Załącznik nr 1 do zaproszenia Warszawa, dnia 29.12.2014 r

Załącznik nr 1 do zaproszenia
Warszawa, dnia 29.12.2014 r.
INFORMACJA O ZAMIARZE PRZEPROWADZENIA
DIALOGU TECHNICZNEGO
I.
Cele dialogu technicznego
Celem dialogu technicznego jest m.in.:
1. Pozyskanie informacji niezbędnych do rozpoczęcia planowanego postępowania o udzielenie
zamówienia niepublicznego na czyszczenie danych, digitalizację oraz przechowywanie i
udostępnianie dokumentów.
2. Prezentacja najlepszych rozwiązań stosowanych przez firmy w zakresie digitalizacji,
inwentaryzacji i uporządkowania dokumentacji z wyszczególnieniem kosztów, technologii,
funkcjonalności, oraz czasu wdrożenia.
3. Skonfrontowanie potrzeb Zamawiającego z możliwościami ich realizacji przez rynek
potencjalnych wykonawców.
4. Określenie czynników wpływających na jakość oraz wartość składanych ofert.
5. Zdefiniowanie i zgromadzenie najlepszych praktyk związanych z realizacją przedmiotu
zamówienia.
II.
Przedmiot planowanego zamówienia
Przedmiotem zamówienia, w ramach którego prowadzony jest dialog techniczny, będzie:
inwentaryzacja i digitalizacja dokumentów tj. w szczególności umów (około 50 000), aneksów,
zabezpieczeń do umów oraz innych dokumentów bezpośrednio związanych z umowami. Łącznie
około 100 000 dokumentów, co daje ponad 10 mln stron.
Zakres prac obejmie:
o
inwentaryzacja, skanowanie, indeksowanie oraz archiwizacja dokumentów,
o
stworzenie elektronicznej teczki Klienta/Umowy zawierającej całość posiadanych
dokumentów,
o
czyszczenie danych w systemach obecnie wykorzystywanych,
o
opisanie zeskanowanych dokumentów za pomocą średnio 50 pól (m.in. nazwa wykonawcy,
adres, wartość umowy, termin obowiązywania),
o
utworzenie, utrzymywanie, oraz zarządzanie repozytorium dokumentów w wersji
elektronicznej i fizycznej (system do obsługi gromadzący wszystkie dokumenty dla projektów
uruchamianych przez PKP S.A. w zakresie zarządzania i archiwizacji dokumentów),
o
odbiór dokumentów przed usługą skanowania oraz dostawa dokumentów na żądanie
Zamawiającego.
Wolumetria na potrzeby projektu:
o
łączna liczba użytkowników nazwanych to 1000, przy czym:
- 800 użytkowników nazwanych będzie korzystało z natywnych interfejsów repozytorium,
- integracja z SAP dla 200 użytkowników nazwanych,
o
wsparcie interfejsu CMIS,
o
wsparcie interfejsu ArchiveLink,
o
łączna wielkość repozytorium szacowana jest na ok 15TB po pierwszych 3 latach
użytkowania, dokumentacja historyczna to około 9 TB,
o
opcjonalnie dostęp do repozytorium poprzez stronę www.
III. Porządkowanie dokumentacji
Porządkowanie dokumentów rozumiane jest jako:
o
zweryfikowanie posiadanych umów/ załączników w wersji papierowej,
o
usunięcie kopii dokumentów,
o
usunięcie kserokopii dowodów tożsamości,
o
spisanie niezbędnych danych m.in. mediowych np. do tabel programu Excel,
o
przygotowanie oryginałów umów / załączników do przekazania do
papierowego,
repozytorium
o
ostateczne przygotowanie do skanowania.
Procesowi porządkowania poddana zostanie część posiadanej dokumentacji (około 500 mb).
Dokumenty znajdują się w 6 lokalizacjach na terenie Polski: Warszawa, Wrocław, Poznań, Gdańsk,
Katowice, Kraków.
Porządkowanie będzie przeprowadzał Wykonawca, przy wsparciu merytorycznym ze strony
pracownika PKP S.A., w siedzibie PKP S.A. (Oddziały). W ramach porządkowania dokumentacji
prowadzony będzie spis w tabeli Excel, uwzględniający posiadane typy dokumentów.
Przykłady dokumentów objętych spisem: przygotowanie nieruchomości do najmu, wybór Najemcy,
wnioski i zgody, umowa wraz z załącznikami, zabezpieczenia, koordynacja techniczna, aneksy,
dokumentacja związana z zakończeniem umowy.
IV. Zasady zgłoszenia udziału
1. Wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu technicznym, sporządzony według wzoru
stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu
technicznego, należy przesyłać do dnia 8.01.2015 r. do godz. 12:00.
2. Wniosek należy przesłać drogą elektroniczną na adres: [email protected]
V. Warunki udziału w dialogu technicznym
Do dialogu technicznego zaproszeni zostaną Uczestnicy, którzy:
o
posiadają wiedzę i doświadczenie – tj. w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizowali należycie co najmniej 1 usługę
obejmującą co najmniej: zeskanowanie, zaindeksowanie, archiwizacje oraz bieżące
udostępnianie za pomocą dedykowanego systemu min. 5 000 umów/dokumentów.
W wyjątkowych sytuacjach PKP S.A. może dopuścić do udziału w Dialogu Uczestnika nie
spełniającego warunków określonych powyżej, o ile taki Uczestnik wykaże, iż posiada szczególnie
istotne informacje, przydatne w dialogu.
Uczestnik zainteresowany udziałem w Dialogu składa wniosek o dopuszczenie do udziału
w Dialogu w terminie i miejscu określonym w Informacji. Wniosek winien być podpisany przez osobę
uprawnioną do reprezentowania Uczestnika.
PKP S.A. zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika z udziału w Dialogu, jeżeli jego dalszy
udział w istotny sposób utrudnia jego prowadzenie.
VI. Zastrzeżenie prawne.
Niniejsza Informacja nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty ani zaproszenia do negocjacji w celu
zawarcia umowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r.,
Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), nie jest również ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu przepisów
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.),
w szczególności w trybie dialogu konkurencyjnego. Udział w dialogu technicznym nie jest warunkiem
ubiegania się przez uczestników w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie publiczne/niepubliczne ani
nie gwarantuje dopuszczenia do udziału w takim postępowaniu.
Udział w Dialogu nie uprawnia Uczestników do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń od PKP S.A.,
w szczególności w zakresie dopuszczenia Uczestnika do Postępowania, zawarcia umowy w sprawie
zamówienia publicznego/niepublicznego albo dopuszczenia w Postępowaniu rozwiązań oferowanych
przez Uczestnika.
Udział w Dialogu nie jest warunkiem
ubiegania się o
publicznego/niepublicznego, jak również nie stanowi podstawy
z Postępowania, będącego przedmiotem niniejszego Dialogu.
udzielenie
zamówienia
wykluczenia Uczestnika
Załącznik nr 1
do Informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego
WNIOSEK
o dopuszczenie do udziału w dialogu technicznym
prowadzonym przez PKP S.A.
w ramach projektu dot. czyszczenia danych oraz digitalizacji dokumentów (dalej: „Dialog”)
Uczestnik Dialogu:
Lp.
Nazwa Uczestnika
Adres Uczestnika
Osoba uprawniona do kontaktów:
Imię i nazwisko
Adres
Adres e-mail
Nr telefonu stacjonarnego
Nr telefonu komórkowego
Nr faxu
Działając w imieniu Uczestnika wnoszę o dopuszczenie Uczestnika do udziału w Dialogu
oraz oświadczam, iż:
Uczestnik zapoznał się z treścią Informacji o zamiarze przeprowadzenia Dialogu.
Uczestnik wyraża wolę udziału w Dialogu.
Uczestnik spełnia warunki udziału w dialogu technicznym.
Wraz z niniejszym wnioskiem Uczestnik przedkłada:
1) dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Uczestnika*,
2) wykaz wykonanych/wykonywanych usług – wzór stanowi Załącznik nr 1
do Wniosku,
3) dowody potwierdzające należyte wykonanie usług,
4) oświadczenie o wyrażeniu zgody na wykorzystanie przez PKP S.A. informacji
przekazywanych w Dialogu – wzór stanowi Załącznik nr 3 do Wniosku,
* skreślić w przypadku, gdy uczestnik składa wniosek we własnym imieniu
1.
2.
3.
4.
(miejscowość i data)
czytelny podpis osoby uprawnionej/
osób uprawnionych do działania
w imieniu Uczestnika bądź podpis
i pieczęć)
CENTRALA
Departament Zakupów i Administracji
ul. Szczęśliwicka 62
00-973 Warszawa
Tel.: +48 (22) 4749401
Fax: +48 (22) 4749402
www.pkp.pl
e-mail: [email protected]
Załącznik nr 1
do Wniosku o dopuszczenie do udziału w dialogu
WYKAZ Z WYKONANYCH/WYKONYWANYCH USŁUG
Nazwa Wykonawcy:
Adres Wykonawcy:
Przystępując do prowadzonego przez PKP S.A. dialogu technicznego w ramach projektu dot.
czyszczenia danych oraz digitalizacji dokumentów oświadczamy, że zgodnie z treścią
warunków wykazanych w dokumentacji dialogu technicznego wykonywaliśmy/ wykonujemy:
Lp.
Przedmiot
zamówienia
Czas realizacji
usługi
[MM/RRRR –
MM/RRRR]
Podmiot na
rzecz
którego
realizowana
była/jest
usługa
Szczegółowy
zakres usługi
Wiedza
i doświadczenia
własne lub
innego/innych
podmiotów
Uwaga!
1. Opis wykonanych/wykonywanych usług musi zawierać informacje pozwalające
jednoznacznie stwierdzić, że Wykonawca spełnia warunek udziału w dialogu dotyczący
posiadania wiedzy i doświadczenia.
2. *W przypadku, gdy Wykonawca będzie polegał na wiedzy i doświadczeniu innych
podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków
Wykonawca zobowiązany jest załączyć pisemne zobowiązanie tych podmiotów do
oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy
wykonywaniu zamówienia wraz ze zobowiązaniem do jego udziału w części zamówienia.
Do niniejszego wykazu dołączam …. szt. dowodów potwierdzających, że wskazane i opisane
wyżej usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
(miejscowość i data)
czytelny podpis osoby uprawnionej/
osób uprawnionych do działania
w imieniu Uczestnika bądź podpis
i pieczęć)