Regulamin rekrutacji studentów 2013-2014

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Rektora nr 5/IX/2013
z dnia 30.09.2013 r.
REGULAMIN REKRUTACJI, REALIZACJI I FINANSOWANIA WYJAZDÓW
NA PRAKTYKI (SMP – Student Mobility for Placements) I STUDIA ZAGRANICZNE (SMS – Student
Mobility for Study) W RAMACH PROGRAMU LLP/ERASMUS W ROKU AKADEMICKIM
2013/2014
Część 1: Zasady rekrutacji w roku akademickim 2013/2014 na wyjazdy zagraniczne SMP i SMS:
1. O wyjazd na studia lub praktykę w ramach programu Erasmus mogą ubiegać się wszyscy studenci
Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie niezależnie od narodowości. Osoba
zakwalifikowana na wyjazd musi spełniać następujące kryteria:
a) być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej II roku studiów – wymóg ten dotyczy
wyjazdów na studia;
b) ukończyć minimum pierwszy semestr studiów – wymóg dla kandydatów do wyjazdu na
praktykę;
c) nie może przebywać w trakcie wyjazdu na urlopie dziekańskim.
2. Aby zgłosić swoją kandydaturę do wyjazdu na studia / praktyki zagraniczne student musi złożyć w
Biurze Współpracy Zagranicznej (dalej BWZ) w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze
(podanym każdorazowo społeczności akademickiej) następujące dokumenty:
a) formularz zgłoszeniowy kandydata na studia/praktykę (formularz do pobrania w BWZ oraz
ze strony internetowej BWZ);
b) życiorys (curriculum vitae, CV) sporządzony w języku angielskim lub języku kraju,
w którym znajduje się instytucja przyjmująca;
c) list motywacyjny (dalej LM) sporządzony w języku angielskim lub języku kraju,
w którym znajduje się instytucja przyjmująca;
d) aktualne zaświadczenie o średniej ocen z toku studiów (wydawane przez dziekanat);
e) certyfikaty potwierdzające znajomość języków czy dokumentację potwierdzającą aktywność
studenta w życiu uczelni – opcjonalnie;
f) w przypadku zgłoszenia kandydatury do wyjazdu na praktykę, zgodę instytucji zagranicznej ze
wskazaniem okresu realizacji praktyki – opcjonalnie.
5. Proces rekrutacji koordynuje i przeprowadza BWZ.
6. W skład Komisji Rekrutacyjnej wchodzą: lektor, pracownik dydaktyczny wskazany przez Rektora,
sekretarz Komisji (uczelniany koordynator programu Erasmus), przedstawiciel studentów.
7. Podczas procesu kwalifikacji nie może dojść do sytuacji powodujących konflikt interesów.
8. Proces rekrutacji składa się z następujących etapów:
a) zbieranie dokumentacji w wyznaczonym każdorazowo terminie podanym do publicznej wiadomości
wraz z zasadami rekrutacji, realizacji i finansowania wyjazdów;
b) ocena złożonej dokumentacji;
c) spotkanie kandydatów z Komisją Rekrutacyjną, ogłoszenie listy osób zakwalifikowanych do wyjazdu
oraz listy rezerwowej.
9. Sekretarz Komisji Rekrutacyjnej w porozumieniu z lektorem dokonuje wstępnej oceny złożonych
dokumentów w oparciu o następujące kryteria:
a) średnia ocen: 1-3 pkt. (średnia powyżej 4,5 – 3 pkt.; 4.0-4,49 – 2 pkt.; poniżej 4.0 – 1 pkt.);
b) znajomość języka angielskiego / języka kraju, w którym znajduje się instytucja przyjmująca: 0-5
pkt. (oceniane jest słownictwo, kompozycja oraz stylistyka CV i LM);
c) osiągnięcia dodatkowe (np. udział w konkursach, działalność na rzecz uczelni): 0-3 pkt.
(opcjonalnie);
d) wstępną zgodę instytucji przyjmującej na odbycie praktyk –1 pkt. (opcjonalnie, tylko dla wyjazdów
SMP);
10. Sekretarz Komisji Rekrutacyjnej sporządza listę osób, które złożyły ww. dokumenty wraz z oceną
wyrażoną wg ww. skali oraz listę osób, które zostały zakwalifikowane do rozmowy kwalifikacyjnej.
1
11. Komisja Rekrutacyjna przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami w celu sprawdzenia
kompetencji językowych oraz wyłonienia najlepszych studentów, którzy zostaną zakwalifikowani do
wyjazdu ze stypendium. Komisja Rekrutacyjna ocenia kompetencje językowe kandydata, motywację do
wyjazdu, komunikatywność i umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach (skala ocen: 0-5
pkt.). Po wydaniu pozytywnej opinii przez Komisję kandydat jest kwalifikowany do wyjazdu ze
stypendium.
12. Z rozmowy kwalifikacyjnej zwalniani są kandydaci posiadający certyfikaty językowe na poziomie
średnio zaawansowanym wyższym oraz zaawansowanym (B2, C1).
13. Sekretarz Komisji Rekrutacyjnej sporządza protokół z postępowania rekrutacyjnego oraz z posiedzenia
Komisji Rekrutacyjnej zawierający listę osób zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listę rezerwową
(opcjonalnie).
14. BWZ informuje zainteresowane osoby o wynikach postępowania rekrutacyjnego.
15. W momencie rezygnacji studenta z listy głównej, osoby z listy rezerwowej są automatycznie
umieszczane na liście osób zakwalifikowanych do wyjazdu ze stypendium.
16. Wszystkim kandydatom przysługuje odwołanie od decyzji Komisji Rekrutacyjnej. Odwołanie powinno
być złożone w formie pisemnej do Rektora. Odwołanie jest rozstrzygane w ciągu 7 dni, a stosowna
decyzja przekazana w formie pisemnej kandydatowi.
17. Fakt nieobecności kandydata podczas rozmowy kwalifikacyjnej w wyznaczonym terminie lub brak
kompletu dokumentów będzie traktowany jako rezygnacja z udziału w procesie rekrutacji.
Część 2: Zasady realizacji wyjazdów SMP i SMS w roku akademickim 2013/2014:
18. Pobyt w instytucji przyjmującej musi odbyć się między 1 czerwca 2013 r. się 30 września 2014 r.
19. Pobyt studenta na stypendium (studia / praktyka) nie może być krótszy niż 3 miesiące lub pełen
najkrótszy cykl kształcenia (trymestr). Wyjazd nie może być dłuższy niż pełny (ten sam) rok
akademicki. Minimalny okres pobytu na stypendium odnosi się wyłącznie do okresu studiowania /
praktyki (np. wyłączając okres przygotowania językowego), zaś łączna długość pobytu w miejscu
docelowym nie może przekraczać 12 miesięcy (wliczając w to przygotowanie językowe).
20. Uczelnia może podjąć decyzję o przedłużeniu pobytu (w obrębie jednego roku akademickiego) na
stypendium po uprzednim skonsultowaniu tej kwestii z władzami dziekańskimi i uzyskaniu akceptacji
uczelni / instytucji przyjmującej. Decyzja taka musi być podjęta przed upływem pierwotnie
planowanego okresu pobytu.
21. BWZ pomaga w przygotowaniu wymaganych dokumentów oraz pośredniczy w kontaktach pomiędzy
studentem a instytucją przyjmującą. Ponadto udziela informacji na temat wymaganej dokumentacji
(zob. pkt. 43 i 44) koniecznej do rozliczenia stypendium, którą należy przedłożyć po powrocie w BWZ
w ustalonym przez strony terminie.
22. Wyjazd stypendialny wymaga podjęcia studiów stacjonarnych (full-time studies) w uczelni
przyjmującej, praktyka – pracy w pełnym wymiarze godzin uzgodnionym z instytucją przyjmującą.
23. Szacunkowa liczba wyjazdów w roku akademickim 2013/2014 ze stypendium to (wg umowy z NA):
a) 2 wyjazdy na studia zagraniczne (SMS);
b) 5 wyjazdów na praktykę (SMP).
BWZ może podjąć decyzję o zwiększeniu bądź zmniejszeniu liczby wyjazdów dla danej kategorii.
Ostateczną liczbę wyjazdów danego typu poda do wiadomości zainteresowanych BWZ.
24. Studenci wybierają instytucję, do której chcą się udać na studia spośród następujących uczelni
partnerskich (dalej podano liczbę studentów WSEI, jaką uczelnia partnerska może przyjąć dla podanych
dziedzin):
a) Business Academy Southwest, Dania. 2 studentów: business studies, management studies, computer
studies;
b) Karl-Franzens-Universität, Austria. 2 studentów: business studies, management science;
c) Rezeknes Augstskola, Łotwa. 2 studentów: business studies, management science; 3 studentów:
informatics;
d) University of Primorska – Faculty of Management, Słowenia. 2 studentów: business studies,
management science;
e) HAWK (Hochschule für Angewandte Wissenschaft und Kunst), Niemcy. 2 studentów: business
studies and management;
2
f) Vilnius Giedyminas Technical University, Litwa. 2 studentów: Business studies and management; 2
studentów: Informatics, computer science.
25. Uczelnia może zdecydować o połączeniu okresu studiów z okresem praktyki. Jest to możliwe jedynie w
takim wypadku, kiedy praktyka będzie realizowana pod nadzorem tej samej uczelni przyjmującej, a
okres praktyki będzie następował bezpośrednio po okresie studiów (lub odwrotnie: okres studiów
bezpośrednio po okresie praktyki). W przypadku takiego łączonego pobytu ogólny minimalny czas jego
trwania to 3 miesiące, a stawki wypłacanego stypendium są stawkami stosowanymi przy wyjazdach na
studia. Taki wyjazd jest klasyfikowany jako „wyjazd na studia” (SMS) i rozliczany jest w sposób
określony w uczelnianych zasadach finansowania tak, jak wyjazd na studia.
26. Studenci wybierają profil instytucji, do której udają się w celu odbycia praktyki, zgodnie ze
studiowanym kierunkiem, a następnie specjalnością. Instytucja taka musi znajdować się w kraju
uczestniczącym w Programie LLP/Erasmus (tj. 28 krajów Unii Europejskiej, 3 kraje Europejskiego
Obszaru Gospodarczego: Islandia, Lichtenstein, Norwegia; Szwajcaria, 1 kraj kandydujący – Turcja).
27. Student nie może odbyć praktyki w instytucjach Unii Europejskiej, instytucjach zarządzających
programami Unii Europejskiej oraz placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju studenta.
28. Przed wyjazdem na studia / praktykę zostanie uzgodniony: Learning Agreement – porozumienie o
programie zajęć (LA) / porozumienie o programie praktyki – Training Agreement (TA), podpisany
przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą oraz studenta. Learning Agreement
zatwierdza dziekan. Training Agreement zatwierdza BWZ w porozumieniu z prorektorem ds.
organizacji procesu kształcenia oraz określonym dla danej specjalności opiekunem praktyk. Wszystkie
zmiany wprowadzane w LA / TA wymagają potwierdzenia na piśmie.
29. LA / TA jest integralną częścią umowy pomiędzy studentem a uczelnią, która jest podpisywana przed
udaniem się studenta na stypendium (w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron).
30. Uczelnia dołoży starań, by przy sporządzaniu LA nie powstały różnice w stosunku do efektów
kształcenia nabywanych w analogicznym okresie w uczelni macierzystej. Jeśli nie da się ich
uniknąć, przedmioty do realizacji w uczelni macierzystej zostaną określone na piśmie przed wyjazdem
studenta wraz z terminem i sposobem ewentualnego ich uzupełnienia. Jeśli LA zakłada zrealizowanie
przez studenta większej liczby punktów ECTS niż liczba wymagana do zaliczenia semestru (trymestru),
przed wyjazdem studenta zostanie uzgodniony sposób uznania punktów dodatkowych. Wszystkie te
kwestie (niezależnie od LA) są określane w przedwyjazdowym uznaniu zaliczeń.
31. Warunkiem zaliczenia semestru jest uzyskanie 30 punktów ECTS za zrealizowane przedmioty
w uczelni partnerskiej. W przypadku nieuzyskania 30 punktów ECTS student może być zobowiązany
do zaliczenia przedmiotu wynikającego z programu studiów uczelni macierzystej w semestrze, w
którym przebywał w uczelni partnerskiej.
32. Za pomyślnie odbytą praktykę student otrzymuje 4 punkty ECTS. Przed wyjazdem na praktykę
podpisywane jest przedwyjazdowe uznanie zaliczeń regulujące formę zaliczenia praktyki
33. Po stwierdzeniu spełnienia przez studenta warunków pobytu na stypendium opisanych w LA / TA okres
studiów / praktyki zostaje uznany za równoważny z okresem studiów / praktyki w uczelni macierzystej
(po konsultacji z instytucją przyjmującą).
34. W przypadku rażących zaniedbań w realizacji programu studiów / praktyk student może być
zobowiązany do zwrotu części lub całej kwoty stypendium.
35. Jeśli student nie uzyskał w sesji poprzedzającej wyjazd wszystkich wymaganych zaliczeń, lub jeśli
wyjazd na praktykę odbywa się w trakcie roku akademickiego, student ma obowiązek wystosować
podanie do dziekana o przyznanie indywidualnej organizacji studiów, która pozwoli na zaliczenie
przedmiotów poza terminami sesji. W podaniu takim powinny znajdować się proponowane terminy
zaliczeń. Podanie powinno być złożone z odpowiednim wyprzedzeniem.
36. Uczelnia przyjmująca nie będzie pobierała od stypendysty opłat za naukę.
37. W czasie pobytu studenta na stypendium będą wypłacane stypendia krajowe.
38. Studenci WSEI są zwalniani z opłat czesnego na okres pobytu za granicą.
39. Student ma obowiązek uzyskania przed wyjazdem Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego
(EKUZ, ubezpieczenie kosztów leczenia) uprawniającej do korzystania z podstawowej opieki
zdrowotnej na terytorium Unii Europejskiej.
40. Student musi być ubezpieczony od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas podróży i pobytu w
instytucji partnerskiej w przypadku wyjazdu na studia i praktykę.
41. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) obejmuje koszty ewentualnych szkód
wyrządzonych przez studenta podczas pobytu na praktyce. Uczelnia sprawdza, czy instytucja
3
przyjmująca wymaga posiadania ubezpieczenia OC i czy je zapewnia. Jeśli instytucja przyjmująca nie
zapewnia ubezpieczenia OC (nie mając takiego obowiązku w świetle regulacji krajowych), uczelnia
określa, jak zostanie zapewnione.
42. Ubezpieczenie wypadkowe obejmuje koszty szkód, jakich może doznać student w razie wypadku
w miejscu pracy. Uczelnia sprawdza, czy instytucja przyjmująca zapewnia takie ubezpieczenie (może
nie mieć takiego obowiązku), jeśli zaś wymaga ubezpieczenia, ale go nie zapewnia, uczelnia ustala, w
jaki sposób może być ono zapewnione.
43. Student ma obowiązek otrzymania z uczelni partnerskiej Transcript of Records (TR) – wykazu
zaliczeń przedmiotów objętych LA oraz pisemnego zaświadczenia o rzeczywistym okresie pobytu
(jeśli nie ma w TR). W przypadku praktyk student ma obowiązek uzyskania od instytucji przyjmującej
Transcript of Work – potwierdzenia zrealizowania założonego w TA programu praktyk wraz
zaświadczeniem o rzeczywistym okresie pobytu.
44. Po powrocie student jest zobowiązany do wypełnienia Ankiety Stypendysty Erasmusa, dostępnej online
(http://ankiety.frse.org.pl/users/login): login: student, hasło: erazm. Wypełnienie ankiety jest
niezbędne do rozliczenia wyjazdu na stypendium. W przypadku wyjazdu na praktykę student
dodatkowo musi przedłożyć sprawozdanie z praktyki w formie wymaganej przez uczelnię. Do
dokumentów należy dołączyć wyciągi z rachunku bankowego / potwierdzenia odbioru kwot w gotówce.
45. Każdego studenta dotyczy zasada jednokrotnego wyjazdu na praktykę i na studia w ramach
programu Erasmus (niezależnie od liczby studiowanych kierunków oraz liczby uczelni macierzystych).
Część 3: Zasady finansowania i rozliczenia środków finansowych dla wyjazdów SMP i SMS w
roku akademickim 2013/2014:
46. Student zakwalifikowany do wyjazdu na studia / praktykę otrzymuje stypendium z budżetu programu
LLP/Erasmus mające charakter dofinansowujący pobyt za granicą pod warunkiem zaakceptowania
wszystkich warunków umowy, o której mowa w pkt. 29.
47. Student może także wyjechać w ramach programu LLP/Erasmus bez grantu (student Erasmusa z
grantem zerowym). Przysługują mu takie same prawa jak studentowi wyjeżdżającemu z grantem (prócz
tych, które dotyczą przyznanego stypendium).
48. Środki finansowe przyznane w kategorii SMS mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów
dla studentów zakwalifikowanych na wyjazd na studia do uczelni partnerskiej, a w kategorii SMP –
jedynie na wypłatę stypendiów dla studentów wyjeżdżających na praktykę do instytucji przyjmującej.
Uczelnia może dokonywać przesunięć kwot między kategoriami SMS i SMP.
49. Dolny nieprzekraczalny limit miesięcznego stypendium nie może być niższy niż 200 euro.
Maksymalna stawka miesięczna jest uzależniona m.in. od kraju docelowego, do którego udaje się
stypendysta. Stawki stypendium ilustruje tabela poniżej:
Stawki miesięcznego
stypendium
SMS
(studia)
Stawki miesięcznego
stypendium
SMP
(praktyka)
Grupa 1: Dania,
Finlandia, Francja,
Irlandia, Islandia,
Lichtenstein,
Norwegia, Szwajcaria,
Szwecja, Wielka
Brytania
Grupa 2: Austria,
Belgia, Chorwacja,
Cypr, Grecja,
Hiszpania, Holandia,
Luksemburg, Malta,
Niemcy, Portugalia,
Słowenia, Turcja,
Włochy
Grupa 3: Bułgaria,
Czechy, Estonia,
Litwa, Łotwa,
Rumunia, Słowacja,
Turcja, Węgry
600 euro
400 euro
300 euro
650 euro
480 euro
350 euro
4
50. Podane w tabeli stawki nie dotyczą ewentualnego przedłużenia pobytu (zob. także pkt. 20).
Przedłużenie nie może wykraczać poza okres obowiązywania umowy finansowej, tzn. poza 30 września
2014 roku.
51. Stawki stypendium wypłacane studentom udającym się do tych samych krajów będą takie same. W
uzasadnionych wypadkach (np. zagwarantowane bezpłatne lub tanie zakwaterowanie w jednej z uczelni
tego samego ośrodka akademickiego / instytucji partnerskiej) uczelnia może zdecydować o
zróżnicowaniu stawek miesięcznych lub obniżeniu dolnych limitów miesięcznych stawek dla
poszczególnych grup krajów – zob. tabela w pkt. 49 (grupa 1: 400 euro; grupa 2: 300 euro; grupa 3:
200 euro).
52. Przekazanie stypendium nastąpi po akceptacji przez studenta warunków umowy, o której mowa w pkt.
29, w sposób uzgodniony między stronami. Stypendium może zostać przekazane przelewem bankowym
lub wypłacone do rąk własnych, przy czym preferowaną formą przekazania stypendium jest przelew
bankowy. Kwota stypendium musi stanowić liczbę całkowitą.
53. Kwota stypendium jest wypłacana w walucie euro, dlatego stypendysta jest zobowiązany do posiadania
konta walutowego, jeśli w umowie między studentem a uczelnią zawarto klauzulę, że grant zostanie
przekazany przelewem bankowym.
54. Ostateczna kwota stypendium jest uzależniona od rzeczywistego okresu pobytu w uczelni partnerskiej /
instytucji przyjmującej, poświadczonego odpowiednim dokumentem (o którym mowa w pkt. 43). Przy
określaniu okresu pobytu stosuje się zaokrąglenie do 0,5 miesiąca, co oznacza, iż okres pobytu:
– od 1 do 7 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca;
– od 8 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca;
– od 25 do 31 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc.
55. Maksymalny okres finansowania pobytu na stypendium to 12 miesięcy, pod warunkiem, że uczelnia
będzie dysponowała na ten cel środkami, co jest uzależnione wysokości otrzymanego
dofinansowania oraz od skali mobilności w danym roku akademickim.
56. Fundusze pozyskiwane w przypadkach rezygnacji z wyjazdów i/lub otrzymania dodatkowych środków
z NA będą przekazane:
a) na zorganizowanie dodatkowych mobilności w stosunku do liczby zapisanej w umowie z NA lub
osobie z listy rezerwowej kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu;
b) na przedłużenie mobilności – miesięcy, na które przyznano dofinansowanie w stosunku do liczby
zapisanej w umowie z NA;
Po udowodnieniu, że wykorzystano możliwości wskazane w pkt. a ) i b):
c) będą rozdysponowywane pomiędzy studentów przebywających na stypendium, z zastrzeżeniem, że
nie dojdzie do przekroczenia górnych stawek stypendium (określonych w tabeli w pkt. 49).
57. Zwrot stypendium nie będzie od studenta wymagany w przypadku zaistnienia okoliczności określonych
jako „siła wyższa” (tj. sytuacja niezależna od studenta, związana np. z ciężką chorobą lub
nieszczęśliwym zdarzeniem).
Część 4: a). Zasady udzielania i rozliczania dofinansowania dla stypendystów Erasmusa z orzeczonym
stopniem niepełnosprawności w roku akademickim 2013/2014:
58. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o
dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych.
Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku
są dostępne na stronie internetowej: http://www.erasmus.org.pl/mobilnosc-szkoly-wyzsze-rokakademicki-201314
59. O dofinansowanie mogą ubiegać się studenci z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, którzy zostali
zakwalifikowani na wyjazd stypendialny programu Erasmus. Dotyczy to w szczególności stypendystów
z dużymi ograniczeniami w samodzielnym poruszaniu się (np. osób poruszających się na wózkach
inwalidzkich, niesłyszących, niewidomych) i osób wymagających specjalnej opieki medycznej.
60. Uczelnia na wniosek niepełnosprawnego stypendysty składa do Narodowej Agencji Programu LLPErasmus (zwanej dalej „NA”) wniosek obowiązujący w danym roku akademickim (formularz wniosku
dostępny na stronie: http://www.erasmus.org.pl/index.php/ida/34/) z załącznikami: aktualne orzeczenie
o stopniu niepełnosprawności; potwierdzenie przyjęcia na stypendium z instytucji przyjmującej (kopia
potwierdzona przez uczelnię „za zgodność z oryginałem”).
Wniosek powinien być wypełniony komputerowo.
5
59. Wniosek o dofinansowanie powinien być podpisany we wskazanych miejscach przez wszystkie
wymienione w nim osoby (wnioskodawca, koordynator uczelniany programu Erasmus, uczelniany
pełnomocnik ds. osób niepełnosprawnych).
60. Wniosek należy złożyć w pierwszym terminie, bezzwłocznie po zakwalifikowaniu na wyjazd
stypendialny: do 15 czerwca 2013 r., do 1 sierpnia 2013 r., do 1 grudnia 2013 r., do 1 kwietnia 2014 r.
Wskazane terminy to data wpłynięcia wniosku do NA. Złożenie wniosku w późniejszym terminie może
skutkować przyznaniem proporcjonalnie niższego dofinansowania lub odrzuceniem wniosku. Żadne
wnioski o dofinansowanie nie będą przyjmowane po 1 kwietnia 2014 r.
61. Dla stypendysty z orzeczonym lekkim lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności NA będzie
mogła przyznać dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego
dla danego roku akademickiego przez Komisję Europejską (zwaną dalej „KE”) dla wyjazdu do danego
kraju na zatwierdzony przez uczelnię macierzystą czas pobytu.
62. Dla stypendysty z orzeczonym znacznym stopniem niepełnosprawności NA będzie mogła przyznać
dofinansowanie w formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku
akademickiego przez KE dla wyjazdu do danego kraju na planowany czas pobytu oraz, jeżeli dotyczy,
dodatkowej kwoty na ściśle określony cel podlegającej rozliczeniu wg kosztów rzeczywistych.
Stypendysta może ubiegać się o dodatkową kwotę na następujące rodzaje kosztów: koszty podróży
osoby towarzyszącej; koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej; koszty miejscowego
opiekuna; koszty specjalnych materiałów dydaktycznych; koszty opieki lekarskiej; koszty specjalnego
ubezpieczenia; inne koszty (z uzasadnieniem).
63. NA może nie przyznać dodatkowego dofinansowania, jeżeli z wniosku złożonego przez stypendystę za
pośrednictwem uczelni wynika, że uczelnia nie przyznała stypendyście stypendium ze środków
programu Erasmus (tzw. wyjazd z grantem zerowym).
64. Czas pobytu na stypendium jest określany: dla studentów z dokładnością do 0,5 miesiąca. Do
rozliczenia czasu pobytu studentów na stypendium stosuje się następujący schemat: uczelnie
rozliczające studentów z dokładnością do 0,5 miesiąca:
- od 1 do 7 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca;
- od 8 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca;
- od 25 do 31 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc.
„Jeden miesiąc” to miesiąc kalendarzowy, liczony od danego dnia rozpoczęcia do dnia poprzedzającego
ten dzień w następnym miesiącu, np. data początkowa to 17 sierpnia, zatem jeden pełny miesiąc kończy
się 16 września, pozostałe dni, które nie zaliczają się do pełnego miesiąca zostaną wyliczone z
dokładnością do 0,5 lub 0,25 miesiąca zgodnie z powyższym wykazem. Np. data początkowa to 17
sierpnia, data końcowa to 2 grudnia, zatem czas pobytu rozlicza się jako 3 miesiące i 16 dni, co daje „
3,5 miesiąca”.
65. Każdy wniosek jest rozpatrywany indywidualnie. Wniosek będzie rozpatrzony w ciągu około jednego
miesiąca od złożenia do NA.
66. Wniosek niekompletny lub niepoprawnie wypełniony będzie rozpatrzony w najbliższym terminie licząc
od wpłynięcia do NA wymaganego uzupełnienia i/lub korekty.
67. NA poinformuje uczelnię macierzystą stypendysty o podjętej decyzji i warunkach rozliczenia
dofinansowania oraz wystawi aneks do umowy finansowej. Decyzja wchodzi w życie po podpisaniu
aneksu przez ostatnią ze stron. W przypadku odrzucenia wniosku, uczelnia zostanie poinformowana o
przyczynie decyzji.
68. Stypendysta w terminie określonym przez uczelnię macierzystą składa do uczelni „Rozliczenie
stypendysty Erasmusa, który otrzymał dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności” (zwanego dalej
„Rozliczeniem”). Po weryfikacji i zatwierdzeniu danych zawartych w „Rozliczeniu” oraz załączników,
uczelnia przesyła komplet do NA.
Narodowa Agencja zaleca aby uczelnia przesłała „Rozliczenie” w terminie do 60 dni od dnia zakończenia
mobilności stypendysty, jednak nie później niż na miesiąc przed złożeniem przez uczelnię raportu
końcowego z realizacji umowy do NA. Niezłożenie „Rozliczenia” w terminie, może skutkować wezwaniem
do zwrotu całości kwoty przyznanego dofinansowania na ten cel.
b). Rozliczenie przyznanego dofinansowania z tytułu niepełnosprawności w formie kwoty
ryczałtowej:
69. Warunkiem rozliczenia dofinansowania przyznanego w formie kwoty ryczałtowej jako wyrównania do
maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego roku akademickiego przez KE dla wyjazdu do
6
danego kraju jest złożenie do NA „Rozliczenia”. Do „Rozliczenia” powinna być dołączona kserokopia
potwierdzona za zgodność z oryginałem imiennego zaświadczenia wydanego przez instytucję
przyjmującą, w którym podany jest rzeczywisty czas trwania stypendium. Nie są wymagane dowody
finansowe dokumentujące poniesienie wydatków związanych z kosztami utrzymania w kraju
docelowym ani kosztami podróży.
70. Jeżeli rzeczywisty czas trwania stypendium wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą
jest krótszy niż planowany czas zapisany w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a stypendystą przed
wyjazdem, to skutkuje to koniecznością zwrotu proporcjonalnej części dofinansowania. Kwota
nierozliczona przez NA podlega zwrotowi do NA. Po zakończonej analizie „Rozliczenia” NA wysyła
do uczelni list końcowy z informacją o wysokości kwoty rozliczonej i (jeżeli dotyczy) podlegającej
zwrotowi.
71. Łączna kwota dofinansowania zatwierdzona przez NA wynikająca z analizy złożonego „Rozliczenia”
nie może być wyższa od kwoty podlegającej rozliczeniu (tzn. kwoty przyznanej uczelni z tytułu
wyjazdu niepełnosprawnego stypendysty).
c). Rozliczenie dofinansowania z tytułu niepełnosprawności przyznanego w formie kosztów
rzeczywistych (dotyczy wyłącznie stypendysty, który otrzymał dodatkową kwotę na ściśle określony cel:
podróż i/lub utrzymanie osoby towarzyszącej / koszt miejscowego opiekuna / specjalne materiały
dydaktyczne / opieka lekarska / specjalne ubezpieczenie / inne):
72. Rozliczenie wg kosztów rzeczywistych dotyczy tylko i wyłącznie sytuacji, gdy uczelnia na wniosek
stypendysty wnioskowała o koszty inne niż stanowiące dofinansowanie w formie wyrównania do
maksymalnej wysokości limitu określonego przez KE dla wyjazdu do danego kraju na planowany czas
pobytu, a NA w liście do uczelni zawiadamiającym o przyznanej kwocie i warunkach rozliczenia
określiła taką kwotą i rodzaj kosztów. Wydatki udokumentowane powyższymi dowodami muszą być
zatwierdzone i zaksięgowane przez uczelnię przed złożeniem do NA „Rozliczenia stypendysty
Erasmusa, który otrzymał dodatkowe dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności. Rok akademicki
2013/14”.
73. Jeżeli rzeczywisty czas trwania stypendium wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą
jest krótszy niż planowany czas zapisany w umowie podpisanej pomiędzy uczelnią a stypendystą przed
wyjazdem, ale stypendysta dokumentuje rachunkami wyższe wydatki związane z niepełnosprawnością,
to wysokość rozliczonego przez NA dofinansowania będzie równa sumie kwoty dofinansowania w
formie wyrównania do maksymalnej wysokości limitu określonego dla danego kraju na rzeczywisty
czas pobytu oraz dodatkowej kwoty rozliczonej wg kosztów rzeczywistych, o ile suma ta nie będzie
przekraczała całkowitej kwoty podlegającej rozliczeniu.
74. Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu muszą posiadać stosowny opis informujący o źródle
finansowania, np. „Wydatek w wysokości … został sfinansowany z programu LLP Erasmus w ramach
realizacji umowy …(numer umowy finansowej); kategoria budżetowa: …; opis: …”.
75. Sposób dokumentowania kosztów rzeczywistych musi być zgodny z polityką rachunkowości uczelni
macierzystej, a uczelnia powinna wskazać stypendyście sposób udokumentowania wydatków w
poszczególnych kategoriach budżetowych. Przyjmuje się następujące formy udokumentowania
wydatków rozliczanych wg kosztów rzeczywistych:
– koszty podróży osoby towarzyszącej: NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej
kategorii budżetowej: w przypadku podróży pociągiem, autobusem lub samolotem – bilet z widoczną
ceną lub rachunek/faktura za bilet oraz karta pokładowa (dotyczy samolotu), natomiast w przypadku
podróży samochodem – oświadczenie woli o odbyciu podróży samochodem. Zwrot kosztów za podróż
samochodem odbywa się wg zasad określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się przez całe
życie” w konkursie wniosków dla danego roku oraz „Wytycznych do raportów końcowych w ramach
Programu ‘Uczenie się przez całe życie’. Kontrakt 2013” – dostępne na stronie www.erasmus.org.pl.)1.
1
Zwrot kosztów za podróż samochodem może nastąpić na podstawie (w zależności od tego, który wariant jest tańszy):
a) zaświadczenia o cenie biletu kolejowego (w drugiej klasie), autokarowego lub lotniczego ekonomicznego – na trasie przejazdu
samochodu. Niezależnie od ilości osób podróżujących samochodem zostanie zwrócona równowartość jednego biletu;
b) przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z § 2
Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu
kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
7
– koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej: koszty utrzymania i zakwaterowania
obejmują wszelkie koszty związane z pobytem osoby w kraju docelowym (koszty zakwaterowania,
wyżywienia, ubezpieczenia, przejazdów lokalnych, itp.) do wysokości limitu, którym mowa poniżej w
pkt. a) i b).
NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii budżetowej potwierdzenie pobytu
niepełnosprawnego stypendysty Erasmusa w instytucji partnerskiej wraz z:
a) oświadczeniem woli stypendysty i osoby towarzyszącej;
b) dokumentem podróży osoby towarzyszącej z uwidocznioną datą wyjazdu i powrotu.
Maksymalna kwota, jaka będzie mogła być rozliczona na koszty zakwaterowania i utrzymania łącznie,
nie może przekroczyć:
a) przy pobycie <3 miesięcy - stawek określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się przez całe
życie” w konkursie wniosków 2013 roku, Część I, Tabela 1a (www.erasmus.org.pl „Konkursy
wniosków”);
b) przy pobycie ≥3 miesięcy – stawek określonych w „Przewodniku programu „Uczenie się przez całe
życie” w konkursie wniosków 2013 roku, Część I, Tabela 1b (www.erasmus.org.pl „Konkursy
wniosków”).
Jeżeli obecność osoby towarzyszącej ogranicza się do krótkich pobytów (np. towarzyszenie
stypendyście w podróży do/ z instytucji przyjmującej), to każdy pobyt rozliczany jako odrębna całość,
tzn. czas pobytu nie kumuluje się.
– koszty opiekuna miejscowego: NA przyjmuje jako dopuszczalną formę rozliczenia tej kategorii
budżetowej: Oświadczenie woli miejscowego opiekuna (dotyczy osoby nieprowadzącej działalności
gospodarczej) potwierdzające przekazanie określonej kwoty wynagrodzenia z tytułu sprawowania
opieki oraz zwierającego informację o okresie, w jakim sprawowana była opieka (od-do) i analogiczne
oświadczenie woli stypendysty; Rachunek/ faktura wystawiona przez instytucję prowadzącą usługi w
zakresie opieki nad osobami niepełnosprawnymi.
– koszty specjalnych materiałów dydaktycznych: rachunek/ paragon.
– koszty opieki lekarskiej: rachunek/ paragon.
– koszty specjalnego ubezpieczenie: rachunek/ polisa z widoczną cena.
76. Finansowanie w kategorii „osoba towarzysząca” i „opiekun miejscowy” nie może dotyczyć osoby, która
pełniła rolę osoby towarzyszącej i/lub miejscowego opiekuna będąc w tym samym czasie stypendystą
Erasmusa.
77. W przypadku przedstawienia dowodów w walucie EUR do rozliczenia przyjmowane są wartości w
EUR. W przypadku przedstawienia rachunków w walucie innej niż EUR do przeliczenia kosztów na
EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i
opublikowany na jej stronie internetowej (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm), z miesiąca
podpisania aneksu do umowy finansowej.
(Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w
drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową
Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR.
8