Sprawozdawczość 2011 - Program Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe Ŝycie”
Program Leonardo da Vinci
projekty staŜy IVT & PLM
Sprawozdawczość
Konkurs 2011
Sprawozdawczość
Raportowanie działań
Raporty cząstkowe - projekty długoterminowe (+18 mies.),
projekty na kwotę powyŜej 100 000 euro oraz projekty z
zabezpieczeniem finansowym (płatności w mniejszych ratach)
Raporty końcowe – obowiązkowe dla wszystkich beneficjentów
Raporty uczestników staŜy – wypełniane indywidualnie po
odbyciu wyjazdu
SZCZEGÓŁOWE ZAPISY DOTYCZĄCE SPRAWOZDAWCZOŚCI DLA
KAśDEGO PROJEKTU ZNAJDUJĄ SIĘ W UMOWIE FINANSOWEJ
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raportowanie:
• System Mobility Tool – nowe wytyczne
Komisji Europejskiej odnośnie
przygotowywania raportów
• E-form – wspólny plik dla części opisowej
i finansowej raportu końcowego
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
PAKIET
ET RAPORTU CZĄSTKOWEGO
Warunek przekazania kolejnej zaliczki (wniosek o
płatność)
Po wydatkowaniu min. 70% przekazanych środków
finansowych
Maksymalny termin określony w umowie finansowej
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport cząstkowy
CZĘŚĆ OPISOWA
Podsumowanie stanu realizacji projektu (opis zakończonych,
planowanych i trwających działań, ewentualne przeszkody,
problemy)
Opis ewentualnych zmian z uzasadnieniem (uczestnicy, terminy
etc.)
Stan realizacji projektu
CZĘŚĆ FINANSOWA
Informacje o partnerach
Informacja o uczestnikach
Uproszczona lista dowodów księgowych (do pobrania ze strony
programu)
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy
Część opisowa wersja papierowa i elektroniczna (e-mail
lub płyta CD)
Część finansowa (zestawienie kosztów poniesionych w
poszczególnych kategoriach, informacje o uczestnikach i
partnerach)
Załączniki (zgodnie z aktualnymi wytycznymi NA)
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Streszczenie projektu:
W języku roboczym UE – angielski, francuski,
niemiecki
Zwięzły opis projektu (cele, rezultaty, korzyści – w
odniesieniu do wniosku projektowego)
MoŜe zostać uŜyte przez Komisję Europejską lub
Narodową Agencję – waŜna jakość tekstu
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy, część opisowa – działania:
rekrutacja (załoŜenia, kryteria, komisja, wybrani uczestnicy)
partnerstwo (dobór i role partnerów, zaangaŜowanie, negocjacje)
administracja/logistyka (podróŜ, zakwaterowanie, ubezpieczenie)
przygotowanie pedagogiczne/językowe/kulturowe (program, przebieg)
indywidualne ustalenia programu (zmiany/oczekiwania uczestników)
wdraŜanie projektu (szczegóły: gdzie? kiedy? Ile tygodni? program pobytu?)
nadzór merytoryczny/opieka nad uczestnikami
walidacja/certyfikacja/uznawanie umiejętności (certyfikaty, przydatność)
upowszechnianie rezultatów (efekt materialny, dystrybucja, przekazywanie wiedzy,
ewaluacja trwałości, sukcesy poziomie promocji i wdraŜania rezultatów)
problemy/trudności
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy, część opisowa – rezultaty:
Doskonalenie umiejętności uczestników (w tym:
zawodowych, językowych, społecznych, interkulturowych,
adaptacyjnych)
Zagadnienia horyzontalne (jeśli dotyczy: integracja
społeczna, poznanie nowych technologii)
Korzyści partnerów projektu (np. wzmocnienie
instytucjonalne, podniesienie jakości szkoleń zawodowych)
Oddziaływanie na poziomie regionu/sektora (w tym:
promowanie współpracy z innymi instytucjami na poziomie
lokalnym/regionalnym w obszarze projektu)
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy, część finansowa
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Zestawienie kosztów
wypełnione w
formularzu raportu
końcowego
Podstawowy komplet
dokumentów
Zestaw na Ŝyczenie NA
(wg. wskazówek Działu
Rozliczeń)
• Lista dowodów
księgowych
• Dowody księgowe
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy - załączniki
Umowa dwustronna – przykładowy egzemplarz (dla kaŜdej grupy) wraz
z oświadczeniem o zawarciu umowy ze wszystkimi uczestnikami
Raporty indywidualne uczestników (kopia za zgodność z oryginałem) przykładowy egzemplarz (dla kaŜdej grupy) wraz z oświadczeniem o wydaniu
certyfikatów wszystkim uczestnikom
Certyfikat lub zaświadczenie ze staŜu dla uczestnika (kopia za
zgodność z oryginałem) - przykładowy egzemplarz (dla kaŜdej grupy) wraz z
oświadczeniem o wydaniu certyfikatów wszystkim uczestnikom
Certyfikat EUROPASS MOBILNOŚĆ
Oświadczenie o kursie zastosowanym przez beneficjenta do przeliczenia
kosztów rzeczywistych na EUR
Materiały upowszechniające
Uwaga na aktualizacje! NaleŜy monitorować stronę internetową!
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Załączniki -Certyfikaty
Od organizacji przyjmującej:
przygotowane na papierze firmowym lub zawierające pieczęć instytucji
konieczny podpis osoby upowaŜnionej
dane uczestnika uczestnika/rzeczywiste daty staŜu/tytuł projektu
Z Krajowego Centrum Europass:
zawierające pieczęć Beneficjenta, Partnera, Krajowego Centrum Europass
wniosek do
Krajowego Centrum Europass
informacja z KC Europass dla NA o wystawieniu dokumentów (nie trzeba
przesyłać wszystkich kopii)
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
PROCEDURA OCENY RAPORTU KOŃCOWEGO
ZłoŜenie raportu końcowego do NA
Analiza merytoryczna raportu przez NA
Analiza finansowa raportu przez NA
Zatwierdzenie raportu końcowego przez NA
Pismo NA powiadamiające o zakończeniu projektu
Wypłata II transzy do wysokości 20% grantu / wezwanie do zwrotu
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
JAK NAPISAĆ DOBRY RAPORT?
Rzetelne gromadzenie i opisywanie dokumentów
BieŜąca ewaluacja działań
BieŜący monitoring rezultatów
Projekt
Projekt nastawiony na rezultat/nie na wyjazd
Realizacja działań zgodnie z planem (załoŜenia we wniosku)
Terminowość
BieŜący monitoring wytycznych Agencji
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
KONTAKT
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
tel. 022 46-31-000/022 46-31-321, fax 022 46-31-021
www.leonardo.org.pl
[email protected]