Zadanie półfinałowe IV edycji projektu Ekspert Flotowy

Zadanie półfinałowe IV edycji projektu
Ekspert Flotowy
Drodzy półfinaliści! Serdecznie gratulujemy Wam awansu do kolejnego etapu Eksperta Flotowego. Przez ostatnie
miesiące wykazaliście się determinacją, zaangażowaniem i wiedzą. Wyprzedziliście ponad 300 innych fleet
managerów w walce o promocję do kolejnego etapu projektu.
Poniżej prezentujemy Wam zadanie półfinałowe, na które składają się dwa case studies. Kompletne rozwiązanie
zakłada przesłanie odpowiedzi na oba problemy. Oprócz instrukcji załączamy również pliki, które niezbędne są do
opracowania zadania prawnego (przypadek 2).
Na Wasze prace czekamy do 14 września (środa) do godziny 15:00. Prosimy o bezwzględne przestrzeganie tego
terminu – materiały nadesłane później nie będą oceniane.
Powodzenia!
***
PRZYPADEK 1
Powszechnie wiadomo jest nam, że przy zarządzaniu każdej wielkości flotą samochodów, zadowolenie kierowcy
(klienta wewnętrznego) jest absolutną konieczności ą. Wiemy też, że najbardziej ekonomiczne modele zarządzania
flotą nie sprawdzą się w każdej firmie. Powodem takiej sytuacji może być nieodpowiedni lub niewystarczający
sposób udostępni ani a informacji niezbędnych kierowcy, słaby sposób edukacji wstępnej, niski poziom jakości
oferowanych usług i nie dostatecznej szybkości reakcja na wszelkiego rodzaju zdarzenia i potrzeby.
W związku z powyższym, zadaniem Państwa będzie porównanie walorów pełne go zarządzania własnego do pełnego
zarządzania zewnętrznego flotami samochodów osobowych. W tym celu proszę:
1. Opracować w formie tabeli maksymalnie kompleksowy pakiet usług dedykowanych użytkowni kom zarządzanej
przez Pana/Panią floty, w rozbiciu na powyżej wymienione modele zarządzani a. W każdej z opcji należy wskazać
usługi oferowane przez każdą z e stron z ich krótkim opisem, ale tylko realnie dostępne na naszym rynku.
2. Podsumować w kilku z daniach punkt 1, wskazując istotne różni ce oferowanych rozwiązań przez każdą ze stron
pod kątem ich przydatności dla użytkowni ka pojazdu i ryzyka jakie za sobą niosą .
3. Wskazać w dowolnej formie takie usługi, jakich brakuje w każdym ze wspomnianych modeli zarządzania flotami
samochodów osobowych (bez ogranicz eń rynkowych).
4. Wskazać w dowolnej formie takie usługi, które w Państwa oceni e i w każdym ze wspomnianych modeli
zarządzania flotami samochodów osobowych są już archaiczne wraz z krótkim wyjaśnieniem co może je zastąpić lub
już zastępuje, ewentualnie jak usprawnić istniejące procesy obsługi .
5. Przedstawić analizę SWOT1 w diagramie dla obu model i zarządzani a, wykorzystując po części elementy z po
przednich punktów .
6. Opisać swój sposób na sprawną zamianę modeli zarządzania.
ZAŁOŻE NIA DO ZADANIA:
Ad.5 Technika analityczna SWOT polega na posegregowaniu posiadanych informacji o danej sprawie na cztery grupy
(cztery kategorie czynników strategicznych):
S (Strengths ) – mocne strony: wszystko to co s tanowi atut, przewagę, zaletę analizowanego obiektu,
1
1 https://pl.wikipedia.org/wiki/Analiza_SWOT
SWOT – jedna z najpopularniejszych heurystycznych technik analitycznych, służąca do porządkowania informacji. Bywa stosowana we
wszystkich obszarach planowania strategicznego jako uniwersalne narzędzie pierwszego etapu analizy strategicznej, np. w naukach
ekonomicznych jest stosowana do analizy wewnętrznego i zewnętrznego środowiska danej organizacji (np. przedsiębiorstwa), analizy danego
projektu, rozwiązania biznesowego itp.
W (Weaknesses ) – słabe strony: wszystko to co s tanowi słabość, barierę, wadę analizowanego obiektu,
O (Opportunities ) – szanse: wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu szansę korzystnej zmiany,
T (Threats ) – zagrożenia: wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu niebezpieczeństwo zmiany
niekorzystnej.
Autor zadania
Krzysztof Koszewski, SKFS
***
PRZYPADEK 2
Firma Express Café sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu prowadzi działalność w zakresie wynajmu automatów z kawą i
jest podatnikiem VAT czynnym. Spółka dysponuje flotą składającą się ze 180 samochodów. Pojazdy te zostały
pozyskane w 2015 roku w ramach wynajmu długoterminowego od niewielkiej firmy CFM – CFM 4 Business sp. z o.o.
na okres 36 miesięcy (umowa z firmą CFM stanowi załącznik nr 1). Firma CFM jest również podatnikiem VAT
czynnym. Flota eksploatowana jest przede wszystkim przez przedstawicieli handlowych spółki i kierowników
regionalnych (150 pojazdów), a w pozostałym zakresie przez personel kierowniczy pozostałych działów (30
pojazdów). Pojazdy używane są w tzw. systemie mieszanym (tj. zarówno do celów służbowych jak i prywatnych) i taki
sposób ich użytkowania został zadeklarowany przez firmę Express Café sp. z o.o. do celów podatku VAT.
W firmie Express Cafe sp. z o.o. obowiązuje prosta polityka flotowa przyjęta w 2014 roku (załącznik nr 2). Każdy
użytkownik, któremu udostępniany jest pojazd, otrzymuje kopię ww. polityki i składa oświadczenie o zapoznaniu się
z nią. Ponadto, przy przekazywaniu pojazdu pracownik podpisuje protokół odbioru. Wszystkie pojazdy mają
wykupiony pełen pakiet ubezpieczeń OC/AC/NW. Pojazdy są monitorowane systemem GPS.
Jednym z użytkowników jest Paweł Kędzierski, dyrektor techniczny, któremu udostępniono pojazd Skoda Octavia, 1.6
TDI (110 km) z 2015 roku, o wartości fakturowej 80.170 PLN brutto. Paweł jest zatrudniony na umowie o pracę
zawartej na czas nieokreślony z pensją w wysokości 7.400 PLN miesięcznie. Auto zostało mu wydane w dniu 15
kwietnia 2015 roku (protokół odbioru stanowi załącznik nr 3); Paweł jest jego pierwszym użytkownikiem. W umowie
o pracę Pawła nie ma informacji, iż przysługuje mu samochód służbowy.
Paweł składa wniosek urlopowy na okres od 1 do 16 maja 2016 roku. Wniosek ten zostaje zaakceptowany. Dnia 20
czerwca 2106 roku Paweł zgłasza kłopoty z układem jezdnym. Auto zostaje odtransportowane do serwisu, gdzie
okazuje się, że miało w przeszłości kolizję, po której było naprawiane domowym sposobem (uszkodzenia widoczne są
z przodu auta i pod maską). Widać spawy, stwierdzono obecność sporej ilości szpachli, kable pospinane są
plastikowymi obejmami, a ponadto widać, że część elementów została wymieniona na używane części pozyskane z
innych pojazdów. Serwis informuje o tym fakcie fleet managera, odmawiając naprawy w ramach gwarancji, gdyż
zgodnie z warunkami tejże gwarancji w przypadku ingerencji naprawczej w pojazd poza autoryzowanym serwisem
producenta (ASO) dochodzi do całkowitej utraty gwarancji. Jednocześnie, serwis informuje również firmę CFM o
zaistniałej sytuacji.
Paweł zostaje wezwany przez fleet managera do złożenia wyjaśnień i zaprzecza, by uszkodził pojazd. Firma sięga do
dokumentacji pojazdu. Okazuje się, że 13 kwietnia 2016 roku auto było w serwisie na wymianie oleju po pierwszym
roku użytkowania, a serwis nie zgłosił żadnych nieprawidłowości. Fleet manager analizuje więc zapisy monitoringu
GPS po tej dacie i ustala, że w okresie urlopu pracownika pojazd był za granicą i pokonał trasę z Polski do Albanii i z
powrotem. W Albanii stał pod jednym adresem w okresie od 4 do 14 maja 2016 roku. Analiza danych z Google Maps
wykazała, że to miejsce to niewielki warsztat samochodowy. Po kontakcie e-mailowym z właścicielem warsztatu
potwierdzono, iż pojazd był tam naprawiany. Paweł zostaje kolejny raz wezwany na rozmowę, w której pomimo
konfrontacji z powyższymi dowodami zaprzecza, by to on spowodował szkodę i kwestionuje to, iż był w Albanii,
twierdząc, że wybrał się jedynie do Słowenii. Dnia 10 lipca 2016 roku do firmy nadesłana zostaje notatka albańskiej
policji potwierdzająca, że Paweł spowodował (ze swojej wyłącznej winy) na terenie tego kraju kolizję w dniu 4 maja
2016 roku.
Firma CFM żąda przeprowadzenia gruntownej naprawy pojazdu w ASO2 na oryginalnych częściach z logo producenta,
której koszt został oszacowany na poziomie 23.000 PLN brutto. Ponadto, firma CFM żąda również zapłaty przez
Express Cafe sp. z o.o. kar umownych w łącznej wysokości 9.000 PLN, w tym 2.000 PLN tytułem nieautoryzowanego
wyjazdu zagranicę i 7.000 PLN tytułem serwisowania pojazdu poza siecią ASO3.
Express Cafe sp. z o.o. zgłasza w dniu 25 lipca 2016 roku żądanie wypłaty odszkodowania z ubezpieczenia AC na
kwotę 23.000 PLN brutto, lecz żądanie to zostaje w całości załatwione odmownie z dwóch powodów: ochrona
ubezpieczeniowa nie obejmowała terenu Albanii oraz nie dochowano terminu na zgłoszenie szkody. W świetle
obowiązujących warunków umowy ubezpieczenia AC odmowę tę należy uznać za zasadną i brak podstaw do jej
kwestionowania.
Jednocześnie, pracownik grozi wystąpieniem przeciwko pracodawcy z pozwem w związku z naruszeniem jego praw
wskutek monitoringu pojazdu.
Pytania:
1. Czy roszczenia firmy CFM są zasadne?
2. Czy i ewentualnie w jakim zakresie Pawła można obciążyć kosztami poniesionymi przez Express Cafe sp. z
o.o. w wyniku roszczeń firmy CFM?
2
3
Na potrzeby zadania przyjmujemy, że ASO jest podatnikiem VAT czynnym.
Kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT.
3. Czy Paweł powinien zrekompensować firmie utratę gwarancji, a jeśli tak to na czym polega szkoda firmy i jak
ją wycenić?
4. Czy Pawła można obciążyć karą umowną, o której mowa w protokole odbioru pojazdu podpisanym przez
niego?
5. Czy z wynagrodzenia Pawła można potrącić kwoty należne pracodawcy?
6. Czy i ewentualnie jakie konsekwencje można wyciągnąć wobec pracownika (poza ewentualnym
odszkodowaniem), biorąc pod uwagę stan faktyczny sprawy?
7. Czy w przypadku ewentualnego procesu sądowego o odszkodowanie od pracownika dowód z monitoringu
GPS będzie dopuszczalny?
8. Czy roszczenia pracownika w sprawie stosowania monitoringu GPS są zasadne?
Autor zadania
Piotr Grzelczak, Kancelaria GFP Legal