I. Nawiązywanie partnerstwa - Serwis Biura Edukacji m.st. Warszawy

1
- MATERIAŁ WEWNĘTRZNY –
ETAPY POZYSKIWANIA ŚRODKÓW Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH
Materiał przedstawia etapy pozyskiwania środków z funduszy strukturalnych, w tym z Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Dotyczą one procedury pozyskiwania partnerów,
przygotowywania wniosku o dofinansowanie, podpisywania umowy o dofinansowanie i przekazywania środków
na realizację projektu. Poniższe zapisy mogą ulegać zmianom lub modyfikacji, w zależności od bieżącego stanu
prawnego lub organizacyjnego.
I.
Nawiązywanie partnerstwa
Procedura pozyskiwania partnerów jest w Urzędzie m.st. Warszawy obligatoryjna1 w przypadku
planowania zawarcia partnerstwa. Dopiero po wyłonieniu partnera/ów możliwe jest
przygotowywanie w partnerstwie wniosku o dofinansowanie projektu. Konkurs na wspólne
przygotowanie i realizację projektów współfinansowanych ze środków UE lub środków zewnętrznych
z partnerami społeczno-gospodarczymi jest ogłaszany i rozstrzygany przez Biuro Funduszy
Europejskich i Rozwoju Gospodarczego Urzędu m.st. Warszawy (FE), zgodnie z „Regulaminem
konkursów”2.
Rola Biura Edukacji Urzędu m.st. Warszawy w procesie wyboru partnerów projektowych:
1.
a)
b)
2.
a)
b)
Dyrektor Biura Edukacji powołuje Zespół Oceniający pod względem merytorycznym
oferty partnerskie z obszaru edukacji, złożone w ramach konkursów organizowanych
przez FE. Przewodniczącym Zespołu jest wskazany przez Dyrektora Biura Edukacji jego
Zastępca. Zespół powoływany jest w składzie:
pracownicy
Wydziału
Doskonalenia
Nauczycieli,
Projektów
Edukacyjnych
i Międzynarodowych (WDN);
naczelnicy wydziałów merytorycznych, kierownicy zespołów, osoby zajmujące
wieloosobowe stanowiska pracy ds. cyfryzacji i ds. jakości zarządzania oświatą – udział
w zależności od działań zaproponowanych w ofercie;
Opiniowanie odbywa się zgodnie z ogólnym przyporządkowaniem:
pracownicy WDN - analiza ofert pod względem zgodności z Programem rozwoju edukacji
w Warszawie na lata 2013 – 2020, aktualnymi priorytetami Biura Edukacji oraz zakresem
zadań merytorycznych wydziału;
naczelnicy wydziałów, kierownicy zespołów, osoby zajmujące wieloosobowe stanowiska
pracy ds. cyfryzacji i ds. jakości zarządzania oświatą – ocena oferty pod kątem zadań
merytorycznych wydziału/stanowiska, zgodności oferty z Programem rozwoju edukacji
w Warszawie na lata 2013 – 2020 oraz aktualnymi priorytetami Biura Edukacji;
1
art.33 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych
w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U.z 2014 r., poz.1146, z późn. zm.) w związku z art.28 a ustawy z dnia 6 grudnia
2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2014 r., poz 1649, z późn. zm.)
2
http: //europa.um.warszawa.pl/projekty_partnerskie
http://bip.warszawa.pl/Menu_przedmiotowe/ogloszenia/fundusze_europejskie/default.htm
Opracowanie: Wydział Doskonalenia Nauczycieli, Projektów Edukacyjnych i Międzynarodowych
Biura Edukacji Urzędu m.st. Warszawy, luty 2016 r.
2
3.
4.
II.
Do oceny wykorzystuje się karty oceny oferty (opracowanie FE), które wypełniają
członkowie Zespołu Oceniającego oraz kartę zbiorczą będącą integralną częścią
protokołu z oceny.
Za przesłanie z BE do FE protokołu oceny oferty zgłoszonej na konkurs odpowiedzialny
jest WDN.
Przygotowanie wniosku według podziału na poziom organizacyjny
miasta (BE lub Dzielnica):
II A. Wniosek przygotowywany przez m.st. Warszawę – Biuro Edukacji
1. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu zgodnie z dokumentacją
konkursową. Wniosek należy przygotować w aktualnej wersji systemu
elektronicznego MEWA wskazanej w regulaminie konkursu, dostępnym poprzez
serwis RPO WM www.funduszedlamazowsza.eu;
2. Gotowy wniosek akceptuje dyrektor biura, zgodnie z pełnomocnictwem Prezydenta
dotyczącym aplikowania o środki w ramach funduszy. Zaakceptowana, elektroniczna
wersja wniosku wysłana zostaje przy zastosowaniu podpisu elektronicznego
z certyfikatem kwalifikowanym lub potwierdzonym przy pomocy profilu zaufanego
na platformie ePUAP.
II B. Wniosek przygotowywany przez m.st. Warszawę – Dzielnice m.st. Warszawy
1. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu zgodnie z dokumentacją
konkursową. Wniosek należy przygotować w aktualnej wersji systemu
elektronicznego MEWA wskazanej w regulaminie konkursu, dostępnym poprzez
serwis RPO WM www.funduszedlamazowsza.eu3;
2. Przygotowany wniosek, w wyznaczonym przez Biuro Edukacji terminie, należy
przekazać w formie elektronicznej na uzgodniony adres, w celu zaopiniowania wraz
z informacją na temat źródła finansowania wkładu własnego (jeśli jest wymagany);
3. Biuro Edukacji w ustalonym wcześniej terminie przesyła e-mailowo ocenę
do dzielnicy m.st. Warszawy;
4. W przypadku zgłoszenia przez Biuro Edukacji uwag do wniosku, należy przygotować
skorygowany wniosek o dofinansowanie i przekazać w formie elektronicznej do Biura
Edukacji w celu kolejnego zaopiniowania; Biuro Edukacji w ustalonym wcześniej
terminie odsyła e-mailowo ocenę na temat skorygowanego wniosku;
5. Po akceptacji przez Biuro Edukacji (potwierdzonej e-mailem) przygotowanej
ostatecznej wersji wniosku, dyrektor Biura Edukacji – na pisemny wniosek burmistrza
dzielnicy – udziela burmistrzowi dzielnicy pełnomocnictwa do złożenia wniosku
o dofinansowanie;
6. Zaakceptowana, elektroniczna wersja wniosku wysłana zostaje przy zastosowaniu
podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym lub potwierdzonym przy
pomocy profilu zaufanego na platformie ePUAP 4;
7. Za prawidłowe i terminowe złożenie wniosku o dofinansowanie odpowiedzialny jest
burmistrz dzielnicy.
3
Należy pamiętać o zabezpieczeniu (np. wydruk/PDF) wniosku złożonego w systemie elektronicznym
4
Należy sprawdzić, kto posiada podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym
Opracowanie: Wydział Doskonalenia Nauczycieli, Projektów Edukacyjnych i Międzynarodowych
Biura Edukacji Urzędu m.st. Warszawy, luty 2016 r.
3
III.
Przygotowanie wniosku według podziału ról między Partnerami (Lider
lub Partner):
III A. Wniosek przygotowywany w partnerstwie, w którym Biuro Edukacji jest
Liderem
1. Nawiązanie partnerstwa, o którym mowa w pkt. I
2. Przygotowanie wniosku w aktualnej wersji systemu elektronicznego MEWA,
wskazanej w regulaminie konkursu, dostępnym poprzez serwis RPO WM
www.funduszedlamazowsza.eu;
3. Po przygotowaniu wniosku o dofinansowanie podpisanie porozumienia
partnerskiego, dotyczącego podziału zadań pomiędzy partnera/ów i lidera;
4. Zaakceptowana przez lidera i partnera/ów ostateczna, elektroniczna wersja wniosku
(potwierdzenie e-mailem), zostaje wysłana przy zastosowaniu podpisu
elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym lub potwierdzonym przy pomocy
profilu zaufanego na platformie ePUAP.
III B. Wniosek przygotowywany w partnerstwie, w którym Dzielnice m.st. Warszawy
są Liderem
1. Nawiązywanie partnerstwa, o którym mowa w pkt. I
2. Przygotowanie wniosku w aktualnej wersji systemu elektronicznego MEWA,
wskazanego w regulaminie konkursu, dostępnym poprzez serwis RPO WM
www.funduszedlamazowsza.eu;
3. Przygotowany wniosek, w wyznaczonym przez Biuro Edukacji terminie, należy
przekazać w formie elektronicznej na uzgodniony adres, w celu zaopiniowania wraz
z informacją na temat źródła finansowania wkładu własnego (jeśli jest wymagany);
4. Dzielnica m.st. Warszawy przygotowuje projekt porozumienia partnerskiego
dotyczącego podziału zadań pomiędzy partnera/ów i lidera;
5. Biuro Edukacji w ustalonym wcześniej terminie odsyła e-mailowo ocenę;
6. W przypadku zgłoszenia przez Biuro Edukacji uwag do wniosku, należy przygotować
skorygowany wniosek i przekazać w formie elektronicznej do Biura Edukacji w celu
kolejnego zaopiniowania; Biuro Edukacji w ustalonym wcześniej terminie odsyła
e-mailowo ocenę na temat skorygowanego wniosku;
7. Po akceptacji przez Biuro Edukacji (potwierdzonej e-mailem) przygotowanej
ostatecznej wersji wniosku, dyrektor Biura Edukacji – na pisemny wniosek burmistrza
dzielnicy – udziela burmistrzowi dzielnicy pełnomocnictwa do złożenia wniosku
o dofinansowanie i podpisania porozumienia partnerskiego;
8. Po otrzymaniu pełnomocnictwa podpisywane jest porozumienie partnerskie
dotyczące podziału zadań pomiędzy partnera/ów i lidera;
9. Zaakceptowana, elektroniczna wersja wniosku wysłana zostaje przy zastosowaniu
podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym lub potwierdzonym przy
pomocy profilu zaufanego na platformie ePUAP;
10. Za prawidłowe i terminowe złożenie wniosku o dofinansowanie odpowiedzialny jest
burmistrz dzielnicy.
Opracowanie: Wydział Doskonalenia Nauczycieli, Projektów Edukacyjnych i Międzynarodowych
Biura Edukacji Urzędu m.st. Warszawy, luty 2016 r.
4
III C. Wniosek przygotowywany w partnerstwie, w którym m.st. Warszawa (Biuro
Edukacji lub Dzielnica m.st. Warszawy) jest Partnerem
1. Należy zastosować procedurę opisaną w części IIIA lub IIIB;
2. Jeśli partnerem w projekcie jest dzielnica m.st. Warszawy, dyrektor Biura Edukacji –
na pisemny wniosek burmistrza dzielnicy – udziela burmistrzowi pełnomocnictwa do
podpisania porozumienia partnerskiego.
3. Po e-mailowym potwierdzeniu uzgodnień na temat przygotowanego wniosku
i podpisaniu porozumienia partnerskiego dotyczącego podziału zadań pomiędzy
partnerami, wniosek podpisywany jest przez lidera projektu.
IV.
Podpisywanie umowy o dofinansowanie
IV A. Pisemna informacja o zakwalifikowaniu wniosku – po pozytywnej ocenie
merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu:
1. Dzielnica m.st. Warszawy przesyła informację do BE (skan pisma) o pozytywnej
ocenie merytorycznej wniosku;
2. BE – na pisemny wniosek burmistrza dzielnicy – przygotowuje i przekazuje
pełnomocnictwo dla burmistrza dzielnicy, do podpisania umowy o dofinansowanie
i realizacji projektu;
3. Należy przygotować wprowadzenie do budżetu m.st. Warszawy środków
projektowych, a w przypadku projektu, którego realizacja przekracza rok budżetowy
– wprowadzenie do Wieloletniej Prognozy Finansowej (WPF) w podziale
na poszczególne lata realizacji projektu, z uwzględnieniem wkładu własnego (jeśli jest
wymagany); w przypadku projektu realizowanego przez dzielnicę wprowadzenie
poprzedzone jest uchwałą Rady Dzielnicy;
4. Jeśli projekt jest realizowany w partnerstwie, przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie projektu, należy podpisać umowę partnerską, uwzględniającą
zapisy z wzoru zaproponowanego przez BE;
5. Jeśli projekt jest realizowany w partnerstwie, w którym m.st. Warszawa jest liderem,
przed podpisaniem umowy partnerskiej należy przyjąć od partnera/ów
zabezpieczenie finansowe (np. weksel in blanco) prawidłowej realizacji zadań
projektowych przez partnera/ów;
6. Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, projekt umowy należy przekazać
do działu prawnego biura/dzielnicy/Biura Prawnego Urzędu m.st. Warszawy
(w zależności od wartości projektu);
7. Należy przygotować załączniki do umowy o dofinansowanie projektu zgodnie
z dokumentacją konkursową (m.in. potwierdzenie otwarcia rachunków bankowych
na potrzeby realizacji projektu – dochodowego i wydatkowego, oświadczenie
o informatycznym
systemie
finansowo-księgowym,
oświadczenie
dot.
kwalifikowalności VAT, uchwałę Rady m.st. Warszawy wprowadzającą środki
projektowe do budżetu miasta, harmonogram płatności itp.);
8. Parafowaną pod względem formalno-prawnym oraz zaakceptowaną przez Skarbnika
m.st. Warszawy umowę o dofinansowanie projektu podpisuje dyrektor
biura/burmistrz dzielnicy m.st. Warszawy, zgodnie z pełnomocnictwem Prezydenta
m.st. Warszawy.
Opracowanie: Wydział Doskonalenia Nauczycieli, Projektów Edukacyjnych i Międzynarodowych
Biura Edukacji Urzędu m.st. Warszawy, luty 2016 r.