunek bankowy Operatora w terminie 14 dni od daty wystawienia
faktury, chyba że na fakturze lub w umowie wskazano inny termin. Umowa została zawarta na okres
min. 24 miesięcy. Zgodnie z w/w umową miesięczny abonament wynosi 971,70 zł brutto.
Przed zawarciem w/w umowy została sporządzona w dniu 15 stycznia 2015 roku notatka
służbowa, o której mowa w z § 8 ust. 2 w/w Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, która to notatka została pozytywnie zaopiniowania
przez Kierownika Wydziału Zamówień Publicznych, a następnie zatwierdzona przez Prezydenta
Miasta Kędzierzyn-Koźle. Wartość w/w zamówienia oszacowano na kwotę 33 000,00 zł netto
na podstawie rozmów telefonicznych z przedstawicielami firm świadczących usługi dostępu
do Internetu oraz cen dostępu w 2014 roku.
W okresie objętym kontrolą na podstawie w/w umowy opłacono:
1. Fakturę VAT nr 5875/A/2015 z dnia 08 kwietnia 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 20 kwietnia 2015 roku
2. Fakturę VAT nr 7563/A/2015 z dnia 08 maja 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 20 maja 2015 roku,
3. Fakturę VAT nr 9227/A/2015 z dnia 09 czerwca 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 19 czerwca 2015 roku,
4. Fakturę VAT nr 10934/A/2015 z dnia 08 lipca 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 20 lipca 2015 roku,
5. Fakturę VAT nr 12624/A/2015 z dnia 07 sierpnia 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 20 sierpnia 2015 roku,
6. Fakturę VAT nr 14354/A/2015 z dnia 08 września 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą
to fakturę zapłacono przelewem w dniu 21 września 2015 roku.
Wskazane faktury po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem
formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony
Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta KędzierzynKoźle - zostały opłacone w terminie określonym w w/w fakturach.
Bez uwag
W trakcie kontroli sprawdzono także wydatek zrealizowany w ramach działu 750 rozdział 75023
§ 4700 dotyczący udziału w szkoleniu II forum IT dla kierowników w administracji publicznej, które
to szkolenie odbyło się w dniach 22-24 kwietnia 2015 roku w Zakopanym. W związku z udziałem
w w/w szkoleniu w dniu 06 maja 2015 roku zapłacono przelewem fakturę VAT
nr FVA/000509/04/2015 z dnia 24 kwietnia 2015 roku wystawioną przez Spółkę PRESSCOM
Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu na kwotę 1 280,00 zł brutto. Przedmiotowa faktura
po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym
i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - została opłacona w
terminie określonym w w/w fakturze.
Bez uwag
Z kolei w ramach działu 750 rozdział 75023 § 6060 kontrolujący sprawdził opłaconą (w dniu
26 czerwca 2015 roku) przelewem fakturę VAT nr: 100/85 z dnia 29 maja 2015 roku na kwotę
104 673,00 zł brutto. Przedmiotowa faktura wystawiona została na podstawie zawartej w dniu
28 maja 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez Prezydenta Miasta
Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską i Zastępcę Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Artura
10
Maruszczaka (zwaną dalej Zamawiającym) z Małgorzatą Szczepanik-Grzywocz prowadzącą
działalność gospodarczą pod nazwą „Przedsiębiorstwo Wytwórczo-Handlowe WIP Małgorzata
Szczepanik-Grzywocz” ul. Św. Jana 11, 44-200 Rybnik (zwaną dalej Wykonawcą), reprezentowaną
przez Ewę Hudziak - umowę nr 272.24.2015 na zakup sprzętu komputerowego w 2015 wraz
z oprogramowaniem. Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 29 maja 2015 roku
pod nr 112/BIO/2015. Umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik
pełniący funkcję Głównego Księgowego. Na podstawie w/w umowy wykonanie zadania obejmuje:
1. Dostawy sprzętu komputerowego wraz z jego oprogramowaniem, którego dokładny opis
znajduje się w druku nr 1.
2. Dostarczane notebooki i komputery stacjonarne muszą posiadać certyfikat jakościowy
ISO9001 dla sprzętu , deklarację zgodności CE oraz Energy Star min. 5.0.
3. Monitory (zgodnie z załączonym opisem) muszą posiadać oznaczenie TCO 5.0, posiadać
certyfikat ISO 13406-2 lub ISO 9241, Energy Star min. 5.0.
4. Sprzęt Komputerowy w raz jego oprogramowaniem dostarczony będzie do Biura Informatyki
i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle przy ul. Piramowicza 32, 47-200
Kędzierzyn-Koźle.
5. Wykonawca zobowiązany jest przystąpić do usuwania wad/usterek/awarii, w terminie nie
dłuższym niż 1 dzień roboczy od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego (faxem lub drogą
elektroniczną).
6. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia w czasie naprawy gwarancyjnej sprzętu
zastępczego (o porównywalnych parametrach) – dotyczy komputerów stacjonarnych
i przenośnych. Maksymalny czas naprawy nie może przekroczyć 14 dni od daty zgłoszenia
usterki.
Z kolei wynagrodzenie wykonawcy za wykonanie w/w umowy ustalono w formie wynagrodzenia
ryczałtowego brutto na kwotę 104 673,00 zł zaś termin realizacji dostaw ustalono na 1 dzień
od dnia zawarcia umowy. Potwierdzeniem wykonania umowy w terminie jest protokół odbioru
z dnia 29 maja 2015 roku.
Zapisy przedmiotowej umowy respektują postanowienia § 16 ust. 6. Regulaminu postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd
Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta KędzierzynKoźle z dnia 27 lutego 2015 roku, zgodnie z którym umowy w sprawach zamówień objętych
obowiązkiem stosowania przepisów Ustawy winny zawierać:
1) szczegółowe warunki odpowiedzialności wykonawcy za ujawnione w trakcie wykonywania
zamówienia działania na szkodę Gminy, w tym:
a) kary umownych z tytułu niewykonania lub wykonania zamówienia z nienależytą
starannością; wysokość kar umownych za zwłokę w wykonaniu zamówienia nie może
być niższa od wysokości odsetek ustawowych od sumy pieniężnej w kwartale
poprzedzającym datę zawarcia umowy,
b) zastrzeżenia możliwości dochodzenia roszczeń odszkodowawczych przewyższających
wielkość kar umownych;
2) szczegółowe warunki odpowiedzialności wykonawcy z tytułu wad ukrytych przedmiotu
zamówienia ujawnionych w okresie gwarancji lub rękojmi; okres gwarancji lub rękojmi
określony w umowie w sprawie zamówienia publicznego nie może być krótszy od okresu
podstawowego ustalonego dla danego rodzaju umowy w przepisach szczególnych;
11
3) określenie obowiązków wykonawcy w zakresie zabezpieczenia należytego wykonania
umowy, jeżeli taki wymóg został określony dla danego rodzaju umowy w przepisach
szczególnych; oraz spełniać wymogi określone w ust.7 – 12 w/w regulaminu.
W tym miejscu wskazać należy, iż przed zawarciem w/w umowy przeprowadzone zostało
w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, które
to postępowanie zostało rozstrzygnięte w dniu 19 maja 2015 roku. Wartość zamówienia oszacowano
na podstawie cen w sklepach internetowych oraz cen dostaw z 2014 roku. Przy czym przed
rozstrzygnięciem w/w przetargu Wydział Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
pismem nr ZP.271.24.2015.AW z dnia 12 maja 2015 roku poinformował Biuro Informatyki
i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, iż oferty, które wpłynęły są wyższe niż
kwota wykazana we wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
nr BIO.271.1.1.2015 z dnia 17 kwietnia 2015 roku. Mając powyższe na względzie pismem
nr BIO.271.1.1.2015 z dnia 14 maja 2015 roku Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu
Miasta Kędzierzyn-Koźle poinformowało Wydział Zamówień Publicznych Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle o zwiększeniu środków na realizację zadania do w/w kwoty.
Przedmiotowa faktura (wystawiona na podstawie w/w umowy) po uprzednim sprawdzeniu,
opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez
pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału
Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - została opłacona w terminie określonym
w w/w fakturze.
Bez uwag
W ramach w/w paragrafu zapłacono także przelewem za fakturę VAT nr FAV/2015/09/034
z dnia 22 września 2015 rok za zaprojektowanie oraz wykonanie rozbudowy publicznej Sieci
Radiowej WiFi na terenie miasta Kędzierzyn-Koźle. Wskazana faktura na kwotę 89 996,64 zł. brutto
po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i
merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - została opłacona w
terminie określonym w w/w fakturze, tj. w dniu 20 października 2015 roku.
Podstawą płatności w/w faktury była zawarta w dniu 01 lipca 2015 roku przez Gminę KędzierzynKoźle reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską (zwaną
w dalszej treści umowy Zamawiającym) z firmą Q4Net Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu 52-219
reprezentowaną przez Prezesa zarządu – Roberta Pernaka i V-ce Prezesa zarządu – Grzegorza
Baranowskiego (zwaną w dalszej treści umowy Wykonawcą) – umowa nr 07/2015 oraz zawarty
w dniu 06 sierpnia 2015 roku aneks nr 1 do w/w umowy. Przedmiotowa umowa dotyczyła
zaprojektowania oraz wykonania rozbudowy publicznej Sieci Radiowej WiFi (według standardu
802.11 b/g) na terenie miasta Kędzierzyn-Koźle. Na podstawie w/w umowy zamawiający powierzył,
a wykonawca przyjął do wykonania na rzecz zamawiającego następujące prace:
 Przygotowanie Projektu Wykonawczego rozbudowy Sieci Radiowej WiFi,
 Dostawę urządzeń zgodnych ze Specyfikacją Techniczną (stanowiącą załącznik nr 1
do w/w umowy),
 Wykonanie odpowiedniej instalacji kablowej,
 Instalację i konfigurację niezbędnych urządzeń aktywnych,
 Opracowanie Dokumentacji Powykonawczej.
Przedmiot zamówienia obejmował swym zakresem następujące lokalizacje:
12
 Dworzec autobusowy/Parking – ul. 24 Kwietnia,
 Plac Zabaw – plac Gwardii Ludowej,
 Park Pojednania – Aleja Jana Pawła II,
 Plac Zabaw – ul. Hugo Kołłątaja,
 Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle – Plac Rady Europy – ul. Piramowicza 32,
 Strefa Rekreacyjno-Sportowa – Aleja Jana Pawła II.
Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie w/w umowy ustalono na kwotę 89 996,64 zł.
Strony umowy termin realizacji prac ustaliły na „45 dni od daty podpisania umowy z zastrzeżeniem
ustępów pozostałych paragrafów”, który to termin uległ przedłużeniu na podstawie stosownego
aneksu do w/w umowy do 80 dni. Potwierdzeniem wykonania prac w terminie przez firmę Q4Net
Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu było przesłane do Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle pismo
z dnia 16 września 2015 roku dotyczące zgłoszenia gotowości do odbioru końcowego w/w robót.
Pismem nr BIO.134.22.2015 z dnia 17 września 2015 roku Biuro Informatyki i Ochrony Informacji
Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle wyznaczyło termin na odbiór w/w robót na dzień 22 września 2015
roku. W tym też dniu spisano protokół odbioru końcowego wykonanych robót.
Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 06 lipca 2015 roku pod
nr 133/BIO/2015. Umowa została zaopiniowana przez radcę prawnego Macieja Pająka o czym
świadczy jego podpis pod pieczęcią niniejszy dokument nie budzi zastrzeżeń pod względem
formalno-prawnym. Ponadto umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz
Orlik pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle.
Przed zawarciem w/w umowy została sporządzona w dniu 19 czerwca 2015 roku notatka
służbowa, o której mowa w § 8 ust. 2 Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle
nadanego Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 27 lutego 2015
roku. Wskazana notatka została pozytywnie zaopiniowania przez Kierownika Wydziału Zamówień
Publicznych, a następnie zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle. Wartość w/w
zamówienia oszacowano na kwotę 93 792,00 zł netto na podstawie ofert oraz rozmów telefonicznych
z przedstawicielami firm oferujących systemy HotSpot. Przy czym przed sporządzeniem w/w notatki
Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle zabezpieczyło środki
finansowe na ten cel, tj. na realizację zadania pn. Montaż i uruchomienie Systemu HotSpot wraz
z dostawą sprzętu. Uchwałą nr XI/72/15 Rada Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 29 kwietnia 2015
roku w sprawie zmian w budżecie miasta na rok 2015 dokonała zwiększenia wydatków o 90 000 zł
z przeznaczeniem na realizację w/w zadania co z kolei znalazło odzwierciedlenie w Zarządzeniu
Nr 214/Fn/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 06 maja 2015 roku.
Bez uwag
W trakcie czynności kontrolnych ustalono także, iż Kierownik Biura Informatyki i Ochrony
Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle prowadzi ewidencję zamówień udzielonych
z wyłączeniem procedur określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), która to ewidencja obejmuje:
1. Rodzaj zamówienia w podziale na dostawy, usługi i roboty budowlane,
2. Przedmiot zamówienia,
3. Wartość szacunkową zamówienia,
4. Wartość udzielonego zamówienia lub informacje o przyczynach nieudzielenia zamówieni.
Nadto w badanym okresie Kierownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle terminowo przedkładał informację, o której mowa w § 9 ust. 3. Regulaminu
13
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, o czym
świadczy pismo nr BIO.271.4.2.2015 z dnia 14 kwietnia 2015 roku oraz pismo nr BIO.271.4.3.2015
z dnia 14 lipca 2015 roku.
Bez uwag
Podsumowanie
W trakcie kontroli ustalono, iż podstawą gospodarki finansowej Biura Informatyki i Ochrony
Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest przyjęty przez Prezydenta Miasta KędzierzynKoźle plan finansowy Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle zgodnie z § 39 ust. 2 Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego zarządzeniem nr 40/Or/2015
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 14 stycznia 2015 roku.
W badanym okresie Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
prawidłowo dokonywało zakupów w skontrolowanych paragrafach, a w szczególności realizowało
zamówienia w oparciu o Regulamin postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez
Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanym
Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 27 lutego 2015 roku,
a wcześniej Zarządzeniem Nr 1936/Or/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 maja
2014 roku.
Ponadto faktury na podstawie, których dokonywano wydatków podlegały sprawdzeniu, opisaniu
i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników
Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego
Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, a także były prawidłowo i terminowo opłacane.
Na tym protokół zakończono.
Niniejszy protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym
otrzymują:
1. Kierownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji,
2. Kierownik Wydziału Finansowego,
3. a/a Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej.
Do wiadomości:
1. Kserokopie podpisanego protokołu przekazuje się Prezydentowi Miasta Kędzierzyn-Koźle.
Na oryginale właściwe podpisy
Specjalista
ds. audytu i kontroli
Kędzierzyn – Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku
Maciej Wesołowski /-/
…………………………………...…………………
podpis kontrolującego
SKARBNIK MIASTA
Kędzierzyn – Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku
14
Joanna Hariasz /-/
…………………………………...…………………
podpis kierownika komórki kontrolowanej
Kierownik Biura
Informatyki i Ochrony Informacji,
Kędzierzyn – Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku
Jacek Bednarek /-/
…………………………………...…………………
podpis kierownika komórki kontrolowanej
Pouczenie:
W terminie 7 dni od dnia doręczenia protokołu kontrolowany ma prawo zapoznać się z treścią protokołu, podpisać go
lub odmówić podpisania. Odmowa podpisania protokołu wymaga odręcznej adnotacji kierownika/dyrektora jednostki
kontrolowanej w protokole, wyjaśniającej przyczyny odmowy oraz dowody potwierdzające to stanowisko.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie zastępującej go w razie nieobecności przysługuje prawo zgłoszenia,
w terminie wyznaczonym do podpisania protokołu, umotywowanych zastrzeżeń lub wyjaśnień co do zawartego w
protokole kontroli opisu stanu faktycznego.
Zastrzeżenia lub wyjaśnienia do protokołu kontroli przekazywane są na piśmie w jednym egzemplarzu kontrolującemu.
W zastrzeżeniach lub wyjaśnieniach kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do wskazania konkretnych
zapisów protokołu, które budzą zastrzeżenia co do ustaleń stanu faktycznego oraz przedstawić stosowne dowody
potwierdzające przedstawione stanowisko.
Kierownik jednostki kontrolowanej zatrzymuje jeden egzemplarz protokołu, pozostałe doręczone egzemplarze
protokołu, w terminie wyznaczonym do podpisania, zobowiązany jest zwrócić kontrolującemu. Jeżeli koniec terminu
przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.
Strony protokołu powinny być parafowane przez kontrolującego i kontrolowanego.
15