Pakiet MS Office należy do grupy programów biurowych i posiada

Tworzenie korespondencji seryjnej
Pakiet MS Office należy do grupy programów biurowych i posiada wiele udogodnień
ułatwiających tworzenie typowo biurowych dokumentów. Do tej grupy należą listy i
dokumenty wysyłkowe potocznie nazywane korespondencją seryjną. Taki „seryjny”
dokument składa się zwykle z wielu dokumentów o jednakowej treści uzupełnionej
polami w których występują pewne informacje pobierane z dodatkowego źródła danych np.
z bazy danych, listy kontaktów, lub innej tabeli utworzonej np. w arkuszu kalkulacyjnym.
Przykładem takich dokumentów są listy, zaproszenia i inne dokumenty wysyłane do wielu
adresatów. Mogą to być również etykiety towarów oraz katalog z opisem oferowanych
towarów i usług.
Podstawą tworzenia takiego dokumentu są dwa dokumenty źródłowe:
źródło danych oraz wzór treści dokumentu. Kreator wbudowany w program MS Word –
Narzędzia/ Listy i dokumenty wysyłkowe/ Korespondencja seryjna umożliwia scalenie tych
dokumentów i automatyczne wygenerowanie dokumentu wynikowego.
Proces tworzenia korespondencji seryjnej przebiega w sześciu krokach:
1. wybór typu dokumentu,
2. tworzenie dokumentu początkowego (np. wzoru listu),
3. tworzenie lub wybór źródła danych (np. listy adresatów),
4. tworzenie dokumentu złożonego - tzn. uzupełnienie dokumentu początkowego polami
w których zostaną zapisane informacje ze źródła danych (wstawianie do listu adresata,
zwrotów grzecznościowych itp.)
5. przeglądanie i ewentualna modyfikacja dokumentów wygenerowanych dla kolejnych
rekordów danych (np. listów do kolejnych adresatów),
6. ostateczne scalenie dokumentu wynikowego (np. wydruk wszystkich listów)
Powyższy proces zostanie pokazany na przykładzie tworzenia zaproszeń na
uroczystość wręczenia dyplomów za dobre wyniki w nauce.
Przykładowe zaproszenie powinno wyglądać następująco:
W zaproszeniu tym zostały użyte dane personalne adresata (imię, nazwisko, nr
indeksu, wydział), zwrot grzecznościowy, którego forma zależy od płci adresata,
informacja o uzyskanej średniej ocen oraz opcjonalny dopisek o uzyskaniu prawa do
ubiegania się o stypendium. Takie zaproszenia powinny być wydrukowane dla
wszystkich studentów nie będących aktualnie na urlopie dziekańskim.
Przed właściwą demonstracją sposobu tworzenia dokumentu za pomocą
korespondencji seryjnej utworzymy wstępnie dokumenty źródłowe czyli listą
studentów oraz wzór treści dokumentu
Tworzenie listy adresatów
Listę studentów utworzymy jako prostą bazę danych w programie Excel.
Uruchamiamy program Exel, tworzymy nowy dokument
Na początek zmieniamy nazwę arkusza na „studenci” oraz usuwamy niepotrzebne
arkusze.
Teraz w pierwszym wierszu wpisujemy opisy kolejnych kolumn zawierających
informacje o studencie, a więc numer porządkowy, imię, nazwiska, płeć, numer
indeksu, wydział oraz oceny. Dodamy również dodatkową kolumnę „uwagi”, w
którym będą umieszczone informacje o ewentualnym urlopie studenta.
Formatujemy nagłówek naszej tabeli, Możemy również zmienić format komórek w
poszczególnych wierszach. W szczególności zmienimy format komórek w kolumnie
„oceny” tak by tekst był wyświetlany jako liczby z dwoma miejscami po przecinku.
Możemy teraz wypełnić naszą tabelę danymi. W kolejnych wierszach wpisujemy
informacje o kolejnych osobach
Przykładowa tabela zawiera dane dziesięciu studentów. Zapisujemy na dysku
gotowy arkusz pod nazwą „lista studentów”. Plik ten będzie wykorzystany w dalszej
części prezentacji jako źródło danych.
Tworzenie wzoru treści zaproszenia
Wzór zaproszenia przygotujemy jako zwykły dokument programu MS Word.
Uruchamiamy program MS Word i tworzymy nowy dokument. Możemy teraz
wpisać treść zaproszenia dla przykładowego studenta. Pola danych oraz zwroty
grzecznościowe i inne dopiski, które będą miały być wypełniane na podstawie
zewnętrznych informacji o adresacie wyróżnimy kolorem żółtym.
Gotowy wzór zaproszenia zapiszemy w pliku o nazwie „wzór zaproszenia”.