Aktualizacja (154) - FabrykaWiedzy.com

Aktualizacja (154)
Listopad 2015

PYTANIA CZYTELNIKÓW:
Jak skrócić formuły warunkowe? • Jak posortować transakcje miesiącami? • Jak
wykonać analizę uwzględniającą porę dnia? • Jak zliczyć kwoty według kryterium?
• Jak w czytelny sposób przedstawić duże liczby?

NAJNOWSZE TRIKI:
Kopiowanie z komórki wybranego fragmentu wpisu • Wielocyfrowe liczby
na osiach wykresu • Szybka aktualizacja cen • Wyliczanie procentowej wartości
zmiany sprzedaży • Obliczenia bez formuł • Wygodniejsza praca z posortowaną listą
• Zautomatyzowane wpisywanie powtarzających się długich ciągów znaków
IMPORTOWANIE DANYCH
Raport wykonania na podstawie danych z zewnętrznej bazy
Access R 103
Pokazujemy, jak wciągać do Excela dane z baz programu Access i na ich podstawie
utworzyć tabelę przestawną.
AUTOMATYZACJA PRACY
Szybsze obliczenia dzięki podziałowi tabeli na zakresy S 063
Wyjaśniamy, jak podzielić dane w taki sposób, aby formuła operowała jedynie
na niezbędnym zakresie komórek bardzo dużego zestawienia.
TABELE PRZESTAWNE
Wizualizacja wyników sprzedażowych za pomocą tabeli
przestawnej W 117
Opisujemy, jak z wykorzystaniem tabel przestawnych przygotować raporty
pokazujące dane w różnych układach, często będące wynikiem analiz opracowanych
na podstawie tysięcy rekordów.
WYKRESY
Wykresy kombinowane – efektowna prezentacja stopnia
realizacji celu W 118
Przedstawiając dane na wykresach i diagramach, warto zatroszczyć się o czytelne
przedstawienie wielkości zadanych jako odniesienia do uzyskanych wielkości
rzeczywistych.
Kod dostępu do strony www.excelwpraktyce.wip.pl zawierającej archiwalne
aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres e-mail aktywnego Czytelnika.
Aktualizacja (154)
Listopad 2015
Login: AEX154
Hasło: AEX154_lef
Redaktor prowadzący
Rafał Janus
Wydawca
Weronika Wota
Opracowanie graficzne okładki
Małgorzata Piaskowska
Opracowanie graficzne
Zbigniew Korzański
Koordynator produkcji
Mariusz Jezierski
Korekta
Zespół
ISBN 978-83-269-4305-8
Nakład: 1000 egz.
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a
Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy
XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł
Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk
Miller Druk sp. z o.o.,
03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2015
Poradnik „Excel w praktyce” wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi
w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów
opublikowanych w poradniku „Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez
zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.
Poradnik „Excel w praktyce” został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem
wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji
„Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie
mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych,
pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko
organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności
prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Excel w praktyce” lub w innych dostępnych elementach
subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy,
jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem
Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.
2 Czerwiec 2007
Wiedza i Praktyka
Drodzy Czytelnicy!
Często dane, z których należy stworzyć raporty czy
zestawienia w formie tabeli przestawnej, są umieszczone w zewnętrznych bazach programu Access.
Istnieje możliwość utworzenia tabeli przestawnej z zewnętrznego źródła
danych, jakim jest baza w tym programie. W artykule „Raport wykonania na podstawie danych z zewnętrznej bazy Access” przedstawiamy,
jak utworzyć tabelę przestawną pokazująca wykonanie kosztów względem budżetu z możliwością wyboru miesiąca i miejsca powstawania
kosztów (komórki organizacyjnej). Opisujemy połączenie tabeli przestawnej z bazą danych oraz budowę tabeli przestawnej.
Jeśli lista transakcji składa się z wielu tysięcy pozycji, to jej przeanalizowanie nie jest prostym zadaniem. Nawet przefiltrowanie danych niewiele
pomoże, jeśli skróci listę do kilkuset wierszy. Jeżeli w ramach takiego
zakresu arkusza zastosujemy wielopiętrowe obliczenia tablicowe, mogą
być przeliczane przez Excela przez dłuższy czas. Prędzej czy później
długie wczytywanie wyników formuł stanie się uciążliwe. W artykule
„Szybsze obliczenia dzięki podziałowi tabeli na zakresy” pokazujemy,
jak podzielić dane w taki sposób, aby formuła operowała jedynie na niezbędnym zakresie komórek, a nie całej liście.
Często użytkowników nie stać na zakup drogich programów Business
Intelligence przeznaczonych do analizy dużych zbiorów danych w różnych układach i o odmiennym poziomie szczegółowości. Jednak od
pracowników zajmujących się analizą wymagane są zestawienia i raporty
pokazujące dane w różnych układach, często będące wynikiem analiz
opracowanych na podstawie tysięcy rekordów. Z tym wyzwaniem można
poradzić sobie z pomocą Excela, a jak się do tego zabrać, wyjaśniamy
w artykule „Wizualizacja wyników sprzedażowych za pomocą tabeli
przestawnej”.
Niemal każda analiza wartości liczbowych prowadzi na pewnym etapie
pracy do konieczności porównania otrzymanych wyników z wielkościami zadanymi, czyli z celem, do którego należy dążyć. Wizualizując
dane na wykresach i diagramach, warto więc zatroszczyć się o czytelne
przedstawienie wielkości zadanych jako odniesienia do uzyskanych wielkości rzeczywistych. W artykule „Wykresy kombinowane – efektowna
prezentacja stopnia realizacji celu” opisujemy, jak sporządzić nową
serię danych do prezentacji celu na wykresie i utworzyć wiele elementów
reprezentujących cele na wykresie
Zapraszam do lektury
redaktor prowadzący
poradnika „Excel w praktyce”
([email protected])
Redakcja odpowiada
Listy/XI/001
Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy
Excela. Te rozwiązania mogą się przydać!
Warto przeczytać:
Jak skrócić formuły warunkowe
Jak posortować transakcje miesiącami
Jak wykonać analizę uwzględniającą porę dnia
Jak zliczyć kwoty według kryterium
Jak w czytelny sposób przedstawić duże liczby
001
003
004
006
007
JAK SKRÓCIĆ FORMUŁY WARUNKOWE
Często korzystam z funkcji JEŻELI w trakcie wykonywania analiz lub rozpoznawania
poszczególnych wpisów na liście i oznaczania ich w kolumnie pomocniczej. Zbudowanie formuły opartej na tej funkcji nie jest specjalnie trudnym zadaniem ani pracochłonnym. Problem pojawia się wtedy, gdy w jednej formule chcę zamieścić większą liczbę
warunków. Dodawanie kolejnych funkcji JEŻELI powoduje, że formuła staje się coraz
dłuższa, a jej składnia mniej czytelna.
Rysunek 1. Przykładowe dane
Wiedza i Praktyka
Excel w praktyce © 5
Listy/XI/002
Redakcja odpowiada
W takiej sytuacji nietrudno o pomyłkę. Okazuje się, że
można wykorzystać mniej popularną (choć równie efektywną) funkcję logiczną i uniknąć żmudnego budowania wielopiętrowych formuł. Przykładową listę utargów
osiągniętych przez każdego ze sprzedawców przedstawia rysunek. Każdemu ze sprzedawców chcesz przyporządkować (w kolumnie C) oznaczenie sklepu, w którym
pracują, zgodnie z tabelką pomocniczą znajdującą w kolumnach D i E.
Przykładowa formuła, oparta jedynie na funkcjach JEŻELI i wstawiona do komórki C2, wyglądałaby następująco:
=JEŻELI(B2=$D$2;$D$1;JEŻELI(B2=$D$3;$D$1;JEŻELI(B2
=$D$4;$D$1;$E$1)))
Rysunek 2. Zastosowanie długiej formuły z funkcją JEŻELI
Proponuję zastosować znacznie bardziej czytelną i krótszą, a dającą identyczny efekt:
=JEŻELI(LUB(B2=$D$2;B2=$D$3;B2=$D$4);$D$1;$E$1)
Zastosowano tutaj tylko jedną funkcję JEŻELI i jako jej
pierwszy argument wprowadzono funkcję LUB. Zwraca
ona wartość PRAWDA, jeśli chociaż jeden z warunków
(jej argumentów) zwraca wartość PRAWDA.
6 Listopad 2015
Wiedza i Praktyka