Artykuł Resulto_ZarządzanieMałąFirmąWkryzysie

Zarządzanie małą firmą w kryzysie –
poznaj swoje wyniki, aby działać efektywniej
Wbrew obiegowej opinii o zasadniczej roli w gospodarce globalnych korporacji, to małe i
średnie przedsiębiorstwa (MSP) stanowią podstawę współczesnych gospodarek
europejskich. W Polsce jest zarejestrowanych ponad 3,5 miliona małych i średnich
przedsiębiorstw, co stanowi ponad 99% wszystkich zarejestrowanych firm. MSP zapewniają
około 67% miejsc pracy oraz tworzą około 49% PKB. Małe i średnie przedsiębiorstwa (MSP)
napotykają różne bariery rozwojowe. Spośród głównych barier najczęściej występują trzy:
bariery rynkowe i otoczenia, wiążące się z problemami wynikającymi zarówno z
ogólnej sytuacji gospodarczej jak i zmian natężenia konkurencji,
problemy zarządzania, wynikające z niewystarczającej wiedzy i umiejętności
przedsiębiorców oraz kadry zarządzającej.
bariery finansowe;
Problemy zarządcze mają różnorodny charakter. Jedną z częstych słabości krajowych
MSP są bardzo niedoskonałe systemy ewidencyjne i raportowe. Przedsiębiorstwa, które
wyrosły z mikrofirm (jednoosobowych działalności), a obecnie zatrudniają dwadzieścia i
więcej osób przy obrotach rocznych przekraczających 1 milion złotych, po prostu często nie
wiedzą, które z ich aktywności gospodarczych są rentowne, a które przynoszą straty.
Zarządzający zwykle nie wiedzą, jakie rzeczywiście marże generują (na poszczególnych
grupach asortymentu lub typach Klientów) - w konsekwencji zarządzanie takim
przedsiębiorstwem w większym stopniu bazuje na intuicji właściciela niż na realnych danych,
które niewykorzystane często obrastają „kurzem” w firmowych systemach komputerowych.
MSP konkurują na rynku zwykle z dużymi firmami, których doskonałe systemy raportowe
zwykle skutecznie pomagają podejmować świadome decyzje gospodarcze. Decyzje
operacyjne dotyczące bliskiej przyszłości jak i decyzje o charakterze strategicznym (choć w
tym przypadku często intuicja biznesowa i wyczucie rynku kadry zarządzającej jest
kluczowe) zawsze warto oprzeć na realnych danych, a nie na wyobrażeniach i opiniach.
Brak przejrzystych i szybkich informacji o wynikach prowadzonej działalności
prowadzi do błędnego rozpoznania przyczyn sukcesu bądź porażki, czego skutkiem
są błędne decyzje i pogorszenie wyników firmy.
Mało sprzyjające otoczenie ogólno gospodarcze (w niektórych branżach wręcz kryzysowe)
motywuje przedsiębiorców do wzmożonych działań obliczonych na podtrzymanie bądź
poprawę rentowności. Pełna wiedza o własnym biznesie jest nieodzownie potrzebna przed
podjęciem poważnych decyzji.
Typowe małe przedsiębiorstwo nie posiada własnej kadry finansowej. Finansami zarządza
szef będący zwykle jednocześnie właścicielem. Szef ma u boku księgową lub korzysta z
usług zewnętrznego biura rachunkowego. Właściciel zna się doskonale na działalności
operacyjnej firmy, ale zarządzania firmą uczył się zwykle w praktyce prowadzonej
działalności, więc brakuje mu wiedzy specjalistycznej z zakresu analiz i zarządzania
finansami. Służby księgowe najczęściej stosują plany kont dostosowane do wymogów
ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych a nie potrzeb zarządczych.
Uszczegółowienie planu kont poprzez dodanie kont analitycznych nie jest w interesie biur
rachunkowych, bo dokłada im pracy. Często Kierownik pytający o dane analityczne i raporty
słyszy „Szefie, nie da się”.
Jeżeli w firmie istnieje system tzw. produkcyjny (wykorzystywany do ewidencji zamówień,
stanów magazynowych, czasami fakturowania), to wykorzystywany jest tylko w swojej
podstawowej roli. Bardzo rzadko ta kopalnia wiedzy o Klientach i kosztach jest poprawnie
wykorzystywana. Skutkiem czego informacja nie wspiera decyzji zarządczych.
Wykorzystanie firmowych baz danych (nierzadko przechowywanych w wielu osobnych
plikach) często jest bardzo proste i nie generuje znaczących kosztów. Zwykle wystarczy
analiza stanu obecnego oraz wykorzystanie powszechnie dostępnych narzędzi takich jak
arkusze kalkulacyjne i bazy danych do wygenerowania pogłębionych raportów, które
odkrywają często cenne informacje przed zainteresowanymi oczami właściciela. Drobne
modyfikacje planu kont i zasad ewidencji zdarzeń gospodarczych pozwalają znaczenie
podnieść użyteczność zwykłych programów księgowych.
Outsourcing niektórych funkcji wspierających zarządzanie może być dla wielu
przedsiębiorców efektywnym sposobem na podniesienie jakości zarządzania bez
ponoszenia nadmiernych kosztów. W niektórych biznesach wystarczy jednorazowe
skorzystanie z usług doradczych i wyszkolenie jednego czy dwóch pracowników do
realizacji funkcji raportowych i planistycznych.
Kilka przykładów z praktyki gospodarczej:
Drukarnia
Kierownictwo drukarni z powodu niedoskonałego systemu raportowania nie zauważało, że
większość Klientów korzysta z jej usług jedynie jednorazowo – odchodzili do konkurencji.
Przeprowadzone analizy wykryły zjawisko, a Zarząd podjął działania obliczone na poprawę
sytuacji.
Szkoła prywatna
Informacja finansowa generowana przez system księgowy nie jest wystarczająco użyteczna
dla decyzji biznesowych - nie ma danych do oceny rentowności poszczególnych działalności
czy kierunków studiów. Dobra koniunktura niestety przeminęła (niekorzystne zmiany
demograficzne dodatkowo utrudniają pozyskiwanie słuchaczy) i malejąca liczba studentów
zmotywowała uczelnię do zmian. Uczelnia opracowała ogólną prognozę wyników i planuje
opracować nowy system przechowywania i analizowania informacji biznesowej.
Sieć Stacji Paliw
Analizowaliśmy wyniki małej sieci stacji paliw. Okazało się, że wykorzystywany w firmie plan
kont nie pozwalał na sprawną ocenę rentowności ani w przekroju poszczególnych stacji, ani
w zakresie różnych sprzedawanych produktów i usług. Niestety nasza analiza prowadzona
była już tylko na potrzeby postępowania upadłościowego … Na poprawę był już za późno.
Świat zmierza w stronę gospodarki opartej na wiedzy - aby prywatny biznes mógł
nadal skutecznie walczyć z globalnymi korporacjami, powinien korzystać z wiedzy
ukrytej we własnych danych. Konkurencyjność polskiego środowiska biznesowego nadal
wzrasta. Działać trzeba póki nie jest za późno – rozwiązaniem często jest wsparcie eksperta
– outsourcing.
Najważniejsze efekty usprawnienia raportowania to przejrzysta i szybka informacja
biznesowa obrazująca kluczowe elementy kształtujące wynik firmy. Dobry raport daje
dobre zrozumienie biznesu i pozytywnie wpływa na poprawę biznesowych decyzji.
Outsourcing raportowania (tj. usługi wykształconego analityka biznesu) to miesięczny koszt
dla firmy zwykle niższy niż koszt minimalnego wynagrodzenia. Regularna współpraca z
analitykiem przynosi przedsiębiorstwu znaczne korzyści, które mogą dotyczyć różnych sfer
np.: wyboru działań promocyjnych, identyfikacji nierentownych produktów i usług,
optymalizacji zarządzania finansami, doskonalenia systemów premiowych lub określenia
nowej strategii rozwoju biznesu.
Jacek Puchalski
Resulto Sp. z o.o. Business Consulting
www.resulto.pl, [email protected]