docPlan komunikacji wdrożenia modelu samooceny CAF w Starostwie
download 
Reklamacja Transkrypt
Plan komunikacji wdrożenia modelu samooceny CAF w Starostwie
Plan komunikacji wdrożenia modelu samooceny CAF w Starostwie Powiatowym w Węgrowie Strona1 Węgrów, listopad-grudzień 2010 Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Spis treści Wprowadzenie --------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Charakterystyka metody CAF --------------------------------------------------------------------------- 3 Cel wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Węgrowie ---------------------------- 7 Strony zainteresowane udziałem w procesie informowania ----------------------------------------- 8 Strona2 Sposób oraz formy przekazywanych informacji na temat metody CAF -------------------------- 9 Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wprowadzenie Celem tego opracowania jest plan komunikacji w związku z wdrażaniem modelu samooceny organizacji publicznej według metodologii CAF (ang. Common Assessment Framewrok). W szczególności, Plan dotyczy następujących kwestii: a) charakterystyki metody CAF, b) celu wdrożenia metody CAF, c) opisu stron zainteresowanych projektem oraz wstępnej analizy ich potrzeb informacyjnych, d) sposobu oraz form przekazywanych informacji na temat metody CAF, e) zaangażowania klientów wewnętrznych w proces samooceny organizacji. Niniejszy Plan Komunikacji został opracowany przez dr Roberta Szczepankowskiego we współpracy z Sekretarzem Powiatu p. Marzeną Gromek oraz członkami zespołu samooceny CAF w Starostwie Powiatowym w Węgrowie. Charakterystyka metody CAF1 „Wspólną Metodę Oceny (ang. Common Assesment Framework -CAF) promuje Unia Europejska (UE) kategoryzując ją w sposobach reformowania administracji publicznej. Obok systemów zarządzania jakością opartych na normach ISO serii 9000, Wspólna Metoda Oceny jest jednym popularniejszych rozwiązań dla administracji.2 CAF jest niewątpliwie narzędziem, którego stosowanie wspomaga zarządzanie w organizacjach sektora publicznego.3 R. Szczepankowski, Modele oceny jakości administracji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem administracji samorządowej w Polsce – maszynopis niepublikowany. 2 Organizacje administracyjne, które musza radzić sobie z optymalizacją działań przy spełnianiu wymagań klientów przy ograniczonych zasobach finansowych i materiałowych powinny skupić się na wykorzystywaniu zaawansowanych technik zarządzania, wśród których można wymienić także CAF. 3 Zob. P. Rogala, Podstawowe narzędzia zarządzania jakością w jednostce samorządu terytorialnego, „Problemy Jakości” kwiecień 2002, s. 12. Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Strona3 1 Istotą tego modelu jest pomoc w zrozumieniu i wykorzystaniu technik zarządzania jakością oraz zdiagnozowanie systemu zarządzania zastanego w organizacji.4 Model ten służy do analizy i samooceny organizacji. Jego stosowanie pomaga także w wymianie doświadczeń pomiędzy różnymi podmiotami publicznymi w Europie, które współpracują ze sobą na zasadzie benchmarkingu i benchlearningu. Samooceny według CAF dokonuje się w oparciu o zebrane informacje i dowody. Model ten służy zapewnieniu spójności pomiędzy potrzebami zmian a osiągniętym konsensusem wewnątrz organizacji w zakresie potrzeby zmian oraz do budowania relacji pomiędzy celami, strategiami i procesami organizacyjnymi. CAF skupia się na naprawie tych działań, które z punktu widzenia danej organizacji wymagają zmiany. W skali marko, samoocena dokonywana w oparciu o założenia CAF jest wykorzystywana do porównywania osiągnięć urzędów administracji publicznej funkcjonujących w różnych porządkach prawnych i świadczących usługi odmiennym kulturowo społeczeństwom. W modelu CAF podkreśla się dynamikę procesów. Innowacja i uczenie się są kluczami do sukcesu w każdej „reformie” organizacji sektora publicznego i prywatnego, co dokładnie opisuje zaprezentowany model. Do samooceny organizacji według modelu CAF stosuje się różne kryteria, z których pierwszym jest przywództwo. W tym kryterium należy wziąć pod uwagę następujące zmienne: a) budowanie wizji oraz misji organizacji; b) zachęcanie pracowników do wdrażania misji w życie; c) osobiste zaangażowanie się w proces tworzenia długoterminowych strategii rozwoju danej jednostki. Rola przywódcy/menadżera w administracji publicznej polega m.in. na, zaspokojeniu potrzeb obywateli i zorientowaniu działalności administracji publicznej na klienta/obywatela oraz na zbalansowaniu tych działań z oczekiwaniami politycznymi. Drugie kryterium samooceny według CAF dotyczy tworzenia strategii rozwoju organizacji po kątem jej modernizacji oraz stosowania nowoczesnych rozwiązań w zakresie zarządzania. Organizacja powinna być zdolna do identyfikacji wszystkich aktorów życia publicznego, którzy są jej potencjalnymi klientami oraz próby udzielania odpowiedzi na pytanie, jakie są ich oczekiwania względem organizacji i jak będę się one zmieniały pod 4 Zob. CAF – co to jest Common Assessment Framework? – materiał w wersji elektronicznej ze strony www.umbrella.org Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Strona4 wpływem czynników społeczno-ekonomicznych. W przypadku tego kryterium istotne są przegląd i aktualizacja oraz wdrożenie strategii rozwoju w życie. Strategicznie „myśląca” władza publiczna jest jednym z gwarantów budowania wzorowego urzędu. Niezbędnym warunkiem takiego planowania jest umiejętność realnej oceny wewnętrznych i zewnętrznych zasobów wykorzystywanych dla dobra danej wspólnoty.5 Zarządzanie kadrami, to trzecie kryterium samooceny według modelu CAF. Ważne jest, jak dana organizacja zarządza swoim potencjałem kadrowym na poziomie jednego pracownika, zespołów pracowniczych i całej organizacji. Ile wysiłku wkładanego jest w stałe podnoszenie kwalifikacji urzędniczych, sprawiedliwą okresową ocenę pracy urzędników. Dodatkowo, ważna jest delegacja „władzy” wewnątrz organizacji i uczynienie pracowników współodpowiedzialnymi za rozwój organizacji. Delegacja kompetencji w znaczący sposób wpływa na strukturę organizacyjną urzędu i funkcjonowanie innych jednostek organizacyjnych podległych organowi administracji publicznej. Najbardziej optymalny podział kompetencji oparty powinien być o dokładną analizę wszystkich zadań jakie ma do spełnienia dany organ. Pod uwagę należy także wziąć charakterystykę danej społeczności i podmiotów gospodarczych. Podział zadań i organizacja wewnętrzna jednostki musi odpowiadać charakterystyce społecznej, gospodarczej i kulturowej. Innym wymiarem zarządzania kadrami wg CAF jest angażowanie pracowników w funkcjonowanie urzędu i współpraca z nimi w zakresie konsultacji zmian organizacyjnych, wprowadzania nowych systemów zarządzania, oceny jakości pracy poszczególnych pracowników oraz kierowników średniego i wyższego szczebla. Bardzo istotną kwestią jest także zachęcanie urzędników do podejmowania własnych inicjatyw na rzecz organizacji, zapraszanie ich do udziału w panelach roboczych a także poważne traktowanie ich uwag i spostrzeżeń dotyczących funkcjonowania urzędu. Piąte kryterium samooceny organizacji wg modelu CAF skupia się na analizie procesów wewnętrznych w organizacji administracyjnej. Z punktu widzenia sprawności organizacyjnej najistotniejsze jest podnoszenie jakości procesów i dostosowywanie tychże do zmieniających się warunków społeczno-ekonomicznych. Działania jakie urząd powinien podejmować w tym kierunku związane są z funkcjami administracji publicznej dotyczącymi 5 Zob. D. Kijowski, W. Misiąg, S. Prutis, M. Stec, J. Szlachta, J. Zalewski, Wprowadzenie do programu Rozwoju Instytucjonalnego, Warszawa 2004, s. 10-11. Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Strona5 jej działalności organizatorskiej, reglamentacyjnej oraz społecznej. Właściwy przebieg procesów decyzyjnych w urzędzie nie pozostaje bez znaczenia dla szybkości reagowania na zaistniałe sytuacje, nie tylko kryzysowe. Sprawność procesów wewnętrznych w urzędzie związana jest także z podziałem pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz pojedynczych pracowników. Szóstym kryterium samooceny jest tzw. satysfakcja klientów zewnętrznych i wewnętrznych. Chodzi tutaj o podejmowanie działań, które spotkają się z uznaniem zarówno adresatów tych działań, jak i poszczególnych urzędników. Kryterium to jest blisko powiązane, według modelu CAF, z kryterium siódmym dotyczącym osiągania zamierzonych celów i rezultatów organizacyjnych za pośrednictwem pracowników. Pomimo tego, iż kierownictwo urzędu powinno dbać o dobre samopoczucie urzędników i dostrzegać w nich ludzi a nie „urządzenia do administrowania”, pełny obraz samooceny organizacji obejmuje także ocenę jakości pracy zatrudnionych urzędników. Dwoma ostatnimi kryteriami samooceny organizacji administracyjnej według modelu CAF są: a) wpływ działalności danego urzędu na społeczeństwo; b) ocena wyników działalności danego urzędu administracji publicznej. Oba kryteria oceny związane są z postrzeganiem funkcjonowania danej organizacji przez społeczeństwo. Po pierwsze, na ile skuteczne są działania podejmowane w procesie realizacji zadań publicznych i jak ich realizacja zaspokaja potrzeby oraz oczekiwania obywateli. Po drugie, w jakim stopniu działalność władz jednostki samorządu terytorialnego wpływa na rozwój społecznoekonomiczny gminy, powiatu, województwa, państwa. Wiele organizacji sektora publicznego ocenianych jest przez klientów w kontekście ilości i jakości podejmowanych działań. Im skuteczniej funkcjonuje dany urząd a poprzez swoją działalność chroni lokalną społeczność, zasoby naturalne i wpływa na zapewnienie rozwoju gospodarczego, tym lepiej jest oceniany. Opisywane kryteria pozostają w ścisłym związku z pozostałymi siedmioma kryteriami, które były już przedmiotem rozważań. Poza tym, szczególnie kryterium dziewiąte odnoszące się do „kluczowych wyników działalności” powinno być uwzględniane przez kierownictwo urzędu, które sprawdza wykonanie przyjętych strategii i planów w kontekście wykonania budżetu. Zarządzanie środkami finansowymi pozostającymi w dyspozycji danego urzędu jest jednym 6 R. Szczepankowski, Modele oceny jakości administracji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem administracji samorządowej w Polsce, s.134-141 – maszynopis niepublikowany. Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Strona6 kluczowych elementów sprawności organizacji.”6 Cel wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Węgrowie Metoda samooceny według CAF (opisana wyżej) opiera się na wielu elementach, które analizowane łącznie pozwolą na określenie słabych i mocnych stron danej organizacji, następnie zaś doprowadzą do zmiany sposobu zarządzania. W modelu CAF analizie poddane zostaną rezultaty działania urzędu oraz przywództwo w jednostce, które ma bezpośredni wpływ na realizowaną politykę oraz strategie. Celem zastosowania metody CAF do samooceny urzędu jest także określenie sposobu i poziomu zarządzania kadrami w jednostce, a także wstępne zbadanie relacji pomiędzy urzędem i jego otoczeniem zewnętrznym. Model samooceny CAF jest prostym w użyciu „narzędziem”, które pozwala na ocenę całej organizacji, jakiegoś elementu organizacji (komórki organizacyjnej) lub działania realizowanego przez podmiot. Organizacja stosująca samoocenę według CAF wyraża tym samym chęć do dalszego samodoskonalenia się oraz stałego poprawiania sposobu funkcjonowania. CAF to także krok w kierunku osiągnięcia totalnej jakości według filozofii TQM (kompleksowego zarządzania jakością). Zastosowanie metody CAF do samooceny organizacji pozwoli na zgromadzenie niezbędnych informacji i w efekcie doprowadzenie do: a) identyfikacji mocnych stron, b) identyfikacji słabych stron lub tych, które wymagają poprawienia (udoskonalenia), c) opracowania planu i strategii wdrożenia zbioru dobrych praktyk, d) zastosowania metody benchmarkingu w porównywaniu się z innymi urzędami w celu poszukiwania najlepszych praktyk w danym sektorze, e) podjęcia decyzji o wdrażaniu dalszych usprawnień projakościowych, f) aplikowaniu o nagrody jakości, Strona7 g) etc. Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Strony zainteresowane udziałem w procesie informowania Sukces w zarządzaniu organizacjami sektora publicznego i prywatnego uwarunkowany jest wieloma czynnikami. Niewątpliwie, jednym z najistotniejszych jest odpowiedni przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Dzięki sprawnej komunikacji wewnętrznej unika się wielu nieporozumień oraz niepotrzebnych spekulacji, które w mniejszym lub większym zakresie mogą wpłynąć na ograniczenie sprawności w procesie zarządzania. Plan komunikacji skierowany jest do następujących podmiotów, które można określić jako „podmioty wewnętrzne” (punkty 1,2,3,4) oraz „podmioty zewnętrzne” (punkty 5,6,7): 1. Kadra kierownicza (w przypadku SP w Węgrowie są to następujące podmioty: starosta, wicestarosta, członkowie zarządu, sekretarz, skarbnik, naczelnicy poszczególnych wydziałów), 2. Koordynator CAF w urzędzie (przypadku SP w Węgrowie jest to Sekretarz Powiatu), 3. Członkowie grupy samooceny, 4. Pracownicy Starostwa Powiatowego zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych, 5. Interesanci Starostwa Powiatowego (osoby fizyczne w tym mieszkańcy powiatu), 6. Interesanci Starostwa Powiatowego (osoby prawne oraz podmioty prowadzące działalność gospodarczą nie będące osobami prawnymi, organizacje pozarządowe), 7. Jednostki organizacyjne podległe staroście. Poza wymienionymi wyżej podmiotami, do stron zainteresowanych uzyskiwaniem informacji nt. realizowanej samooceny według modelu CAF mogą być zaliczone organizacje partnerskie biorące udział w projekcie „Sprawny samorząd. Program wdrażania usprawnień zarządczych w samorządach”. Oznacza to, że lista podmiotów zewnętrznych będzie powiększona o m.in.: Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej w Warszawie, Związek Powiatów Polskich oraz 7 innych Urzędów Miast i 2 Starostwa Strona8 Powiatowe. Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Lp. 1 2 3 4 5 6 7 Interesariusze Kadra kierownicza (w przypadku SP w Węgrowie są to następujące podmioty: starosta, zastępca starosty, członkowie zarządu, sekretarz, skarbnik, naczelnicy poszczególnych wydziałów) Koordynator CAF w urzędzie (przypadku SP w Węgrowie jest to Sekretarz Powiatu) Członkowie grupy samooceny Pracownicy Starostwa Powiatowego zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych Interesanci Starostwa Powiatowego (osoby fizyczne w tym mieszkańcy powiatu), Interesanci Starostwa Powiatowego (osoby prawne oraz podmioty prowadzące działalność gospodarczą nie będące osobami prawnymi, organizacje pozarządowe) Jednostki organizacyjne podległe staroście Potrzeby informacyjne 1,2,3,4,5 1,2,3,4,5 Potrzeby informacyjne charakterystyka 1. Informowanie o celach i zasadach CAF. 2.Informowanie o realizacji samooceny wg CAF w urzędzie. 1,3,4,5 1,3,4,5 1,5 1,5 1,3,4,5 3.Mobilizacja do aktywnego uczestnictwa w projekcie. 4. Zapewnienie właściwego obiegu informacji – efektywność wdrażania. 5. Plan wdrożenia działań naprawczych w urzędzie. Sposób oraz formy przekazywanych informacji na temat metody CAF W niniejszym Planie komunikacji dominuje przekonanie o upowszechnianiu informacji w zwyczajowo przyjęty w danej jednostce sposób. Każdy urząd wykonujący swoje zadania i podejmujący wyzwanie codziennego administrowania sprawami publicznymi, poza formalno-prawnymi sposobami informowania interesariuszy, ma także wypracowane własne metody przekazywania informacji o charakterze publicznym. Generalnie wyróżnia się dwa kierunki przepływu informacji: w urzędzie i na zewnątrz urzędu (do odbiorcy zewnętrznego). Jeśli chodzi o przekazywanie informacji wewnątrz urzędu, pomiędzy jego pracownikami, to podstawowym sposobem jest udzielanie niezbędnych informacji w trakcie spotkań kierownictwa urzędu z naczelnikami wydziałów i następnie naczelników wydziałów z pracownikami poszczególnych komórek newsletteru w formie elektronicznej za pośrednictwem wewnętrznej sieci intranetu. W Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Strona9 organizacyjnych. Dodatkowo informacja dystrybuowana jest w postaci regularnego przypadku informacji skierowanej na zewnątrz urzędu podstawmy narzędziem jest Internet (strona internetowa urzędu) oraz lokalne media publikujące artykuły sponsorowane. Nadawca informacji Kierownictwo urzędu Odbiorca informacji - interesanci - kierownicy jednostek podporządkowanych staroście, Okólniki, spotkania, Internet - inni Internet W razie potrzeby -kierownictwo urzędu - kierownicy komórek organizacyjnych -pracownicy urzędu -kierownictwo urzędu - kierownicy komórek organizacyjnych -pracownicy urzędu Intranet, spotkania W razie potrzeby Intranet, spotkania W razie potrzeby -kierownicy komórek organizacyjnych, -pracownicy urzędu, Koordynator CAF Grupa samooceny Częstotliwość przekazywania informacji Regularnie, co najmniej 1 raz w miesiącu lub częściej Forma informacji główna Intranet, okólniki, tablica informacyjna w siedzibie organu Intranet, okólniki, tablica informacyjna w siedzibie organu Internet Regularnie, ale nie rzadziej niż 1 raz na 2 miesiące lub w miarę potrzeby częściej W razie potrzeby, umieszczenie informacji na stronie na początku realizacji projektu i po dokonaniu samooceny W razie potrzeby Harmonogram działań7 Poinformowanie o projekcie Powołanie zespołu samooceny w Urzędzie Stałe informacje o projekcie Adresaci Konsultant FRDL , Kierownictwo Urzędu, Wszyscy pracownicy Urzędu Wszyscy pracownicy Urzędu Kierownictwo Urzędu, Koordynator CAF Wszyscy pracownicy Urzędu Wszyscy pracownicy, opinia publiczna Terminarz październik 2010 Uwagi Konsultacje z Kierownictwem Urzędu październik 2010 Zarządzenie październik 2010 październik 2010 Po spotkaniu, Kierownicy wydziałów (referatów) kaskadowo informują swoje zespoły o projekcie październik 2010 Zarządzenie październik 2010 – sierpień 2011 Zbiór wszystkich materiałów i informacji dot. wdrażania CAF 7 Harmonogram działań informacyjnych zawiera informacje z Planu Komunikacji opracowanego przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej w Warszawie dla całego zadania polegającego na wdrożeniu metody samooceny CAF Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Strona10 Aktywność Spotkanie planistyczne w Urzędzie Powołanie Koordynatora CAF w Urzędzie Poinformowanie o projekcie, zaproszenie dla ochotników do zespołu samooceny w Urzędzie Informacja na zewnątrz o przystąpieniu urzędu do CAF Informacja o powołaniu zespołu samooceny i harmonogramie warsztatów Klienci urzędu, media listopad 2010 Wszyscy pracownicy listopad 2010 Informacja o planie komunikacji Kierownictwo Urzędu Koordynator CAF grudzień 2010 Informacja o planie komunikacji Wszyscy pracownicy grudzień 2010 Szkolenie Zespól samooceny, Koordynator CAF styczeń 2011 Informacja o rozpoczęciu samooceny i jej przebiegu Wszyscy pracownicy styczeń 2011 Spotkanie uzgadniające Spotkanie uzgadniające Spotkanie uzgadniające Spotkanie uzgadniające Warsztaty uzgadniające Prezentacja wyników samooceny Prezentacja wyników samooceny Liderzy grupy samooceny Liderzy grupy samooceny Liderzy grupy samooceny Liderzy grupy samooceny marzec 2011 marzec 2011 Konsultacje marzec 2011 Konsultacje marzec 2011 Kierownictwo Urzędu Marzec/kwiecień 2011 Marzec/kwiecień 2011 Kierownictwo Urzędu, Koordynator CAF (Zespół ds. projektów doskonalących) Marzec/kwiecień 2011 Informacja o planie doskonalenia Kierownictwo Urzędu kwiecień 2011 Wszyscy pracownicy kwiecień 2011 Klienci urzędu, media kwiecień 2011 Koordynator CAF MSWIA EIPA FRDL Kierownictwo, wszyscy pracownicy, opinia publiczna maj - czerwiec 2011 Informacja o realizacji usprawnień po CAF czerwiec – lipiec 2011 sierpień 2011 Dwudniowy warsztat uzgadniający (konsensus samooceny) Zdefiniowanie obszarów do poprawy Prezentacja zdefiniowanych obszarów do poprawy Warsztat jednodniowy z wykorzystaniem zbioru dobrych praktyk zarządzania dla administracji (EIPA) (prezentacja ppt) informacja o dacie wprowadzenia/ zakończenia działań doskonalących Spotkanie doradcze Informacja na stronie www EIPA Szczegóły do określenia w kolejnym planie komunikacji Strona11 Komunikacja następnej samooceny Konsultacje Konsultacje Warsztaty dot. planu usprawnień Informacja o planie doskonalenia Informacja na zewnątrz o wynikach samooceny i planie doskonalenia Spotkania doradcze Zajęcia warsztatowe z zespołem samooceny marzec 2011 Zespól samooceny Wszyscy pracownicy Konsultacje Projekt "Sprawny samorząd" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
