110_2007.

Zarządzenie Nr 110/2007
Burmistrza Gminy i Miasta w Pelplinie
z dnia 28 grudnia 2007 roku
w sprawie wprowadzenia obowiązku prowadzenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów
w Urzędzie Gminy i Miasta w Pelplinie
Na podstawie Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z
dnia 17 lutego 2005 r. (Dz.U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) Art. 16, 36 i 37 oraz rozporządzeniem
Prezesa Rady Ministrów
w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania
dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym z dnia 29 września 2005 r. (Dz.U. Nr 200,
poz. 1651) §3 do §6 i Regulaminem Organizacyjnym §22 pkt 2 Zarządzenia nr 22/2003 Burmistrza
Gminy i Miasta w Pelplinie z dnia 21 marca 2003 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego
Urzędowi Gminy i Miasta Pelplin
zarządzam co następuje:
§1
z dniem 01.01.2008 r. wprowadzam obowiązek prowadzenia przez pracowników Urzędu Miasta i
Gminy Pelplin Elektronicznego Obiegu Dokumentów (DocFlow).
§2
Zasady Działania Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Pelplin
stanowi załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania – 01.01.2008 r.
1
Zasady
Elektronicznego Obiegu Dokumentów
w Urzędzie Gminy i Miasta
w Pelplinie
Pelplin, 28 grudnia 2007 r.
2
PODSTAWY PRAWNE
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
•
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999r., Nr 112, poz.
1319 z późn. zm.),
•
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z
1960r, nr 30, poz. 168 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne (Dz. U. z 2005r., nr 64, poz. 565 z późn. zm.) wraz z aktami
wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002r., nr 101,
poz. 926 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z
2002r., nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów
prawnych (tj. Dz. U. z 2005r., Nr 190, poz. 1606 z późn. zm.) wraz z aktami
wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r., Nr 112,
poz. 1198 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001r., Nr 130, poz.
1450 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001 r., nr 128, poz. 1402 z
późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r., nr
144, poz. 1204 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
•
Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2000 r.,
nr 80, poz. 904 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi;
•
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych
wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 212, poz. 1766)
•
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych
wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. z
2005r., Nr 214, poz. 1781)
•
Rozporządzenia MSWiA w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
3
elektronicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1517) – wchodzi w życie 18 maja 2007r.
•
Rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1518) – wchodzi w życie 18 maja 2007r.
•
Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne
przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1519) – wchodzi w
życie 18 maja 2007r.
•
Rozporządzenia MSWiA w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów
elektronicznych (Dz. U. z 2006r., Nr 227, poz. 1664) – wchodzi w życie 12 czerwca 2007r.
ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH
•
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) wprowadziła zmiany w
ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
umożliwiające archiwizowanie dokumentów elektronicznych.
PODSTAWOWE ZASADY ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW (EOD)
Elektroniczny Obieg Dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Pelplin ma umożliwiać składanie
wniosków w wersji elektronicznej oraz śledzenie stanu załatwienia sprawy niezależnie od formy
wniosku jaki został złożony (elektroniczny, papierowy).
Pracownicy uzyskują dostęp do panelu logowania systemu poprzez wpisanie do paska adresu
przeglądarki internetowej zainstalowanej w systemie adresu: http://192.168.1.253/eurzad/
Każdy z pracowników pracujących w systemie ma przyporządkowany login oraz hasło. Login
tworzy administrator systemu. Hasło ustala się indywidualnie po pierwszym zalogowaniu się do
systemu.
Elektroniczny obieg dokumentów oparty jest o system komputerowy DocFlow firmy Madkom.
DocFlow to zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania dokumentami, korespondencją,
sprawami oraz poleceniami. System ten jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) jest
zgodny z instrukcją kancelaryjną.
Elektroniczny Obieg Dokumentów DocFlow umożliwia sprawny dostęp do dokumentów
4
i informacji, kontroluje drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawnia obsługę obywateli oraz
wspomaga kontrolę terminowości załatwianych spraw a także ewidencję dokumentów i informacji
pism przychodzących i wychodzących, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji
wewnętrznych.
Jednym z ważniejszych elementów systemu to moduł identyfikacji i autoryzacji, pozwalający na
skuteczne rejestrowanie wszystkich operacji wykonywanych przez użytkowników (z określeniem
czasu ich wykonywania). Rozwiązuje to problem przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz
pomiędzy urzędem a jego otoczeniem.
Aby zapewnić poufność wymaganą przez Ustawę o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia
1997 r. każdy urzędnik loguje się do systemu za pomocą unikalnego identyfikatora oraz hasła. Ma
to na celu uniemożliwienie dostępu osobom nieuprawnionym do określonych zbiorów danych.
Dostęp do decyzji oraz spraw w obrębie referatu jest nadawany jedynie na bazie grup i polis
dostępu do określonych zestawów dokumentów i uprawnień.
Informacja o stanie rozpatrywanych spraw jest przekazywana do BIP-u zlokalizowanego w „eUrzędzie” wyniesionej części aplikacji która stanowi element Biuletynu Informacji Publicznej.
Portal "e-Urzędu", który jest częścią elektronicznego obiegu dokumentów DocFlow posiada
wbudowane mechanizmy do składania podpisu elektronicznego przy pomocy podpisu
kwalifikowanego oraz powszechnego w oparciu o technologie firmy Unizeto Technologies S.A.
Składanie wniosku w wersji elektronicznej umożliwiać będzie specjalnie wydzielony moduł na
stronie np. Biuletynu Informacji Publicznej.
Moduł ten będzie jednocześnie spełniał zadanie elektronicznej skrzynki podawczej (Elektroniczna
Skrzynka Podawcza jest podstawowym komponentem systemu informatycznego spełniającym
wymogi Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym
(Dz.U. Nr 200, poz. 1651) wydanego na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565).
5
W celu zachowania i należytego przechowywania wszystkich dokumentów odzwierciedlających
przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, będą one podlegać ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym. System ma stanowić dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych
funkcję archiwum zakładowego, czy też składnicy akt.
W odróżnieniu od tradycyjnych systemów (papierowych) e-dokumenty należy przechowywać
w systemie przez 10, a nie 25 lat. Po tym okresie czasu należy je przekazać archiwum
państwowemu w ustalonym formacie w wieczyste przechowywanie.
Przepisy odpowiednich rozporządzeń obowiązują od dnia 18 maja 2007 roku.
OBIEG PISMA PAPIEROWEGO
1. W przypadku gdy interesant składa wniosek w wersji papierowej jest on rejestrowany
w sekretariacie i na prośbę interesanta drukowane jest potwierdzenie odbioru z unikalnym
numerem pozwalającym śledzić za pośrednictwem Internetu postęp załatwiania sprawy.
2.
Wniosek wprowadzony do obiegu zostaje za pośrednictwem skanera i zapisywany jest na
lokalnym serwerze.
3. Po zeskanowaniu i wprowadzeniu odpowiednich pól, wniosek czeka na dekretację.
4. Wniosek dekretowany jest zgodnie z KPA na konkretny referat.
5. W referacie kierownik dekretuje pisma na pracowników merytorycznych.
6. Pracownicy
z
kolei
rozpatrują
sprawę
oraz
przygotowują
konkretną
odpowiedź/decyzję/zaświadczenie, które dołączane jest do danej sprawy w systemie obiegu
dokumentów np. W postaci dokumentu WORDa.
7.
Sprawę dołącza się do teczki w systemie.
OBIEG PISMA ELEKTRONICZNEGO
1. Wnioski w sposób elektroniczny można składać za pośrednictwem modułu dostępnego np.
na stronie BIP-u.
2. Jeżeli wniosek zostanie przesłany drogą elektroniczną zostanie on zarejestrowany na
kancelarii, a interesant otrzymuje informację zwrotną – UPO (Urzędowe Poświadczenie
Odbioru) o tym, że pismo zostało zarejestrowane i pod jakim numerem.
3. Jego dalsza droga przez system wygląda podobnie jak droga, którą przebywa pismo
w postaci papierowej.
6
Sprawa wprowadzona do systemu zawsze będzie widoczna na stronie BIP po wpisaniu 13-sto
cyfrowego numeru identyfikacyjnego.
SKŁADANIA PODPISU ELEKTRONICZNEGO
•
Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem
elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest
równoważne formie pisemnej.
•
Bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego
certyfikatu, stanowi dowód na to, że został on złożony przez osobę określoną w tym
certyfikacie jako właściciel podpisu elektronicznego.
Obowiązek posiadania podpisu elektronicznego przez organy publiczne wchodzi w życie z dniem
1 maja 2008r.
INFORMACJA O STANIE ZAŁATWIANIA SPRAW
•
Informacja o stanie rozpatrywanych spraw jest przekazywana z EOD do BIP-u (wyniesionej
części aplikacji która stanowi element Biuletynu Informacji Publicznej).
•
W BIP-ie będzie dostępny jednopolowy formularz, w którym będzie się wpisywało numer
ID sprawy z potwierdzenia wydrukowanego w kancelarii.
•
Po wpisaniu numeru ukaże się znak sprawy, data wpłynięcia sprawy oraz etap, na którym
dana sprawa się znajduje (np. Dekretacja).
7
WIZUALIZACJA ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW
8
Zadania urzędników obsługujących poszczególne elementy systemu:
Kancelaria
•
elektroniczna rejestracja korespondencji,
•
skanowanie dokumentów z postaci papierowej do elektronicznej
•
wnioskom przyjętym do realizacji automatycznie jest nadawany numer sprawy oraz zostają
one zarchiwizowane
•
informacja petentów dzwoniących do urzędu o statusie sprawy,
•
automatyczna komunikacja modułu z BIP (przesyłanie statusu spraw)
•
komunikacja z petentem drogą elektroniczną, , jeżeli stwierdzi nieprawidłowości
w wypełnionych formularzach lub tez w celu potwierdzenia przyjęcia sprawy do
rozpatrzenia.
•
rejestracja wniosków złożonych drogą elektroniczną,
•
weryfikacja poprawności wprowadzonych numerów PESEL oraz NIP w oparciu
o algorytmy sprawdzania poprawności tych numerów,
•
obsługa poczty elektronicznej oraz serwera faxów
•
rejestracja spraw z poczty elektronicznej i serwera faxów,
•
weryfikacja kompletności zestaw dokumentów składanych razem z wnioskiem,
•
emisja dokumentów potwierdzających złożenie dokumentu w kancelarii opatrzonych
unikalnym numerem sprawy,
•
możliwość wyboru preferowanego kontaktu interesanta z Urzędem
•
weryfikacja podpisu elektronicznego dokumentów przesłanych z portalu e-urzędu
Sekretarz
•
elektroniczna dekretacja korespondencji
•
szczegółowe statystyki pracy urzędu,
•
centralny dostęp do wszystkich decyzji wydanych w urzędzie,
•
dostęp do wszystkich wydanych decyzji administracyjnych,
•
wydawanie postanowień o przekazaniu spraw do innych urzędów,
•
dostęp do centralnego rejestru uchwał synchronizowanego z BIP,
•
zatwierdzanie decyzji w zastępstwie nieobecnych urzędników,
•
obsługa poczty elektronicznej
•
możliwość ustalania zastępstw,
9
•
wgląd do szczegółowej zawartości teczek spraw,
•
rejestr spraw przeterminowanych,
•
wielopoziomowa dekretacja,
•
możliwość generowania zestawień statystycznych,
•
obsługa kwalifikowanego podpisu elektronicznego
•
śledzenie drogi dokumentów,
•
możliwość przekazywania spraw na ścieżki „adhoc”,
Kierownik
•
wyznaczanie zastępstw,
•
generowanie postanowień o przedłużeniu terminu rozpatrywania sprawy,
•
przenoszenie spraw na ścieżki „ad-hoc”,
•
przeglądanie statystyk pracy referatu,
•
elektroniczna dekretacja pism i decyzji,
•
przydzielanie sprawy do referentów,
•
zakładanie teczki
•
przeglądanie rejestrów,
•
przejmowanie spraw podwładnych
•
przekazywanie spraw pracownikom wydziału
•
zatwierdzanie dokumentów
•
zamknięcie sprawy powoduje automatyczne powiadomienie petenta o możliwości odbioru
decyzji,
•
możliwość wygenerowania automatycznego postanowienia o uzupełnieniu niekompletnej
dokumentacji,
•
powiadamianie urzędników o upływającym czasie na rozpatrzenie sprawy,
•
przekazywanie statusu spraw do Biuletynu Informacji Publicznej,
•
przekazywanie uchwał do BIP,
•
zapis wersji archiwalnych decyzji i wszelkiego rodzaju korespondencji,
•
wgląd do teczek z możliwością wydruku ich zawartości w postaci raportu,
•
elektroniczna edycja decyzji,
•
śledzenie edycji decyzji w trakcie ich powstawania,
•
obsługa poczty elektronicznej i serwera faxów
10
•
obsługa kwalifikowanego podpisu elektronicznego
•
śledzenie drogi dokumentów przy pomocy historii sprawy,
Referent
Moduł przeznaczony jest dla urzędników rozpatrujących sprawę oraz kierowników referatów.
Pracownicy mają możliwość kontaktu z interesantem za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz
powiadamiają interesanta o stanie sprawy i wyniku jej rozpatrzenia a także na weryfikację
poprawności złożonego podpisu elektronicznego.
•
wyznaczanie zastępstw,
•
generowanie postanowień o przedłużeniu terminu rozpatrywania sprawy,
•
możliwość przenoszenia spraw na ścieżki „ad-hoc”,
•
możliwość przeglądania statystyk pracy referatu,
•
elektroniczna dekretacja pism i decyzji,
•
dołączanie korespondencji
•
tworzenie teczki
•
tworzenie teczki archiwalnej
•
wprowadzanie ogłoszeń
•
wszczynanie sprawy ze stanowiska
•
wystawianie decyzji
•
zamknięcie sprawy powoduje automatyczne powiadomienie petenta o możliwości odbioru
decyzji,
•
możliwość wygenerowania automatycznego postanowienia o uzupełnieniu niekompletnej
dokumentacji,
•
powiadamianie urzędników o upływającym czasie na rozpatrzenie sprawy,
•
przekazywanie statusu spraw do Biuletynu Informacji Publicznej,
•
przekazywanie uchwał do BIP,
•
zapis wersji archiwalnych decyzji i wszelkiego rodzaju korespondencji,
•
wgląd do teczek z możliwością wydruku ich zawartości w postaci raportu,
•
elektroniczna edycja decyzji,
•
śledzenie edycji decyzji w trakcie ich powstawania,
•
obsługa poczty elektronicznej i serwera faxów
11
•
obsługa kwalifikowanego podpisu elektronicznego
•
śledzenie drogi dokumentów przy pomocy historii sprawy,
Biuro rady
•
prowadzenie komputerowych rejestrów :
składu osobowego rady,
komisji rady i ich składu osobowego,
projektów oraz uchwał Rady,
interpelacji,
opinii komisji oraz kontroli Komisji Rewizyjnej,
•
rejestrowania zmian uchwał (wersjonowanie),
•
zarządzania obiegiem dokumentów, które powstają w związku z działalnością biura rady
lub zarządu.
•
gromadzenie dodatkowych rejestrów protokołów z posiedzeń,
•
zarządzanie grafikiem posiedzeń Rady,
•
informowanie o posiedzeniach Rady za pomocą drogi elektronicznej.
12