opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1
SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA
Usługa finansowana z: UE-6014-001-1-05-01 (Program Erasmus+)
Kompleksowa organizacja wyjazdu integracyjnego do Zakopanego w dniach 17-19.04.2015r.
(piątek, sobota, niedziela), dla maksymalnie:
 liczba uczestników ze strony Zamawiającego:
– 75 studentów zagranicznych przebywających na Uniwersytecie Śląskim w ramach
programu Erasmus+,
– 4 opiekunów ze strony Zamawiającego;
 1 opiekun/przewodnik ze strony Wykonawcy.
– opiekun/przewodnik będzie obecny przez cały okres trwania obozu i ma prawo do
korzystania ze wszystkich świadczeń opisanych w szczegółowym opisie zamówienia;
– od opiekuna/przewodnika wymagana jest znajomość języka angielskiego w stopniu
minimum B2;
– koszt opiekuna/przewodnika pobytu winien być wliczony w cenę usługi;
Do obowiązków Wykonawcy będzie należała m.in.:
-rezerwacja hotelu / ośrodka zgodnie z wymaganiami opisanymi w punkcie
„Zakwaterowanie”,
- organizacja dwóch wycieczek do centrum Zakopanego, tj. sobota, niedziela
- wykup biletów na Gubałówkę,
- ognisko/grill na terenie ośrodka w dwa wieczory, tj. piątek, sobota,
- dyskoteka dla studentów w dwa wieczory tj. piątek, sobota,
- zapewnienie DJ’a na oba wieczory i zabawy w sali/świetlicy ze sprzętem nagłaśniającym
-obecność opiekuna/przewodnika ze strony Wykonawcy oraz opieka nad studentami podczas
całego wyjazdu do Zakopanego,
- ubezpieczenie dla każdego uczestnika (NW, NNW i OC) – Ubezpieczenie do kwoty
10 000,00 zł (10 000,00 zł tj. maksymalne odszkodowanie na jednego uczestnika wyjazdu).
Ubezpieczenie winno być ważne również w czasie podróży uczestników tam i z powrotem;
Zamawiający zapewnia transport przez cały okres wyjazdu (17-19.04.2015).
SZCZEGÓŁOWE DANE
Wyjazd: PIĄTEK (17.04.2015),
Katowice: zbiórka o 13:30, wyjazd godz. 14:00, adres: domy studenta Uniwersytetu Śląskiego
Katowicach przy ul. Studenckiej.
Sosnowiec: zbiórka o 14:30, wyjazd godz. 15:00, adres: domy studenta Uniwersytetu
Śląskiego przy ul. Suchej.
Oba autokary najpierw przyjadą do Katowic, a następnie oba pojadą do Sosnowca.
W trakcie zbiórki zostanie przekazany studentom przez opiekuna ze strony Wykonawcy
prowiant.
Powrót: NIEDZIELA (19.04.2015) godziny wieczorne.
Adres: Domy studenta Uniwersytetu Śląskiego w Sosnowcu przy ul. Suchej i w Katowicach
przy ul. Studenckiej.
Ilość uczestników: maks. 75 studentów oraz 4 opiekunów ze strony Zamawiającego.
Liczba uczestników zostanie podana do 10.04.2015 roku.
Zamawiający zastrzega sobie możliwości zmniejszenia liczby uczestników obozu.
ZAKWATEROWANIE:
1. Ośrodek wypoczynkowy o standardzie minimum trzygwiazdkowym, ogrodzony,
wyłącznie do dyspozycji uczestników wycieczki podczas całego pobytu.
2. Ośrodek wypoczynkowy oddalony od centrum Zakopanego w przedziale pomiędzy od
4km do 20km.
3. Dla studentów: pokoje dwu, trzy, cztero, i pięcio - osobowe wyposażone
w szczególności w: pełen węzeł sanitarny, stoliki, krzesła, łóżka, szafy na ubrania.
4. Dla opiekunów: cztery pokoje jednoosobowe z min. wyposażeniem j.w.
5. Dla opiekuna ze strony Wykonawcy: jeden pokój jednoosobowy z min. wyposażeniem
j.w
6. Na terenie ośrodka: stołówka/jadalnia, kawiarnia, pomieszczenie np. świetlica/sala na
około 100 osób, ze sprzętem nagłaśniającym i miejscem do zabawy dostępne 24 h na
dobę, kawiarnia czynna w godzinach minimum 12.00 – 24.00 oraz basen kryty
z ratownikiem w godzinach określonych przez Wykonawcę. Na zewnątrz budynku
miejsce na ognisko/grilla, najlepiej częściowo zadaszone.
7. Dostęp do bezpłatnego i bezprzewodowego Internetu na terenie całego ośrodka.
8. Temperatura w pokojach nie może spaść poniżej 20 stopni C.
WYŻYWIENIE:
Wykonawca winien zapewnić bogate menu.
Do każdego posiłku powinny zostać zapewnione napoje bez ograniczeń w szczególności:
herbata, kawa, woda mineralna niegazowana, soki owocowe, napoje gazowane, mleko, kakao.
W ośrodku/hotelu karta menu winna być w języku polskim i angielskim.
Przy każdym posiłku (śniadanie, obiad i kolacja) winny znajdować się kartki z nazwami
potraw po angielsku i po polsku.
ŚNIADANIE
- w formie szwedzkiego stołu (sobota i niedziela, godz.: 9:00-9:30);
(Przykładowe menu na śniadanie: masło, chleb jasny i ciemny, bułki, tosty, płatki
śniadaniowe w różnych smakach, sery w plastrach: gouda, ementaler, brie, camembert,
oscypek, twarożek; wędliny w plastrach: drobiowe i wieprzowe; parówki drobiowe
i wieprzowe, frankfurterki, kabanosy, jajka na twardo, sałata, pomidory, ogórek zielony
i kiszony, sałatka warzywna, oliwki, awokado, majonez, ketchup, musztarda).
OBIAD
- pierwsze danie do wyboru: 3 zupy (rosół, cebulowa, krem z grzybów),
- drugie danie do wyboru:
Sobota:
1. danie mięsne np.: noga z kurczaka + ziemniaki i sałatka grecka, napoje;
2. danie wegetariańskie np.: tarta z warzywami, napoje.
Niedziela:
1. danie mięsne np.: rolada śląska + kluski śląskie i sałatka Colesław, napoje;
2. danie wegetariańskie np.: zapiekanka z makaronem i brokułami, napoje.
- deser np.: jabłecznik, lody, tiramisu
KOLACJA
- piątek godz. 20:00 i sobota godz.19:00
- w formie grilla/ogniska na terenie ośrodka/hotelu:
- w menu winne znaleźć się w szczególności:
a) dania mięsne (wybór różnych rodzajów mięs takich jak: drób, wołowina,
wieprzowina; nazwy mięs opisane po angielsku na karteczkach stojące koło
pojemników z mięsem);
b) dania wegetariańskie w szczególności: ziemniaki, kapusta zasmażana, zupa, sałatki,
oscypki,
c) dodatki: pieczywo, smalec, ogórki kiszone, ciasta, owoce, majonez, ketchup,
musztarda, sos czosnkowy, masło czosnkowe
d) napoje ciepłe i zimne,
PROWIANT
- na drogę do Zakopanego (Wykonawca winien rozdać uczestnikom wycieczki prowiant
przed wejściem do autokaru)
- na drogę powrotną do Katowic/Sosnowca (Wykonawca winien rozdać uczestnikom
wycieczki prowiant przed wejściem do autokaru)
- prowiant winien w szczególności zawierać: 1 bułka z masłem, serem żółtym, sałatą,
ogórkiem i pomidorem, 1 x Prince Polo, woda min. niegazowana 0,5 l., soczek owocowy
w kartoniku - mały ze słomką, kakao w kartoniku - małe ze słomką.
PLAN WYJAZDU:
Zamawiający zapewnia transport przez cały okres wyjazdu (17-19.04.2015).
PIĄTEK: wyjazd z Katowic (odbiór studentów spod Akademików w KatowicachLigocie-ul. Studencka 16 oraz Sosnowcu- ul. Sucha 7a), przejazd do Zakopanego,
zakwaterowanie w ośrodku/hotelu, czas wolny na terenie ośrodka, kolacja w formie
grilla/ogniska na terenie ośrodka, w dalszej części wieczoru zabawa
w kawiarni/pomieszczeniu ze sprzętem nagłaśniającym dla uczestników oraz DJ’em.
SOBOTA: śniadanie, wycieczka do centrum Zakopanego – wjazd na Gubałówkę,
przyjazd do hotelu, obiad, czas wolny na terenie ośrodka, kolacja w formie grilla/ogniska,
w dalszej części wieczoru zabawa w kawiarni/pomieszczeniu ze sprzętem nagłaśniającym
oraz DJ’em. Do obowiązków opiekuna ze strony Wykonawcy będzie należał zakup
biletów na Gubałówkę, rozdanie biletów przed wjazdem na górę, opieka nad studentami
podczas wjazdu (i zjazdu) na Gubałówkę kolejką oraz opieka nad studentami w drodze
z parkingu pod Gubałówkę i z powrotem.
NIEDZIELA: śniadanie, wycieczka do centrum Zakopanego, czas wolny na
Krupówkach, powrót do ośrodka/hotelu, obiad, czas wolny w ośrodku, wyjazd do Katowic
i Sosnowca w godzinach wieczornych. Do obowiązków Wykonawcy będzie należało
zapewnienie przewodnika, który opowie studentom o Zakopanem i pokaże ciekawe
miejsca w centrum Zakopanego.
Obowiązkiem opiekuna/przewodnika ze strony Wykonawcy będzie opieka nad studentami
podczas całego wyjazdu do Zakopanego.
W zależności od warunków pogodowych wycieczka do centrum Zakopanego i wjazd na
Gubałówkę może zostać przesunięta na inny dzień lub porę dnia. W przypadku złych
warunków pogodowych w/w wycieczki mogą zostać odwołane.
Wykonawca winien wystawić jedną fakturę (płatną przelewem) za całe zamówienie
z uwzględnieniem w niej kosztu opłaty klimatycznej. Płatność nastąpi w terminie 14 dni
od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury wg faktycznie wykorzystanych
świadczeń. Podstawą wystawienia faktury będzie podpisany protokół bez uwag.