Aktualizacja (160)

Aktualizacja (160)
Marzec 2016

PYTANIA CZYTELNIKÓW:
Jak szybko wyróżnić w zestawieniu przeterminowane produkty? • Jak szybko
przeanalizować wyniki ankiety? • Jak obliczyć próg rentowności • Jak podsumować
czas pracy z podziałem na dni tygodnia?

NAJNOWSZE TRIKI:
Wyszukiwanie liczb nieparzystych • Posortowana lista z wyróżnionymi grupami
danych • Podsumowanie warunkowe z zestawień cząstkowych w Excelu
• Najmniejszy zysk i najmniejsza strata
AUTOMATYZACJA
Formularze w Excelu od podstaw – część 4 F 168
Zobaczysz, jak krok po kroku przygotować własny formularz do wprowadzania
danych.
TABELE PRZESTAWNE
Ukrywanie danych w tabeli przestawnej U 05
Przeczytasz, jak zmienić zakres danych tabeli przestawnej i jak za pomocą makra
filtrować dane w raporcie przestawnym.
FORMUŁY
Zaawansowane przykłady wykorzystania formuł warunkowych
Z 112
Poznasz kilka praktycznych przykładów użycia formuł warunkowych w typowych
zastosowaniach, z jakimi może spotkać się użytkownik Excela.
Kod dostępu do strony www.excelwpraktyce.wip.pl zawierającej archiwalne
aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres e-mail aktywnego Czytelnika.
Aktualizacja (160)
Marzec 2016
Login: AEX160
Hasło: AEX160_kzp
Redaktor prowadzący
Rafał Janus
Wydawca
Weronika Wota
Opracowanie graficzne okładki
Małgorzata Piaskowska
Opracowanie graficzne
Zbigniew Korzański
Koordynator produkcji
Mariusz Jezierski
Korekta
Zespół
ISBN 978-83-269-4847-3
Nakład: 1000 egz.
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a
Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy
XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł
Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk
Miller Druk sp. z o.o.,
03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2016
Poradnik „Excel w praktyce” wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi
w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów
opublikowanych w poradniku „Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez
zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.
Poradnik „Excel w praktyce” został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem
wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji
„Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie
mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych,
pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko
organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności
prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Excel w praktyce” lub w innych dostępnych elementach
subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy,
jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem
Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.
2 Czerwiec 2007
Wiedza i Praktyka
Drodzy Czytelnicy!
W czwartej części artykułów o tworzeniu formularzy
pokazujemy, w jaki sposób krok po kroku zbudować
zautomatyzowany arkusz do szybkiego wprowadzania
danych. Za przykład posłuży formularz do wprowadzania informacji otrzymanych w trakcie telefonicznego badania opinii
klientów. W tym przypadku formanty formularza idealnie się sprawdzą,
ponieważ podczas rozmowy ważne jest, aby szybko rejestrować odpowiedzi na pytania i nie narażać rozmówcy na niepotrzebne oczekiwanie.
Narzędzie do obsługi telefonicznego badania klientów będzie się składało
z 2 arkuszy. W pierwszym znajdzie się formularz z wstawionymi formantami. To tutaj będziesz rejestrował informacje uzyskane od klienta. Drugi
arkusz (wynikowy) posłuży jako miejsce do gromadzenia informacji
wprowadzonych do formularza.
Aby zbudować wielowariantowe raporty, tabela przestawna jest najlepszym narzędziem do tego celu. Niestety, stanowi specyficzny zakres
arkusza i przez to zmiana struktury danych jest utrudniona. Okazuje się,
że są sposoby na sprytne omijanie ograniczeń dotyczących układu raportu
przestawnego. Z artykułu „Ukrywanie danych w tabeli przestawnej”
dowiesz się, jak zmienić zakres danych tabeli przestawnej i jak za pomocą makra filtrować dane w raporcie przestawnym.
W artykule „Zaawansowane przykłady wykorzystania formuł warunkowych” przedstawiamy kilka praktycznych przykładów użycia formuł
warunkowych w typowych zastosowaniach, z jakimi może spotkać się
użytkownik Excela. Omawiamy możliwości wykorzystania sumowania
warunkowego. Pokazujemy, jak automatycznie rozliczać na billingu
prywatne połączenia pracowników. To bardzo wygodne rozwiązanie,
a do Excela co miesiąc można łatwo zaimportować billingi. Na koniec
wyjaśniamy, w jaki sposób wyróżnić w zestawieniach skrajne wartości.
Jeśli chcesz wykonać podstawowe obliczenia statystyczne polegające na
wyznaczeniu wartości maksymalnej, minimalnej lub średniej, zapewne nie sprawi Ci to problemu. Problemy mogą się pojawić wówczas,
gdy dołączasz pewne warunki do wydawałoby się prostych obliczeń,
a dane źródłowe składające się z liczb dodatnich i ujemnych znajdują się
w wielu kolumnach. W tej sytuacji potrzebne jest skorzystanie z kilku
funkcji połączonych w formułę tablicową.
Zapraszam do lektury
redaktor prowadzący
poradnika „Excel w praktyce”
([email protected])
Redakcja odpowiada
Listy/III/001
Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy
Excela. Te rozwiązania mogą się przydać.
Warto przeczytać:
Jak szybko wyróżnić w zestawieniu przeterminowane
produkty?
001
Szybka analiza wyników ankiety
006
Jak obliczyć próg rentowności
008
Jak podsumować czas pracy z podziałem na dni tygodnia? 010
JAK SZYBKO WYRÓŻNIĆ W ZESTAWIENIU
PRZETERMINOWANE PRODUKTY?
Pracuję w firmie zajmującej się sprzedażą produktów z określonym terminem ważności.
Często pojawia się problem z wyszukiwaniem produktów przeterminowanych. Praktycznie zawsze mamy wtedy do czynienia z długą listą, z której należy wyselekcjonować
produkty przeterminowane. Czy można zautomatyzować tę czynność?
Rysunek 1. przedstawia przykładową listę produktów.
W kolumnie Komentarz umieścimy informację o tym, czy
produkt jest przeterminowany. Jeśli termin jego przydatności jeszcze nie minął, nie wpiszemy nic. Formuła, którą należy wpisać w komórce C2, wygląda następująco:
=JEŻELI(B2<DZIŚ();”przeterminowane”;””)
Powyższa formuła zawiera dwie funkcje: JEŻELI i DZIŚ.
Funkcja DZIŚ zwraca dzisiejszą datę, niezależnie od
tego, kiedy otworzy się plik. Funkcja JEŻELI z kolei
bada, czy podany w jej pierwszym argumencie warunek
Wiedza i Praktyka
Excel w praktyce © 5
Listy/III/002
Redakcja odpowiada
jest prawdziwy. Na tej podstawie decyduje, co dalej robi.
W naszym przypadku decyduje o treści wyświetlanego
komentarza. Przyjrzyjmy się temu dokładniej.
Rysunek 1. Lista produktów z terminami ważności
Pierwszym argumentem funkcji JEŻELI jest zdanie
logiczne: B2<DZIŚ(). To sprawdzenie czy data ważności (komórka B2) jest mniejsza od daty dzisiejszej. Gdy
faktycznie tak jest, oznacza to, że produkt jest przeterminowany – dzisiaj jest dzień późniejszy niż data ważności.
Drugi argument funkcji JEŻELI mówi o tym, co powinno się zadziać (co formuła powinna zwrócić), jeśli warunek w pierwszym argumencie jest prawdziwy. W naszym
przypadku co powinno zostać wyświetlone przez funkcję, jeśli data ważności produktu jest wcześniejsza niż
data dzisiejsza. Wyświetli się wtedy słowo przeterminowane, ale oczywiście można wpisać w formule dowolny inny tekst. Jeśli wpisujemy formułę ręcznie, należy
pamiętać, aby umieścić wyraz w cudzysłowie („przeterminowane”) – wtedy będzie to dla Excela tekst do
wyświetlenia. Jeśli korzystamy z kreatora funkcji, program sam umieści tekst w cudzysłowie.
Ostatni argument funkcji JEŻELI określa, co powinno się stać, jeśli warunek w pierwszym argumencie jest
6 Marzec 2016
Wiedza i Praktyka
Redakcja odpowiada
Listy/III/003
fałszywy. W naszym przypadku komórka ma pozostać
pusta. Należy więc wpisać dwa razy cudzysłów („”). Dla
Excela oznacza to pusty ciąg znaków, czyli nic. Po skopiowaniu formuły do pozostałych komórek otrzymamy
efekt, jak na rysunku 2.
Rysunek 2. Komentarz do przeterminowanych produktów
Aby podczas kopiowania zachować formatowanie komórek, polecam skorzystanie ze skrótu klawiszowego Ctrl
+ Enter. Aby to zrobić, należy zaznaczyć zakres C2:C6,
wejść do edycji komórki C2 (klawisz F2) i zatwierdzić
kombinacją klawiszy Ctrl + Enter. Dzięki temu formuła zostanie wprowadzona do wszystkich komórek zaznaczonego zakresu z zachowaniem formatowania.
Innym sposobem wyróżnienia produktów przeterminowanych jest oznaczanie ich kolorem. Wiele osób woli
tę właśnie metodę, ponieważ pozwala szybko wyróżnić przeterminowane produkty. Do dynamicznej zmiany formatowania komórek służy narzędzie formatowanie
warunkowe. Naszym zadaniem jest zaznaczenie wybranym kolorem (np. żółtym) tych wierszy tabeli, w których
znajdują się produkty przeterminowane.
Aby użyć formatowania warunkowego, najpierw trzeba
zaznaczyć te komórki, których formatowanie ma dotyczyć.
Wiedza i Praktyka
Excel w praktyce © 7